Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2019 году, записи дубликате трудовой книжки образец

Содержание
  1. Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2019 году
  2. Как получить дубликат трудовой книжки при утере
  3. В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки
  4. Как сделать дубликат трудовой книжки
  5. Порядок оформления дубликата трудовой книжки
  6. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере
  7. В каких ситуациях возможна выдача дубликата
  8. Документы для указания записей о стаже
  9. Как заполняется документ
  10. Какая плата взимается за выдачу документа
  11. Дубликат трудовой книжки
  12. Содержание
  13. Как восстановить трудовую книжку
  14. Как заполнить дубликат трудовой книжки
  15. Оформление дубликата трудовой книжки
  16. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации
  17. Определение
  18. Когда выдается
  19. Оформление
  20. Стоимость
  21. Алгоритм
  22. Документы
  23. Какие сведения вносятся в дубликат
  24. Сроки выдачи
  25. Некоторые нюансы
  26. Недействительная запись
  27. Если сотрудник уволился
  28. Книга учета

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2019 году

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2019 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

  1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
  2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
  3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий:

1 Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата.
2 В первой графе проставляют порядковый номер записи. Как правило, это – № 1.
3 Графа 2 содержит сведения о дате события.
4 В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности. Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2.
5 Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже.

Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

На нашем сайте бланк этой книги можно скачать здесь.

Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2019-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Дубликат трудовой книжки

Содержание

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

  • порчи (книжка порвалась, обгорела, испачкалась);
  • утери трудовой книжки (вкладыша к ней) работником либо работодателем;
  • наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной.

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Потерянную трудовую книжку (вкладыш к ней) можно восстановить следующим образом: заявить о факте утери работодателю по месту последней работы. Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) производится работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления.

При массовой потере трудовых книжек работодателем трудовой стаж сотрудников устанавливается специальной комиссией. Дубликаты трудовых книжек выдаются работодателем сотрудникам на основании акта комиссии.

Как восстановить испорченную трудовую книжку

В случае если трудовая книжка пришла в негодность (порвалась, испачкалась, обгорела) либо при наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной по письменному заявлению работника работодатель обязан ему выдать дубликат. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой (за исключением записи, признанной недействительной).

Как заполнить дубликат трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки сначала в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится общий трудовой стаж до трудоустройства к данному работодателю суммарно (если таковой имеется), указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест, должностей и периодов работы. Трудовой стаж должен быть подтвержден надлежаще оформленными документами, содержащими сведения о периодах работы (копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры и др.).

Затем на основании предоставленных документов (подтверждений) трудовой стаж расписывается детально: в графу 2 раздела «Сведения о работе» вносится дата приема на работу, в графу 3 – наименование организации-работодателя, структурное подразделение, занимаемая должность (в случае перевода на другую должность у одного и того же работодателя об этом также делается отметка).

После этого в графу 2 раздела «Сведения о работе» вносится дата увольнения, в графу 3 – основание (причина) увольнения, в графу 4 – наименование, номер и дата документа – основания внесения записей в дубликат.

В раздел «Награждения» дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.

Дубликат трудовой книжки оформляется надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы документа.

Оформление дубликата трудовой книжки

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 9

Оформление дубликата трудовой книжки

Нормативно-правовые акты, которыми следует руководствоваться

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен следующими нормативно-правовыми актами:

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69;

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Случаи, в которых выдается дубликат

Дубликат трудовой книжки выдается организацией по месту последней работы в следующих случаях:

— при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной (может быть выдан по желанию работника);

— при утере трудовой книжки работником;

— при утрате трудовой книжки должностными лицами организации;

— если трудовая книжка пришла в негодность (замазана, обгорела, изорвана и т.д.).

Процедура оформления дубликата

Рассмотрим подробнее, как оформляется дубликат трудовой книжки и какие документы необходимы для его оформления.

При наличии записи, признанной недействительной,

или если трудовая книжка пришла в негодность

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной. Выдача дубликата трудовой книжки производится организацией по месту последней работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, где выдан дубликат.

Если лицо потеряло трудовую книжку

Работник, потерявший трудовую книжку, должен сообщить об этом работодателю по последнему месту работы. Тот, в свою очередь, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются владельцу.

Кроме записи о работе в предпоследних организациях необходимо внести информацию и о работе и награждениях в организации, которая восстанавливает трудовую книжку.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Образец трудовой книжки смотрите в примере.

Сведения о работе ТК N 8604301

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │

│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │

│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │

│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │

│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │

│ │ │ │ │Общий трудовой стаж │ │

│ │ │ │ │до приема в Общество │ │

│ │ │ │ │5 лет 8 месяцев 18 дней│ │

│ 1 │ 24 │ 04 │ 99│Принят в Общество │Справка │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 10.05.2006 N 6│

│ │ │ │ │на должность инженера │ │

│ 2 │ 31 │ 07 │ 01│Переведен │Справка │

│ │ │ │ │в администрацию на │от 10.05.2006 N 6│

│ 3 │ 01 │ 06 │ 03│Уволен по собственному │Справка │

│ │ │ │ │желанию (п. 3 ст. 77 │от 10.05.2006 N 6│

Сведения о работе ТК N 8604301

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │

│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │

│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │

│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │

│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │

│ 4 │ 07 │ 06 │ 03│Принят в Общество │Справка │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 11.05.2006 │

│ │ │ │ │ответственностью │N 10 │

│ │ │ │ │хозяйственный отдел на │ │

│ 5 │ 18 │ 01 │ 05│Уволен по собственному │Справка │

│ │ │ │ │желанию (п. 3 ст. 77 │от 11.05.2006 │

│ │ │ │ │Трудового кодекса │N 10 │

│ 6 │ 12 │ 05 │ 06│Принят в Общество │Приказ │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 12.05.2006 │

│ │ │ │ │ответственностью │N 17 │

│ │ │ │ │в администрацию на │ │

При массовой утрате работодателем трудовых книжек

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Может ли СЗВ-К быть основанием

для оформления дубликата?

Может ли СЗВ-К быть основанием для оформления дубликата трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки может быть выдан на основании надлежаще оформленных документов, имеющих юридическую силу. Попробуем разобраться, является ли СЗВ-К таким документом.

Согласно п. 59 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 21.10.2002 N 122п, страхователем (работодателем) подаются сведения в Пенсионный фонд для проведения конвертации пенсионных прав застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования по форме СЗВ-К. Документ заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Страхователи должны были представить форму СЗВ-К в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации с 01.08.2003 по 01.07.2004. Копии сведений о трудовом (страховом) стаже, представленные в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации страхователем, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 19 Порядка, утвержденного Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 01.10.2003 N 139п). СЗВ-К является надлежаще оформленным документом, имеющим юридическую силу. Поэтому оно может быть основанием для выписки дубликата трудовой книжки.

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформление

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

  • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
  • при неверном заполнении титульного листа;
  • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит