Выдаем копии трудовой в срок, сроки выдачи копии трудовой книжки работнику

Содержание
  1. Выдаем копии трудовой в срок
  2. Обязанность работодателя
  3. Течение срока
  4. Как заверить копию трудовой книжки
  5. Выдача работнику копии трудовой книжки образец
  6. Выдаем работнику дубликат трудовой книжки
  7. Заявление на выдачу копии трудовой книжки
  8. Заявление на выдачу копии трудовой книжки
  9. Заявление на копию трудовой книжки
  10. Как получить копию трудовой, заверенную работодателем
  11. Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки
  12. Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2019 году
  13. Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать
  14. Заявление на выдачу трудовой книжки
  15. Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки
  16. Как грамотно оформить выдачу новой трудовой книжки и дубликата прежней книжки
  17. Выдача копии трудовой книжки работнику
  18. Заявление на выдачу копии трудовой книжки
  19. Зачем писать заявление
  20. Куда может потребоваться копия трудовой книжки
  21. Как делается копия
  22. Составление заявления
  23. Оформление заявления
  24. Срок рассмотрения заявления
  25. Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии
  26. Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
  27. Процедура выдачи трудовой книжки на руки
  28. Общая информация
  29. Новый документ
  30. Дубликат
  31. Сроки оформления
  32. Задержка выдачи
  33. Выпуск приказа
  34. Составление акта об отказе
  35. Порядок получения в другом городе
  36. Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать
  37. Выдача копий документов
  38. Оформление пенсии
  39. Организация работы

Выдаем копии трудовой в срок

Обязанность работодателя

По общему правилу работодатель должен удовлетворить просьбу работника и выдать ему заверенную копию трудовой истории и другие документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако день в день делать это не обязательно. Выдача заверенных документов сразу же после обращения сотрудника – это право, а не обязанность организации. Ведь законодательство устанавливает 3-дневный срок выдачи копии трудовой книжки. Что касается справки о зарплате – срок выдачи этого документа тот же.

К документам и копиям документов, связанных с работой, закон относит:

  • трудовую книжку;
  • копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении и др.;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о зарплате;
  • справки об отчислении НДФЛ и страховых взносов и т. д.

Все эти документы перечислены в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Течение срока

Отметим, что течение срока подготовки запрошенных работником документов начинается со дня получения от сотрудника соответствующего письменного заявления. Отсчитав 3 рабочих дня от этой даты, кадровику станет понятно в какой срок выдать копию трудовой.

Добавим, что такое заявление может быть оформлено в произвольной форме. Образец этого прошения может выглядеть примерно так:

Директору
ООО «Контраст-Тур»
А.И. Авакянцу

от секретаря
М.М. Бузовой

Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки и справку о зарплате за 2016-2017 годы.

Как заверить копию трудовой книжки

Учтите, что с 01 июля 2018 года действует новый регламент, как проставить заверительную надпись на копии трудовой книжки. Отметим, что до этой даты трудовое законодательство данный вопрос напрямую не регулировало.

Причина в том, что с 01.07.2018 начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 под названием “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”. А до этой даты актуален ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) (п. 3.26 ГОСТа).

Согласно пункту 5.26 нового ГОСТа, о тметку о заверении копии проставляют под реквизитом “Подпись”. Она включает:

  • слово “Верно”;
  • должность лица, которое заверило копию;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи – инициалы и фамилию;
  • дату заверения копии (выписки из трудовой книжки).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Выдача работнику копии трудовой книжки образец

Выдаем работнику дубликат трудовой книжки

Здесь возникает вопрос: какое место работы считать последним — предыдущее или настоящее? Отвечаем. Если работник уволился с одного места работы и заключил трудовой договор с новым работодателем, то последнее место работы будет у нового работодателя. Если же новый трудовой договор не заключен, а утрата книжки произошла, работнику следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она в данном случае будет последним местом работы.

Рекомендуем данные сведения вносить в графу 3 «Сведения о работе» в следующем виде: «Общий трудовой стаж составил 5 лет 7 месяцев и 12 дней». Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Образец приведен на с. 56.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Заявление на копию трудовой книжки

Далее необходимо заверить документ. Это может сделать сотрудник отдела кадров. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Также указывается ФИО, должность и подпись специалиста, ставится печать фирмы (если имеется). Оттиск печати должен находиться на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. Иначе, документ может быть признан недействительным.

Иногда бланк нужно предоставить в ПФР или в банк для оформления кредита. Согласно трудовому законодательству, при трудоустройстве книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому, чаще всего, для предоставления по месту требования оформляется ее заверенная ксерокопия.

Как получить копию трудовой, заверенную работодателем

В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.

Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье. Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях. Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

ТК РФ предусматривает обязательное издание приказов о приеме сотрудника на работу, его увольнении и т. д. Необходимость издания приказа руководителя о выдаче дубликата трудовой книжки действующим законодательством прямо не предусмотрена, однако и запрета на его издание нет. Между тем, исходя из того, что выдача дубликата трудовой книжки является обязанностью работодателя, издание соответствующего приказа позволит:

Отличия дубликата от подлинника могут проявляться только в объеме вносимых сведений. Кроме того, на титульном листе дубликата проставляется отметка «Дубликат». В том случае, если оригинал трудовой книжки не потерян, а утратил действительность (например, приведен в негодность), в нем проставляется отметка «Взамен выдан дубликат».

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2019 году

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

  • Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
  • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
  • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
  • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Заявление на выдачу трудовой книжки

Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.

Когда объективно может возникнуть такая ситуация? Трудовая книжка требуется при оформлении пенсии, получении кредита, прохождения курсов повышения квалификации и т.п. Но удовлетворить просьбу выдать такой документ на руки работодатель обязан не всегда. Какие это случаи, что делать, когда законом выдача трудовой книжки не предусмотрена – об этом мы и расскажем здесь.

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право. Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель. Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).

Как грамотно оформить выдачу новой трудовой книжки и дубликата прежней книжки

В связи с утратой трудовой книжки, в период после увольнения с должности оператора сall-центра ООО «Сарагон» и до трудоустройства на другое место работы, на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Наконец, заменить трудовую книжку сложно чисто технически. Дело в том, что в организации должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И в этой книге уже «засветилась» новая трудовая книжка сотрудника. Более того, есть еще и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В этой книге также отражены данные о выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Получается, что теперь надо будет аннулировать записи, признавать бланк новой трудовой книжки недействительным, решать вопрос с его оплатой и т.п. В общем, сложностей очень много.

Выдача копии трудовой книжки работнику

Узнайте, в каких случаях может понадобиться выдача копии трудовой книжки в 2019 году, как правильно заверить копию трудовой, должен ли работник подавать заявление на получение копии, а также как заверить копию трудовой книжки сотрудника, который вышел на пенсию или уволился из организации.

Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска. то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении. В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск. Поэтому отдел кадров выдает на руки работнику трудовую книжку только при получении от него соответствующей расписки. Эта расписка вносится в книгу учета движения трудовых книжек работников предприятия, а также о ней делается отметка в личной карточке работника.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

  • данные о компании, в которой трудится человек,
  • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
  • просьбу о выдаче копии,
  • дату,
  • подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

  • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
  • второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

  1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
    • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
    • должность,
    • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
  2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
  3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
  4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
  5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
  6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Процедура выдачи трудовой книжки на руки

Трудовая книжка является в нашей стране главным документом гражданина, который позволяет получить сведения о его трудовом стаже.

Документ имеет утвержденную единую форму и заводится в начале профессиональной деятельности гражданина.

Правила выдачи, оформления и возврата трудовых книжек регламентируются положениями Трудового Кодекса РФ.

По ряду причин может потребоваться повторная выдача новой книжки или дубликата документа. Задержка выдачи может произойти как по вине работодателя, так и по вине сотрудника.

Общая информация

Что нужно для получения трудовой на руки?

Трудовым Кодексом регламентируются процедуры выдачи, учета, хранения и возврата трудовых книжек. В связи с особой важностью данных документов кадровые службы предприятий должны уделять особое внимание организации работы с трудовыми книжками сотрудников.

Существует три способа получения документа:

Выдача трудовой книжки работодателем при первом устройстве на работу. Гражданин, у которого отсутствует опыт работы, получает документ при оформлении трудового договора на своей первой работе. Данный способ первичного получения документа является основным. Неверное заполнение документа или использование недействительного бланка может привести к возникновению у гражданина проблем при дальнейшем предъявлении документа на новых местах работы.

Выдача документа выпускникам ВУЗов. Данный способ встречается достаточно редко, поскольку учебные заведения по ТК РФ не обязаны выдавать выпускникам трудовые книжки. Подобная процедура является добровольной. При наличии у выпускника ВУЗа готовой трудовой книжки при трудоустройстве ему следует оповестить об этом работодателя.

  • Покупка чистой трудовой книжки. При желании гражданин может купить стандартный бланк. Подобный вариант часто используют те, у кого старая трудовая книжка имеет нежелательные записи (например, об увольнении по статье). По закону работодатель не должен использовать подобную трудовую и применять собственные бланки, закупленные у лицензированных поставщиков. Самостоятельное заполнение и подделка данных может привести к нежелательным последствиям, включая административную ответственность.
  • Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки.

    Новый документ

    Необходимость оформления новой книжки возникает при трудоустройстве человека без данного документа, который может отсутствовать по следующим причинам:

    1. Первичное трудоустройство.
    2. Утеря прошлого документа.
    3. Порча прошлого документа.

    Сложности могут возникнуть при необходимости выдачи новой трудовой книжки сотруднику, который уже ее имел, но она была утеряна или испорчена. При желании сотрудник имеет право обратиться к прошлому работодателю с целью получения дубликата, с которым он затем приходит по новому месту работы.

    Но часто возникает ситуация, когда сотрудник по различным причинам не желает или не может получить дубликат.

    В подобном случае по закону работодатель должен получить от нового сотрудника письменное заявление, в котором работник просит выдать новый документ, указывая причину отсутствия старой трудовой книжки (утеря, порча).

    Наличие заявления, подписанного лично сотрудником, будет являться доказательством выдачи нового документа по инициативе самого работника.

    В этом случае дальнейшие претензии работника при нахождении им старой трудовой и желании объединить данные о прошлом и текущем трудовом стаже в одном документе могут быть отражены работодателем путем предъявления работнику его собственного заявления. По закону выдача по подобному заявлению новой трудовой книжки автоматически аннулирует старую книжку.

    Никаких последствий для работника обладание несколькими трудовыми не несет, поскольку при расчете пенсии все данные будут суммироваться. В данном случае работодателю достаточно выдать сотруднику копию его заявления, которую можно будет предъявить в будущем для обоснования наличия нескольких трудовых книжек.

    Дубликат

    Выдача дубликата возможна в двух случаях:

    1. Внесение ошибочных записей.
    2. Утеря документа.

    Но работник может при желании потребовать замены документа с ошибочными записями. Для этого он пишет заявление с просьбой о замене документа, содержащего в себе признанные недействительными записи.

    Стоимость нового бланка работник не оплачивает. Все сведения из старой трудовой книжки должны быть досконально перенесены в новый документ с учетом исправления недействительных записей в старом документе.

    В случае утери документа после увольнения со старого места работы и до устройства на новое место работник имеет возможность направить предыдущему работодателю заявление с просьбой о выдаче дубликата утерянного документа.

    Бывший работодатель в течение 15 дней обязан удовлетворить данную просьбу.

    Дубликат должен соответствовать утерянному документу, никаких дополнений и исправлений не допускается.

    При получении дубликата из-за утери документа работник лично оплачивает новый бланк. Если вам интересно узнать больше о том, как восстановить потерянную или испорченную трудовую книжку, то вы можете прочитать эту статью.

    В любом случае необходимо получить подтверждение о получении сотрудником дубликата, заверенное его подписью. Сделать подобную запись можно непосредственно на заявлении с просьбой о выдаче дубликата (внизу, на оборотной стороне).

    При выдаче дубликата вместо документа с ошибочными записями гражданину отдается не только дубликат, но и старая трудовая книжка. Данный момент, также, фиксируется в письменной форме и подтверждается подписью работника.

    Образец заполнения заявления на выдачу дубликата трудовой.

    Сроки оформления

    Трудовая книжка должна выдаваться непосредственно в день увольнения. При приеме сотрудника без опыта трудовой деятельности, кадровые работники предприятия обязаны в течение недели оформить для него новый документ.

    Задержка выдачи

    Как забрать документ при увольнении? Трудовая книжка может быть не выдана в положенный срок по следующим причинам:

    Сотрудник отказывается от возврата документа (например, из-за несогласия с указанной в документе причиной увольнения).

  • Работодатель намеренно не выдает документ (например, стремясь принудить его к выполнению оставшейся работы уже после оформления увольнения).
  • Если выдача документа затягивается из-за отсутствия сотрудника или его нежелания получать документ на руки, то работодателю необходимо отправить письменное уведомление. В данном письме следует изложить просьбу к сотруднику о явке в организацию для получения своей трудовой книжки, либо попросить его согласия на получение документа по почте.

    Работник может обратиться с письменным запросом на получение трудовой.

    По запросу документ должен быть выдан в течение трех рабочих дней.

    Если трудовая не выдается вовремя по вине организации, работодатель может понести материальную ответственность.

    При наличии доказательств того, что сотрудник из-за отсутствия документа не смог устроиться на другую работу или был уволен по ошибочной статье, работодатель по закону обязан возместить работнику потерянный заработок за прошедший после увольнения период.

    Выпуск приказа

    Выдача трудовой книжки становится возможна после прекращения трудового договора. Основание для его расторжения — соответствующий приказ (или распоряжение) руководителя организации. Сотрудник обязан поставить подпись в расписке об ознакомлении с внесением записей в трудовую.

    Составление акта об отказе

    Если сотрудник отказывается поставить свою подпись, возникает необходимость составления соответствующего акта. В акте указывается, что при свидетелях работник кадровой службы предложил увольняющемуся сотруднику поставить подпись и объяснил необходимость этого действия, указанного в законе, но получил отказ.

    В акте указывается дата и ставятся подписи сотрудника кадров и свидетелей (например, менеджера по персоналу и руководителя организации).

    Образец акта об отказе работника получить трудовую книжку.

    Порядок получения в другом городе

    При невозможности личной явки работодатель должен в письме попросить согласия работника на отправку трудовой по почте.

    Подобная ситуация возможна при постоянном проживании и работе сотрудника в другом городе, где находится представительство компании, в то время как оригиналы документов хранятся по юридическому адресу в основном офисе.

    Таким образом, трудовая книжка – это документ, подтверждающий профессиональную деятельность работника. Трудовым Кодексом регламентируются процедуры выдачи, учета, и возврата документа. По ряду причин у гражданина может возникнуть необходимость в повторном получении новой трудовой, либо дубликата старого документа.

    Трудовая книжка может не выдаваться работнику в день увольнения по его вине, либо по вине работодателя.

    Если сотрудник отказывается при увольнении получать книжку на руки, возникает необходимость составления соответствующего акта.

    При невозможности личной явки работодатель должен отправить сотруднику уведомление с предложением получения документа по почте.

    Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее отправку по почте.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

    В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

    Выдача копий документов

    Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку. Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

    Оформление пенсии

    Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

    Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

    Разъяснение

    В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

    Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

    В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

    1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
    2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
    3. Выдать сотруднику оригинал.

    Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

    Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

    Нотариальное заверение

    В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

    Выдача оригинала

    Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

    Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо постараться правильно оформить сопутствующие документы.

    Организация работы

    Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно. По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

    • Порядок организации кадровой работы.
    • Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
    • Полномочия должностных лиц работодателя.

    Регламентирование временной выдачи

    В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

    • Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
    • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
    • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
    • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

    Инструкция о порядке временной выдачи

    В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

    Ознакомление

    После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

    • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
    • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

    Дисциплинарная ответственность

    Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

    Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

    Образец заявления и расписки

    Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

    Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … .

    Трудовая книжка мною получена (дата). Обязуюсь вернуть трудовую книжку по окончании …. до (дата) без повреждений и исправлений.ФИО Дата

    В случае положительного рассмотрения вопроса о выдаче, также должна быть оформлена соответствующая расписка. Например:

    Трудовая книжка № __________________

    получен(-ны) на руки ____________________________________________

    Срок возврата __________________________________________.

    Договоренность с органами Пенсионного фонда РФ

    Некоторые практики рекомендуют согласовать с органами Пенсионного фонда РФ возможность предоставления оригиналов документов по письменному запросу Пенсионного фонда РФ в адрес предприятия.

    После обоюдного согласования порядка предоставления и возвращения трудовых книг, основанием для их выдачи сотруднику организации может быть соответствующий запрос органов Пенсионного фонда РФ. Персональную дисциплинарную ответственность за обеспечение сохранности трудовой книжки с момента получения на руки и до момента ее возвращения в кадровую службу, должен нести её владелец.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит