Внутренняя опись документов личного дела, опись личных уволенных работников образец

Содержание
  1. Внутренняя опись документов личного дела
  2. Для чего нужна опись
  3. К каким личным делам должна составляться опись
  4. Кто должен составлять документ
  5. Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
  6. Как оформить опись документов личного дела
  7. Образец составления описи документов личного дела
  8. Что делать с описью после увольнения сотрудника
  9. Опись личных уволенных работников образец
  10. Опись трудовых договоров уволенных работников образец
  11. Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?
  12. Подготовка кадровой документации для дальнейшего архивного хранения
  13. Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018
  14. Как хранятся трудовые договоры?
  15. Опись трудовых договоров уволенных работников образец
  16. Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации
  17. Нормативная база
  18. Правила ведения и оформления
  19. Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года
  20. Внутренняя опись
  21. Сколько хранить и где
  22. Образец внутренней описи личного дела уволенного работника
  23. Внутренняя опись документов личного дела
  24. Образец заполнения описи документов в личном деле работника
  25. Опись документов в личном деле работника — образец
  26. Личное дело сотрудника
  27. Личное дело работника
  28. Что входит в личное дело работника: 11 основных документов
  29. Формирование личного дела работника
  30. Внутренняя опись личного дела
  31. Правила составления описи личного дела работника
  32. Образец внутренней описи личного дела уволенного работника

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Опись личных уволенных работников образец

ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, ВКЛЮЧАЮЩАЯ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА УВОЛЕННЫХ РАБОТНИКОВ

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Отдел кадров УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела кадров Подпись В.С.Селеменя 14.04.2007 Опись № 3 л/с-2006 Отдел кадров

п/п
Индекс дела
(тома, части)
Заголовок дела
(тома, части)
Дата дела
(тома, части)
Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме-чание
1 2 3 4 5 6 7
1 3-2 Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение) 02.01.2006 31.12.2006 154 75 лет
2 3-9 Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 2006 15 75 лет
3 3-9 То же. С буквы «Ц» по
букву «Я». Т.2
2006 10 75 лет
Личные дела уволенных работников
4 57 Алексейчиков Андрей Петрович 30.12.1999
20.12.2006
25 75 лет
5 153 Бирюков Владимир Олегович 10.02.2001
15.11.2006
38 75 лет
12 54 Федосов Владимир Васильевич 15.05.1999 03.10.2006 18 75 лет
Невостребованные
трудовые книжки
13 Адамович Игорь Васильевич 10.12.2006 50 лет После уволь-нения

В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
12.04.2007
СОГЛАСОВАНО
Зав. канцелярией
Подпись Н.А.Кохан
13.04.2007
Передал 14 (четырнадцать) дел по личному составу.
Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
15.04.2007
Принял 14 (четырнадцать) дел по личному составу.
Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская
15.04.2007

* Переносится из номенклатуры дел.

** В представленном примере предполагается, что приказы по личному составу ведутся в кадровой службе.

*** Переносится из книги учета личных дел.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского института документоведения
и архивного дела, кандидат исторических наук

Для более детального изучения см. Пособие

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Не­обходимо составлять лист-заверитель, оформлять обложку дела. Крайними датами дела являются даты первого и последнего протокола заседаний комиссий. Если протоколы сгруппированы в нескольких томах, то в заголовке дела на обложке указывайте номера протоколов, а также номер тома. Пример оформления обложек смотри­те в рубрике «Полезная практика» на с. 26 журнала. Личные карточки уволенных работников Личные карточки уволенных работников груп­пируются в дела по году увольнения работников. В деле личные карточки систематизируйте по ал­фавиту фамилий. Внутри одной буквы алфавита карточки систематизируются по алфавиту второй буквы фамилий. Например, сначала в деле распо­лагаются все карточки на букву «А», потом на бук­ву «Б» и т.д. Как правило, на одну и ту же букву в деле содержится несколько карточек. В таком слу­чае карточки внутри буквы «А» располагаются по алфавиту по второй букве фамилии.

Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?

Уверенность в правильности рекомендации придает тот факт, что при прекращении деятельности организации негосударственной формы собственности или государственной организации, не имеющей право­преемника или вышестоящей организации при передаче документов в городской или районный архив на государственное хранение, требуется среди документов 75-летнего срока хранения пере­дать также трудовые договоры и контракты. Автор считает это требование городских и рай­онных архивов правильным, так как трудовые дого­воры и контракты в дальнейшем могут послужить основанием для выдачи гражданам справок соци­ально-правового характера, подтверждающих факт, место и стаж работы гражданина в организации. Если трудовые договоры и контракты включе­ны в состав личных дел, тогда они просто распо­лагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

Подготовка кадровой документации для дальнейшего архивного хранения

  • фиксация поступления документов;
  • быстрое ознакомление с историей трудовой деятельности работника;
  • фиксация изъятия и возврата документов.

Составляем опись Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации. В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне. Скачать форму описи документов Опись может состоять из одного или нескольких листов.

Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018

Как хранятся трудовые договоры?

К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее. По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него.
Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.


По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения.

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Если же на работника не заведено личное дело, можно рекомендовать формировать трудовые договоры и контракты по году окончания срока действия кон­тракта. Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным. Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.


В связи с этим в каждом деле следует со­ставить внутреннюю опись документов по форме, предусмотренной для всех категорий документов с 75-летним сроком хранения. В разделе «Заголо­вок дела» будут указаны фамилия, имя, отчество работника. Все остальные элементы оформления дела соответствуют общепринятым нормам, о ко­торых мы рассказывали выше.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19.

Темы:

  • Кадровое делопроизводство
  • Хранение документов
  • Вопрос Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив? Приказы по личному составу знаю как сшивать и делаю это ежегодно, а вот трудовые договора не знаю как. У меня два варианта: — сшивать вместе с приказами по личному составу; — сшивать трудовые договора в отдельную папку. Ответ Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора.

    Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

    Срок хранения этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее — Типовой перечень) — 75 лет. Помимо вышеперечисленных документов длительному хранению (сроки хранения указаны в Типовом перечне) подлежат: списки личного состава, в том числе работающих на производстве с вредными условиями труда; акты несчастных случаев, связанных с производством; штатные расстановки, книги учета приема, увольнения и перемещения работников и др. Документы передаются в архив организации, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) (далее —Правила), по сдаточной описи установленной формы.
    Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.
    Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; обращается внимание на правильность оформления документов. Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов). Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, систематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

    Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

    Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

    Нормативная база

    Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

    При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

    1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
    2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
    3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
    4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
    5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
    6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

    Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

    • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
    • Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
    • Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
    • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

    Правила ведения и оформления

    В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

    Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

    Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

    По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

    Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

    • оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
    • собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
    • увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

    Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

    Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

    Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

    Внутренняя опись

    Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

    Сколько хранить и где

    В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

    Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

    Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

    Образец внутренней описи личного дела уволенного работника

    Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. Как составлять внутреннюю опись документов личного дела На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

    Внутренняя опись документов личного дела

    Впрочем, это не касается государственных и муниципальных служащих. На них личные дела заводятся в обязательном порядке. Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих.

    Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, — непродуктивно. Следует подчеркнуть, что закон не обязывает, но и не запрещает частным предпринимателям иметь в своей компании архив дел сотрудников.

    Единственное условие: в случае принятия в организации системы ведения дел работников, она должна быть закреплена локальным нормативным актом предприятия.

    Образец заполнения описи документов в личном деле работника

    В 2017 году только сотрудник, назначенный приказом вести личные дела, может вносить в них изменения. В его отсутствие данную процедуру может осуществлять назначенный приказом руководителя временно исполняющий обязанности. Все прочие сотрудники отдела кадров не имеют право работать с личными делами.

    Опись документов в личном деле работника — образец

    Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами. Образец внутренней описи личного дела представлен ниже: Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец Порядок регистрации и учета личных дел в 2017 году подробно прописывается в соответствующем локальном нормативном акте предприятия (приказе). По сложившейся практике принято заводить книгу или журнал учета личных дел.

    Каждому делу присваивается номер согласно хронологическому порядку их заведения. Этот же номер проставляется и в самом деле. Данный журнал является единственным документом, по которому осуществляется нумерация дел. В данном журнале могут содержаться и краткие сведения об этом деле: номер, фамилия и инициалы сотрудника, дата формирования, дата закрытия, дата передачи в архив или в другую организацию.

    Личное дело сотрудника

    Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

    • название юридического лица;
    • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
    • номер;
    • фамилия, имя, отчество работника;
    • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
    • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
    • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
    • срок хранения.

    Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав).

    Личное дело работника

    • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
    • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

    Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

    Что входит в личное дело работника: 11 основных документов

    Это может быть приказ или распоряжение, которые регламентирует правила заполнения, ведения, обращения и хранения личных дел. Кроме того, этот акт должен определять ответственность за сохранность персональных данных каждого сотрудника. Читайте по теме в электронном журнале Опись личного дела работника Все необходимые для поиска и идентификации сведения должны в 2017 году содержатся на обложке (титульном листе) папки, в которой хранится личное дело работника.
    ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регламентирует требования к их оформлению. Так, согласно положениям этого документа на самом верху располагаются строчки, которые заполняются сотрудниками государственных или муниципальных архивов в момент приема дел на хранение. Это могут быть код организации, код государственного архива и его наименование.

    Формирование личного дела работника

    Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

    1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
    2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

    Документ должен содержать в себе ряд сведений:

    • наименование предприятия,
    • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
    • список описываемых документов,
    • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

    К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

    Внутренняя опись личного дела

    Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы.

    • Документы, издаваемые самим работодателем, а также подтверждающие изменение у работника персональных данных, например, приказ о приеме на работу, иные приказы, например, о переводе на другую должность, в другой отдел, о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении.
    • Кадровая справка.
    • Трудовой договор и возможные дополнительные соглашения к нему.
    • Листы, подтверждающие прохождение работником аттестации.
    • Свидетельства, справки и иные документы, подтверждающие изменение личной информации о сотруднике.
    • Должностные инструкции, с отметкой об ознакомлении с ними сотрудника.
    • Внутренняя опись.

    Какие документы не подшиваются? В состав дела подшивают наиболее важные документы работника и документы предприятия большого срока хранения (не менее 75 лет).

    Правила составления описи личного дела работника

    ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

    Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.
    Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него. Обязательными для отображения являются следующие элементы:

    • По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации.
    • Еще ниже, также по центру указывается наименование отдела предприятия, где работает человек. Важно после указанной строчки оставить немного места, для уточнения указанной информации, при смене сотрудником отдела.

    Образец внутренней описи личного дела уволенного работника

    ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ. Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст.

    238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит