Личные дела сотрудников: состав, формирование, хранение, личные дела сотрудников состав формирование хранение

Содержание
  1. Личные дела сотрудников: состав, формирование, хранение
  2. ЛИЧНЫЕ дела сотрудников.docx
  3. ВВЕДЕНИЕ
  4. 1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
  5. 1.1 Формирование личных дел работников
  6. Личные дела сотрудников: порядок формирования и работы с ними
  7. Для чего ведут личное дело
  8. Подробности и особенности составления инструкции
  9. Формирование личного дела сотрудника
  10. Состав личного дела
  11. Оперативное хранение личных дел
  12. Как формируется и хранится личное дело сотрудника в госучреждении в 2019 году
  13. Состав личного дела работника
  14. Хранение
  15. Как формируется и ведется личное дело работника
  16. Формирование личного дела сотрудника
  17. Журнал регистрации
  18. Оформление ЛД
  19. Порядок выдачи
  20. Хранение личных дел
  21. Формирование личного дела: видео

Личные дела сотрудников: состав, формирование, хранение

ЛИЧНЫЕ дела сотрудников.docx

по предмету «Делопроизводство»

на тему: «ЛИЧНЫЕ ДЕЛА СОТРУДНИКОВ: СОСТАВ, ФОРМИРОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ»

1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 4

1.1 Формирование личных дел работников 5

2. ДОКУМЕНТЫ, СОСТАВЛЯЮЩИЕ ЛИЧНОЕ ДЕЛО 9

2.1 Автобиография 11

2.4 Характеристика 15

2.5 Личный листок по учету кадров 15

3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ 19

3.1 Хранение и учет личных дел работников 20

3.2 Выдача личных дел работников во временное пользование 22

3.3 Оформление личных дел работников при передаче в архив 24

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27

ВВЕДЕНИЕ

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Личные дела ведутся по желанию организации и учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. [1]

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом.

Целью данной работы является разобрать для чего необходимо вести личное дело работника. Для этого разберем, из чего состоит личное дело сотрудника.

1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» [1].

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. №300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. №429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся [2]:

  • на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
  • работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал) , так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

1.1 Формирование личных дел работников

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

  • личный листок по учету кадров или анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
  • автобиография;
  • копии документа об образовании;
  • трудовой договор (второй экземпляр);
  • договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
  • характеристики (рекомендательные письма);
  • заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
  • выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
  • выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
  • выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

  • список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
  • выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

  • подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
  • характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • военный билет;
  • документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
  • документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. [5].

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

Личные дела сотрудников: порядок формирования и работы с ними

После того, как новый работник поступил на работу, на него заводят личное дело, в котором копятся информационные данные о нем, то есть сведения о его характере, личностных чертах, персональных данных и трудовых особенностях. Это необходимо с целью обеспечения формирования общего представления о нем, а также для простоты процесса его дальнейшего трудоустройства. Рассмотрим, что такое личное дело работника, а так же порядок формирования его состава и тонкости контроля за этим процессом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
Это быстро и бесплатно !

Для чего ведут личное дело

Путем ведения личного дела работодатель проводит объективную оценку и анализ труда работника, а сам сотрудник имеет возможность знать о собственных трудовых достижениях. Таким образом, личное дело содержит отрезки информации и биографии персонала, собирая их в единое целое. Оно представлено рядом документационных данных, отражающих четкие сведения трудового плана. Ведение таких дел актуально для административных сотрудников, рядовых специалистов и представителей руководящих должностей.

Обратите внимание: сохранность документации находится под ответственностью служб, несущих функционирование по выполнению всех операций, связанных с архивной работой.

Руководитель фирмы – лицо, обеспечивающее сотрудника работой и формирующий дело на него, ведет контроль правильности составления всех необходимых для этого бумаг. В той или иной компании действует определенная инструкция, на основании которой устанавливается порядок данной процедуры. Личное дело включает в себя все бумаги, имеющие важность для работодателя и для сотрудника. Закладывание этого «фундамента» в формирование личного дела стартует с момента подписания сотрудником трудовых отношений с работодателем и издания приказа.

Подробности и особенности составления инструкции

Далее мы рассмотрим, что такое ведение личных дел сотрудников, порядок формирования, оформления и работы с ними. В инструкции детально рассмотрен порядок, в котором формируются и хранятся личные дела сотрудников, а также определены тонкости. Положения данной инструкции распространены на порядок, установленный для рабочего процесса. Есть определенные пункты, включенные в инструктаж, соблюдение и своевременность выполнения которых приведет к качественной работе в рамках фирмы, а также к оптимизации времени и использования ресурсов персонала.

Общие положения

В этом пункте указываются базовые понятия, которые имеют отношение к ведению дел личного характера. Представлены основные особенности инструкции и требований к ее соблюдению. Данная инструкция – это перечень требований в плане дел, связанных с выполнением работниками определенного труда. Она имеет место быть при трудоустройстве в совершенно любой сфере, не зависимо от специфики занятости.

Обратите внимание: личное дело представлено набором документационных сведений, в которых отражена информация не только о сотруднике как о личности, но и об особенностях труда – заслугах, особых достижениях, изобретениях. Эти достижения распространяются на все сферы деятельности работника.

Делами с данным типом документации занимается служба, которая функционирует на каждом предприятии относительно крупного масштаба. Занимается ведением таких дел квалифицированный специалист.

После рассмотрения общих понятий необходимо перейти к оперированию ими с практической точки зрения. Рассмотрим данные о составе документации и о требованиях, которые традиционно предъявлены к ее хранению.

Состав документации

Мы уже говорили, личное дело – это перечень сведений о том или ином сотруднике. Оно, в первую очередь, содержит определенный список документации, которую важно принять во внимание. Далее, рассмотрим, какие документы должны участвовать в составлении личного дела сотрудника. Для их сбора проводится несколько мероприятий, направленных на упорядочивание информации. Они связаны непосредственно с описью и другими элементами ведения документации. Если дело ведется для представителей специфических должностей, а также в некоторых определенных ситуациях, то есть новый перечень документов, который можно принять во внимание в ходе формирования личного дела.

Документы, которые должны быть в личном деле сотрудника:

  • листы аттестации с характеристиками;
  • списки заслуг;
  • договоры с сотрудниками фирмы;
  • другие документы, предусмотренные законом.

Обратите внимание: есть определенная хронологическая последовательность, в которой и включаются документы в состав личного дела работника.

При составлении личного дела работника важно понимать, что есть перечень сведений, не имеющих отношение к общему делу работника:

  • документы об отпусках;
  • справки;
  • данные о семейном составе и зарплате;
  • прочие документы, предполагаемые законом.

Список документов, казалось бы, прост и понятен, но стоит уделить внимание требованиям, предъявляемым к хранению и оформлению документационных сведений.

Требования к ведению документации

В рамках формирования общих данных, имеющих отношение к личному делу сотрудника, происходит формирование некоторых информационных сведений, отраженных в бумагах. Она имеет в себе сведения о том, какие у документации названия. Листы формируются и нумеруются по отдельности от включенных в личное дело элементов.

Личный листок

Личный листок — это один из главных документов, участвующих в личном деле. Он оформляется по Приложению 2. Заполняет его сотрудник, который поступает на службу в компанию. Важно знать, что в документе не должно быть ошибочных данных и исправлений. Специалист по работе с кадрами осуществляет контроль заполнения личного листка.

Перечень требований к личному листку:

  1. Предоставление исчерпывающих ответов на все вопросы.
  2. Недопущение пропуска (зачеркивания) граф, если ответ отрицателен, так и указывается «не имею», «не принимал».
  3. ФИО пишется не инициалами, а в полном размере (Именительный падеж).
  4. У вас попросят указать дату, в которую родились: ХХ.ХХ.ХХХХ.
  5. В области «образование» указывается соответствующая информация. Если оно является не оконченным, то отмечается количество пройденных курсов.
  6. Семейное положение. Данные предоставляются исключительно на момент заполнения. Далее следуют короткие данные о муже / жене сотрудника.

Обратите внимание: типичный бланк описи документов в личном деле работника можно скачать в этой статье по ссылке и заполнить в соответствии с вышеуказанным образцом.

Анкетирование

Этот процесс в рамках работы предприятия требуется для получения работником других сведений, не содержавшихся в прочих источниках. Рассматривая основные требования, можно отметить, что они представлены аналогичными элементами имеющимся при оформлении листков. Специалист в области кадровой службы оставляет и свою подпись, что означает его знакомство со спецификой.

Автобиография работника

Она представлена документом, в котором кратко изложены этапы из жизни автора. Традиционно данный тип документации содержит определенный набор сведений:

  • ФИО;
  • рождение (дата, время);
  • образование;
  • деятельность трудового плана;
  • профессия;
  • заслуги;
  • сведения семейного состава;
  • в конце следует подпись составителя и обязательное указание даты.

Характеристика сотрудника

Это официальная документация, в которой четко отражены сведения о той или иной деятельности работника. Оформление документа может осуществляться в бланке. Объективно документация содержит краткую или подробную оценку деятельности сотрудника со стороны особо компетентных лиц. Здесь описываются заслуги служебного плана и другие информационные данные.

Кроме того, к общему личному делу и конкретно к описываемому нами документу могут быть запросто приложены определенные сведения – копии документов об образовании, а также пройденные курсы на повышение квалификационных навыков. Отражаются сведения, имеющие отношение к переводу сотрудника, его увольнению и так далее.

Ведение учета и хранения личных дел

Размещение документа проводится в специальную обложку, оформленную в формате А4. На данном элементе отмечаются базовые сведения о сотруднике, такие как краткая информация о нем, а также другие данные о заслугах работника разного масштаба и характера. Чтобы учесть и обеспечить сохранность данных, уполномоченный сотрудник занимается ведением специального журнала учета. При увольнении сотрудника данные для учета передаются другому лицу.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить документ, можно заметить, что на основании законодательства личные дела могу быть переданы работникам в личное пользование, а также отданы сторонним фирмам в законодательном порядке. На то имеется соответствующее разрешение руководителя фирмы. При пользовании запрещается вносить новые данные и убирать старые.

Таким образом, составление и хранение личного дела – ответственный процесс, от которого во многом зависит карьера работника. Правильность составления этого документа влияет на общее представление о сотруднике, поэтому заниматься оформлением должно компетентное лицо.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Формирование личного дела сотрудника

Состав личного дела

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Процесс формирования личного дела включает в себя:

  • – внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;
  • – подготовку обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке панки;
  • – подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;
  • – получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;
  • – систематизацию полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;
  • – валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;
  • – подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов;
  • – проверку правильности нумерации листов;
  • – помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;
  • – дополнение, по мере получения документов, личного дела;
  • – систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;
  • – внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов;
  • – ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;
  • – выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела – проверку наличия и целостности документов;
  • – ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;
  • – внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку но учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел и ознакомившегося с личным делом лица;
  • – закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;
  • – сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;
  • – регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы храпения на обложке личного дела;
  • – внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится оно после издания приказа о приеме на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:

  • – заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;
  • – копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
  • – сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащего ему на праве собственности;
  • – документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

  • – внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
  • – трудовой договор (контракт);
  • – дополнение к личному листу (анкете) по учету кадров;
  • – личный листок (анкета) по учету кадров;
  • – биографическая справка, справка-объективка;
  • – автобиография;
  • – направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению;
  • – письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;
  • – решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости копия решения профсоюзного органа;
  • – заявление о приеме на работу;
  • – характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;
  • – копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
  • – список научных трудов и изобретений;
  • – копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;
  • – копии других приказов (при необходимости).

В личное дело по усмотрению работников кадровой службы могут не включаться документы временного срока хранения – справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.

Так же не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Оперативное хранение личных дел

Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале должны быть следующие графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, подпись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников».

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. Освободившаяся обложка может быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве – по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.

Как формируется и хранится личное дело сотрудника в госучреждении в 2019 году

Личные дела заводят на сотрудников при приеме на работу. Не все работники удостаиваются такой чести. Работодатель сам определяет, нужно ли ведение личных дел на предприятии. Исключением являются госучреждения, для которых вести личные дела является обязательным занятием кадровой службы. Коммерческие организации иногда личные дела заводят на руководящий состав предприятия.

Личное дело – это удобный инструмент для организации правильного кадрового документооборота. Личное дело представляет собой папку, в которой собраны документы и прочая информация о конкретном сотруднике. Все оформляемые на протяжении трудовой деятельности документы, приказы, характеристики, письма вносятся в личное дело. Это очень удобно, так как ускоряет поиск нужно документа, устраняется хаос в документации.

Каждое личное дело имеет опись внутренних документов, что также ускоряет и упрощает поиск необходимой бумаги. Опись содержит перечень всех документов, входящих в личное дело, с указание страниц, на которых он находится.

Заниматься ведением личных дел обычно поручают работнику кадровой службы, при этом в его должностных обязанностях нужно прописать в том числе и обязанность ведения личных дел.

Состав личного дела работника

Что включают в личное дело? Это могут быть любые документы, имеющие отношения к личности работника или его трудовой деятельности. Дело на работника заводится при приеме на работе. На начальном этапе в него вносятся резюме сотрудника, анкета, автобиография, копии паспорта и иных документов, которые предоставил сотрудник, приказ о приеме на работу, личная карточка Т-2, справка о врача (если есть), документы, подтверждающие право на различного рода льготы, налоговые вычеты, допуск к работе.

С работником заключается трудовой договор, при необходимости иные виды соглашения – о неразглашении коммерческой тайны, о материальной ответственности. Экземпляры этих договоров также включают в состав личного дела работника.

Все приказы, которые касаются работника, также включают в дело – о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о дисциплинарных взысканиях, о премировании, поощрении и др.

Включают в личное дело и заявления работника. Все эти документы располагают в личном деле в хронологическом порядке и фиксируют во внутренней описи.

Хранение

Необходимо обеспечить надлежащее хранение личных дела работников. Помещение должно быть сухим, с пониженной влажностью. Доступ в это помещение должен быть ограничен – оно должно закрываться на ключ. Возможно, что папки хранятся в сейфе или шкафу, которые закрываются на ключ. Помещение должно соответствовать требованиям пожарной безопасности . Идеальный вариант – несгораемый шкаф.

Такие особые условия хранения необходимо обеспечит документам по той причине, что срок хранения личных дел 75 лет, а для руководящего состава – бессрочно.

Изымать документы из личного дела можно, но делать это может только лицо, на которого возложена ответственность за ведение личных дел. При этом вместо изъятого документа нужно оставить расписку человека, который получил документ, о том что он обязуется его вернуть в определенный срок.

Как формируется и ведется личное дело работника

Согласно законодательству, личные дела (ЛД) обязательно должны вестись на служащих государственных учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести подобную документацию по желанию. Но иметь личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте, и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о служащем даже без его непосредственного участия.

При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своего персонала по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Формирование личного дела сотрудника

Формированием ЛД занимается отдел кадров или ответственный за ведение самой кадровой документации сотрудник, если предприятие небольшое.

Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения ЛД федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет процедуру учета сведений о гражданских государственных служащих.

Для прочих тружеников никакого порядка не установлено, поэтому персональные данные на них можно вести так, как заведено на предприятии. Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно сведения о сотрудниках ведут в папках-скоросшивателях.

Состав ЛД

Первым делом в папку сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о нем.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкету сотрудника или автобиографию;
  • трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
  • резюме;
  • личный листок по учету кадров (с дополнениями);
  • копии документов об образовании;
  • характеристику служащего или рекомендательные письма;
  • паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
  • копии документов об утверждении в должности;
  • копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
  • копии документов о награждении или наложении взыскания;
  • аттестационные листы;
  • должностные инструкции;
  • свидетельства, дипломы;
  • списки изобретений, научных трудов;
  • справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
  • внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника. Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.

Титульный лист

Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом:

  • в верхней правой части указывается порядковый номер дела;
  • посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает человек;
  • ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество труженика;
  • в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов.

К содержанию

Журнал регистрации

На предприятии, где ведется трудовая история работников, должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел служащих. Сотрудник, ответственный за ведение ЛД персонала, или отдел кадров фиксирует в нем порядковые номера этих документов (в хронологическом порядке), фамилии, имена и отчества работников. Также в журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения служащего) ЛД с учета.

Оформление ЛД

Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров. Поскольку содержание ЛД работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к ним должен быть ограничен.

Все документы для формирования личного дела должны передаваться под роспись ответственному работнику отдела кадров (или иному назначенному сотруднику), который отвечает за само ведение подобной документации. Этот сотрудник также несет ответственность за сохранность папок. Хранить ЛД при этом можно в любом удобном порядке: по номеру или по алфавиту.

Оформление порядка ведения

Руководитель предприятия также должен издать отдельный документ, в котором устанавливается ознакомление с личными делами и порядок их выдачи, сотрудники, получающие допуск к пользованию персональными сведениями, а также лицо, ответственное за оформление ЛД работника.

Порядок выдачи

Следует помнить, что сотрудникам на руки их личные дела не выдаются. Служащий может ознакомиться непосредственно со всеми данными о себе только в отделе кадров, в присутствии ответственного работника, который должен отразить во внутренней описи факт ознакомления с ЛД. Сотрудники, которые имеют допуск к работе с этими сведениями, не имеют право вносить туда никаких изменений, изымать какие-либо документы и тому подобное. Любое изменение документации ЛД может совершать только то лицо, которое отвечает за ведение и хранение персональных данных в целом. После возвращения ЛД ответственному работнику он обязан проверить, все ли документы на месте и в первозданном виде.

Хранение личных дел

Личное дело сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника папка с персональными данными о нем передается на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен 75 лет, ЛД руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).

Надеемся, наша статья подсказала вам, как вести личную документацию работников.

Формирование личного дела: видео

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит