Правила заполнения хранения трудовых книжек, правила заполнения хранения трудовых книжек

Содержание
  1. 14. Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения.
  2. Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2017 в РФ
  3. Для чего существует трудовая книжка?
  4. Законодательство о трудовых книжках
  5. Правила оформления
  6. Ответственные за ведение ТК
  7. Как должны храниться?
  8. Правила заполнения трудовых книжек 2016-2017
  9. Ведение трудовой книжки ИП
  10. Ошибки
  11. Копия трудовой книжки
  12. Дубликат
  13. Вкладыш
  14. Правила ведения и хранения трудовых книжек – практические нюансы
  15. Что представляет собой трудовая книжка
  16. Необходимость в трудовой книжке
  17. Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК
  18. Правила ведения трудовых книжек
  19. Правила хранения трудовых книжек: сроки
  20. Ключевые моменты оформления ТК
  21. Основные правила ведения трудовых книжек
  22. Особенности заполнения
  23. Внесение сведений о работе
  24. Получение дубликата и вкладыша
  25. Особенности хранения
  26. Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения

14. Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о труд. деятельности и труд. стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения труд. книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Работодатель (за искл. работодателей — физ. лиц) обязан вести труд. книжки на каждого работника, проработавшего в орг-ции свыше 5 дней, в случае, если работа в этой орг-ции является для работника основной. В труд. книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на др. постоянную работу (в течение недели со дня издания приказа) и об увольнении работника (в день увольнения), а также основания прекращения труд. дог-ра и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в труд. книжку не вносятся, за искл. случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в труд. книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Труд. книжки ведутся на гос языке РФ, а на тер-рии республики в составе РФ, установившей свой гос. язык, оформление труд. книжек может наряду с гос. языком РФ вестись и на гос. языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию труд. книжки или заверенную в установленном порядке выписку из труд. книжки.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

С каждой вносимой в книжку записью о выполняемой работе, переводе на др. постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в труд. книжку.

Труд. книжка заполняется в порядке, утверждаемом Мин-вом труда и соц. развития РФ.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: о времени военной службы, службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Хранение: Бланки труд. книжки и вкладыша в нее хранятся в орг-ции как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение труд. книжек, обязано представить в бухгалтерию орг-ции отчет о наличии бланков труд. книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные труд. книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы орг-ции. Испорченные при заполнении бланки труд. книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Труд. книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе орг-ции отдельно от остальных труд. книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве орг-ции в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2017 в РФ


Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

  • Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
  • для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
  • для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Летопись российского персонального трудового документа в видео:

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления.

2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов.

3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Документ содержит образец трудового документа и вкладыша. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов.

4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Документ содержит строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей к ним) и алгоритм исправления допущенных ошибок.

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в статье.

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано здесь.

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

Требования Правила заполнения Примечания
Порядковый номер Собственный порядковый номер присваивается каждой записи
Даты Записи всех дат делают только арабскими цифрами по следующему формату: ХХ — число, ХХ — месяц, ХХХХ — год Например, при указании в документе даты 9 апреля 2017 года, запись должна выглядеть так: 09.04.2017
Цвет чернил Записи вносятся при помощи перьевой, шариковой, гелевой авторучки с использованием световодостойких чернил, пасты, геля Чернила должны быть фиолетового, черного либо синего цвета
Сокращения Сокращения в персональных трудовых документах использовать нельзя.
Записи следует вносить аккуратно, корректно и полностью
Язык Записи в персональных трудовых документах следует вести на русском языке В республиках РФ в 2016-2017 по правилам заполнения трудовых книжек для внесения записей может быть использован язык республики, если он установлен официально
Соответствие записи приказу Нижеперечисленные сведения вносятся в персональные трудовые документы в строгом соответствии с приказами руководителя:

  • о приеме на работу,
  • об увольнении,
  • о переводе при смене должности либо места работы,
  • об изменении квалификации специалиста,
  • о поощрении, награждении
Указываются номера и даты соответствующих приказов
Сроки внесения В трудовую книжку сотрудника, работающего более, чем пять дней в организации, уполномоченным лицом должны быть своевременно внесены все необходимы записи.

Если человек только начинает свою трудовую деятельность, и трудовая книжка ему оформляется впервые, сделать это нужно не позднее, чем в течение семи дней с момента начала трудовых отношений.

Сведения при увольнении работника вносятся непосредственно в день увольнения

При условии, что это для него основное место работы, и отношения оформлены по трудовому договору
Состав сведений
  • личные сведения,
  • вид выполняемой сотрудником работы,
  • перевод,
  • увольнение, причина увольнения,
  • информация о поощрениях, вознаграждениях
Ознакомление работников организации с записями 1. Сотрудники должны обязательно быть ознакомлены с внесенными в персональные трудовые книжки записями. После ознакомления с записями, сотрудник ставит подпись в личной карточке, где дублируются записи трудовой книжки

2. После того как отношения в рамках трудового договора завершены, записи, внесенные в ТК, заверяются. Далее ставится подпись руководителя, подпись сотрудника и печать организации

3. После заполнения титула сотрудник расписывается, тем самым подтверждая корректность внесённых сведений. Роспись ставится также на титуле вкладыша и дубликата

Ответственные за ведение ТК

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

В случае ненадлежащего ведения ТК уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться?

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где размещаются в специальных лотках или ящиках ТК сотрудников.

Сведения о принятых, выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Это журнал оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров.

Наименование документа Сроки хранения
Невостребованные трудовые книжки Не выданные работникам персональные трудовые документы хранятся в организации на протяжении семидесяти пяти лет
Книга учёта Данный документ хранят семьдесят пять лет

Правила заполнения трудовых книжек 2016-2017

Оформление титульного листа

  1. Фамилия, имя, отчество работника вносится полностью согласно паспортным данным.
    Если сотрудник сменил фамилию за время работы, то уполномоченное лицо вносит необходимое исправление на основании паспорта или свидетельства, подтверждающего факт смены фамилии.

Следует перечеркнуть прежние данные одной чертой и вписать новые. На внутренней стороне обложки делается запись, указывающая на документ, который служит основанием для корректировки личных данных, ставится подпись, печать.

  • Дата рождения – значение записывается так: число.месяц.год.
  • Образование. Сотрудник предоставляет документ об образовании, к примеру, диплом, на основании которого специалист вносит сведения в персональный трудовой документ. При получении работником какого-либо дополнительного образования сведения дополняются без зачеркиваний.
  • Специальность работника записывается в именительном падеже. Если работник занимает должность, требующую особых знаний, навыков и подготовки, то специалисту следует сделать отметку о наличии дополнительных документов, подтверждающих необходимую квалификацию.
  • Дата заполнения. После принятия сотрудника в штат документ заполняется в пятидневный срок.
  • Печать организации, подпись ответственного лица с обязательной расшифровкой, подпись владельца ТК.
  • Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

    Запись при приёме на работу

    • Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
    • В первой графе ставится порядковый номер записи.
    • Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
    • В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
    • В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

    Перевод

    Если работник переводится из внешней организации, то сведения о переводе вносятся в ТК так:

    1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
    2. Затем делается запись о приёме на новое место.

    При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

    • поставьте номер записи в первой графе;
    • во второй графе укажите дату перевода;
    • в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
    • в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

    Увольнение

    Запись об увольнении:

    • в 1-й графе укажите номер записи;
    • во 2-й графе — дату увольнения сотрудника;
    • внесите запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ в 3-ю графу;
    • сделайте отметку о приказе об увольнении сотрудника в 4-й графе и укажите его дату и номер. Здесь же необходимо поставить печать и подпись уполномоченного лица;
    • увольняемого сотрудника необходимо ознакомить с записью, что он удостоверяет своей подписью.

    Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

    Совместительство

    Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

    Индивидуальный предприниматель (ИП) — это юридическое лицо или физическое? Разъясняем здесь.

    Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: https://svoedelo-kak.ru/kadry/personal/autsorsing.html.

    Ведение трудовой книжки ИП

    Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

    Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

    1. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
    2. В первой графе поставьте номер записи.
    3. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
    4. В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
    5. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

    Ошибки

    Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

    • 1. Как внести исправления в сведениях о работе
    • 2. Как внести исправления на титульном листе
      ТК

    1. Запишите номер записи в 1-й графе.
    2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
    3. Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
    4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
    5. Внесите новую запись в 3-ю графу.
    6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

    О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

    Копия трудовой книжки

    Как заверить копию?

    Дубликат

    Дубликат — это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

    Как получить дубликат

    Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

    Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

    Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

    1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
    2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
    3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

    Вкладыш

    Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

    Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

    Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

    Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам — это основа процветания и успеха бизнеса.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек – практические нюансы

    Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

    Что представляет собой трудовая книжка

    Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

    Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

    Необходимость в трудовой книжке

    1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
    2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
    3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

    Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

    Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

    1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
    2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
    3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
    4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

    Правила ведения трудовых книжек

    То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

    1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
    2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
    3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
    4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
    5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
    6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
    7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
    8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
    9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
    10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

    Правила хранения трудовых книжек: сроки

    Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

    1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
    2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
    3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

    Ключевые моменты оформления ТК

    Титульный лист

    Содержит персональную информацию о работнике:

    1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
    2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
    3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
    4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

    Сведения о приеме на работу:

    1. Проставляется порядковый номер записи.
    2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
    3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
    4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

    Записи о переводах:

    • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
    • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
    • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

    Увольнение:

    • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
    • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
    • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.

    Основные правила ведения трудовых книжек

    Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году являются обязательными для исполнения, а информация об этом включена в постановление правительства. Ведение трудовых книжек – это требование, которое должны соблюдать все компании или частные предприниматели, дающие работу людям. Если же при приеме на работу трудовая книжка не заполняется, то это является нарушением, а работодатель может быть привлечен к ответственности.

    Нарушение порядка ведения трудовых книжек невыгодно также для работника. Дело в том, что отсутствие этого документа делает невозможным подсчет реального стажа, а это негативно повлияет на размер пенсии. Именно поэтому нужно, чтобы каждый работник прочитал постановление правительства и другие нормативно-правовые акты, которые регулирует процесс ведения этого документа. Какие правила заполнения трудовых книжек сегодня действуют в Российской Федерации? Что нужно знать, чтобы соблюдать все требования учёта и не допускать ошибок? Давайте разберемся.

    Трудовая книжка – это бумага, куда вносятся все сведения о трудовой деятельности гражданина. Ее должен иметь каждый человек, который достиг определенного возраста и устраивается на работу. Также она используется при начислении ими пенсии. Компаниям этот документ нужен для того, чтобы правильно рассчитывать отчисления. Образец заполнения можно найти в Интернете, а что касается хранения и выдачи, то правильным будет почитать постановление правительства и положения различных законов, которые регулируют особенности труда.

    Особенности заполнения

    Как мы уже сумели выяснить, в этот документ вносится информация различного характера. Тем не менее, существуют правила заполнения трудовой книжки, а поэтому их необходимо учитывать, независимо от того, какие записи в нее вносятся.

    Итак, основными правилами считаются:

    • информация должна вноситься исключительно на государственном языке;
    • записи должны делаться ручкой любого типа черного, синего или фиолетового цвета;
    • запрещено использовать в них сокращения или аббревиатуры.

    Что касается первого пункта, то здесь есть определенные исключения. Так, если компания размещена в одном из субъектов России, в котором действуют свои правила и нормы касательно государственного языка, то допускается заполнение трудовой книжки на двух языках, один из которых должен быть русским. Использовать можно ручки следующих типов: гелевые, обычные шариковые и даже перьевые.

    Все записи должны вносится в полном виде, а поэтому не допускаются никакие сокращения. Даже если разрешено использовать различные сокращения в других документах, в книжках нужно писать все слова полностью. Даты указываются в стандартном виде. Касаемо этого правила предусмотрены определенные исключения. Так, даты могут указываться комбинацией цифр и букв, что зависит от типа бланков, на которых происходит ведение трудовых книжек. Поскольку использование этих бланков не запрещено, то никаких проблем с заполнением и внесением записей не будет. В этом конкретном случае допускается использование сокращения при написании года.

    Помимо всего прочего, каждая запись в документе должна иметь свой номер. При этом также предусмотрены определенные исключения. Допустим, информация о компании не должна иметь свой номер. Отметим, что вкладыш должен быть заполнен по общим правилам. В некоторых компаниях нет отдела кадров или отдельного сотрудника, который бы занимался оформлением различной документации. В этом случае ответственным за ведение трудовых книжек является директор ил бухгалтер.

    Внесение сведений о работе

    При заполнении трудовой книжки информация о работе является одной из наиболее важных. Для того чтобы понять, как правильно это делать, нужно посмотреть правила ведения трудовых книжек в РФ на 2019 год.

    При приеме на работу делаются определенные записи в документ. Отметим, что сюда должны вноситься не только название компании, но также и другая информация. Так, распоряжением правительства работодатели приняли определенные обязательства, в том числе, в трудовую книжку вносятся сведения такого характера: дата приема, специальность. Также нужно фиксировать любые изменения, связанные с трудовой деятельностью гражданина в рамках компании.

    Порядок заполнения трудовых книжек предусматривает 4 строки в разделе о работе:

    • номер записи;
    • дата;
    • описание действия;
    • уточнение бумаги, которая является основанием для приёма на работу или выполнения другого действия (обязательно должны фиксироваться номер и серия приказа, распоряжения или другого документа).

    Если гражданин служил в армии до приема на работу, то эта информация также должна отражаться в трудовой книге. Записи в этом случае вносятся в трудовую книжку на основании военного билета. Некоторые люди одновременно работают в нескольких местах, что не запрещено законом. Наличие записи в трудовой книжке является обязательным, а вносить ее должен ответственный сотрудник той компании, кто предоставляет основную работу.

    За достижения в деятельности человек может быть награжден чем-то. Примеры этих наград – грамота, присвоение звания и прочее. Наличие наград также нужно фиксировать в документации.

    Получение дубликата и вкладыша

    Иногда гражданин может слишком часто менять работу или иметь огромный стаж, а поэтому места для новых записей в трудовой книжке не останется. В таком случае, он должен получить специальный вкладыш, который будет прикреплен к основному документу. Отметим, что сам по себе вкладыш не может использоваться. После того как на нем будет поставлена печать и указана дата создания, он может использоваться вместе с трудовой книжкой.

    Также некоторым работникам может потребоваться дубликат. Независимо от основания оформления дубликата, крайне важно перенести в него все сведения и записи, которые были в книжке. То есть, если она есть в наличии, то данные просто переписываются. Однако бывает и такое, что трудовая книжка утеряна. В таком случае, придется собирать различные документы, которые смогут подтвердить наличие трудового стажа.

    Отметим, что записывать что-либо в дубликат можно только в том случае, если есть документальное потверждение каждого слова. В противном случае, указывать что-либо в трудовой книжке запрещено. Даже если человек уверен в каких-то сведениях, но не может найти подтверждение, то их придется игнорировать. На бланке дубликата обязательно должна быть соответственная отметка, а также данные работника (ФИО, дата рождения и прочее).

    Получение дубликата на 2019 год имеет следующие особенности:

    • его выдача осуществляется там, где гражданин был последний раз оформлен официально;
    • он выдается тогда, когда записи в трудовой книжке признаются недействительными;
    • он требуется, если основной документ больше не может использоваться;
    • если все документы работников пришли в непригодность.

    Первый случай наступает, когда человек теряет документ. Чтобы получить дубликат, ему нужно написать заявление и подать его в последнюю компанию, где он работал. В документ вносятся все доступные записи, а также показывается общий стаж, который гражданин получил за все годы работы.

    Если какая-то запись признается недействительной, то человек может получить дубликат. Однако для этого также нужно оформить заявление. В копию документа будут вписываться все сведения, которые были внесены в книжку, кроме того, которая была признана недействительной.

    Случается так, что вследствие ЧП на заводе (пожар, наводнение и т. д.) пропадают трудовые книжки всех сотрудников. В таком случае, придется выдавать постановление и заполнять дубликаты всем гражданам.

    Особенности хранения

    Учет и хранение трудовых книжек осуществляется в отделе кадров. Если его нет, то за это ответственен руководитель или другой работник. Поскольку эти документы имеют статус строгой отчетности, то их хранение должно осуществляться по определенным правилам. Так, чтобы фиксировать любые изменения или движения книжек, заводится специальный журнал. Это позволяет обеспечить ведение учета и контроль всех действий, связанных с этой документацией. Более того, в журнале фиксируются данные не только о текущих работниках, но и о людях, которые ранее занимали какую-то должность в компании и были официально трудоустроены.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек требуют наличие журнала, к которому также выдвигаются определенные требования. Каждая страница должна иметь номер и печать главы компании. Что касается учета всей документации, связанной с работниками, то она проводится ответственным бухгалтером.

    При приёме на работу и во время нахождения сотрудника на своей должности, книжка находится в отделе кадров. Если для каких-то целей она потребуется человеку, то он может ее получить. Однако для этого нужно написать расписку и указать срок, на который ему нужен документ.

    Важно! Когда гражданин прекращает свою деятельность в организации, трудовая книжка ему возвращается. Это также фиксируется в журнале, а работник должен подтвердить факт получения своей подписью.

    Иногда человек может забыть или по другим причинам не забрать книжку. В такой ситуации, отдел кадров будет хранить ее у себя 2 года. По истечению этого срока документ направится в архив, где отдельно ведется учет всех бумаг. Там она будет находиться следующие 75 лет.

    Для учета трудовых книжек нужно использовать основные требования законодательства. Все детали можно узнать в Трудовом кодексе. Также необходимо почитать постановление, чтобы понять, на ком лежит ответственность за ведение этой документации. Отметим, что контролировать этот процесс важно для обеих сторон. Работодатель за неправильное ведение трудовых книжек может быть оштрафован. В самых тяжелых случаях возможен запрет на его деятельность. Что касается работника, то он должен следить за правильностью оформления документов, чтобы начислялся стаж. Иногда встречаются ситуации, когда работодатель не занимался ведением учета, а человек терял отработанные годы, что выливалось в уменьшение размера пенсии.

    Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения

    Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

    В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера

    Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 16 настоящей Инструкции.Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные — не менее 50 лет.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит