Где писать выдан вкладыш в трудовую книжку образец, писать выдан вкладыш трудовую книжку

Содержание
  1. Где писать выдан вкладыш в трудовую книжку образец
  2. Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)
  3. Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи
  4. Как оформить вкладыш в трудовую книжку
  5. Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке
  6. Вкладыш в трудовую книжку (ТК): заполняем правильно
  7. Заполняем вкладыш к трудовой книжке
  8. Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)
  9. Штамп — Выдан вкладыш — в трудовую книжку
  10. ТРУДОВАЯ КНИЖКА ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ
  11. Где писать выдан вкладыш в трудовую книжку образец
  12. Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке
  13. О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении
  14. Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?
  15. Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно
  16. Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек
  17. Где Писать Выдан Вкладыш в Трудовую Книжку Образец
  18. Где писать выдан вкладыш в трудовую книжку образец
  19. Заполняем вкладыш к трудовой книжке
  20. Оформляем правильно
  21. Если запись о работе попала не в тот раздел
  22. Если у работника изменилась фамилия
  23. На вкладыше отсутствует печать
  24. Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке
  25. Трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку
  26. Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец
  27. Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
  28. Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи
  29. Выдан вкладыш в трудовую книжку - образец записи
  30. Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку
  31. Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку
  32. Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп
  33. Штамп или запись — что правильно
  34. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша
  35. Форма документа
  36. Приобретение вкладыша
  37. Правила вшивания
  38. Ошибки при вшивании
  39. Алгоритм заполнения
  40. Нюансы заполнения
  41. Как исправить ошибку?
  42. Чего делать нельзя?
  43. Действует ли бланк без трудовой книжки?

Где писать выдан вкладыш в трудовую книжку образец

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.

Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер). Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

Вкладыш в трудовую книжку (ТК): заполняем правильно

Если ко времени внесения записи во вкладыш, бланки у продавцов продукции выросли в цене, работодатель имеет право взимать плату лишь равную той, которую оплатил при приобретении именно этого бланка. Завышение стоимости, указанной в накладной на приобретение бланка будет являться грубым нарушением.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким­то недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением ­Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований ­вышеуказанных ­Правил.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

Штамп — Выдан вкладыш — в трудовую книжку

  1. Заказать изготовление – на сегодня существует масса предприятий, которые занимаются изготовлением штампов и печатей под заказ, при этом его можно сделать индивидуально, преждевременно подготовив эскиз по своему усмотрению и проявив фантазию. Однако следует помнить, что такое удовольствие обойдется недешево.
  2. Купить готовый – такими услугами, как продажа готовых штампов занимаются магазины канцтоваров, но не каждый. Обойдется это дешевле, чем заказ, но и на выходе будет стандартный квадрат со строками для информации.
  3. Набрать самостоятельно – для этого набирается необходимый текст, и формируются пустые строки.

Штамп с обозначением «Выдан вкладыш» поставляется обязательно, так как это установлено п. 39 Правилами о ведении и заполнении трудовых книжек от 2003 года №225. Однако унифицированной фирмы такой штамп не имеет, так что каждое предприятие может иметь свой шаблон.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Допускается также о каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставить штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги.

Где писать выдан вкладыш в трудовую книжку образец

Конечно, в большинстве случаев книги о труде хватает для внесения записей на протяжении всей трудовой деятельности, ведь для подобных записей предусмотрено 20 разворотов, предназначенных только для внесения сведений о работе, но ведь жизненные обстоятельства бывают разные.

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша>
  • выполнение регистрационных записей>
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)>
  • дата рождения>
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша>
  • подпись работника>
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)>
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Где Писать Выдан Вкладыш в Трудовую Книжку Образец

Любая ошибка или недочет в их работе может обернуться долгой волокитой по сбору справок и восстановлению стажа, которая принесет значительные неудобства всем участникам этой процедуры.

Где писать выдан вкладыш в трудовую книжку образец

Также нельзя продолжать записи о работе в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 N 69 есть раздел о заполнении вкладышей в этот документ. Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, требования о вклейке и другие условия. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку и что представляет собой этот важный бланк? Попробуем разобраться. Оформление вкладыша в трудовую книжку Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 г.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

  • Егоркина Ольга бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»

Оформляем правильно

Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16. 04. 2003 г. № 225, далее – ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16. 04. 2003 г. № 225.

Объем вкладыша «Сведения о ­работе – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т. . получается, что запись от руки не корректна.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и ­трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки ­недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований ­вышеуказанных ­Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ­листа ­трудовой книжки (см. Пример 1).

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих ­сведения о ­работнике.

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону +7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ­страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорно­контрольных органов, однако чисто технически ­удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ­трудовой книжке.

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы ­соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

Верховный Суд в решении от 19. 06. 2007 г. № ГКПИ07­564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22. 12. 2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК Министерства финансов ­Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую ­книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.

При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное ­правонарушение в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе оформляется нужная запись (см. Пример 2).

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса ­Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким­то недействительна (п.

1. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением ­Минтруда от 10. 10. 2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью ­самого работника (п. 35 Правил).

Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел ­трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2. 3 постановления Минтруда России от 10. 10. 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист).

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально ­уполномоченного им лица и ­печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая ­выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя.

Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней. В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания.

Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей. Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена.

В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку

Даты, как правило, указывают арабскими цифрами, например: 12. 08. 1982. Такие правила установлены пунктом 2. 1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69 (далее – Инструкция № 69). Если дата рождения указана прописью, это не считается ошибкой. На основании Инструкции № 69 требуется вносить дату арабскими цифрами только непосредственно в разделах ТК или вкладыша.

Вкладыш оформляйте, когда необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела заняты. Это следует из пункта 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16. 04. 2003 № 225 (Правила № 225). Вносить новую запись в другие свободные разделы трудовой книжки нельзя.

Например, запись о переводе вносят в раздел «Сведения о работе». Поэтому не вносите эту запись в раздел «Сведения о награждениях». В графу «Дата заполнения вносят день и год, указанный цифрами. Месяц можно указывать прописью или цифрами, так как в Инструкции № 69 нет разъяснений по поводу того, как правильно указывать дату заполнения.

Присутствует только рекомендация отражать даты арабскими цифрами в разделах ТК и вкладыша в трудовую. Но при этом следует учитывать, что в формате графы «Дата заполнения можно вписать прописью только месяц. Примеры записей: «4 мая 2018 или «04. 05. 2018».

На титульном листе трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку вписывают Ф. И. О. работника, указывают дату его рождения, а также образование, профессию или специальность. Обязательно указывают дату заполнения титульного листа и заверяют подписью работника, уполномоченного вести такие документы. Работник также должен расписаться в заполненном документе. После этого проставляется печать организации при ее наличии. В дальнейшем специалист может получить следующий уровень образования.

В этом случае на титульном листе ТК или вкладыша в трудовую книжку (как оформить образец) вносят дополнительную запись. Например, «высшее – бакалавриат, магистратура». Соответствующие записи в графе «Профессия, специальность можно оставить прежними, если направление подготовки не поменялось.

Если же новый диплом получен по другим направлениям подготовки, это следует указывать через запятую, например, «Психология», «Менеджмент». Обратите внимание! Если в период работы специалисту присвоен новый разряд, класс или категория и т. п. , работник получил вторую или последующие профессии, это отражают в ТК в разделе «Сведения о работе».

В графе первой проставляют очередной порядковый номер соответствующей записи, а в графе второй вносят дату получения новой профессии или присвоения разряда. В графу третью вносят основную запись. В графе четвертой — номер и дату подтверждающего документа.

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен. Прежде чем вносить первые данные в это дополнение работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи «Выдан вкладыш» в трудовую книжку следующим образом:Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас.

Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16. 04. 2003 г. № 225, далее – ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16. 04. 2003 г. № 225.

Объем вкладыша «Сведения о ­работе – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях – 8 разворотов.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2019 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о трудовой занятности человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о трудовом пути ее владельца. Иногда этого объема становится недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятности используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнять вкладыш к трудовой книжке, можно узнать в Постановлении Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях последнее слово, заменяют его на слово «работе и продолжают ведение записей.

Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска. Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк. Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I», ранее была серия «ВТ», до 2003 года — серии «АТ с римскими цифрами от I до IV.

Самая старая из них, серия «АТ-I», была начата еще при СССР в 1974 году. Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1. 1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер).

Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

  1. В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется. На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).
  2. В приходно-расходной книге.
  3. В книге учета движения.

Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов. Самое главное – обратите на фамилию владельца трудовой. Бумажные трудовые книжки, о возможной отмене которых вновь заговорили чиновники, имеют свойство заканчиваться. Причем последняя запись в этом главном документе работника может быть сделана задолго до его выхода на пенсию. Что должен сделать работодатель в этом случае?

Конечно же, завести вкладыш и продолжить ведение записей уже в нем.
Это действие, как и весь кадровый учет, требует определенных знаний, поэтому мы готовы помочь справиться с этой задачей без ошибок. Работники, ведущие активную деятельность, как положительную, так и отрицательную, а также их работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Два документа о стаже одновременно работник иметь не может, поэтому в случае утери ему выдается дубликат, а завести вторую трудовую, даже если закончилась первая, — нельзя. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась.

Именно его печатью должен быть заверен новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета. Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца.
Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы ­соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш. Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16. 04. 2003 г. № 225, далее – ­Правила).

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16. 04. 2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ­работе – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях – 8 разворотов. Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2. 3 постановления Минтруда России от 10. 10. 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист).

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально ­уполномоченного им лица и ­печатью организации (или печатью кадровой службы). Где Писать Выдан Вкладыш в Трудовую Книжку Образец

Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

  • его место работы и должность;
  • дата приема на работу;
  • дата перевода на другое место;
  • дата и причина увольнения;
  • сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Бланк вкладыша в трудовую книжку

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Таким образом, можно сделать следующий вывод: о том, что к трудовой выдан дополнительный документ — вкладыш, должны свидетельствовать минимум 3 записи:

  1. В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется. На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).
  2. В приходно-расходной книге.
  3. В книге учета движения.

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп

Пример штампа «Выдан вкладыш»

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер). Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Получить штамп организация может одним из следующих способов:

  1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки. Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.
  2. Купить готовый. В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.
  3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска. Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк. Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I», ранее была серия «ВТ», до 2003 года — серии «АТ» с римскими цифрами от I до IV. Самая старая из них, серия «АТ-I», была начата еще при СССР в 1974 году. Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Штамп или запись — что правильно

Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп. Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп. Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит). При обнаружении этого (например, при увольнении), работнику следует немедленно потребовать от кадровиков поставить именно штамп — в противном случае при устройстве на новое место могут возникнуть проблемы.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Кадры».

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

  • принимать чистый вкладыш от сотрудника;
  • требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

  • при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
  • при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

  • при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
  • при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

  1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
  2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
  3. Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

  • необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
  • открыть бланк вкладыша посередине;
  • сделать шилом два отверстия – в трудовой и во вкладыше;
  • с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

  1. Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
  2. Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Нюансы заполнения

Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

  • бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
  • без трудовой вкладыш не действителен;
  • нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
  • если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
  • при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
  • если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Как исправить ошибку?

Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.

Чего делать нельзя?

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно. Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:

  1. Использовать новую трудовую вместо оформления бланка вкладыша.
  2. Подшивать или приклеивать в трудовую вместо вкладыша чистые листы.
  3. Делать исправления в разделе «Сведения о награждениях», то есть менять последнее слово на слово «о работе».

За действия любого характера, которые не прописаны в Правилах ведения трудовых книжек и вкладышей, работодатель может быть оштрафован.

Действует ли бланк без трудовой книжки?

Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним. И если первые являются действительными сами по себе, то как обстоят дела с вкладышами? Можно ли их предъявлять отдельно от трудовых?

Согласно основным Правилам и инструкциям по ведению и заполнению данных документов, отдельно вкладыш недействителен, и уж тем более использование его без трудовой книжки невозможно.

Учитывая ТК РФ, работодатель или специалист по кадрам не имеют право совершать действия следующего характера, если гражданин предъявляет только вкладыш:

  • оформлять данного гражданина на работу;
  • увольнять гражданина с данного места работы;
  • делать какие-либо записи в таком бланке вкладыша;
  • совершать другие действия с бланком.

Документ имеет вес и может быть принят во внимание только тогда, когда он вшит в трудовую книжку по всем установленным правилам, а на титульном листе есть запись, говорящая о регистрации данного документа.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит