Приказы по основной деятельности – как правильно составить, приказ основной деятельности образец скачать

Содержание
  1. Приказы по основной деятельности – как правильно составить
  2. Бланк приказа
  3. Оформление приказов
  4. Что такое приказы по основной деятельности
  5. Приказы по основной деятельности
  6. Как оформляется
  7. Реестр изданных распоряжений
  8. Образец книги приказов по основной деятельности
  9. Для чего нужна книга регистрации приказов
  10. Структура журнала регистрации приказов
  11. Образец журнала учета приказов по основной деятельности
  12. Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности
  13. Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности
  14. Как заполнять бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности
  15. Приказы по основной деятельности
  16. Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности
  17. Виды приказов и срок хранения приказов по основной деятельности
  18. Правила оформления приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке : вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Что такое приказы по основной деятельности

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности

Часто у делопроизводителей возникают сложности с тем, как правильно написать приказ, и с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если бланк приказа регулирует трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень распоряжений по ОД. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в Г ОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе определена форма приказа по основной деятельности, указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • основной текст;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных распоряжений

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

Образец книги приказов по основной деятельности

Для чего нужна книга регистрации приказов

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

  1. Хозяйственную сферу.
  2. Планирование.
  3. Порядок отчетности.

Структура журнала регистрации приказов

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

Обычно он включает следующие структурные подразделы:

  • титульный лист;
  • раздел с перечнем ответственных за его ведение;
  • главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

На титульном листе приводят:

  • наименование организации;
  • наименование документа;
  • дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

  1. ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
  2. Полномочия этих сотрудников.
  3. Их подписи.
  4. Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

  1. Порядковые номера внутренних актов предприятия.
  2. Даты издания актов.
  3. Номера распоряжений.
  4. Их наименования.
  5. Количество листов в каждом из них.
  6. ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Образец журнала учета приказов по основной деятельности

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.

Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности

К приказам по основной деятельности относятся приказы о назначении на должность, об утверждении штатного расписания, о сокращении штатов, о выплате пособий, о проведении аттестации работников. Приказ вступает в силу и начинает действовать с момента подписания и регистрации.

Для качественной организации документооборота кадровый специалист или специалист сферы делопроизводства ведет журнал регистрации приказов по основной деятельности. Этот документ может быть рукописным или электронным.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) имеет ряд преимуществ: по последней записи видно общее количество зарегистрированных приказов, все приказы компактно сгруппированы.

Как заполнять бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности

Регистрационный журнал (книга) представляет собой таблицу, в каждой графе которой фиксируется определенная информация о документе:

  • дата;
  • номер (порядковый или регистрационный);
  • краткое содержание (заголовок к тексту);
  • должность и фамилия работника, внесшего запись в журнал;
  • количество листов/приложений документа.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения (п.258 Приложения к Приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). Форма и учетные показатели, отражаемые в журнале, определяются на усмотрение организации и в соответствии с заведенным порядком.

Предлагаем вам скачать журнал регистрации приказов по основной деятельности в формате Word или PDF.

Приказы по основной деятельности

Статьи по теме

В статье читайте, что относится к приказам по основной деятельности, как их оформить, каков срок хранения. Скачайте актуальные образцы, подготовленные нашими экспертами.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности

В отличие от распоряжений по личному составу, регулирующих трудовые взаимоотношения с конкретным сотрудником, приказы по основной деятельности регулируют жизнь предприятия в целом. Нередко возникает недопонимание. Казалось бы, назначение ответственного за пожарную безопасность относится к личному составу, так как касается конкретного человека. Но такое назначение необходимо для всей организации, поэтому это документ по основной деятельности. А вот, например, направление сотрудника в командировку касается только его, поэтому относится к документам по личному составу.

Кадровику важно понимать разницу между этими категориями документов, ведь от правильной их классификации будет зависеть место и срок хранения. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно. За нарушение регламента хранения возможно привлечение к административной ответственности (ст. 13.20 КОАП РФ).

Законодательство не устанавливает точного реестра документов, относящихся к категории по основной деятельности. Однако можно ориентироваться на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями на 28 марта 2016 года), утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 года № 558.

Перечислим наиболее употребимые варианты:

  • О вступлении в должность генерального директора
  • О возложении на директора обязанностей главного бухгалтера,
  • Об утверждении штатного расписания,
  • О порядке расследования несчастного случая на производстве
  • Об утверждении перечня материально ответственных лиц
  • О создании нового структурного подразделения
  • О порядке выдачи трудовых книжек и т.д.

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Виды приказов и срок хранения приказов по основной деятельности

Все распоряжения, выпускаемые внутри организации, можно разделить в зависимости от тематики, на три большие группы:

  • По основной деятельности. Регулируют управленческие решения по организации и подлежат постоянному хранению.
  • По личному составу. Регламентируют решения по конкретным сотрудникам. Они хранятся 50 лет (в некоторых случаях – 75).
  • По административно-хозяйственной деятельности. Фиксируют разнообразные распоряжения, связанные с эксплуатацией зданий и помещений, транспортом, связью, охраной и т.д. Срок их хранения – 5 лет. Это, например, распоряжения о закреплении транспорта за должностными лицами, о выделении корпоративных телефонных номеров, об организации ремонта, покупки новой офисной мебели и т.п.

При регистрации удобно пользоваться буквенными кодами, это облегчит учет документов. Буквой «Л» или «К» традиционно помечаются распоряжения по личному составу, «ОД» – по основной деятельности, «А», «АХ», «ХОЗ» – по административно-хозяйственной. Ранее действовало императивное требование ГОСТ использовать подобные коды, сейчас это только рекомендация.

Правила оформления документов в организации (и, следовательно, порядок их отнесения к тому или иному виду) указывают в отдельном локальном нормативном акте, например, «Инструкции по делопроизводству».

В затруднительных случаях, когда не представляется возможным точно определить, к какому виду относится документ, целесообразно отнести его к основной деятельности и определить тем самым на постоянное хранение.

Образец приказа по основной деятельности: о назначении материально ответственного лица

Правила оформления приказов по основной деятельности

При подготовке распорядительных документов часто возникает вопрос, как их правильно оформить. Хорошо, если на предприятии есть опытный кадровик, который знает правила правила делопроизводства. А если такого работника нет, или приказ издается в организации впервые? В случае затруднений ответ даст ГОСТ.

Ориентирами для кадровых специалистов при оформлении распоряжений руководства могут служить ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который надо применять с 1 июля 2018 года. В них даны подробные рекомендации и объяснения того, как составлять различные документы, правильно указывать реквизиты организаций, законы и нормативные акты и т.д. Росархив разработал и утвердил Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97–2016. В этой Методичке собраны все правила создания, оформления и хранения документов.

В приказах по основной деятельности фиксируется такая информация:

  • Реквизиты организации.
  • Название, тема.
  • Дата издания.
  • Регистрационный номер во внутреннем документообороте.
  • Приложения (например, служебная записка)

Важно предусмотреть места для необходимых подписей: утверждающего, исполнителя, согласования.

После издания документ регистрируют в специальном журнале. В него вносятся такие сведения:

  • Дата записи в журнале
  • Дата подписания
  • Регистрационный номер и название
  • Краткое содержание
  • ФИО и должность исполнителя
  • Отметка об исполнении, дата
  • Необходимые примечания

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит