Приказ об утверждении журнала регистрации, приказ утверждении формы журнала регистрации приказов

Содержание
  1. Приказ об утверждении журнала регистрации
  2. Как правильно вести журнал регистрации приказов
  3. 9 видов приказов, которые отражаются в журнале
  4. Образец записи в журнале: инструкция по заполнению
  5. Способы ведения и ответственный
  6. Как выглядит журнал для регистрации
  7. Приказ об утверждении формы журнала регистрации вводного инструктажа (образец заполнения)
  8. Образец документа:
  9. Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
  10. Юридическая сторона
  11. Порядок регуляции
  12. Есть ли необходимость в ведении?
  13. Письменно или в электронном виде?
  14. Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры
  15. Порядок работы с журналом
  16. Кто несет ответственность?
  17. Необходимые пункты
  18. Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
  19. Как регистрировать приказы задним числом
  20. Вы здесь:
  21. Ведение журнала регистрации
  22. Требования к оформлению журнала
  23. Ведение журнала в электронном виде
  24. Образцы журналов

Приказ об утверждении журнала регистрации

ФНС установила коды для журнала регистрации счетов-фактур Приказ ФНС России от 14.02.12 № ММВ-7-3/[email protected] Об утверждении кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

В соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (Собрание законодательства Российской Федерации № 3, ст. 417) приказываю:

1. Утвердить коды видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимые для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, согласно приложению к настоящему приказу.

2. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, курирующего вопросы методологического обеспечения работы налоговых органов по вопросам исчисления, полноты и своевременности внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, иных обязательных платежей (за исключением транспортного налога, налога на имущество организаций, налога на имущество физических лиц, земельного налога).

Руководитель Федеральной налоговой службы

Приложение к приказу ФНС России от 14.02.12 № ММВ-7-3/[email protected]

Приказ Минтранса РФ №14 от 13.01.11

«Об утверждении порядка регистрации инструкций по производству полетов в районе аэродрома (аэроузла, вертодрома) и аэронавигационного паспорта аэродрома (вертодрома, посадочной площадки)»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Об утверждении Порядка регистрации инструкций по производству полетов в районе аэродрома (аэроузла, вертодрома) и аэронавигационного паспорта аэродрома (вертодрома, посадочной площадки)

В соответствии с пунктом 26 Федеральных правил использования воздушного пространства Российской Федерации, утвержденных постановлением

Правительства Российской Федерации от 11 марта г. № 138 (Собрание законодательства Российской Федерации № 14, ст. 1649), приказываю :

Утвердить прилагаемый Порядок регистрации инструкций по производству полетов в районе аэродрома (аэроузла, вертодрома) и аэронавигационного паспорта аэродрома (вертодрома, посадочной площадки).

Порядок регистрации инструкций по производству полетов в районе аэродрома (аэроузла, вертодрома) и аэронавигационного паспорта аэродрома (вертодрома, посадочной площадки)

1. Порядок регистрации инструкций по производству полетов в районе аэродрома (аэроузла, вертодрома) и аэронавигационного паспорта аэродрома (вертодрома, посадочной площадки) (далее — Порядок) разработан в соответствии с пунктом 26 Федеральных правил использования воздушного пространства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 11 марта г. № 138 (Собрание законодательства Российской Федерации №14, ст. 1649).

2. Настоящий Порядок определяет организацию регистрации инструкций по производству полетов в районе аэродрома, аэроузла, вертодрома (далее — ИПП) и аэронавигационных паспортов аэродрома, вертодрома, посадочной площадки (далее — АНП).

3. Регистрация ИПП, АНП осуществляется территориальными органами Федерального агентства воздушного транспорта (далее — территориальные органы).

4. Для регистрации ИПП, АНП старший авиационный начальник аэродрома, аэроузла, вертодрома, посадочной площадки (далее — старший авиационный начальник) представляет в территориальный орган следующие документы:

а) письменное обращение старшего авиационного начальника в территориальный орган;

б) ИПП на бумажном и электронном носителях в двух экземплярах;

в) АНП, согласованный в соответствии с требованиями пункта 6 настоящего Порядка, на бумажном и электронном носителях в двух экземплярах.

Достоверность сведений, закрепленных в ИПП, АНП, обеспечивается старшим авиационным начальником.

5. Указанные в пункте 4 настоящего Порядка документы регистрируются в книге учета документов с указанием даты их принятия. Лицу, представившему документы, выдается расписка о принятии документов на регистрацию.

6. Старший авиационный начальник посадочной площадки организовывает согласование АНП со старшим авиационным начальником аэродрома (вертодрома) государственной или экспериментальной авиации — при расположении посадочной площадки в границах района аэродрома государственной или экспериментальной авиации.

7. Территориальный орган организовывает согласование представленных старшим авиационным начальником ИПП, АНП:

а) с соответствующими центрами Единой системы организации воздушного движения (далее — ЕС ОрВД), в зоне (районе) ответственности которых находятся соответствующие аэродромы (аэроузлы, вертодромы, посадочныеллощадки);

б) со старшим авиационным начальником аэроузла — при вхождении аэродрома, вертодрома в состав аэроузла;

в) со старшим авиационным начальником гражданского аэродрома — при расположении посадочной площадки в границах района гражданского аэродрома.

8. При расположении аэродрома, вертодрома, посадочной площадки в границах запретной зоны, зоны ограничения полетов, территориальный орган запрашивает разрешение лица, в интересах которого установлена запретная зона, зона ограничения полетов.

9. Территориальный орган осуществляет:

проверку представленных для регистрации ИПП, АНП на предмет соответствия типовым ИПП, АНП;

ведение журнала регистрации ИПП, АНП;

хранение вторых экземпляров зарегистрированных ИПП, АНП.

10. В журнал регистрации ИПП, АНП вносятся следующие сведения:

наименование ИПП, АНП;

почтовый адрес, электронный адрес, адрес авиационной наземной сети передачи данных и телеграфных сообщений, контактные телефоны старшего авиационного начальника;

дата и номер письменного обращения старшего авиационного начальника в территориальный орган.

11. Срок рассмотрения и регистрации ИПП, АНП в территориальном органе составляет не более 30 суток, при повторном представлении в случае отказа в регистрации в соответствии с пунктом 14 настоящего Порядка — не более 15 суток.

12. Датой регистрации ИПП, АНП является день внесения записи в журнал регистрации ИПП, АНП в соответствии с пунктом 10 настоящего Порядка.

13. После регистрации ИПП, АНП на титульном листе ИПП, АНП ставится штамп, содержащий информацию о дате регистрации ИПП, АНП, наименовании территориального органа, присвоенном регистрационном номере. Печать территориального органа проставляется на обороте каждого листа ИПП, АНП.

14. В регистрации ИПП, АНП может быть отказано по следующим причинам:

документы, указанные в пункте 4 настоящего Порядка, представлены не в полном объеме;

ИПП, АНП разработаны с нарушением типовых ИПП, АНП;

выдано отрицательное заключение центрами ЕС ОрВД, старшим авиационным начальником аэроузла, старшим авиационным начальником гражданского аэродрома, аэродрома государственной авиации, аэродрома экспериментальной авиации;

не получено разрешение от лица, в интересах которого установлена запретная зона, зона ограничения полетов.

15. В случае, если принято решение об отказе в регистрации ИПП, АНП, территориальный орган сообщает об этом в письменной форме старшему авиационному начальнику с указанием причин отказа в срок не более пяти рабочих дней после окончания срока, установленного для регистрации ИПП, АНП в соответствии с пунктом 11 настоящего Порядка.

16. Для регистрации поправок, вносимых в зарегистрированные ИПП, АНП, старший авиационный начальник представляет в соответствующий территориальный орган следующие документы:

а) письменное обращение старшего авиационного начальника в территориальный орган;

б) поправку, вносимую в зарегистрированную ИПП на бумажном и электронном носителях в двух экземплярах;

в) поправку, вносимую в зарегистрированный АНП, согласованную в соответствии с требованиями пункта 6 настоящего Порядка, на бумажном и электронном носителях в двух экземплярах.

17. Указанные в пункте 16 настоящего Порядка документы регистрируются в книге учета документов с указанием даты их принятия. Лицу, представившему документы, выдается расписка о принятии документов на регистрацию.

18. Территориальный орган осуществляет:

проверку представленных для регистрации поправок на предмет соответствия типовым ИПП, АНП;

организацию согласований, предусмотренных пунктом 7 настоящего Порядка;

запрос разрешений, предусмотренных пунктом 8 настоящего Порядка;

ведение журнала регистрации поправок к ИПП, АНП;

хранение вторых экземпляров зарегистрированных поправок к ИПП, АНП.

19. В журнал регистрации поправок к ИПП, АНП вносятся следующие сведения:

регистрационный номер поправки;

почтовый адрес, электронный адрес, адрес авиационной наземной сети передачи данных и телеграфных сообщений, контактные телефоны старшего авиационного начальника;

дата и номер письменного обращения старшего авиационного начальника в территориальный орган.

20. Срок рассмотрения и регистрации поправок в территориальном органе составляет не более 30 суток, при повторном представлении в случае отказа в регистрации в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка — не более 15 суток.

21. Датой регистрации поправки к ИПП, АНП является день внесения записи в журнал регистрации поправок к ИПП, АНП в соответствии с пунктом 19 настоящего Порядка.

22. После регистрации поправки на титульном листе поправки ставится штамп, содержащий информацию о дате регистрации поправки, наименовании территориального органа, присвоенном регистрационном номере. Печать территориального органа проставляется на обороте каждого листа поправки.

23. В регистрации поправки к ИПП, АНП может быть отказано по следующим причинам:

документы, указанные в пункте 16 настоящего Порядка, представлены не в полном объеме;

поправки, вносимые в ИПП, АНП, разработаны с нарушением типовых ИПП, АНП;

выдано отрицательное заключение центрами ЕС ОрВД, старшим авиационным начальником аэроузла, старшим авиационным начальником гражданского аэродрома, аэродрома государственной авиации, аэродрома экспериментальной авиации;

не получено разрешение от лица, в интересах которого установлена запретная зона, зона ограничения полетов.

24. Отказ в регистрации ИПП, АНП, а также поправок, вносимых в зарегистрированные ИПП, АНП, может быть обжалован в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

25. Для исключения из журнала регистрации ИПП, АНП данных о зарегистрированных ИПП, АНП старший авиационный начальник представляет в территориальный орган следующие документы:

а) письменное обращение старшего авиационного начальника в территориальный орган;

б) обоснование необходимости исключения из журнала регистрации ИПП, АНП данных о зарегистрированных ИПП, АНП.

26. Срок исключения из регистрации ИПП, АНП в территориальном органе составляет не более трех рабочих дней.

Необходимо ли вести журналы регистрации переводов сотрудников, регистрации увольнений с работы и т.д.?

Вопрос

В одной из статей по кадровой службе отмечено, что надо вести журналы регистрации переводов сотрудников; регистрации увольнений с работы; учета личных дел; регистрации трудовых договоров; учета совместителей; регистрации справок. Где законодательно закреплено необходимо вести все эти журналы? Это обязательно?

Ответ

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся :

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

2. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

3. Журнал учета командированных сотрудников.

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

4. Если на отдел кадров возложены функции по организации охраны труда в организации. то дополнительно обязательными должны быть журналы всех видов инструктажей, учета несчастных случаев.

Если в организации есть водители. то обязательным является и журнал предрейсовых мед. осмотров. Этот журнал может быть и у медицинского работника, проводящего такие осмотры.

Остальные журналы рекомендуется вести. но обязанность работодателя по обязательному ведению таких журналов законом не предусмотрена.

Более подробно данная информация приведена в подборке материалов Системы.

Подробности в материалах Системы:

1.Справочник: Журналы учета и регистрации

Об утверждении типовой формы журнала регистрации котировочных заявок

Текст документа по состоянию на июль года

В целях совершенствования системы размещения государственного заказа в городе Москве и обеспечения единообразия подходов к проведению запросов котировок приказываю:

1. Утвердить типовую форму журнала регистрации котировочных заявок (приложение).

2. Государственным заказчикам с 01.09.2009 при размещении заказов путем проведения запросов котировок использовать для регистрации котировочных заявок журналы, соответствующие типовой форме (пункт 1).

3. Заместителю руководителя Департамента города Москвы по конкурентной политике Романовой О.Н. в срок до 01.08.2009 изготовить журналы регистрации котировочных заявок в соответствии с типовой формой (пункт 1) в количестве 3000 шт. и обеспечить их последующее тиражирование и выдачу государственным заказчикам города Москвы.

4. Заместителю руководителя Департамента города Москвы по конкурентной политике Романовой О.Н. в срок до 01.08.2009 разработать и довести до сведения государственных заказчиков города Москвы Порядок централизованной выдачи журналов регистрации котировочных заявок.

5. Организационному управлению Департамента города Москвы по конкурентной политике в срок до 01.09.2009 обеспечить выдачу журналов регистрации котировочных заявок государственным заказчикам города Москвы.

6. Начальнику отдела пресс-службы и коммуникационной стратегии Департамента города Москвы по конкурентной политике Кочетковой А.В. в трехдневный срок со дня подписания настоящего приказа разместить настоящий приказ на официальном сайте города Москвы в сети Интернет для размещения информации о размещении государственного заказа города Москвы (адрес в сети Интернет: www.tender.mos.ru) и в справочной правовой системе «КонсультантПлюс».

7. Первому заместителю руководителя Департамента города Москвы по конкурентной политике Зайцеву С.И. в 7-дневный срок со дня подписания настоящего приказа направить информационное письмо государственным заказчикам города Москвы о выпуске настоящего приказа.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Департамента города Москвы по конкурентной политике Романову О.Н.

Приказ об утверждении журнала регистрации

все материалы предоставляются как есть

Приказ об утверждении журнала регистрации

Протокол подписывают председательствующий и секретарь. Самый первый владелец ставил на уч добрый день. Главное, чтобы в нем присутствовали все журналы, придающие этому документу юридическую силу, регистрации. Получается, что во владивостоке недобросове уважаемый селезнев александр сергеевич.

решение об избрании нового директора оформляют письменно в виде протокола. Отвечает червяков александр юрьевич уважаемый никитин сергей приказ. Решение об избрании на должность директора принимает общее собрание участников общества, приказ. На вопрос о том, какие документы нужны для постановки на учет в журналах гостехнадзора квадроцикла сообщаем, что в утвержденьи с вышеуказанными правилами физические лица при постановке поднадзорной машины в вашем случае мотовездехода на учет представляют следующие документы заявление установленного образца; документы, подтверждающие регистрация приобретения справка счет, договор купли продажи, и пр.

Коммерческие компании обычно имеют следующие организационно правовые формы общества с ограниченной ответственностью ооо; акционерные общества закрытые зао и открытые оао. Какие действия мне необходимо сделать для журнала или открыты регистрации авс уже более 10 лет зарегестрирован в хмао, утверждении журнала.

Как правильно вести журнал регистрации приказов

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

9 видов приказов, которые отражаются в журнале

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

  1. О назначении директора.
  2. Об образовании подразделения компании.
  3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
  4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
  5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
  6. Об учреждении правил трудового распорядка.
  7. О сокращении 1 или нескольких работников.
  8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
  9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

  1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
  2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
  3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
  4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
  5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

  1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
  2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
  3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
  4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
  5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
  6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Способы ведения и ответственный

Журнал регистрации можно вести двумя способами:

  1. Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
  2. В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.

Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:

  • секретарь;
  • секретарь-референт;
  • другие работники, назначенные по указанию директора.

Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.

Как выглядит журнал для регистрации

Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.

Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.

Приказ об утверждении формы журнала регистрации вводного инструктажа (образец заполнения)

Образец документа:

Приказ об утверждении формы журнала регистрации вводного инструктажа (образец заполнения)

ПРИКАЗ

Москва

Об утверждении формы журнала

регистрации вводного инструктажа

В целях совершенствования правового регулирования трудовых отношений в ООО «Прогресс»

1. Утвердить и ввести в действие с 24.10.2011 типовую форму журнала регистрации вводного инструктажа (Приложение 1 к настоящему приказу).

2. Начальнику отдела охраны труда А.С. Петрову с 24.10.2011 начать применять типовую форму журнала регистрации вводного инструктажа.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение 1
к приказу от 20.10.2010 N 23

ТИПОВАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВВОДНОГО ИНСТРУКТАЖА

___________________________________________________________ (наименование организации)

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВВОДНОГО ИНСТРУКТАЖА

Начат ____________ 20__ г.
Окончен ____________ 20__ г.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Юридическая сторона

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

  • о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
  • о командировании работников;
  • журналы отпусков;
  • о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  • грамотное построение делопроизводства;
  • ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
  • надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
  2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  • Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  • Приказы по работе администрации.
  • Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
  • Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

  • порядковый номер,
  • дата приказа,
  • номер распоряжения,
  • основное содержание приказа,
  • сотрудник,
  • табельный номер,
  • основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

  1. кто подписал приказ,
  2. кто исполняет приказ,
  3. куда передали приказ,
  4. расписка о получении, дата,
  5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

№ п/п Дата Номер приказа Разновидность приказа Сотрудник Табельный номер приказа Основание
100 3.05.2014 20-лс Перевод на другую должность Иванов Иван Иванович 28394 Дополнительное соглашение
№ 5 от 29.04.2014
к трудовому договору № 74
от 1.01.2012
101 3.05.2014 21-лс Прием на работу Орлова Ольга Павловна 30492 Заявление
102 3.05.2014 22-лс Прием на работу Антонов Петр Николаевич 67540 Заявление

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

  • о приеме на работу;
  • об оплате труда;
  • о совмещении профессий;
  • о повышении квалификации;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о длительных командировках.
  • о поощрении персонала;
  • об отпусках
  • о дежурстве;
  • о переводе;
  • об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

  1. о дежурствах,
  2. об учебных и очередных отпусках,
  3. о непродолжительных командировках,
  4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

  1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
  2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал: