Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников, журнал учета персонала образец заполнения

Содержание
  1. Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников
  2. Для чего нужен и чем предусмотрен
  3. Кто ведет и где хранится
  4. Форма журнала учета
  5. Образец заполнения
  6. Оформляем журнал учета личных дел работников
  7. Чем предусмотрен и для чего нужен
  8. Правила оформления и заполнения
  9. Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним
  10. Журнал учета трудовых книжек - скачать образец заполнения
  11. Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
  12. Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
  13. Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения
  14. Итоги
  15. Журнал учета персонала образец заполнения
  16. Оформляем журнал учета личных дел работников
  17. Журнал учета персонала
  18. Журнал учета рабочего времени сотрудников
  19. Журнал учета кадров и его предназначение на предприятии
  20. 2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию
  21. Книга учета персонала (образец заполнения)
  22. Правила оформления журнала учета личных дел работников

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

  • все сведения систематизированы;
  • поиск сведений занимает меньше времени;
  • такой формат удобен в применении;
  • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

  • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
  • место хранения — отдельное помещение;
  • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
  • доступ третьих лиц исключается;
  • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

  1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
  2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Образец заполнения

Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

  • дате формирования личного дела сотрудника;
  • Ф.И.О. работника;
  • номере по табелю;
  • должности в соответствии со штатным расписанием;
  • наименовании структурного подразделения;
  • информации о приказе о приеме на работу;
  • информации о распоряжении об увольнении с работы.

При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

Оформляем журнал учета личных дел работников

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

  • номер личного дела;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
  • при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним

Кадровикам ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Это и приказы, и трудовые договоры, и справки, и личные дела. Непросто разобраться в этом массиве бумаг, если не вести их учет. Фиксировать движение персонала вам помогут специальные учетные журналы. Сегодня мы поговорим о том, как их разработать.

Приведем простой пример: вам нужно уволить работника. Чтобы написать приказ, понадобится отыскать трудовой договор. А где его искать? Допустим, сотрудник был принят на работу три года назад, ни даты его приема, ни, тем более, номера его договора вы не помните. Но у вас есть книга регистрации трудовых договоров, в которой все эти сведения зафиксированы. Открываем ее и по фамилии работника находим дату и регистрационный номер его договора. Дальше все просто: достаем с полки папку, в которую подшиты договоры за соответствующий год, и выбираем нужный.
Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:
— регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
— организовать учет кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);
— наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
— облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
Нужно сказать, что учетный журнал и учетная книга — по сути одно и то же. Просто существуют традиции называть один документ журналом, а другой — книгой. Скажем, «Журнал учета отпусков», «Книга учета справок». Но вы вполне можете и не следовать этому правилу.

Сроки хранения журналов и книг по учету кадров

———————————————————-T————-¬
¦ Название журнала ¦Срок хранения¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольне-¦ ¦
¦ния работников ¦ 75 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета командировок и выдачи командировоч-¦ ¦
¦ных удостоверений ¦ 5 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета отпусков ¦ 3 года ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудо-¦ ¦
¦вых договоров ¦ 75 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ¦ 50 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже,¦ ¦
¦месте работы ¦ 3 года ¦
L———————————————————+—————

Какие журналы вести

Кадровики порой теряются: так много различных журналов и книг, неужели все они строго обязательны? Скажем сразу: большинство учетных журналов вести необязательно. А какие именно это будут журналы, вы должны решить сами, в зависимости от потребностей и особенностей компании. Скажем, у вас нет личных дел работников. Значит, незачем заводить и журнал регистрации личных дел. А если, например, ваши сотрудники часто ездят в командировки, наоборот, целесообразно с помощью специального журнала вести учет работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.
Но есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. N 69*(1). Образец оформления книги представлен на стр. 38.
Теперь поговорим о том, как нужно оформлять обложку журнала и заполнять его страницы.

Оформляем обложку журнала

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы вашего журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Скажем, у журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, так как в нем требуется отразить лишь номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Для обложки возьмите плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную напишите название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала. А ниже выделите две строки для даты начала и даты окончания журнала. Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

ООО «Вариант»
Отдел кадров

Журнал
регистрации трудовых договоров
(наименование журнала)

Начат «12» мая 200 5 г.
— —- —
Окончен » » 200 г.
— —— —

В журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне). Разрешается ставить подпись на последней странице журнала или на каждой его странице.

Лицо, ответственное за
ведение журнала
инспектор по кадрам М.П. Куликова
———————— ——————
(должность) (Ф. И. О.)

Как вести журнал

Сначала надо разделить журнал на графы (разграфите сразу все страницы). Теперь необходимо защитить документ от изъятий и вложений. Для этого пронумеруйте все страницы, прошнуруйте журнал и скрепите его печатью. Затем документ нужно заверить подписью начальника отдела кадров, заместителя генерального директора по работе с персоналом или самого генерального директора. Учтите, что книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должен заверять только руководитель организации*(2).

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
25 (двадцать пять) листов.
——————-

Начальник отдела кадров Куликова М.П. Куликова
———— ——————
12.05.2005

Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Не делайте в журналах никаких подчисток, зачеркиваний и не пользуйтесь корректирующей жидкостью для исправления неверных записей.

Если при заполнении журнала вы случайно допустили ошибку, внесите исправление одним из следующих способов.
Если в журнале есть графа «Примечания». Вначале аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой, а ниже, в той же графе, сделайте правильную запись. В графе «Примечания» напишите: «Исправлено в графе такой-то», а ниже поставьте подпись с расшифровкой и дату по такому образцу:

Исправлено в графе 2
Куликова М.П. Куликова
12.05.2005 ————- —————-

Если в журнале нет графы «Примечания». В этом случае неверную запись зачеркивать не надо. Воспользуйтесь порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ниже напишите: «Запись за номером таким-то недействительна» и сделайте правильную запись.

Как хранить журналы

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на его обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения*(3). Они представлены в таблице на стр. 37. Если же вы ведете журналы, срок хранения которых официально не установлен, вопрос о том, как долго их хранить, решает руководитель организации.
На странице 42 вы найдете образцы основных журналов и книг по учету кадров. Ориентируясь на них, вы можете создать форму любого нужного вам журнала.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

—-T———————T———T———T———-T———-T———-T————T———T———T———¬
¦ N ¦Дата приема на рабо-¦Фамилия,¦Серия и¦Должность,¦Наименова-¦Дата и N¦Расписка ¦Получено¦Дата вы-¦Расписка ¦
¦п/п¦ту, заполнения тру-¦имя и¦ номер ¦профессия,¦ние места¦приказа ¦ответствен-¦за за-¦дачи на¦работника¦
¦ ¦довой книжки или¦отчество¦трудовой¦специаль- ¦работы (с¦(распоря- ¦ного лица,¦полнен- ¦руки ¦в получе-¦
¦ ¦вкладыша в нее ¦владель-¦книжки ¦ность ра-¦указанием ¦жения) или¦принявшего ¦ные ¦трудовой¦нии тру-¦
¦ +——T——-T——+ца тру-¦или ¦ботника, ¦структур- ¦иного ре-¦или запол-¦трудовые¦книжки ¦довой ¦
¦ ¦число ¦ месяц ¦ год ¦довой ¦вкладыша¦который ¦ного под-¦шения ра-¦нившего ¦книжки ¦при ¦книжки ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжки ¦в нее ¦сдал тру-¦разделе- ¦ботодате- ¦трудовую ¦или ¦увольне-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦довую кни-¦ния), ку-¦ля, на ос-¦книжку ¦вкладыши¦нии ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦жку или на¦да принят¦новании ¦ ¦в них¦(прекра-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦которого ¦работник ¦которого ¦ ¦(руб.) ¦щении ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заполнена ¦ ¦произведен¦ ¦ ¦трудово-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦трудовая ¦ ¦прием ра-¦ ¦ ¦го дого-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжка или¦ ¦ботника ¦ ¦ ¦вора) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вкладыш в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нее ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦10 ¦ 12 ¦ 05 ¦2005 ¦Шухова ¦ТК N¦Помощник ¦Юридичес- ¦Приказ от¦Куликова ¦75 руб. ¦ ¦Шухова ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Евгения ¦4356780 ¦юриста ¦кий отдел ¦12.05.2005¦ ¦30 коп. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Павловна¦ ¦ ¦ ¦N 39 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦11 ¦ 12 ¦ 05 ¦2005 ¦Кузнецов¦ТК N¦Помощник ¦Юридичес- ¦Приказ от¦Куликова ¦75 руб. ¦ ¦Кузнецов ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Иван ¦4356781 ¦юриста ¦кий отдел ¦12.05.2005¦ ¦30 коп. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сергее- ¦ ¦ ¦ ¦N 39 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦вич ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦12 ¦ 16 ¦ 05 ¦2005 ¦Поляков ¦ТК N¦Финансовый¦Финансовый¦Приказ от¦Куликова ¦ — ¦ ¦Поляков ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Николай ¦5184643 ¦директор ¦отдел ¦16.05.2005¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Петрович¦ ¦ ¦ ¦N 40 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———-

Мы обратились с вопросами к работодателям:
1. Какие книги и журналы ведет ваш отдел кадров?
2. Как они помогают вам в работе?

Евгений Кутузов, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург:
1. У нас крупная организация, и отдел кадров ведет довольно много (порядка 25) различных журналов. По учету персонала мы оформляем журналы регистрации приемов, переводов, увольнений, журнал учета поощрений и взысканий, журнал учета совместителей, книгу учета военнообязанных и призывников. По учету кадровой документации — журналы учета справок, личных дел, больничных листов, пропусков. Конечно, мы ведем и книгу учета движения трудовых книжек. Некоторые журналы ведутся у нас в электронном виде. Например, электронный журнал учета полисов ОМС.
2. Журналы и книги упрощают повседневную работу кадровиков и позволяют фиксировать все кадровые процессы, происходящие в организации.
Людмила Грохотова, заместитель генерального директора по персоналу ООО «Братиславский круг», г. Москва:
1. Мы ведем два журнала — журнал регистрации трудовых договоров и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. В сводный журнал регистрации трудовых договоров включаются сведения о дате приема сотрудника на работу, его должности и структурном подразделении, дате и номере трудового договора и приказа. Таким образом, при оформлении трудовых отношений в журнал сразу вносятся все необходимые данные, что значительно упрощает работу с остальными документами. А по книге учета и движения трудовых книжек очень удобно отслеживать увольнение сотрудников.

Журнал регистрации переводов работников

——T———-T————————————T———-T————————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О.¦ До перевода ¦Дата пере-¦ После перевода ¦
¦п/п ¦ +———T————T————-+вода +———T————T————-+
¦ ¦ ¦Табельный¦ Должность ¦Структурное ¦ ¦Табельный¦ Должность ¦Структурное ¦
¦ ¦ ¦ номер ¦(профессия)¦подразделение¦ ¦ номер ¦(профессия)¦подразделение¦
+—-+———-+———+————+————-+———-+———+————+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+—-+———-+———+————+————-+———-+———+————+————-+
¦ 31 ¦Зубов Иван¦ 55 ¦Грузчик ¦Склад N 1 ¦16.05.2005¦ 55 ¦Грузчик ¦Склад N 2 ¦
¦ ¦Юрьевич ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+———-+———+————+————-+———-+———+————+—————

Журнал регистрации приемов на работу

—-T———-T———T—————T———————T————T————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О. ¦Табельный¦Дата поступле-¦Структурное подразде-¦Должность ¦Трудовой договор, приказ¦
¦п/п¦ ¦номер ¦ния на работу ¦ление ¦(профессия)¦о приеме (дата, номер) ¦
+—+———-+———+—————+———————+————+————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+—+———-+———+—————+———————+————+————————+
¦12 ¦Плетнева ¦ 33 ¦ 29.04.2005 ¦ Секретариат ¦Делопроиз- ¦Трудовой договор от¦
¦ ¦Инна Пет-¦ ¦ ¦ ¦водитель ¦29.04.2005 N 80-ТД, при-¦
¦ ¦ровна ¦ ¦ ¦ ¦ ¦каз от 29.04.2005 N 66¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦о/к ¦
L—+———-+———+—————+———————+————+————————-

Журнал учета личных дел

—-T—————T—————T—————T————————-T———————¬
¦ N ¦N личного дела¦ Ф. И. О. ¦Табельный номер¦Структурное подразделение¦Должность (профессия)¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—————+—————+—————+————————-+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+—+—————+—————+—————+————————-+———————+
¦ 15¦ 15 ¦Боровиков Антон¦ 11 ¦ Администрация ¦Исполнительный дирек-¦
¦ ¦ ¦Андреевич ¦ ¦ ¦тор ¦
L—+—————+—————+—————+————————-+———————-

Журнал регистрации увольнений с работы

—-T———-T———T————T———————T————T—————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О. ¦Табельный¦Дата уволь-¦Структурное подразде-¦Должность ¦Трудовой договор, приказ об¦
¦п/п¦ ¦ номер ¦нения ¦ление ¦(профессия)¦увольнении (дата, номер) ¦
+—+———-+———+————+———————+————+—————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+—+———-+———+————+———————+————+—————————+
¦23 ¦Григорьева¦ 70 ¦25.05.2005 ¦Технический отдел ¦Уборщица ¦Трудовой договор от¦
¦ ¦Анастасия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦12.03.2003 N 133-ТД, приказ¦
¦ ¦Васильевна¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 25.04.2005 N 78 о/к ¦
L—+———-+———+————+———————+————+—————————-

Е. Ширимова,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

«Кадровое дело», N 5, май 2005 г.

————————————————————————-
*(1) Постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. N 69 утверждена также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которую должна вести бухгалтерия.
*(2) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.
*(3) Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2004 г. N 225).

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 30.03.2018, то нужно указать 30.03.2018. Никакие «30 марта» или «30.03.18» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2017».

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения

Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.

О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».

Итоги

Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф. И. О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.

Журнал учета персонала образец заполнения

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Оформляем журнал учета личных дел работников

№ личного дела6. № и дата трудового договора7. Подпись и дата получения8. Структурное подразделение9. № и дата приказа о назначении10. Дата поступления на работу11. № и дата приказа об увольнении12. Дата увольнения13. Примечание. В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.

Журнал учета персонала

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться. Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении.
Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника — должность не имеет значения. Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном — с помощью специальных компьютерных программ.
Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим. Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены.

Журнал учета кадров и его предназначение на предприятии

Кадровому отделу каждый день приходится обрабатывать большое количество разной документации. Это могут быть приказы, трудовые договоры, справки или же личные дела. Особенно непросто разобраться в этом массиве документации и вести учет.

Правильно отображать передвижение кадров поможет специальный журнал по учету кадров. О документе Журнал учета кадров ведется и лежит в отделении кадров организации. В нем содержатся данные на всех сотрудников по подразделениям в зависимости от структуры компании и числа работников.

Понятие В журнале учета кадров отображается информация касающееся всех видов приказов, выданных на сотрудников компании. Это могут быть приказы об увольнении или зачислении на работу, а также о назначении на новую должность и т.д. Для чего он Как правило, любой кадровый оборот документации имеет ряд нюансов:

  • Длительность сроков хранения документов имеет разные значения.

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Как учитывать рабочее время Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Книга учета персонала (образец заполнения)

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все.

Правила оформления журнала учета личных дел работников

Процесс хранения электронной документации должен проходить в соответствии пунктам 2.30-2.33 приказа Министерства культуры Российской Федерации №526. В случае если журнал имеет бумажную форму, то, следует озаботится его сохранностью. Для этого его нужно подшивать и скреплять специальной печатью.


На наклейке с заверительной надписью отображаются данные сообщающие о:

  • Количестве листов, которые были прошиты;
  • Должность, инициалы и фамилия лица занимающегося заверением документа (как правило, это руководитель предприятия или же должностное лицо, назначенное специальным локальным приказом);
  • Подпись уполномоченного лица.

В целом сам журнал можно приобрести в обычной типографии или же в узкоспециализированном канцелярском магазине. Правила ведения Как уже было отмечено, унифицированного образца журнала учета кадров законодательство не предлагает.
Книга учета персонала (наименование организации) Начата 00.00.0000Окончена 00.00.0000 ┌───┬─────────────┬──────────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┐ │ N │ Наименование│Фамилия,│ Табельный│Приказ│Примечание│ │п/п│должности│инициалы│номер│о назначении││ ││ по штатному │ работника

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит