Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот, переход электронные трудовые книжки последние новости

Содержание
  1. Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот
  2. Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде
  3. Электронный кадровый документооборот
  4. Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года
  5. Законопроект об электронных трудовых книжках
  6. Как их будут внедрять в кадровую практику
  7. Когда отменят трудовые книжки в бумажном формате
  8. Когда введут электронные трудовые книжки — в 2019 или 2020 году?
  9. Переход на электронный вариант трудовой
  10. Сроки перехода
  11. Достоинства и недостатки новых трудовых
  12. Переход на электронные трудовые книжки будет ускорен
  13. Переход на электронные трудовые книжки в 2019 году
  14. Зачем нужны электронные трудовые книжки?
  15. Суть вопроса
  16. Как обстоят дела с принятием Закона?
  17. Апробация новшества
  18. Положительный опыт западных стран
  19. Видео-новость

Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот

ra2studio / Depositphotos.com

C 2020 года предполагается вести учет сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде – законопроект об электронных трудовых книжках должен быть принят не позднее июня следующего года (согласно плану мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации»). Поэтому сейчас экспертное сообщество активно обсуждает детали планируемого перехода к электронным трудовым книжкам, в частности – может ли он произойти одномоментно или необходим переходный период, в течение которого работодатели обязаны будут продолжать вести традиционные трудовые книжки в бумажном формате, и каким по продолжительности должен быть этот период. Кроме того, обсуждается возможность полного перехода на электронный кадровый документооборот, что предполагает среди прочего заключение трудовых договоров в электронном виде, но пока даже примерная дата такого перехода не называется.

Стоит отметить, что Минтруд России уже подготовил законопроект об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде и планирует внести его в Правительство РФ до конца года. Параллельно свою версию законопроекта – с учетом предложений научного и бизнес-сообщества – разработала рабочая группа «Трудовое законодательство» Центра компетенций АНО «Цифровая экономика». Принципиальные различия двух позиций обсуждались в ходе прошедшего на прошлой неделе в Аналитическом центре при Правительстве РФ круглого стола. Рассмотрим наиболее важные положения обоих проектов.

Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Согласно поправкам в Трудовой кодекс, разработанным Минтрудом России (далее – Законопроект № 1; текст проекта имеется в распоряжении портала ГАРАНТ.РУ), электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе ПФР и формируемые на основе представляемой работодателями информации (ТК РФ планируется дополнить новой ст. 66.1). Предполагается расширить перечень сведений, которые в настоящее время направляются работодателями в ПФР в соответствии с законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ; далее – закон о персонифицированном учете), данными об образовании и квалификации работников. В связи с этим министерством подготовлен также законопроект о внесении изменений в закон о персонифицированном учете, предусматривающий включение в индивидуальные лицевые счета, открытые ПФР для каждого застрахованного лица, нового раздела – «Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)». В качестве таких сведений будет выступать информация:

Нужна электронная подпись? Удостоверяющий центр ГАРАНТ поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.

  • о работодателе, выполняемой работе и ее периодах. Имеются в виду наименование страхователя (им является работодатель), сведения о приеме на работу, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, ставшего основанием для оформления перечисленных трудовых отношений;
  • об образовании: наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, а также квалификация (при наличии), данные документов об образовании, о квалификации;
  • о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Такой расширенный перечень сведений обо всех сотрудниках, в том числе работающих по совместительству, по задумке министерства, работодатели должны будут направлять в ПФР в электронном виде – по форме, утвержденной фондом, – уже с 1 января 2020 года. Причем поправками в закон о персонифицированном учете предлагается установить, что работодатель обязан представлять новые сведения о трудовой деятельности, кроме информации об образовании, в день издания соответствующего приказа (о награждении, переводе, увольнении и др.). Так что, скорее всего, речь идет именно о новой форме представления данных, а не корректировке тех, которые используются сейчас (постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п).

В то же время Законопроектом № 1 не предусмотрен единовременный полный отказ от бумажных трудовых книжек – предполагается, что до 1 января 2027 года работодатели продолжат их вести. Исключения составят трудовые книжки тех работников, которые обратятся к работодателю с письменным заявлением об отказе от их ведения на бумажном носителе, – в этом случае трудовые будут переданы на хранение самим работникам. Как отметила директор Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России Марина Маслова, необходимость установления указанного переходного периода обусловлена неготовностью работающих граждан отказаться от традиционных трудовых. Как показал опрос работающих граждан, более половины из них выступают за сохранение бумажных трудовых наряду с электронными, даже зная – исходя из формулировки вопроса, – что почти вся информация об их трудовой деятельности уже передается в ПФР. Кстати, такие же результаты показал и опрос, проведенный порталом ГАРАНТ.РУ, – 58% респондентов поддерживают существование обоих форматов трудовых. Для работодателей же, как отмечается в финансово-экономическом обосновании к законопроекту, переход на электронные трудовые книжки никаких дополнительных расходов не повлечет, поскольку они и сейчас ведут кадровые документы в корпоративных информационных системах, что позволяет формировать в автоматизированном режиме необходимые для передачи в систему персонифицированного учета ПФР данные, а практика представления отчетности в ПФР в электронном виде имеет место с 2002 года. По словам заместителя директора фирмы «1С» Анны Поляковой, разработчики корпоративных информационных систем готовы внести необходимые изменения в их типовые версии, и для пользователей таких версий это действительно не повлечет дополнительных расходов. А вот работодателям, дорабатывающим информационные системы под свои бизнес-процессы, все же придется их соответствующим образом донастроить.

Кстати, несмотря на правило об обязательном формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде и направлении их в ПФР для включения в единую информационную систему, при устройстве на новую работу работнику, согласно Законопроекту № 1, все же придется предъявлять заверенные надлежащим образом бумажные документы, содержащие соответствующие сведения, – полученные либо у последнего работодателя (предлагается установить, что он обязан выдавать их сотруднику при увольнении), либо в ПФР, либо в МФЦ. Единственный способ получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде для этой цели – воспользоваться единым порталом госуслуг, для чего, разумеется, сам портал должен иметь доступ к данным сведениям. Но процесс его синхронизации с информационной системой, содержащей сведения о трудовой деятельности граждан, не должен затянуться, поскольку предполагается, что с его помощью с 2021 года эти данные в отношении поступающего на работу лица принимающий работодатель сможет получать самостоятельно. Возможность получения сведений через разные каналы позволит не допускать возникающих в настоящее время ситуаций, когда последний работодатель не отдает бывшему сотруднику трудовую книжку, в связи с чем тот не может устроиться на новую работу, так как при заключении трудового договора предъявление трудовой книжки обязательно (ч. 1 ст. 65 ТК РФ), подчеркнула представитель Минтруда России. Кроме того, Законопроект № 1 предусматривает не просто обязанность работодателя выдавать работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе в день прекращения трудового договора или не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, если информация запрашивается во время работы у этого работодателя, но и обязанность возместить не полученный по причине несвоевременной выдачи этих сведений заработок (данным положением предлагается дополнить ст. 234 ТК РФ). За несвоевременное же представление сведений в ПФР работодателей можно будет оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ – дополнение ее соответствующим примечанием предусмотрено еще одним разработанным наряду с указанными выше проектами законопроектом Минтруда России.

Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности. Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова. Кроме того, по ее мнению, к этому моменту нужно просчитать всю экономику процесса перехода на электронные трудовые книжки и исходя из полученных результатов устанавливать переходный период.

Эксперты АНО «Цифровая экономика» также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников. «Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова. – К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР». В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых. В связи с этим проект предусматривает полный единовременный на территории всей страны отказ от бумажных трудовых книжек с 1 января 2020 года. Предполагается, что с этой даты они станут документами личного хранения.

Данную позицию разделяют и эксперты Аналитического центра при Правительстве РФ. «Непонятно, почему с 2020 года нельзя полностью перейти на учет в базе ПФР. С моей точки зрения, технических барьеров нет. Если бы мы в свое время проводили голосование по вопросу, все ли готовы доверять порталу госуслуг, то, наверное, большинство населения сказало бы, что не знает, потому что не понимает, как этим пользоваться, а сейчас на портале создано 80 млн личных кабинетов», – отметил руководитель проектного офиса по реализации программы «Цифровая экономика Российской Федерации» Владимир Месропян. К тому же в случае одобрения Законопроекта № 1 и принятия на его основе федерального закона с 1 января 2019 года работодатели будут обязаны информировать работников о внесенных документом в ТК РФ изменениях – данное положение также содержится в проекте.

Среди других существенных отличий Законопроекта № 2 стоит выделить, во-первых, иную предполагаемую периодичность представления в ПФР сведений о различных кадровых событиях. Предусматривается, что данные должны будут направляться в фонд не сразу после подписания приказа или иного документа, а ежемесячно, что исключит необходимость донастройки используемого им программного обеспечения для обработки сведений фактически в онлайн-режиме. Во-вторых, эксперты АНО «Цифровая экономика» уверены, что во всех случаях, требующих представления сведений о трудовой деятельности работников, они должны направляться в электронном виде. Представление сведений в бумажном формате должно стать исключением и допускаться только в том случае, когда соответствующая информация отсутствует в системе ПФР. В то же время при желании работник сможет получить бумажный документ, содержащий данные сведения, при увольнении.

Как отметила Анна Попова, проведенный с целью оценить возможность масштабирования системы ПФР за счет включения новых данных пилотный проект ПАО Сбербанк и ПФР показал, что у фонда есть не только необходимая база для хранения всех сведений о трудовой деятельности работника, но и техническая возможность для взаимодействия с работодателями по защищенным каналам связи, что позволяет предотвратить утрату или искажение данных. По словам заместителя председателя правления ПФР Алексея Иванова, фонд действительно готов к реализации предполагаемых изменений с 1 января 2020 года и в настоящее время ведет работу по повышению уровня защиты системы.

Фото: pfrf.ru

Алексей Иванов, заместитель председателя правления ПФР:

«Пенсионный фонд понимает всю степень ответственности, которая на него ляжет, но она у него и так огромна – мы ведем данные о 6 млн предприятий, о приеме страховых взносов по 55 млн работающих граждан, о 44 млн пенсионеров, о 80 млн получателей социальных льгот. Думаю, под руководством Минтруда России мы справимся с поставленной задачей, и технологических рисков запуска обновленной системы я не вижу.

С 1 января 2020 года работодатели за всех своих работников будут сдавать и отчетность, и все данные о перемещении человека по кадровой лестнице и образовании. Онлайн-передача данных даст работнику возможность в любое время посмотреть, какую должность он занимает, платит ли работодатель за него страховые взносы и в каком размере. Гражданин может и должен этим интересоваться – это его личные интересы, его пенсия. Мы хотим сделать граждан более активными. Более того, человек в любой момент сможет получить со смартфона или ноутбука, с любого устройства выписку о трудовой деятельности и отправить в любое место, причем отправит он документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью ПФР, то есть юридически значимый документ. Если захочет все-таки документ в печатном виде, может на принтере его распечатать и заверить в любом отделении ПФР или МФЦ. Мы минимизируем все риски граждан».

В то же время ряд экспертов считает, что переходный период все-таки нужен, но более короткий по сравнению с предложенным Законопроектом № 1 – максимум три года. За это время нужно решить ряд важных задач. В частности, проверить работу системы персонифицированного учета ПФР в условиях, когда фонд не просто хранит переданные работодателями данные, но и предоставляет их по запросам, ведь нагрузка на систему в связи с этим существенно вырастет, а также определить условия и порядок получения сведений из нее, например, потенциальными работодателями. Важнейшим является также вопрос о подтверждении так называемой ретроспективной информации, что важно и для данных, накопленных ПФР с момента начала ведения персонифицированного учета граждан, поскольку расширенный перечень сведений нужно будет представлять за периоды работы после 1 января 2020 года, а направление соответствующих данных за предыдущие периоды не предусмотрено, и тем более для архивных данных, сформированных еще до начала ведения указанной системы. Отвечая на вопрос портала ГАРАНТ.РУ о наиболее эффективном способе обработки ретроспективной информации, заместитель Министра экономического развития РФ Савва Шипов подчеркнул, что нужно, во-первых, узнать, какое количество данных хранится у ПФР в оцифрованном виде (по его прогнозам – достаточно большое), и перевести все данные, имеющиеся у фонда, в реестры. Замминистра полагает, что наличие соответствующих реестровых записей будет гарантировать полное соблюдение прав и работников, и работодателей.

Переходный период нужен и для того, чтобы организовать выдачу трудовых книжек на личное хранение, так как для крупных компаний это предполагает немаленький объем работы, отметила представитель корпоративного центра АО «Северсталь Менеджмент» Ольга Бернацкая. Она также подчеркнула необходимость определения формата некой завершающей записи в трудовой книжке, которая будет свидетельствовать о том, что начиная с момента ее внесения все сведения о трудовой деятельности сотрудника ведутся исключительно в электронном виде.

Наконец переходный период необходим для обеспечения работодателями возможности получения данных о трудовой деятельности в электронном виде тем гражданам, которые пока не пользуются цифровыми устройствами в принципе, добавил заведующий кафедрой трудового права юридического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова, председатель Комиссии по социальному законодательству Ассоциации юристов России Александр Куренной.

Электронный кадровый документооборот

Стоит отметить, что вопросы перехода к кадровому документообороту в электронном виде в Законопроекте № 1 не затрагиваются, поскольку, как отметила Марина Маслова, формирование соответствующих подходов планируется в рамках разработки Концепции комплексного правового регулирования отношений, возникающих в связи с развитием цифровой экономики. Эксперт рассказала о реализуемом в этом году Минтрудом России при участии Федерации независимых профсоюзов России эксперименте с крупнейшими компаниями – работодателями, уже внедрившими и использующими системы корпоративного электронного документооборота. По результатам эксперимента планируется не только оценить выявленные риски, необходимые расходы и эффективность ведения кадровых документов в электронном виде, но и подготовить предложения по оптимизации перечня обязательных для ведения кадровых документов. Среди уже обозначенных требующих разрешения вопросов можно выделить, в частности, необходимость определения вида электронной цифровой подписи, используемой в кадровом документообороте, порядка хранения и передачи подписанных ею документов, указания лица, за счет которого приобретается электронная подпись (то есть обязан ли работодатель приобретать электронные подписи для всех сотрудников или они должны делать это самостоятельно), недопущения сбоев в работе программного обеспечения при обработке и передаче данных. По мнению Минтруда России, при разработке проектов, касающихся электронного кадрового документооборота, необходимо учитывать следующие принципы:

  • бесплатность для работников – они не должны нести расходы по приобретению электронной подписи или электронных устройств, необходимых для взаимодействия с работодателями в электронном виде;
  • недопущение дискриминации работников, не имеющих электронных устройств;
  • добровольность для участников правоотношений – ведение кадровых документов в электронном виде должно стать правом, а не обязанностью работодателей;
  • наличие развитой инфраструктуры.

Разработчики Законопроекта № 2, основываясь примерно на тех же принципах, отмечают, что полный переход на электронный кадровый документ возможен в ближайшее время, поскольку практически все компании ведут документооборот в корпоративных информационных системах, а законодательно установленная необходимость архивировать и хранить документы в бумажной форме влечет для них существенные издержки. Самый сложный и спорный момент связан с предоставлением возможности заключения трудовых договоров в электронном виде. Однако авторы проекта уверены, что уже сейчас в ТК РФ можно включить норму, разрешающую заключать электронный трудовой договор в случае, когда работодатель готов обеспечить все необходимое, в том числе приобретение электронной подписи – причем использовать предлагается усиленную квалифицированную электронную подпись, поскольку она исключает вероятность исправления документа задним числом, – а работник не возражает против такой формы. Как сообщила Анна Попова, произведенные консалтинговой компанией McKinsey & Company расчеты показали, что ежегодная экономия для российского бизнеса при полном переходе на электронный кадровый документооборот может составить около 50 млрд руб., для государства как работодателя – более 12 млрд руб. Эксперт также рассказала о реализуемом в настоящее время Рострудом и ПАО Сбербанк пилотном проекте по проведению ведомством дистанционных проверок документов в электронном виде. Однако полностью отработать процедуру, по ее словам, не получится до тех пор, пока не появится возможность заключения электронных трудовых договоров, поэтому в Минтруд России направлен запрос о необходимости создания определенной регуляторной песочницы. Предлагается разрешить ряду работодателей заключать трудовые договоры в электронном виде на основании приказа министерства или Постановления Правительства РФ. Проведение такого эксперимента позволит предметно обсуждать нормы, касающиеся контроля и надзора, при подготовке и обсуждении законопроекта об электронном кадровом документообороте.

Крупные компании, по словам их представителей, готовы модернизировать свои корпоративные информационные системы и нести обоснованные расходы, необходимые для ведения электронного документооборота, но использование во внутреннем документообороте усиленной квалифицированной электронной подписи, минимальная стоимость которой не менее 1 тыс. руб., делает этот процесс невыгодным. «Мы готовы даже выдавать работникам смартфоны на андроиде за 2 тыс. руб. с установленной программой, это проще, чем бумажки принимать. Но если будет введено требование, что во внутреннем документообороте все документы должны подписываться УКЭП, нам это будет невыгодно. При 70%-ной текучке кадров и необходимости ежегодного обновления УКЭП нам придется каждый год выдавать 250 тыс. подписей», – подчеркнул представитель торговой сети «Пятерочка» Алексей Коряков. Оптимальным вариантом могло бы стать использование простой цифровой подписи, создаваемой сотруднику на период работы у конкретного работодателя, при условии повышения ее надежности, отметила Ольга Бернацкая.

По мнению Саввы Шипова, вопрос о том, какая электронная подпись должна будет использоваться при работе с кадровыми документами в электронном виде, действительно требует отдельного обсуждения и соответствующих экономических расчетов на стадии разработки законопроекта об электронном кадровом документообороте – до его внесения в правительство. Кстати, положения о подготовке и реализации этого проекта должны быть включены в план мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации», полагает замминистра. Кроме того, он отметил, что многие из возникших при обсуждении процесса цифровизации трудовых отношений вопросов с большой долей вероятности будут сняты положениями других законопроектов, разрабатываемых в рамках программы по цифровой экономике, – о совершенствовании работы удостоверяющих центров и статуса ЭЦП, о создании национальной системы управления данными, об электронных доказательствах и др.

Таким образом, все эксперты сходятся во мнении о целесообразности отказа от бумажных трудовых книжек и перехода на электронный кадровый документооборот, поскольку это предполагает повышение скорости получения информации и гарантирует сохранность данных, в том числе от неправомерной корректировки. При этом выбранный способ реализации предлагаемых изменений не должен повлечь необоснованных расходов работодателей, поскольку снижение издержек заявляется в качестве одного из преимуществ цифровизации процессов.

Тем не менее есть все основания полагать, что полный отказ от бумажных трудовых, даже в случае введения определенного переходного периода, будет осуществлен раньше, чем переход на электронный кадровый документооборот.

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года

С 1 января 2020 года в России планируют ввести электронные трудовые книжки (ЭТК), которые заменят собой обычные книжки на бумажном носителе. Госдума уже одобрила в первом чтении законопроект об электронном учете сведений о трудовой деятельности работников. Согласно проекту, все сведения о работе россиян будут храниться в информационной системе ПФР.

  • Внедрять в кадровую политику электронные книжки планируют поэтапно, чтобы в первые годы отладить систему передачи данных, обеспечить безопасность и защиту информации. Кроме этого необходимо будет решить вопросы с цифровыми подписями и формами передачи сведений от организаций в Пенсионный фонд РФ.
  • Бумажные трудовые книжки будут отменены не сразу. В первый год действия нового закона работник сможет написать заявление работодателю о ведении его бумажной трудовой книжки. Согласно законопроекту, такая возможность будет предоставляться в период с 01.01.2020 по 31.12.2020 г. Уже с 1 января 2021 г. документооборот на бумажных носителях будет отменен окончательно. С этого времени все сведения о периодах работы граждан должны будут храниться только в электронном виде.

Законопроект об электронных трудовых книжках

8 июля 2019 года Правительство внесло в Госдуму проект закона о введении электронного учета сведений о трудовой деятельности работников. Согласно этому проекту уже с 1 января 2020 г. в России планируют вводить электронные трудовые книжки (ЭТК).

При подготовке законопроекта Минтруд проводил эксперимент по электронному кадровому документообороту в ряде крупных российских компаний. В этом участвовали компании АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «АВТОВАЗ», ОАО «РЖД», ПАО «Татнефть», ПАО «Ростелеком» и другие. От этих организаций по законопроекту поступили следующие отзывы:

  • Эффект от такого документооборота будет возможен, если будет снижена стоимость универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП). Законопроектом предусмотрено, что цифровые подписи работодатели будут приобретать самостоятельно. В среднем одна УКЭП оценивается в сумму от 1 до 5 тыс. руб. на человека в год.
  • Возможны высокие риски привлечения работодателей к ответственности в результате споров в судебных органах и проверок контрольно-надзорных органов. Это связано с возможностью утери информации на электронных носителях, ошибками программного обеспечения и т.д.

В связи с этим содержание законопроекта еще может быть скорректировано. Также может быть перенесена дата введения закона в действие, пока не будут приняты решения, касающиеся цифровой подписи, форм передачи и защиты данных и т.д.

Как их будут внедрять в кадровую практику

Электронные трудовые книжки, согласно законопроекту Минтруда, предлагается ввести с 1 января 2020 года. Работодатели должны будут передавать сведения о своих работниках в информационную систему Пенсионного фонда РФ.

  • В 2020 г. передавать данные в ПФР надо будет ежемесячно — не позднее 15-числа месяца, следующего за отчетным.
  • Уже с 2021 г. — все сведения ежемесячно, а информацию о приеме на работу и увольнении в течение одного рабочего дня после издания работодателем соответствующего приказа.

После введения нового закона гражданин, поступающий на работу, будет предъявлять новому работодателю справку, содержащую сведения о его трудовой деятельности. Такая справка может быть получена:

  • по последнему месту работы;
  • в МФЦ или Пенсионном фонде РФ;
  • в личном кабинете портала Госуслуг.

Теперь работник в любой момент сможет обратиться к работодателю за справкой о его трудовой деятельности. Выдать такую справку будут обязаны в течение трех рабочих дней. В случае прекращения трудового договора такой документ должны выдать в день увольнения работника.

В дальнейшем работодатель должен будет хранить сведения о сотруднике в течение 3 лет после увольнения. В информационной системе ПФР данные о работе гражданина будут храниться в течение всей его жизни.

Когда отменят трудовые книжки в бумажном формате

Законопроектом предусмотрено, что работник самостоятельно может решить, необходимо ли вести его трудовую книжку или нужно переходить на электронный документооборот. С 01.01.2020 г. работник может обратиться к работодателю с заявлением о продолжении ведения его бумажной ТК. Отказаться от ведения ТК на бумажном носителе гражданин может в любой момент по своему желанию.

Если такое заявление не будет написано до 01.01.2021 г., то работнику должны выдать на хранение его книжку. С того момента ответственность за хранение ТК работодатель больше нести не будет.

Заявление о ведении бумажной ТК в период с 01.01.2021 сможет написать гражданин, который:

  1. Впервые устроился на работу;
  2. Изменил место работы;
  3. Временно отсутствовал до 01.01.2021 г., но за ним было сохранено его место работы.

Когда введут электронные трудовые книжки — в 2019 или 2020 году?

Процесс перехода от бумажных носителей к электронным происходит все интенсивнее. Это распространяется на многие сферы деятельности. Затронут и кадровый документооборот: в перспективе работодатели полностью откажутся от бумажных документов. Трудовые договоры, приказы и прочее будут оформляться только в цифровом виде.

Первые нововведения касаются учета трудовой деятельности сотрудников. На протяжении десятилетий документом, подтверждающим стаж работы, была трудовая книжка. Планируется, что теперь ее формат претерпит изменения, а все необходимые сведения станут цифровыми. Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. В статье рассмотрим ключевые моменты грядущих перемен.

Переход на электронный вариант трудовой

О переходе на цифровые книжки в июне 2018 года объявил Председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев. Основные поправки новый законопроект внесет в Трудовой кодекс (появится статья 66.1), а также в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.01.1996 № 27-ФЗ (расширится перечень сведений, передаваемых в Пенсионный фонд).

Официальное наименование документа: проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)»; ID — 02/04/10-18/00085344, он размещен на Федеральном портале проектов НПА.

По сообщению М. Топилина от 20 марта 2019 г., Правительство внесет законопроект на рассмотрение Госдумы в весеннюю сессию. В случае его подписания придется принять изменения к сотне законов и подзаконных актов, которые содержат информацию об отношениях с нанимателями, в которых есть положения о стаже, упоминается трудовая деятельность.

Данные о месте занятости человека будут передаваться в Пенсионный фонд работодателем, как предлагает законопроект об электронных трудовых книжках. Причем наниматель должен отправлять сведения о приеме сотрудника или его увольнении не позднее дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Также от работодателя потребуют ежемесячно направлять данные о сотрудниках в Пенсионный фонд.

Как выглядит электронная трудовая, станет известно после разработки формы в Пенсионном фонде. Планируется, что в нее будут вноситься те же сведения, которые записываются в «бумажную» книжку. Некоторую информацию все-таки исключат:

  • об образовании;
  • о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Когда введут электронные трудовые книжки в РФ, предоставление сведений на бумаге частично сохранится. Предполагается, что информацию в таком виде работодатель будет выдавать сотруднику при увольнении. Работник сможет также получить распечатку электронной трудовой, если обратится в МФЦ или Пенсионный фонд.

Еще проще запросить информацию о местах работы в цифровом виде: это можно будет сделать через портал госуслуг, нужно только зарегистрироваться на нем. Специалистам пока предстоит работа по обеспечению доступа через портал госуслуг к сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда.

Сроки перехода

Электронные трудовые книжки в 2020 году будут внедрять в кадровую практику постепенно. Первоначально в ходу будут два варианта: как старый бумажный, так и новый электронный.

Планируется, что за три года произойдет полный переход на электронные трудовые книжки. Последние новости говорят о том, что, возможно, срок переходного периода будет увеличен.

Хотя у Пенсионного фонда уже сегодня есть техническая возможность для выполнения новых функций, но отсрочка необходима. Большинство граждан психологически не готовы полностью отказаться от традиционного варианта. Пенсионному фонду придется не только хранить информацию о людях, но и предоставлять ее по запросам. В этом случае нагрузка на систему существенно увеличивается. Поэтому необходимо время, чтобы опробовать ее работу и устранить возможные ошибки и недостатки.

Отсрочка потребуется и крупным организация. Бумажные трудовые необходимо будет передать на личное хранение работникам. Для больших компаний с численностью сотрудников в несколько тысяч человек это огромный объем работы.

Достоинства и недостатки новых трудовых

Электронная версия трудовой — это улучшенный вариант традиционной формы ведения учета трудовой деятельности. Действительно, хранение информации о местах работы на цифровых носителях имеет ряд преимуществ:

  • Нельзя потерять. При утере бумажного варианта человеку предстояла кропотливая и долгая работа по ее восстановлению. С электронным вариантом такая ситуация исключена.
  • Нельзя подделать. Нередко встречались случаи внесения ложных записей о месте работы.
  • Снижение ошибок при заполнении. При внесении информации в бумажную книжку часто возникали разночтения, как оформить ту или иную запись, чернила выцветали, сложно было разобрать почерк. Сотруднику приходилось собирать дополнительные доказательства, подтверждающие факт его работы. При единой электронной форме такие проблемы уйдут в прошлое.
  • Экономия времени. Отсутствует необходимость сканировать, ксерокопировать и заверять копии трудовой при оформлении некоторых документов (например, при получении виз, пособий, кредитов).
  • Дополнительная защита прав сотрудника. С электронной трудовой работодатель не сможет манипулировать бывшим работником. На слуху ситуации, когда наниматель не отдавал трудовую книжку, соответственно, человек не мог устроиться на другое место работы. Новый законопроект избавит трудящихся от этой проблемы.

При всех плюсах данного нововведения остается один крупный недостаток, присущий всему электронному. Как будет работать такая крупная система, что будет происходить во время сбоев — покажет время.

⇐Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен!⇒

Переход на электронные трудовые книжки будет ускорен

Министерство труда и социальной защиты отказалось от идеи обязать работодателей дублировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном и бумажном виде. Из доработанной версии законопроекта (есть у РБК) исключили положение о переходном периоде до 2027 года.

Минтруд внес в правительство соответствующий пакет поправок в Трудовой кодекс 10 декабря, сообщил министр труда Максим Топилин. В распоряжении РБК есть версия законопроекта, направленная на рассмотрение Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (координационный орган, в работе которого участвуют представители правительства, работодателей и профсоюзов) 7 декабря.

Согласно документу, работодатели с 2020 года должны хранить информацию о деятельности сотрудников в электронном виде и передавать ее в Пенсионный фонд (ПФР). Это данные о приеме на работу, должности, специальности, профессии сотрудника. Система позволит сократить траты на документооборот, избежать подделки документов и защитить трудовые права работников, следует из пояснительной записки к законопроекту.

Как будет вводиться электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года сведения будут передаваться в информационную систему ПФР.
Работодатели будут обязаны продолжать вести бумажную трудовую книжку для сотрудников, которые изъявили такое желание (через письменное заявление) до 2021 года.
После 2021 года только электронная трудовая книжка будет у тех, кто впервые в жизни устроился на работу.

При увольнении работодатель будет обязан выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности в бумажном виде, заверенные надлежащим образом.
С 2021 года у работодателя можно будет получить информацию только о последнем месте работы. За справкой обо всей трудовой деятельности нужно будет обращаться в многофункциональные центры (МФЦ) или ПФР.
Пресс-служба Минтруда подтвердила РБК, что направленная в правительство редакция законопроекта предусматривает эти положения.

Почему необходим ускоренный переход

Изначально Минтруд выступал за шестилетний период адаптации. Предыдущая версия законопроекта предлагала дублировать информацию о трудовой деятельности как на бумаге, так и в цифровом виде вплоть до 2027 года. Позицию министерства Топилин обосновывал тем, что отказ от традиционной трудовой книжки может быть болезненным для старшего поколения, которое относится к ней как к паспорту. Как показал опрос Минтруда, 57% россиян не готовы отказаться от традиционного документа.

За ускоренный переход выступают Российский союз промышленников и предпринимателей (РСПП) и представители АНО «Цифровая экономика» (от имени бизнеса реализует программу развития цифровой экономики в России). Пенсионный фонд уже технически готов обрабатывать необходимую для перехода на новую систему информацию, отмечал заместитель предправления ПФР Алексей Иванов.

Двойной документооборот в течение шести лет существенно увеличил бы издержки работодателей. Бизнес и так несет гигантские расходы на бумажный документооборот, отмечал глава Сбербанка Герман Греф. Ускоренный переход позволит работодателям экономить 62 млрд руб. в год, подсчитали специалисты ​Сбербанка, который участвует в пилотном проекте.

РСПП в целом поддержал новую версию, но предложил ряд изменений, отмечается в материалах к законопроекту:

освободить работодателя от обязанности вести бумажную трудовую книжку, если работник с 2021 года меняет работу (даже если в 2020 году такой работник попросил продолжить ведение его трудовой книжки в бумажном виде);
убрать из законопроекта положение об обязанности работодателя выдавать сотруднику трудовые сведения на бумажном носителе при увольнении.
Как следует из документа, Минтруд не учел эти предложения. За год в России меняют работу 28% трудящихся, и они в таком случае могут лишиться права сохранить бумажную трудовую книжку на новом месте работы, поясняется в документе. За информацией им придется обращаться в МФЦ или ПФР и тратить время и деньги, что особенно затруднительно для жителей удаленных районов.

При этом Минтруд учел предложение РСПП ввести административную ответственность в виде предупреждения для работодателей за передачу в ПФР искаженных или неполных данных и нарушение сроков.

Что думает бизнес

Отказ от продолжительного переходного периода позволит сократить издержки работодателей на дополнительную занятость кадровой службы и затраты на бумагу, прокомментировал РБК гендиректор компании HeadHunter Михаил Жуков. «Конечно, первое время кадровикам придется тратить больше времени, ведя электронный учет параллельно с бумажным, но цель оправдывает средства. Проблема шестилетнего переходного периода решена, и это хорошо», — считает Жуков.

Бизнесу не придется содержать отдельных делопроизводителей, которые ведут учет трудовых книжек, отметил президент рекрутингового портала SuperJob Алексей Захаров. «Эта работа не имеет абсолютно никакого смысла. Нет процессов, для которых бумажные трудовые книжки все еще нужны», — уверен он.

«Бумажные трудовые книжки — это атавизм. Они изжили себя много лет назад, когда появились СНИЛС и индивидуальный пенсионный учет. Когда они исчезнут, уйдут лишние издержки, административный бардак, штрафы за неправильное оформление и хранение трудовых книжек — все вздохнут с облегчением», — уверен Захаров.

Переход на электронные трудовые книжки в 2019 году

Программой «Цифровая экономика» Россия бредит уже который год, пытаясь, наконец, подключить современные ИТ-возможности для того, чтобы вырваться из местечковой ограниченности каждого ведомства, сделать все процессы в государстве доступными для беспрепятственного мониторинга и использования, проработать между ними прозрачные и логичные взаимосвязи.

Цель, конечно же, благая – победить бюрократию, подарить отечественному предпринимательству возможность вести бизнес в абсолютно честных и незаангажированных условиях, максимально упростить для него все сопутствующие и занимающие впустую столько времени процедуры.

В рамках этой программы предусмотрено внедрение множества шагов, и одним из них назван переход на электронные трудовые книжки.

Зачем нужны электронные трудовые книжки?

Кочевать между местами работы с этими пухленькими талмудиками, каждый раз выпрашивать их в отделе кадров или в бухгалтерии, чтобы сделать ксерокопию для оформления каких-то бумаг, не дай бог восстанавливать после утери и т.п. – удовольствие довольно сомнительное.

Да, и с точки зрения самих предприятий, обеспечивать согласно закону защищенное место хранения трудовых книжек (сейчас, пожалуй, с особым пониманием читают эти строки владельцы предприятий с тысячами сотрудников в штате…), оплачивать труд кадровиков и бухгалтеров, которые должны вести учет всего этого и делать соответствующие записи – все это не просто архаизм.

Это уже какие-то археологические раскопки на фоне опутавшей весь мир интернет-паутины, передовых технологий информатизации и консолидации полезного ПО.

Что ж, сама новость гуляет в массах уже, наверное, лет десять. Но, серьезно в верхах о ней заговорили только вначале 2017, на что чутко отреагировал государственный Сбербанк, но, об этом подробнее будет чуть дальше.

Сейчас же активно работают над нормами соответствующего закона, а принимать его собираются, по одним сведениям, в конце 2018-го, чтобы уже с начала 2019 года ввести это понятие в широкий обиход, а по другим в Думу этот пакет попадет не ранее первой половины следующего года. И тогда ждать внедрения его норм стоит не раньше 2020-го.

Несмотря на то, что солидарности по данному вопросу еще не достигнуто, и бизнесу, и самим гражданам уже стоит готовиться к данному нововведению самым активным образом. Поэтому попробуем разузнать о нем подробнее заранее.

Суть вопроса

Новые трудовые книжки граждан будут представлять собой автоматическим образом формируемую электронную базу сведений о трудовой деятельности россиян, основу которой составит, по сути, все то, что и так постоянно подается в информационную систему ПФР работодателями персонифицировано по каждому работнику.

С того времени, как их введут, утверждают в Минтруде, предприятиям придется сдавать все ту же привычную форму отчета, но с добавкой некоторых граф, в которых, как предполагается, и будут отражаться специфические для трудовой книжки сведения.

Результатом же станет, во-первых, отсутствие необходимости предприятиям заниматься всей бумажной морокой и озадачиваться мерами безопасности в работе с этой трудовой документацией по своим сотрудникам, да и самим трудящимся получать данные каждый раз из этих книжек уже не будет необходимости.

Теперь ко всем сведениям из этой сферы чиновники, банковские работники и прочие заинтересованные лица будут иметь доступ в онлайн-режиме из соответствующих баз. Поговаривают, что в дополнение к ним одновременно состоится и то ли частичный по желанию, то ли полный переход на электронные трудовые договора, но вот этот момент пока еще уж точно никакой конкретики не получил.

Как обстоят дела с принятием Закона?

По сути, весь пакет документов, регламентирующих нововведение, уже разработан Минэкономразвития в тандеме с Минтрудом, но, так как количество законодательных актов, разъяснений и прочего в нем довольно внушительно, на их обсуждение, корректировку и доработку потребуется слишком много времени.

Именно поэтому в Правительстве не просто не готовы назвать точную дату старта проекта, но даже не прогнозируют хотя бы примерные временные границы этого.

Апробация новшества

Сбербанк под патронажем Минтруда первым попробовал перейти в экспериментальном порядке на электронные трудовые книжки. Ведомство Максима Топилина посчитало, что это – отличная площадка и по своей масштабности, и по насыщенности и разнообразию, чтобы хорошенько обкатать и проверить на практике все нормы готовящегося к принятию закона.

Процесс этот, по словам Германа Грефа, небыстрый и непростой, так как на электронный кадровый документооборот перейти банку его размеров действительно непросто, но они активно сейчас работают над этим и о первых результатах планируют регулярно осведомлять общественность.

Сбербанк можно понять: финансовые издержки на ведение трудовых книжек идут колоссальные, и избавиться от них банку в условиях текущего кризиса просто необходимо. Не говоря о кадровой свободе, ведь специалистов после перепрофилирования можно будет направить на другие, более полезные и прибыльные направления.

Положительный опыт западных стран

На самом деле пионером в переходе на электронные трудовые книжки Россия, конечно же, не является. В Италии информационная система учета трудовой биографии граждан ведется еще с 1997 года. В Словении и вовсе отдельной базой данных никто не заморачивался, передав абсолютно все данные парафии пенсионного фонда.

В Германии, Австрии и Франции система вообще отличается тем, что т.н. трудовая карточка находится в личном пользователе самого работника, и он сам выбирает, предъявлять ли ее для осуществления записей о приеме/увольнении или не стоит.

Наиболее же близкой к той, которую собираются устанавливать для россиян, является испанская система – в ней не только отражена трудовая жизнь человека, но и все его налоговые отчисления, а данные находятся в совместном пользовании гражданина, государственного Фонда социального страхования и Министерства труда страны.

А вот в Штатах, к примеру, никакого аналога учета данных по трудовой биографии не существует вовсе. Есть налоговая база, есть пенсионные фонды, вкладами в которые управляют и полностью распоряжаются по своему усмотрению сами американцы, а при приеме на работу требуют только резюме, интересующие дипломы об образовании и рекомендации с предыдущих мест.

Вот такое вот тотальное доверие и уважение к правам и личности. Если же возникают какие-то сомнения, либо должность, специфика работы таковы, что о человеке действительно надо знать все, просто задействуют службу безопасности.

Что ж, конечно, не тот у нас менталитет, чтобы полностью отказываться от тотальной слежки за гражданами, поэтому испанская модель, конечно же, нам гораздо ближе. Как же она будет реализовываться на практике — надеемся увидеть через год.

Видео-новость


Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит