Как оформить уведомление о получении трудовой книжки, уведомление трудовой книжке увольнении образец

Содержание
  1. Как оформить уведомление о получении трудовой книжки
  2. Пример составления уведомления о получении трудовой книжки при увольнении?
  3. Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении
  4. Сроки выдачи
  5. Порядок действий
  6. Через третье лицо
  7. Оформление отказной
  8. Передача ТК почтой
  9. Снятие ответственности с руководителя
  10. Способы хранения документов
  11. Делопроизводство
  12. Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?
  13. Что говорит закон?
  14. Оформление уведомления о получении трудовой книжки
  15. Каким числом и в какие сроки нужно оформить?
  16. Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении
  17. Что говорит законодательство
  18. Судебная практика
  19. Алгоритм действий работодателя
  20. Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении
  21. Законодательная база
  22. Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке
  23. Правила составления уведомления
  24. Способы передачи уведомления
  25. Выдача трудовой книжки при увольнении
  26. Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине
  27. Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Как оформить уведомление о получении трудовой книжки

При расторжении договора работнику выдается трудовая книжка на руки, в которой сделана запись об увольнении с указанием статьи ТК РФ. Если увольняемый по какой-либо причине отказывается получить свой документ или его в день увольнения нет на работе, то работодателю следует направить на почтовый адрес уведомление с предложением получить трудовую книжку.

Необходимость в отправке уведомления связана с тем, что ТК РФ (ст.84.1) обязывает работодателя выдавать трудовую книжку в день увольнения. Направление работнику уведомления освобождает работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу личного документа сотруднику.

Уведомительную бумагу лучше отправить ценным письмом с описью и уведомлением о вручении, так у работодателя будет доказательство того, что отправление действительно доставлено адресату. С этого момента работодатель может не беспокоиться о том, что понесет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.

Скачать образцы других уведомлений:

  • об изменении условий договора с сотрудником — образец;
  • о расторжении срочного договора — образец;
  • о переводе на другую должность — скачать.

Пример составления уведомления о получении трудовой книжки при увольнении?

Типовая форма для этих целей не утверждена, поэтому каждый работодатель разрабатывает свой удобный бланк уведомления, при этом в нем должны быть отражены следующие сведения:

  • реквизиты организации (ИП), идеальный вариантом будет оформление на фирменном бланке организации;
  • исходящий номер, который документ получает при регистрации в журнале исходящих документов;
  • дата;
  • ФИО и должность работника;
  • почтовый адрес, на который направляется уведомление;
  • название документа и его заголовок (о получении трудовой книжки);
  • просьба прийти и получить трудовую книжку в связи с увольнением (указывается основание увольнения и дата);
  • предложение дать согласие о направлении уведомительного бланка почтой — актуально в случае, если работник по какой-либо причине не может в ближайшее время лично прийти и получить трудовую книжку;
  • подпись ответственного лица и печать организации.

Скачать бесплатно образец

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении образец — скачать.

Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении

На территории РФ трудовая книжка считается главным документом, который подтверждает стаж и факт выполнения человеком служебных обязанностей. Для достижения этих целей на законодательном уровне детально указан порядок выдачи, хранения и ведения описываемого формуляра. Если сотрудник отказывается от вручения документа или его нет на работе, то ему отправляется уведомление о получении трудовой книжки при увольнении, образец при этом установлен законом.

Сроки выдачи

После указания в трудовой соответствующих причин увольнения она дается сотруднику под расписку в последний рабочий день. Невыдача этого документа на протяжении 3-х последующих дней является правонарушением. Поэтому обязательно необходимо отдать документ сотруднику, который увольняется, вне зависимости от оснований расторжения трудового договора. Для чего:

  1. Сотрудник должен находиться на рабочем месте до окончания трудового дня.
  2. Предварительно был уведомлен о сроках передачи ТК.
  3. Самостоятельно обратился в отдел кадров или к руководителю.
  4. Ознакомился с заполнением журнала по учету бланков и поставил в нем подпись о получении ТК.

Отсутствие вышеописанных действий вынуждают нанимателя нести ответственность. Поскольку виновным является человек, который обязан отдать ТК, а не тот, кто должен был получить этот документ.

Если до конца последнего трудового дня за книжкой никто не является, то лицо, уполномоченное за передачу этого документа, должно принять определенные меры, которые заключаются в уведомлении о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения.

Порядок действий

Если сотрудника уволили за прогулы, а в указанный срок для увольнения он не вышел на работу, то надо непременно подготовить акт о дисциплинарном нарушении, который сможет защитить от вероятных разбирательств.

Если сотрудник пришел на свое рабочее место, но забыл подойти для оформления требуемых бумаг, то с ним необходимо связаться до окончания трудового дня:

  • электронным письмом;
  • по рабочей связи;
  • по мобильному телефону и т. д.

Не забывайте, что к этому моменту ТК обязана быть заполнена с учетом всех законодательных норм и правил.

Во время неявки уволившегося на протяжении 3 дней надо составить уведомление. При увольнении образец уведомления о получении расчета и трудовой обязан содержать:

  1. Уведомление об увольнении с датой составления документа.
  2. Извещение о необходимости забрать трудовую.
  3. ФИО уволенного сотрудника.
  4. Предложение отослать письмом образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Уведомление составляется в нескольких экземплярах, первый вкладывается в личное дело, а второй экземпляр отправляется почтой.

Со времени отправления уведомления с руководителя снята ответственность за оставление уволившимся ТК. Не забывайте, что у вас обязаны быть доказательства отправки письма, это можно подтвердить:

  • квитанцией о получении письма;
  • квитанцией про его отправку;
  • описанием вложения.

Эти документы надо правильно зарегистрировать, добавив в список корреспонденции, и вложить в личное дело работника на случай подачи судебного иска с его стороны.

Через третье лицо

Третье лицо может обратиться с просьбой выдать документ вместо уволенного сотрудника. Зачастую обращаются супруги работников, уволенных по причине дисциплинарного взыскания, за систематические прогулы и т. д. Не стоит передавать документ, если доверенность нотариально не заверена.

Но и вопрос о выдаче трудовой посредникам даже с учетом доверенности довольно спорный. По правилам выдачи законодательство регламентирует лишь возможность личного получения этого документа, без посредников.

Но в определенных ситуациях этой возможности просто нет. Обычно кадровый отдел отдает ТК по доверенности, а около записи о выдачи на руки документа указываются реквизиты доверенности, ФИО и подпись третьего лица.

Кадровики ссылаются на то, что в «Правилах выдачи ТК» не находится непосредственного указания на запрет передачи третьему лицу. Но в этом же законе рекомендовано ставить лишь личную подпись уволенного сотрудника, поэтому для подстраховки лучше всего изымать доверенность, вкладывая ее в личное дело.

Оформление отказной

В определенных ситуациях при требовании забрать документы сотрудник хамит нанимателю, переполненный эмоциями, и отказывается забирать ТК. Не забывайте, что когда эмоции стихнут, он вполне может возбудить административное дело о невыдаче на руки требуемых документов.

В этой ситуации нужно написать акт об отказе. Для чего надо обратиться к сотруднику с понятыми, которые будут свидетелями, и попросить пройти за получением ТК.

Если в ответ получен отказ, то вы сможете составить акт. Его можно составлять в свободной форме с описанием списка понятых, которые являлись свидетелями, что уволенный отказался в получении документов.

Описать ситуацию во время отказа необходимо в лаконичной форме с указанием противоправных действий уволенного сотрудника:

  • угрозы и оскорбления;
  • нецензурные выражения;
  • нахождение в нетрезвом виде.

Акт должны подписать присутствующие лица, при этом он регистрируется в должном виде и вкладывается в личное дело, но предварительно нужно сотрудника ознакомить с содержанием.

Затем уволенный работник сможет взять ТК в любое время, но подавать иск уже против вас не может.

Познакомиться с актом сотрудник обязан под роспись, но если он отказывается, то содержание можно ему зачитать, а понятые должны подписать документ с отметкой об отказе подписи работника.

Передача ТК почтой

Невзирая на ненадежность передачи важной документации Почтой РФ, как считают некоторые кадровики, в определенных ситуациях не получается избежать этого способа передачи трудовой.

Это обстоятельство возникает, если уволившийся работает вне населенного пункта. Эти ситуации зачастую появляются:

  1. Во время вахтового способа работы. Для этих сотрудников, у которых поменялись обстоятельства перед выходом на вахту, предусматриваются специальные условия передачи документов.
  2. Для работников филиалов, у которых основной офис расположен в другом городе.
  3. Во время работы специалистов в мегаполисах.

Отправка ТК почтой для них производится на основании поданного заявления на увольнение и на отправку документов письмом.

Заявление на отправление

Этот документ можно составить предварительно при наличии сотрудника на работе. Заявление на отправку должно удостоверить руководство предприятия. Его можно составить согласно стандартного бланка.

Специальных правил и особенностей оформления нет, поскольку в отдельных ситуациях сотруднику необходимо составлять этот документ на свое усмотрение.

При этом непременно обязаны указываться основные пункты:

  • причина ухода с работы;
  • дата увольнения;
  • адрес получения;
  • прошение о пересылке.

В конце заявление обязано быть подписано сотрудником с установлением даты написания.

Также составить заявление о почтовой пересылке целесообразно в таких случаях:

  1. Если работник находится в отъезде по причинам, которые не позволяют лично обратиться к руководителю.
  2. Если увольнение происходит сразу же после командировки, из которой невозможно быстро вернуться.
  3. Если сотрудник заведомо знает об отсутствии на рабочем месте для получения ТК.

С учетом вышеперечисленных причин отсутствия сотрудника можно послать ему документ почтой. Для этого надо обратиться в любое ближайшее почтовое отделение. Заполнить бланк на отправку письма и опись вложения. После этого письмо оформляется и выдается уведомление про отправку.

Спустя некоторое время вам обязаны доставить уведомление о получении. Это уведомление, а также выданную квитанцию и опись необходимо зарегистрировать в журнале корреспонденции и вложить в личное дело.

В определенных ситуациях запрос можно сделать телеграммой. Телеграмма обладает юридической силой, приравненной к согласию о пересылке. Помимо того — отправлять телеграмму для ускорения процесса более целесообразно. В таком случае необходимо поступать аналогичным образом, как и при обычной пересылке.

Получение в отделении

Если сотрудник находится на связи и интересуется передвижением документации, то можно ему выслать в электроном виде или продиктовать по телефону реквизиты почтового отправления. По этим реквизитам он сможет следить за перемещением посылки.

То есть, ему не надо будет ждать извещения, он сможет обратиться в почтовое отделение для получения во время прибытия документов.

Всю информацию можно с легкостью найти на сайте почты РФ, где отображаются все перемещения почтовых отправлений с учетом их реквизитов. Для чего на сайте необходимо найти раздел «отслеживание» и набрать в соответствующем поле номер посылки.

В появившемся окне необходимо ввести идентификатор отправления, по нему и определяется местонахождение письма.

Сервис удобен тем, что дает возможность экономить время, которое требуется для отправления извещения. Определенные отделения могут потратить на эту процедуру более недели.

Если вы не смогли по какой-то причине сообщить об отправке, то по прибытии документов в отделение заявителю отправят извещение.

Получив его, можно забрать письмо. После получения вам должно быть отправлено извещение о том, что работник забрал документы.

Отправка почтой — это почти единственный удобный способ для уволенных сотрудников, которые находятся в другом городе. Поскольку его можно применять даже в тех случаях, если уволенный сотрудник не хочет встречаться с руководителем.

Снятие ответственности с руководителя

Если вопреки проявленной инициативе руководителя сотрудник не получил ТК, руководствуясь обидой, личными принципами и убеждениями, либо обычной ленью, то ответственность с руководителя снимается.

Ответственность снимается после выполнения таких действий:

  1. Извещение с требованием получить ТК заказным письмом.
  2. Составление соответствующего документа об отказе.

Способы хранения документов

На хранении у руководителя могут находиться трудовые книжки по различным причинам. Как правило, это происходит в таких ситуациях:

  1. Во время игнорирования уволенного сотрудника требований получить ТК, отсутствие ответа во время получения уведомления и отсутствие сотрудника на рабочем месте в последний день отработки.
  2. Если заказное письмо пришло назад отправителю.

После всех необходимых манипуляций со стороны работника, который отвечает за сохранность и выдачу документации, ТК нужно зарезервировать.

Руководитель обязан выдержать три месяца. Если за это время хозяин ТК не появится — трудовую необходимо оформить. Это можно сделать таким способом.

В регистрационной книге выдачи документов и личном деле, где сотрудник обязан расписаться за получение, необходимо указать, что за получением сотрудник (ФИО, должность) не явился.

Книжка обязана храниться одновременно с другими трудовыми, но в отдельной папке на протяжении двух лет. Затем она передается в архив предприятия, где может находиться по установленным правилам.

Если вы директор компании либо несете ответственность за работу с сотрудниками, то не нужно рассчитывать на то, что даже маленькая проблема не сможет перерасти в препятствие для дальнейшей работы. Решать ее необходимо максимально быстро, не пожалев времени и сил. В дальнейшем потраченные ресурсы будут намного значительней.

Делопроизводство

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?

Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.

Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

Что говорит закон?

Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.

Если же работник не забирает документ, работодатель обязан напомнить ему об этом в письменной форме.

Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.

Нормативная база

Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В каких случаях требуется?

Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день (день увольнения).

Но бывает ситуации, когда работник не может или не хочет забирать документ. В то время как удержание трудовой книжки для работодателя может обернуться серьезными проблемами.

Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.

Расторжение трудового договора

При расторжении договора работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).

Если сотрудник не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ, работодатель должен сразу отправить ему уведомление.

При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.

Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.

Какое наказание за подделку трудовой книжки предусмотрено законом? Узнайте тут.

Увольнение осужденного работника

Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?

Ее обязательно необходимо вернуть владельцу, даже несмотря на его положение. В целом, законодательство предусматривает отправку уведомления в исправительную колонию.

Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.

Но для этого потребуется нотариально заверенная доверенность. В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).

Работника забрали в армию

Если сотрудника призвали для прохождения военной службы, трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.

Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.

В связи со смертью

Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.

Они могут сделать это лично, оставив расписку, или получив документ по почте.

Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.

Нежелание сотрудника получить книжку на руки

Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.

В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.

Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку

Оформление уведомления о получении трудовой книжки

Как написать такое письмо?

Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:

  • наименование и реквизиты организации;
  • номер документа;
  • дата создания;
  • ФИО сотрудника;
  • адрес, на который будет отправлено письмо;
  • название документа;
  • просьба забрать документ;
  • предложение переслать документ по почте;
  • подпись должностного лица и печать предприятия.

Пошаговая инструкция

Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.

Оно составляется в нескольких экземплярах, один из которых отправляется по почте, а второй – в обязательном порядке должен быть подшит в личное дело работника.

В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.

При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.

Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.

Образец и форма

Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.

Типичный образец уведомления обычно выглядит следующим образом:

Пример уведомления

Каким числом и в какие сроки нужно оформить?

Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.

Эту процедуру лучше не затягивать, иначе таким промедлением может воспользоваться сотрудник и обратиться в суд.

И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.

Способы направления документа

Уведомление сотруднику можно отправить почтой.

Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:

  • во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
  • во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.

Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.

Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.

Образец акта передачи трудовых книжек вы найдете тут.

Куда наклеить голограмму в трудовой книжке? Ответ — здесь.

Снятие ответственности с работодателя

Как только работодатель отправляет бывшему сотруднику уведомление о получении трудовой книжки заказным письмом, он снимается с себя ответственность за задержку документа.

Также работодатель перестает нести ответственность после составления акта об отказе.

Когда пересылать трудовую книжку?

Работодатель легко может отправить документ по почте, только если на это дал согласие ее владелец.

Нередко пересылкой документа пользуются, когда работник не может забрать его по уважительным причинам. Это может быть переезд в другой город и т. д. Для этого работодатель должен пойти в ближайшее почтовое отделение и послать трудовую книжку заказным письмом.

Нередко за трудовой книжкой приходят родственники сотрудника. Особенно часто это делают жены тех, кого уволили за нарушение трудовой дисциплины.

Но у третьего лица обязательно должна быть оформлена соответствующая письменная доверенность. Без нее передача трудовой книжки даже самому близкому родственнику считается незаконной.

К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.

Нередко кадровые сотрудники снимают с доверенности копию и пришивают в личное дело уволенного работника.

В каких случаях оформляется акт об отказе?

Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.

Это необходимо для того, чтобы владелец документа впоследствии не смог потребовать от работодателя компенсацию через суд. Для этого необходимо иметь нескольких свидетелей, которые могут подтвердить, что сотрудник не забрал трудовую.

Установленной формы акта не существует, поэтому его можно написать в произвольной форме.

Если работник совершил в отношении работодателя какие-то противоправные действия, свидетельствующие о его нежелании забирать свой документ, их также описывают в акте.

Каждый руководитель организации должен понимать, что при работе с персоналом часто возникают различные проблемы. Поэтому их нужно решать сразу, не надеясь на то, что все образуется само собой.

А многие работники часто пользуются легкомысленностью своих работодателей и специально не забирают документы. Потом эти нерешенные вопросы с бывшими сотрудниками нередко приходится впоследствии выяснять в суде.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

Что говорит законодательство

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ.

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

  • пытался трудоустроиться без трудовой;
  • потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

  1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
  2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в табеле учета рабочего времени.
  3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ.

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу нужно направить письмо. Чаще всего его отправляют на адрес, указанный в личной карточке работника. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, направлять документ нужно на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это будет свидетельствовать о том, что руководитель принял максимально возможные меры для вручения бланка. Как должно быть оформлено письмо о получении трудовой книжки при увольнении — образец представлен ниже.

Также может быть отправлено повторное уведомление о получении трудовой книжки.

Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию. В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.

Законодательная база

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров. В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.

Заполнение, ведение, хранение книги учета движения регламентируется Постановлением Правительства «О трудовых книжках» в совокупности с Правилами ведения (с изменениями от 25.03.2013). Порядок заполнения личной карточки по форме № T-2ГС (МС) утвержден Постановлением Госкомстата от 5 мая 2001 года №1.

Отсутствие документа возможно по трем причинам:

  • первичное трудоустройство;
  • порча;
  • потеря.

Трудовая книжка при первом трудоустройстве оформляется в течение первых 7 рабочих дней в присутствии работника.

При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления. По его письменному заявлению в течение 15 дней должен быть выдан дубликат, в который переносятся все имеющиеся сведения. В таком же порядке происходит получение дубликата при порче книжки.

Наниматель делает отметку в трудовой книжке, если работник проработал не менее 5 дней. Все записи о должностных обязанностях, переводах дублируются в личной карточке под роспись лица, на которого оформлен документ.

Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке

По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника. В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта. Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку: положения Трудового Кодекса (статьи 84, 83), Федеральных законов.

Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи. Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная. При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.

Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.

При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.

Правила составления уведомления

В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.

Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.

Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:

  • реквизиты компании;
  • личные данные уволенного;
  • причину обращения;
  • подпись работодателя.

Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.

Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:

  • с какого числа прекращены трудовые отношения;
  • почему (со ссылкой на нормативный акт);
  • мотивацию необходимости забрать персональный документ.

Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.

Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.

Способы передачи уведомления

Уведомления о трудовой книжке при увольнении посылаются почтовым извещением в виде заказного письма с описью вложения. Квитанция и копия вложения хранятся вместе с экземпляром оповещения. Адрес, по которому направляется письмо, должен быть взят из личного дела. Если таких адресов несколько – заказные письма отправляются по каждому адресу. Квитанции и описи вложения присоединяются к личному делу.

Без письменного разрешения владельца книжки пересылать ее по почте запрещено законом. Возможна выдача на руки доверенному лицу, имеющему на руках оформленную соответствующим образом нотариальную доверенность. Близкие родственники, супруги не имеют права получить персональный документ без такой доверенности.

Доверенность принимается в случае срочного призыва, отбывания наказания по решению суда. Закон разрешает командиру воинской части и начальнику колонии заверять подобные документы. При уведомлении на получение трудовой книжки при увольнении осужденные и солдаты-срочники могут дать письменное согласие на почтовое отправление документа.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Сотрудник, у которого истекло время действия контракта, в свой последний рабочий день должен обратиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Он обязан расписаться в документе рядом с приказом об увольнении, в своей учетной карточке и журнале учета о получении формуляра на руки.

Исключение составляет смерть бывшего сотрудника: формуляр передается родственнику, предъявившему оригинал и копию свидетельства о смерти и свои паспортные данные под расписку. Если после смерти уволенного работника документ не был востребован, то на адреса из личной карточки отправляются заказные извещения. В образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении умершего обращаются к родственнику с предложением получить под расписку или дать письменное согласие на пересылку по почте.

При предоставлении доверенности, свидетельства о смерти разрешается поставить подпись в карточке учета и журнале посторонним лицам.

Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине

Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:

  1. Объективные, не зависящие от работодателя и работника:
    – болезнь уволенного работника;
    – смерть;
    – отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу);
    – стихийные бедствия, техногенные катастрофы.
  2. Субъективные: личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.

По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.

Срочный контракт, заключенный на время замещения постоянного сотрудника, прерывается в день его выхода на работу. Временный работник может быть в это время на больничном, в отпуске. Вручить ему персональную книжку не представляется возможным. В образце уведомления о трудовой книжке при увольнении в таком случае обосновываются причины расторжения со ссылкой на приказ, просьба забрать документ.

Прогульщик, уволенный по статье, сотрудник, не согласный с аргументами работодателя о его сокращении, не забирают документ либо по халатности, либо из желания наказать работодателя и предприятие финансово. По прошествии времени не получивший формуляр на руки гражданин имеет право обратиться в суд с требованием материального и морального возмещения ущерба. Причина – невозможность устроиться на новую работу из-за своеволия работодателя. Наличие копии своевременно отправленного извещения, акта об отказе получить формуляр послужат контраргументом в судебном разбирательстве.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Примерный образец уведомления о вручении трудовой книжки при увольнении как следует из статьи 84.1 ТК РФ:

  1. Наименование организации/компании в соответствии с государственной регистрацией.
  2. Фамилия, имя, отчество получателя.
  3. Адрес регистрации получателя.
  4. Регистрационный номер и дата исходящего документа.
  5. Обращение к получателю по имени, отчеству.
  6. Указание на обязанность работодателя выдать трудовую книжку при окончании соглашения со ссылкой на норму закона.
  7. Напоминание, что договор расторгнут на основании приказа (номер и дата).
  8. Просьба забрать документ в отделе кадров (адрес, часы и дни работы) или дать письменное согласие на пересылку почтовым отправлением.
  9. Сообщение, что со дня отправки уведомления по почте, предприятие не несет ответственности за несвоевременную выдачу формуляра.
  10. Личная подпись работодателя.

Трудовая книжка – один из основных документов гражданина РФ. Законом предусмотрено наказание за задержку формуляра при расторжении трудовых отношений. На практике выдача может задерживаться по независящим от уволенного работника причинам или по его желанию.

Руководитель компании во избежание наложения денежного штрафа на себя и компанию по возмещению материального и морального ущерба должен своевременно проконтролировать отправку уведомления бывшему сотруднику. Извещение должно быть отправлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении лично в руки. Второй экземпляр, квитанция и опись вложения сохраняются в личном деле. В случае неполучения документа он хранится в специальном сейфе на протяжении 75 лет.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит