Исправление в журнале учета движения трудовых книжек образец, исправления журнале учета трудовых книжек образец

Содержание
  1. Исправление в журнале учета движения трудовых книжек образец
  2. Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?
  3. Исправление в журнале учета движения трудовых книжек образец
  4. Исправления в журнале учета трудовых книжек
  5. Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?
  6. Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?
  7. Исправления в журнале учета трудовых книжек
  8. Исправление записи в журнале учета трудовых книжек
  9. Как вносить исправления в журнал учета трудовых книжек
  10. Как исправить ошибку в журнале учета трудовых книжек
  11. Как исправить запись в журнале учета трудовых книжек
  12. Делопроизводство
  13. Заполняем журнал учета трудовых книжек
  14. Что говорит закон?
  15. Как заполнять журнал учета трудовых книжек?
  16. Сколько хранится документ в организации?
  17. Ответственность работодателя
  18. Как сделать выписку из книги учета?
  19. Производственный календарь
  20. Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек
  21. Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек
  22. Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец
  23. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  24. Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
  25. Как правильно провести инвентаризацию
  26. Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?
  27. Строгая отчетность
  28. Записи, вносимые во время заполнения или хранения
  29. Как исправить ошибку в журнале регистрации
  30. : Видео

Исправление в журнале учета движения трудовых книжек образец

Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр.

После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия.

К ним относят: Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек.

Книга учёта движения трудовых книжек (ТК): как заполнять, подписывать и исправлять ошибки

В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно.

Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый. Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.

Журнал учёта позволяет отражать наличие места нахождения ТК на соответствующем этапе трудовой деятельности лица.

В силу этого журнал будет также весьма полезен работодателю, так как регистрация выдачи трудовой полностью снимает с него ответственность за чужой документ. А также подтверждает факт его выдачи.

Исправление в журнале учета движения трудовых книжек образец

Форма книги учета движения книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В журнале производится регистрация трудовых работников:

  1. открытых для сотрудника первого рабочего места;
  2. оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.
  3. переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;

Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.

Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа.

Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

Можно ли исправить ошибку в книге учета движения трудовых книжек при помощи штрих-корректора?

Сотрудница отдела кадров допустила незначительную ошибку в записях в книге учета движения трудовых книжек.

Можно ли замазать ошибку штрих-корректором?

Обоснован такой вывод следующим.

Порядок и правила ведения и хранения книжек регулируются:

Ни один из этих документов не содержит порядка исправления журнала учета книжек и вкладышей к ним.

В рассматриваемой ситуации рекомендуем применять правила исправления ошибок в первичных документах.

При внесении исправления в учетном документе проставляется дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Исправление ошибки в первичном документе должно сопровождаться словом «Исправлено», датой исправления и заверено подписями (пп.

4.2–4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

Исправления в журнале учета трудовых книжек

Related Articles

Какие нужны документы для межевания

Какой срок дают за употребление травы

Закон с 2018 года о рождении ребенка военнослужащего контракника мужа

Трудовым законодательством порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Интересная информация об учете трудовых книжек размещена здесь. Исходя из практики, ошибку в книге можно исправить путем зачеркивания одной тонкой чертой неверной информации и внесением новой записи с пометкой «Исправленному верить». Изменение своей подписью заверяет ответственный сотрудник кадровой службы и указывает дату изменения. Плата за новый бланк трудовой книжки При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

  1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности.

Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.

  • Даты заключения договоров и их номера.
  • Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
  • Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
  • Структурное подразделение, к которому относится работник.
  • Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
  • Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
  • Дополнительная информация.
  • Вернемся к первому пункту – номер по порядку.

    Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?

    После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени. Записи, вносимые во время заполнения или хранения Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

    Исправления в журнале учета трудовых книжек

    Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).

    Исправление записи в журнале учета трудовых книжек

    В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
    Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Пример оформления книг учета трудовых книжек Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку. Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

    Как вносить исправления в журнал учета трудовых книжек

    Исходя из практики, ошибку в книге можно исправить путем зачеркивания одной тонкой чертой неверной информации и внесением новой записи с пометкой «Исправленному верить». Изменение своей подписью заверяет ответственный сотрудник кадровой службы и указывает дату изменения.
    Нужно ли вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в случае смены фамилии сотрудника, его должности или структурного подразделения Ответ на вопрос зависит от того, какие данные были изменены. Записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делают при поступлении сотрудника на работу (оформлении книжки или вкладыша).
    Эти сведения вносит сотрудник кадровой службы работодателя (или иной уполномоченный сотрудник) на основании имеющихся на момент приема сотрудника сведений в его трудовой книжке и приказе о приеме на работу.

    Как исправить ошибку в журнале учета трудовых книжек

    Книга учета движения трудовых книжек заполняется при приеме работника (указывается дата приема, персональные данные работника, реквизиты трудовой книжки и приказа о приеме и другие условия) и позднее — при его увольнении (дата выдачи трудовой книжки, расписка работника в ее получении). Если за время работы работника возникает необходимость в оформлении вкладыша в трудовую книжку — соответствующая информация также вносится в книгу учета движения трудовых книжек.

    При заполнении книги учета движения трудовых книжек на практике встречаются два вида ошибок: — допущенные кадровиками (неправильное указание реквизитов документов, персональных данных работников); — допущенные увольняющимися работниками (постановка подписи напротив чужой фамилии при получении трудовой книжки перед увольнением). Такие ошибки могут обнаружиться и после увольнения работника.

    Как исправить запись в журнале учета трудовых книжек

    • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

    Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

    • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя>
    • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать>
    • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

    Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр.

    Делопроизводство

    Заполняем журнал учета трудовых книжек

    Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения.

    Что говорит закон?

    Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).

    Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее.

    Нормативная база

    Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

    Зачем нужна?

    В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:

    • переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
    • открытых для сотрудника первого рабочего места;
    • оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.

    Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.

    Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа.

    Обязательно ли вести?

    Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

    В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.

    На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета.

    Как заполнять журнал учета трудовых книжек?

    Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.

    Правила заполнения и ведения

    Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.

    На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.

    Основные требования

    Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.

    Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.

    Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.

    Как списать трудовые книжки? Узнайте тут.

    Разделы

    В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф.

    В составе информации разделов указываются:

    • В графе 1 указывают номер записи в журнале.
    • Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
    • Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
    • Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
    • Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.
    • В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
    • В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша.
    • Графа 10 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала.
    • Колонка 11 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.
    • Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства.

    При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 12 и 13 вносятся номер и дата отправления.

    Образец заполнения:

    Бланк:

    Дополнительные материалы

    Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.

    В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала.

    При внесении записи в колонке ставится прочерк.

    Можно ли сделать самим?

    Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.

    При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона.

    Можно ли вести электронно?

    Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

    Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

    Можно ли пропускать строчки?

    Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

    Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

    Оформление титульного листа

    Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке.

    Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа. На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала.

    При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.

    Пример:

    Внесение записей

    Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.

    В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.

    Как сделать запись о дубликате?

    Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.

    Сведения о документе вносятся в журнал.

    Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.

    Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат».

    Пример:

    Нумерация

    Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.

    Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы. Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.

    Проставление номера производится в нижнем правом углу листа или страницы.

    Ошибки и исправления

    Записи, внесенные в журнал с помарками или неточностями, не допускаются.

    Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно:

    • Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
    • Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».
    • При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.

    Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями:

    • Текст с № 15 зачеркивается.
    • «Запись под № 15 недействительна».
    • Верная запись: инспектор Васечкина Т.П (подпись).
    • В строке с порядковым номером 16 указывается полностью правильный текст.

    Текст заверяется работником, ответственным за ведение журнала движения трудовых книжек с расшифровкой личных данных.

    Как подписывать?

    Документ содержит подписи ответственного лица, ведущего учет, и работника, предоставившего трудовую книжку на хранение.

    Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи.

    Как прошить?

    В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя.

    Запись, сделанная на обороте, должна содержать:

    • Название книги учета.
    • Количество страниц, указанные цифрами и прописью.
    • Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
    • Дата создания записи.

    Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.

    Опломбирование

    После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа.

    Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба. Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения.

    После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.

    Как составить заявление о приеме на работу переводом? Смотрите здесь.

    Типовой бланк положения о приеме на работу можно скачать тут.

    Если книга испорчена

    Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене.

    Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии. В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных.

    Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных.

    Если журнал закончился

    Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.

    Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем.

    Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:

    • нового журнала — ведется с 1 номера;
    • нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.

    Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.

    После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.

    Сколько хранится документ в организации?

    Срок хранения книги составляет 75 лет.

    Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников.

    Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме. В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.

    Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.

    Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие.

    Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.

    Как восстановить трудовую книжку, если предприятие закрылось? Смотрите тут.

    Ответственность работодателя

    При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.

    Штрафу могут подвергнуть:

    • Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
    • Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

    Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.

    Как сделать выписку из книги учета?

    Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной.

    Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия.

    Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ.

    На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями.

    Среди сведений выписки указываются:

    • Реквизиты предприятия.
    • Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица. Информация представляется в табличной форме.
    • Документ составляется на фирменном бланке предприятия. Бумага регистрируется в журнале исходящих документов.

    Бланк выписки можно скачать здесь:

    Учет трудовых книжек ведется в журнале, записи которого позволяют определить факт и дату сдачи документа на хранение в кадровую службу предприятия и выдачи при увольнении сотрудника.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
      • Регионы — 8 (800) 222-69-48

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Регистрация осуществляется путем записи информации о трудовой книжке, форма которой предусматривает внесение даты создания, отправления или получения. Регистрировать необходимо все бумаги, подлежащие учету и использованию. После внесения данных документ получает номер, по которому его можно найти в системе поиска. Скачать унифицированную форму журнал учета трудовых книжек Регистрация предусматривает обязательно ведение книг и журналов работниками кадровой службы. Они не имеют строгой формы в большинстве случаев. Но трудовые книжки вносятся только в специальную книгу. При этом приходно-расходная часть заполняется бухгалтерами, где учитывается бланк и вкладыш книжки. Движение документов отражается кадровой службой. Книга разрабатывалась Министерством труда РФ. Она включает в себя 13 граф. Предыдущий вариант состоял из 14 разделов, но впоследствии один из них упростили.

    Производственный календарь

    Полную нумерацию страниц следует произвести сразу в момент заведения – именно факт количества страниц и заверяется сшиванием, оклеиванием бумажной полосой и пломбированием. С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы шнура, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.
    Учет трудовых книжек на предприятии — инструкция Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

    Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

    Кадровые советы в пользу работодателя И чтец, и жнец, и в кадрах молодец (для тех, на кого кадры «повесили» дополнительно) Новости сайта 01.12.2017 ПОДАРКИ с 1 декабря до 1 января! При подписке на журнал «Кадровик-практик» на год в подарок книга «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве» 27.09.2017 Скоро повышение цены на подписку на журнал «Кадровик-практик» 12.09.2017 Вышло обновление (новая редакция) «Пакета Кадровика» Все новости сайта Последние публикации 30-11-2017 Наказание за несвоевременную отправку трудовой книжки работнику 30-11-2017 Знаете ли Вы, что штраф ГИТ может быть уменьшен, если при проверке инспектор не обратил внимания на отсутствие отягчающих обстоятельств… 29-11-2017 Увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей после долгосрочного отпуска 29-11-2017 Льготница требует неполное рабочее время — полчаса в день.

    Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

    • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
    • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

    В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

    • номер и серию документа;
    • по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
    • по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

    Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

    Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

    Что говорит закон? Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление). Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее. Нормативная база Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    В случае проверки Гострудинспекции соблюдение всех вышеперечисленных норм у Вас может быть проверено. Инспекторы, прежде всего, проверяют, чтобы данная книга была в наличии и имела утвержденную форму, была пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена сургучной печатью или опломбирована. Проверяют порядок ведения данной книги. Если обнаружатся нарушения, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

    Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

    Поэтому нередко появляются ошибки или описки. Для исправления необходимо ориентироваться на общепринятый порядок. Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о внесении исправлений в книгу. Поэтому использовать нужно правила изменения данных, предусмотренные для стандартных форм.

    Одним из вариантов является зачеркивание неверной записи и указание «Исправленному верить/Исправлено в графе №». Рядом обязательно ставятся данные лица, производившего исправление. Также можно не зачеркивать ошибочные данные. Рядом разрешается написать «Запись недействительна», внеся новые сведения.

    Хранение Хранение книги осуществляется в определенном порядке. Необходимо соблюдать не только правила, но и длительность. Сроки хранения доходят до 75 лет. Они обусловлены тем, что журнал содержит сведения о трудоустройстве работников.

    Как правильно провести инвентаризацию

    Авторизация Запомнить меня Регистрация Забыли свой пароль? Поиск по сайту Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Работодатели обязаны вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п.40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (с послед. изменениями) «О трудовых книжках»). Причем вести эту книгу обязаны и работодатели — организации, и работодатели – индивидуальные предприниматели. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них была утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Именно по этой форме книга учета и должна вестись, а не в свободной форме.

    Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?

    Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки. Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.

    Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.

    Строгая отчетность

    Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.

    Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.

    Вести такую книгу обязаны:

    • непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя>
    • кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.>
    • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

    Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

    • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя>
    • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать>
    • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

    Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

    Записи, вносимые во время заполнения или хранения

    Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

    Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.

    Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:

    • Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.
    • Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
    • После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша. Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.

    Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).

    Как исправить ошибку в журнале регистрации

    В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

    Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

    1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
    2. Даты заключения договоров и их номера.
    3. Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
    4. Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
    5. Структурное подразделение, к которому относится работник.
    6. Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
    7. Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
    8. Дополнительная информация.

    Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.

    На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.

    Как делать исправления в книге учета

    Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

    Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

    1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
    2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
    3. Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
    4. Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
    5. Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
    6. Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
    7. Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
    8. После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
    9. Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
    10. Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
    11. В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

    Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек

    Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.

    Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.

    Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

    • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»>
    • ниже указать достоверную информацию>
    • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

    Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

    : Видео

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит