Журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов основной деятельности

Содержание
  1. Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  2. Обязанности
  3. Функционал
  4. Элементы
  5. Возможно ли вести электронный журнал
  6. Срок хранения
  7. Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  8. Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
  9. Вы здесь:
  10. Ведение журнала регистрации
  11. Требования к оформлению журнала
  12. Ведение журнала в электронном виде
  13. Образцы журналов
  14. Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  15. Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
  16. Структура журнала регистрации приказов
  17. Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
  18. Итоги
  19. Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
  20. Для чего нужны регистрационные книги
  21. Какие локальные акты регистрируются в журнале
  22. Образец книги приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

  • Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  • Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  • Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  • Документы о назначении руководителя на свою должность.
  • Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  • Документы относительно формирования штатного расписания.
  • Документы о трудовом распорядке.
  • Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  • Хозяйственной деятельности компании.
  • Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  • Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  • Наименование документа.
  • Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  • Если есть, то наименование структурного подразделения.
  • Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  • Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  • Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

  1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

  • Порядковые номера регистрируемых документов.
  • Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  • Номера приказов по основной деятельности.
  • Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  • Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  • ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  • Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  • Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – это журнал, в котором регистрируются приказы по основной деятельности и фиксируется движение приказов внутри организации.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Прохождение внутренних документов (приказов) на этапе их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в службу секретариата, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или/и буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (приказа) – это порядковый номер в пределах календарного года и заносится в журнал в графу 1. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (приказов) в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы или доводятся до сведения всех сотрудников организации.

Датой документа (приказа) является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2 (см. Приложение).

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 3 (см. Приложение).

В графу 4 заносится Ф.И.О. и указывается должность ответственного за исполнение приказа.

В графе журнала 5 примечание можно указать индекс дела, в котором подшит приказ (в соответствии с номенклатурой дел). Подлинники приказов по основной деятельности хранятся у секретаря, а копии – подшиваются в дело в том структурном подразделении, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Вы здесь:

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Требования к оформлению журнала

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • вопросы планирования;
  • порядок отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

  • о назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

  • титульный лист;
  • раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

  • наименование фирмы;
  • наименование документа;
  • дата начала заполнения журнала;
  • дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

  • Ф. И. О., должности ответственных лиц;
  • ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
  • подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
  • даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

  • порядковые номера приказов;
  • даты, номера, наименования приказов;
  • количество листов в каждом приказе;
  • Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.

Итоги

Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.

Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит