Неверно указаны данные в справке 2-НДФЛ
Муж подает документы на гражданство, в его справке 2-НДФЛ не верно указан код гражданства, код документа удостоверяющего личность и его номер. Муж на той работе уже не работает, можно обратиться к этому работодателю, чтобы исправили, но в налоговой-то данные не поправить. После принятия документов инспектором ФМС будут же проверять данные по базам, в т.ч. и доход в налоговой, увидят ли они расхождения или идентификация в базе будет по ФИО и ИНН?
Ответы юристов ( 1 )
Вы можете повторно обратиться к Работодателю с(бывшему) с письменным заявлением о выдаче справки (можно в заявлении заострить внимание на допущенной ошибки, попросить выдать на руки или направить на конкретный адрес). Работодатель должен отдать или выслать Вам справку в течение 3 дней. Это правило действует и в отношении уволенных сотрудников тоже.
По оему скромному опыту ФМС требуется абсолютного соответствия и правильного оформления всех (даже самых дополнительных) документов.
Сведения в 2-НДФЛ
В разделе 1 справки 2-НДФЛ отражаются сведения об организации – налоговом агенте (раздел III Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected] ). В поле «ИНН» указывается идентификационный номер организации или ИП в соответствии со Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. В полях «Код по ОКТМО» и «КПП» отмечаются соответствующие коды самой организации или ее обособленного подразделения (ОП) (в зависимости от того, кто выплачивал работнику доходы).
В последнем поле раздела «Налоговый агент» указывается сокращенное либо полное наименование организации, а если в качестве агента выступает предприниматель, то – его фамилия, имя, отчество полностью (без сокращений).
Телефон в справке 2-НДФЛ
В поле «Телефон» в справке 2-НДФЛ должен быть указан контактный телефон налогового агента. В порядке заполнения формы не уточняется, должен ли это быть телефон самой организации или ее ОП, которое непосредственно выплачивало сотрудникам зарплату. По сути контролирующим органам просто нужен номер телефона, по которому можно будет связаться с представителями компании при возникновении каких-то вопросов.
Информация о физлице в 2-НДФЛ
В разделе 2 справки 2-НДФЛ отражаются сведения о физлице – получателе дохода (раздел IV Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected] ). В поле «ИНН в Российской Федерации» указывается индивидуальный номер налогоплательщика (физлица) при его наличии. Если человек не получал ИНН, значит, это поле не заполняется. Если физлицо имеет гражданство, отличное от РФ, то в поле «ИНН в стране гражданства» указывается аналог российского ИНН, конечно если он известен налоговому агенту.
Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения» комментариев на требуют.
В поле «Статус налогоплательщика» указывается код от 1 до 6.
| Статус физлица | Код |
|---|---|
| Налоговый резидент РФ | 1 |
| Налоговый нерезидент РФ | 2 |
| Высококвалифицированный специалист – нерезидент РФ | 3 |
| Участник госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников – нерезидент РФ | 4 |
| Иностранный гражданин (лицо без гражданства), признанный беженцем или получивший временное убежище на территории РФ, – нерезидент РФ | 5 |
| Иностранный гражданин, работающий в РФ на основании патента | 6 |
В поле «Гражданство (код страны)» должен быть отмечен код той страны, гражданином которой является лицо. Он установлен в Общероссийском классификаторе стран мира – ОКСМ (Постановление Госстандарта от 14.12.2001 N 529-ст ). Код России – 643.
В поле «Код документа, удостоверяющего личность» отмечается код, обозначающий конкретный документ (Приложение N 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected] ). К примеру, код 21 – паспорт гражданина РФ, код 03 – свидетельство о рождении, код 07 – военный билет. Серия и номер документа указываются в одноименном поле справки.
Прописка в справке 2-НДФЛ
Кроме перечисленного в разделе 2 должен быть указан адрес места жительства лица в РФ в соответствии с его паспортом или иным документом, подтверждающим место его жительства. То есть в справке 2-НДФЛ может быть указана прописка или адрес временной регистрации лица. При этом код субъекта РФ определяется по Приложению N 2 к Порядку заполнения формы (Приложение N 2 к Порядку, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected] ). При отсутствии в адресе каких-то элементов (например, номера корпуса или квартиры) соответствующие поля в справке не заполняются.
Что означает НДФЛ с признаком 1 и 2
Приказом ФНС РФ от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/[email protected] установлен порядок предоставления в налоговые органы сведений о доходах физических субъектов, сумме удержанного налога и сообщений о невзысканных платежах в бюджет. Это распоряжение касается налоговых агентов: юридических лиц всех видов собственности и индивидуальных предпринимателей. По закону, тот, кто оплачивает работы и услуги граждан, обязан начислить, удержать и перечислить НДФЛ, а также сообщить о нем в ИФНС. Эти данные фиксируются в справке по форме 2-НДФЛ, которая составляется один раз в год. Верхняя часть документа имеет обозначение «признак».
Что такое признак в справке 2-НДФЛ
Это шифр, благодаря которому фискальные органы имеют следущие сведения:
- об общем числе плательщиков, суммарном доходе, начисленных и перечисленных платежах;
- о количестве должников и сумме задолженности по НДФЛ.
При заполнении данного поля рядом со словом «признак» ставится либо цифра «1», либо «2». В первом случае аккумулируется информация обо всех физических лицах, получивших вознаграждение любого вида (денежного, натурального). Если же по какой-либо причине агент не смог рассчитать и перевести налоговые удержания, то напротив «признака» отображается 2.
В зависимости от кодировки существуют разные сроки представления документации в ИФНС:
Данные должны соответствовать предыдущему отчетному периоду: за 2016 дата подачи 2-НДФЛ с признаком «1» – до 3.04.2017 (по причине выходных 1—2 апреля); с признаком «2» – до 1.03.2017. Опоздание с подачей отчетности будет стоить 200 руб.
Признак «1» в справке 2-НДФЛ
Цифра «1» в отчетном документе означает код физического лица, с заработка которого были произведены бюджетные удержания. Перечень годовых доходов состоит из:
- заработной платы;
- дивидендов;
- премии за счет прибыли;
- оплаты больничных листов (без учета по беременности, родам, декретного отпуска до 1,5 лет);
- суммы отпускных;
- материальной помощи;
- операций с недвижимостью (продажа, аренда);
- других дивидендов.
Не подлежат налогообложению государственные социальные пособия, некоторые компенсационные и одноразовые выплаты, прибыль для ведения личного хозяйства.
Здесь же сделаны расчет суммы подоходного налога и отметка о его перечислении.
Признак «2» в справке НДФЛ – что это
Признак «2» является кодом налогоплательщика, с доходов которого не был уплачен подоходный сбор. Причинами не перечисления могут быть:
- временные рамки (дата получения вознаграждения приходится на конец года);
- натуральная форма оплаты (невозможно произвести удержание);
- материальная выгода.
ФНС указало, что работодатель обязан уведомить о сумме не перечисленного налогового платежа, независимо от того, производил он физическому лицу оплату в отчетном году или нет (письмо от 30.03. 2016 № БС- 4-11/ 5443).
- был ли налогоплательщик штатным или внештатным работником;
- получал или не получал другие виды доходов, кроме указанного по признаку «2»;
Он должен фигурировать среди прошлогодних плательщиков по признаку «1». То есть составляются две справки 2-НДФЛ.
Редактирование ошибок
Справка 2-НДФЛ с признаком «2» часто вызывает затруднения при заполнении. При неверном указании признака налоговый агент облагается штрафом 500 руб . за каждую справку. Своевременно найденная и исправленная неточность принимается к сведению при правильном оформлении. Для исправления ошибок или аннулирования рядом с «Признаком» заполняется «Код корректировки». Это двузначное число обозначает:
- 00 – первичную подачу,
- 01 – вторичную (уточненную),
- 02 – последующую корректировку, и так далее, по порядку.
- 99 – аннулирование предыдущей справки.
Законодательно закреплено, что при изменении данных ранее представленной справки НДФЛ, дополнение дается только на скорректированные суммы и сведения. Но практика показывает, что предпочтительнее составить новую отчетность. Форма заполнения должна соответствовать отчетному периоду: исправления за 2014 год необходимо составить по формату 2014 года.
Особенности предоставления 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ может подаваться:
При количестве работающих до 25 человек дозволен первый вариант, свыше – второй.
Налоговый агент может быть заявлен уполномоченным представителем с документальным тому подтверждением.Срок подачи засчитывается:
- при личном вручении уполномоченным представителем;
- по дате почтового отправления;
- по фиксации в электронном формате.
Налогоплательщик имеет право получить такую справку у налогового агента для предъявления в банк, налоговую службу, суд. Поле «Признак» для таких случаев не заполняется.
Теперь вы знаете, что означает НДФЛ с признаками «1» и «2» и сможете правильно оформить справку. Также на основе этой информации легко подать отчет.
Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику
Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.
При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.
Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.
На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.
После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.
Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.
2 НДФЛ выдается за какой период
На новом трудовом месте бухгалтеру понадобятся доходы физ. лица за последний год. Также нужна поданная декларация о сумме вычетов и “совокупный” размер НДФЛ при увольнении. Кроме того, понадобятся сведения о начислениях и удержаниях за произвольный отрезок времени для иных целей, это зависит от конкретных задач.
- Для получения ссуды при обращении в кредитные организации инспектор потребует информацию о заработке за квартал или полугодие;
- для получения средств из государственных фондов справка понадобится за указанный работником период, например, годовой период.
Справка 2 НДФЛ выдается после увольнения при обращении сотрудника, и по окончании отчетного года.
У бухгалтера возникает вопрос, за какой период выдается справка 2, если необходима информация о доходах за два и больше лет. В таком случае работодатель выдает справку, отдельно за каждый год.
Если за декларацией обратилась женщина, получающая пособие по уходу за ребенком до полутора лет, в справке укажут, что за этот период времени заработок с предприятия не перечисляли, а источник доходов для нее – пособие от ФСС. Организация выдаст уведомление о том, что прибыль не выплачивалась и НДФЛ не удерживался.
Правила оформления документа
Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:
- Информация о работодателе, реквизиты. Сокращения допускаются только согласно уставным актам;
- информация о получателе прибыли – физ. лице;
- прибыль, подлежащая налогообложению;
- вычеты, которые применены в отчетном периоде;
- сумма прибыли и НДФЛ.
В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.
В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:
- Фамилию, имя, отчество;
- гражданство и статус как налогоплательщика;
- место регистрации и место жительства;
- паспортные данные.
Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты – социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.
Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.
В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.
За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.
Справки при увольнении по письменному запросу работника
В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.
К такому виду относятся:
- Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
- о страховых суммах в пенсионный фонд России;
- о стаже работы в компании.
Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.
При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:
- Сведения предоставляются только безвозмездно;
- декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
- не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.
Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.
Когда подавать 2 НДФЛ на уволенного в налоговую инспекцию
Декларация 2 НДФЛ за 2017 год делается по каждому физ. лицу, в том числе и уволенному. Подавать в ИМНС следует не позднее 2 апреля 2018 года.
Справка 2 НДФЛ по сотруднику, уволенному в течение календарного года, содержит такой же номер, под которым зарегистрирована при увольнении. Эти же правила касаются и даты.
Если по физ. лицу числится задолженность по НДФЛ, справку подать в фискальные органы следует не позднее 1 марта 2018 года и одновременно уведомить бывшего работника об образовавшемся долге.
Пример оформления 2 НДФЛ при увольнении
Пример заполнения 2 НДФЛ по физ. лицу, уволенный 23 июня.
Что делать, если ликвидировано предприятие
Если нужна декларация после увольнения, а предприятие ликвидировано и исключено из ЕГРЮЛ, приведем ряд решений для такой проблемы:
- Сотрудник бухгалтерии новой организации отправляет запрос в местные фискальные органы, где указаны причины такой необходимости. Декларация понадобится для среднего заработка при расчете отпускных, больничных, применении стандартных вычетов;
- также обратиться за такими сведениями физ. лицо может самостоятельно.
ИФНС в ответе на запрос предоставит полную информацию.
Если в справке допущена ошибка
Если в справке, выданной физ. лицу при увольнении допущена ошибка, которую обнаружили самостоятельно или при проведении фискальной проверки, формируют “уточненку” и передают в налоговые органы. В обязательном порядке исправленный вариант отправляют и бывшему сотруднику.
Заключение
Прямого обязательства за непредставление декларации 2 НДФЛ по письменному запросу сотрудника на руки при увольнении нет, однако в КоАП в ст. 5.27 предусмотрены штрафы за несоблюдение трудового законодательства и руководителя накажут в сумме 1 000 – 5 000 руб., а к организации применят санкции 30 000 – 50 000 руб.