Служебная записка о премировании сотрудников, текст служебной записки премирование сотрудника

Содержание
  1. Служебная записка о премировании сотрудников
  2. Пример служебной записки о премировании сотрудников при наличии плановых показателей
  3. Пример служебной записки о премировании сотрудников при отсутствии плана
  4. Для чего нужна служебная записка о премировании сотрудников
  5. Оформление служебной записки о премировании сотрудника
  6. Нюансы оформления и образцы служебных записок на премирование и депремирование сотрудников
  7. Как правильно написать?
  8. Важность документа при поощрении
  9. Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?
  10. Структура и содержание «служебки»
  11. Примерные тексты
  12. Заключение
  13. Как написать служебную записку о премировании сотрудников?
  14. Для чего нужна служебка о премировании работников?
  15. Правила оформления служебной записки о премировании
  16. Служебная записка на премирование сотрудника — образец
  17. Подводим итоги
  18. Образец служебной записки и приказа о премировании сотрудников
  19. В каких случаях можно премировать сотрудника
  20. Как оформить поощрения правильно
  21. Для чего необходима служебная записка
  22. Рекомендации по составлению
  23. Как выглядит образец ходатайства о премировании сотрудников?
  24. Нормативная база
  25. Что это за документ?
  26. В каких случаях требуется?
  27. Служебная записка на премирование сотрудника (образец 2019)
  28. Нюансы составления

Служебная записка о премировании сотрудников

Часто для выплаты премий в организации требуется служебная записка о премировании сотрудников. Требует ее руководитель (часто по “заказу” бухгалтерии. Соответственно, с начальников структурных подразделений (отделов) организации.

Затруднений, как написать служебную записку о премировании сотрудников, обычно не встречается. Размещаем для использования в текущей деятельности пример. А если есть затруднения в оценке качества работы сотрудника (конкретных показателей для выплаты премии), можно воспользоваться помощью дежурного юриста.

Служебная записка о премировании сотрудников

Пример служебной записки о премировании сотрудников при наличии плановых показателей

Служебная записка о премировании сотрудников

В связи с выполнением плана работы по результатам 2 квартала 2022 года прошу Вас на основании представленной информации о результатах работы отдела сервисного сопровождения начислить премии следующим работникам:

– начальник отдела Шаробаров Андрей Дмитриевич (плановый показатель – сервисное сопровождение 4 договоров, фактический объем – 6 станков, процент выполнения плана – 150%) – 100 % от величины должностного оклада

– мастер отдела Васильчук Евгений Михайлович (плановый показатель – сопровождение 6 договоров, фактический объем – 10 договоров, процент выполнения плана – 160 %) – 120% от величины должностного оклада

– помощник мастера отдела Ануфренко Маргарита Викторовна (плановый показатель – сдача работы по 10 договорам, фактический объем – 16 договоров, процент выполнения плана – 160%) – 120 % от величины должностного оклада.

Начальник отдела сервисного сопровождения Шаробаров Шаробаров А.Д.

Пример служебной записки о премировании сотрудников при отсутствии плана

Служебная записка о премировании сотрудников

По результатам работы за второе полугодие 2022 года прошу начислить премию в размере 100 % от величины должностного оклада следующим работникам:

  • менеджеру рекламного отдела Ивиной Веронике Павловной – в связи с высокой дисциплиной труда, созданием 2 уникальных рекламных проекта, которые высоко оценены клиентами ООО “ГрандЛюкс”, принеся компании доход в виде 4 контрактов на общую сумму 480 000 руб.
  • менеджеру рекламного отдела Рылиной Евгении Викторовне – в связи с высокой дисциплиной труда, активным продвижением сайта ООО “ГрандЛюкс”, в результате чего сайт занимает достойное (3) место в поисковом рейтинге.

Полагаю целесообразным выплатить премию одновременно с заработной платой за июль 2022 г.

Начальник рекламного отдела Пустовалов Пустовалов С.П.

Для чего нужна служебная записка о премировании сотрудников

Документ является основанием для премирования. Помимо служебной записки может быть использовано представление к премированию (название другое, суть – та же). Готовит ее, как мы уже сказали выше, непосредственный начальник работника. Который уполномочен подводить итоги работы.

От премии следует отличать материальную помощь. В этом случае сам работник пишет заявление на материальную помощь.

Для премирования организация должна иметь локальный акт. Положение о премировании, возможно, показатели работы и т.п. В зависимости от принятых в организации показателей премирования, составляется основной текст служебной записки. Это могут быть: плановые показатели, личный вклад, степень выполнения нормативов, результат работы подразделения и т.п. То есть начальник указывает те причины, которые, по его мнению, являются мотивом для поощрения работника.

Оформление служебной записки о премировании сотрудника

Оформление служебной записки осуществляется по правилам, принятым в организации. Иногда руководитель организации вводит требование согласовать документ о премировании с отделом кадров. Во-первых, посмотреть на наличие неснятых дисциплинарных взысканий. Во-вторых, на дисциплину труда. И тогда в служебную записку о премировании могут попросить внести корректировку.

Итоговый результат подготовки такого документа – приказ о поощрении, премировании (или распоряжение). Он может касаться всей организации, отдельного подразделения или конкретного сотрудника.

Таким образом, приказ о премировании сотрудников, прежде всего, составляется на основании локальных актов работодателя о премировании в организации.

Нюансы оформления и образцы служебных записок на премирование и депремирование сотрудников

Премия – это материальное поощрение сотрудника за результативную работу в виде периодических или разовых выплат. Перечень специалистов, получающих годовые или квартальные премии, а также размеры денежного вознаграждения, утверждаются организацией, а сами премиальные выплаты предполагают определённые требования к результативности работы сотрудника, отсутствие у него взысканий, добросовестное отношение к должностным обязанностям.

Единоразовые премии за особые достижения назначаются исключительно по решению руководства и выплачиваются отдельным членам трудового коллектива. Для их начисления необходимо оформить документы, одним из которых является служебная записка о премировании или лишении сотрудника премиальных выплат. Вопросы премирования в рамках ТК РФ регулируются нормами ­статей 129, 135, 191 ТК РФ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Как правильно написать?

Служебная записка является формой внутреннего документооборота, позволяющей оперативно решать текущие производственные ситуации. Целью написания этой деловой бумаги является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

При подготовке служебных записок о премии и её лишении, придерживаются общих рекомендаций написания подобного рода документов внутренней деловой переписки.

Структура служебных записок составляет:

  1. Указание адресата (в правом верхнем углу официальной бумаги пишется фамилия, имя, отчество, а также должность лица, которому направлено обращение).
  2. Указание фамилии, имени, отчества и должности составителя документа.
  3. Наименование документа и его номер с датой составления.
  4. Изложение сути вопроса.
  5. Предложения либо указание на ожидаемые действия со стороны адресата.
  6. Подпись составляющего лица с её расшифровкой (фамилия, инициалы и должность).

Кроме того, передать записку лучше через секретаря или же отослать заказным письмом, чтобы входящий документ был зарегистрирован должным образом.

По направленности записки могут быть различного типа:

При написании служебных записок относительно финансовых вознаграждений используются:

  1. Служебная записка-вывод – для награждения работника с указанием, например, количества дел, выполненных сверх нормы, за которые его можно наградить, о чём и ходатайствует руководитель.
  2. Служебная записка-просьба используется для прошения о совершении каких-либо действий, в нашем случае – о премии для себя за отлично выполненную работу или выполнение большого объёма заданий.
  3. Служебная записка-жалоба для обоснования лишения сотрудника премиальных выплат.

Единых требований к служебным запискам, утверждённых законодательно, не существует, поэтому компания вправе сама разрабатывать шаблоны, удобные для её заполнения, или же допускать свободную форму изложения с учётом делового информационного стиля. Ниже можно ознакомиться с примерами и образцами служебных записок.

Важность документа при поощрении

Премия работникам является отличным мотивационным инструментом влияния на трудовые усилия сотрудников. Умело используя его, руководитель может мастерски управлять настроением сотрудников, повышая эффективность работы организации. Но если размеры и порядок выплаты должностного оклада носят фиксированный характер, то вопросы премирования или лишения премиальных остаются на усмотрение работодателя.

Необходимо учитывать, что на премию имеют право все сотрудники, независимо от того, приносят ли они фактическую прибыль компании. Например, часто работники бухгалтерий, начисляющие премии остальным сотрудникам, сами остаются «за бортом» премиальных выплат, хотя от их работы зависит правильность ведения документации предприятия.

Однако, грамотный руководитель должен учитывать, что перед сдачей отчетности многократно возрастает нагрузка, нередко случаются авралы, а любые не вовремя сданные отчеты грозят штрафными санкциями. В такие периоды к обычным обязанностям прибавляются дополнительные:

  • заполнение отчетов, их отправка;
  • сбор необходимой информации.

Часто работники бухгалтерии вынуждены вносить правки в документацию, дополнительно консультировать менеджеров относительно правильности заполнения. Поэтому их премирование может служить хорошей компенсацией затраченных усилий.

Во избежание претензий и судебных разбирательств относительно премиальных выплат, необходимы аргументированные документальные обоснования. Прямым доказательством в таких случаях может служить правильно составленная служебная записка.

Дополнительная польза составления служебных записок о премировании состоит в том, что они являются прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. Если специалист не имеет полномочий самостоятельно принимать решение по вопросам финансирования сотрудников, он в форме служебной записки выносит этот вопрос на разрешение другими специалистами, тем самым снимая с себя ответственность за своевременность выплат, а также положительный или отрицательный ответ на ходатайство.

Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?

Она направлена прежде всего на просьбу о поощрении сотрудника. Рассматривается такая записка исключительно вышестоящим органом, который имеет право распоряжаться бюджетом учреждения или же корпорации. В некоторых компаниях такие вопросы могут решаться коллективным советом работников или же учредителей организации.

Служебная записка о премировании на себя составляется самим работником, желающим получить материальное поощрение. В ней он просит работодателя выплатить ему финансовое вознаграждение, аргументируя свою просьбу информацией о качественно выполненной им работе, например, перевыполнении плана, заключении выгодного контракта, принесшего компании прибыль.

Служебная записка на себя пишется от своего имени, соответственно в шапке документа должна быть указана фамилия сотрудника, который просит о премии, а внизу документа – его подпись.

Как показывает практика, у работника, который обращался к руководителю в личном порядке и убедил начальство в том, что он заслуживает получение денежного вознаграждения, шансы получить его намного выше. В этом случае написание служебной записки на премию для себя является формальностью, дающей официальные основания для совершения выплат.

Такую служебную записку желательно завизировать у непосредственного начальника, после чего зарегистрировать в специальном журнале регистрации входящей документации и подать на рассмотрение вышестоящему руководству.

Особые пункты

Служебные записки относительно выплаты премиальных имеют свои особенности.

О вознаграждении

В основной части служебной записки о премировании в обязательном порядке должно быть указано:

  • за какие результаты производственной, производственно-хозяйственной или других видов деятельности осуществляется премирование;
  • сумма выделяемых средств (размер премии);
  • отчетный период для осуществления премирования — месяц, квартал.

О лишении премии

В данной ситуации служебная записка пишется для того, чтобы, сообщив о совершенном нарушении, вынести предложение о депремировании. Документ, инициирующий лишение премиальных выплат обязательно должен содержать:

  • указание причины, побудившей к написанию служебной записки о лишении премиальных выплат с информацией о проступке работника (это должно быть отображено в «теле» документа в пункте, освещающем суть вопроса).
  • предложение, просьбу о лишении премиальных выплат;
  • визирована составителем, а иногда и группой заинтересованных лиц, подтверждающих ненадлежащее отношение сотрудника к выполнению своих непосредственных обязанностей.

К записке должны прилагаться документальные подтверждения о дисциплинарных взысканиях, акты, составленные по этим фактам, а также объяснительные записки работника, рассмотрение которых будет принято к сведению при решении вопроса о сохранении или лишении сотрудника премиальных.

Структура и содержание «служебки»

О вознаграждении

Структура «служебки» на премию за хорошую работу:

  • В правом верхнем углу указывается кому предназначена записка и от кого, должности и место работы участников. Посередине листа пишется фраза: «Служебная записка».
  • Вторым подзаголовком идет фраза «о премировании работника (должность и Ф.И.О.)».
  • Основная часть документа с изложением ходатайства и его обоснованием, а также указанием размера выплат.
  • Дата составления.
  • Должность и подпись лица её составляющего (с расшифровкой).

О лишении премии

Оформляя документ, следует включить:

  • «шапку» (с указанием Ф.И.О. и должности адресата);
  • название, дату написания, порядковый номер документа в журнале регистрации;
  • «тело» – основной текст (с указанием информации о ненадлежащей работе и предложением о лишении премии);
  • окончание (с указанием должности составителя и его подписи с расшифровкой).

К служебной записке приложить документы, свидетельствующие о дисциплинарных взысканиях, перечеь которых оформить внизу документа отдельным списком.

Примерные тексты

К календарным праздникам

Директору ресторана «Престиж» г. Мурманска

Мясоедову Петру Александровичу

Криворукова Сергея Петровича

Служебная записка о премировании главного шеф-повара Караваевой Надежды Георгиевны к международному женскому дню 8 Марта.

На протяжении 2010 – 2018 года Караваева Н.Г. является ведущим шеф-поваром нашего ресторана.А Она успешно координирует работу кухни, самостоятельно разрабатывает рецеты новых блюд, которые привлекают клиентов в наше заведение.

Надежда Георгиевна создает и дополняет меню, производит мониторинг и контролирует расходы на продукты и инвентарь, работает над маркетинговыми инициативами. Шеф-повар готовит сама для крупных торжеств и особых мероприятий. Благодаря её труду, с января по март 2018 года количество постоянных посетителей увеличилось на 15%. Жалобы на работу ресторана за это время отсутствуют.

Учитывая вышеизложенное, прошу по итогам работы премировать Караваеву Н.Г. в размере 20000 рублей.

Старший менеджер (подпись) Криворуков С.П.

В связи с юбилеем

Начальнику отдела образования Петровского района

№148 Петрищевой Ларисе Васильевне

Директора общеобразовательной школы № 21

Лисицыной Валентины Максимовны

Служебная записка о премировании учителя русского языка Потёмкина Эдуарда Германовича в связи с 50-летним юбилеем.

Потёмкин Э.Г. работает в школе № 21 на должности учителя русского языка и литературы на протяжении 25 лет. Это заслуженный педагог, имеющий высшую категорию. Ученики Эдуарда Германовича показывают прекрасные знания, педагога уважают родители и коллеги. Учитель проявляет творческую инициативу в подготовке общешкольных мероприятий, является руководителем кружка «Живое слово», неднократно награждался почётными грамотами за успехи в деле образования молодого поколения.

Прошу премировать Потёмкина Э.Г. в размере 10000 рублей.

Директор школы (подпись) Лисицына В.Г.

За выполнение дополнительной работы

Директору Верхнеусольского федерального университета

Павлову Сергею Борисовичу

Заместителя директора по научной деятельности

Посольцева Дмитрия Николаевича

Служебная записка о премировании младшего научного сотрудника Колесникова Михаила Леонидовича за выполнение дополнительной работы.

При подготовке к Международной конференции «Достижения современной экономики» в период с 02.01 по 14.02. 2018 года на Колесникова М.Л. была возложена организация мероприятия и приём учасников конференции, их расселение и решение вопросов быта. Колесников М.Л принимал также участие в вёрстке и выпуске информационного сборника по материалам конференции.

Учитывая объем дополнительных работ, выполненный указанным сотрудников, прошу выделить средства на его премирование в сумме месячного оклада.

Заместитель директора по научной части (подпись) Посольцев Д.Н.

Согласно статье 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой денежной компенсации в размерах, предусмотренных законодательством.

Заключение

Судебная практика решает вопросы финансовых взыскания с работодателей для возмещения морального вреда (ст. 237 ТК РФ), причиненного работнику, касаемо оплаты его труда, если сотрудник докажет, что имело место причинение ему физических и (или) нравственных страданий. Поэтому надлежащее оформление документации о премиальных выплатах является важной составляющей внутренней документации любой организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Как написать служебную записку о премировании сотрудников?

В трудовом законодательстве закреплено условие о поощрении сотрудников. Решение о предоставлении определенного награждения отдельному работнику или целому отделу принимается на основании трудовых заслуг.

Оно может быть представлено в виде текста благодарственного письма за хорошую работу, денежной премии, ценного подарка, грамоты или присвоения почетного звания. Документально информацию о необходимости предоставления поощрения нужно изложить в служебной записке.

Для чего нужна служебка о премировании работников?

Каждого принимаемого в штат сотрудника руководитель наделяет индивидуальным кругом обязанностей. При этом нужно учитывать, что, если речь идет о небольшой организации, директору известно об основных обязанностях каждого подчиненного и о его трудовых показателях. На крупном предприятии это условие нереально выполнить.

Служебную записку должны составлять руководители отдела с целью поощрения особенно отличившихся сотрудников

В этом случае руководитель структурного подразделения пишет служебную записку на имя руководителя. Документ должен содержать перечень показателей, напрямую связанных с размером материальной награды (включается в зарплатную ведомость). Записку можно превратить в ходатайство, отражающее заслуги определенного сотрудника.

Важно: для предприятий, которые по итогам отчетного периода (полугодие, год, квартал) должны материально поощрять своих подчиненных, служебная записка является обязательным документом, подтверждающим обоснованность расчета премиальных средств.

Правила оформления служебной записки о премировании

Трудовой кодекс не дает четкого понятия премии и не определяет правильный порядок ее начисления. Только в ст. 135 ТК РФ говорится, что величина поощрительной выплаты, условия ее начисления и регулярность предоставления должны быть отражены во внутренних локальных актах организации (например, в положении о премировании и коллективном договоре).

Если руководитель предприятия упустил этот момент, специалисту отдела кадров придется отобразить порядок премирования в трудовом договоре, подписываемом с каждым сотрудником. Эти мероприятия необходимы для обеспечения исполнения прав каждого подчиненного и исключения дискриминации финансового характера.

Наличие положения с четкой последовательностью назначения поощрений предупреждает возникновение претензий со стороны проверяющего органа. Так, премия, при начислении которой бухгалтер руководствовался утвержденным распорядком, гарантирует беспрепятственный переход средств в расходы, участвующие в расчете налога на прибыль.

Если предприятие состоит из большого количества структурных подразделений, то объективный и справедливый подход к распределению премиального фонда могут обеспечить служебки от начальников отделов. В основе составления документа должен лежать ГОСТ 6.30-2003 УСОРД. Условие нельзя назвать обязательным, за исключением ситуаций, когда положение о премировании или другой внутренний локальный акт содержат образец собственной формы.

Составлению служебной записки должны предшествовать следующие действия:

  1. Ознакомление с коллективным договором, который включает в себя порядок определения поощрительных выплат, оплату труда в ночное время, отпускные и т.д.
  2. Составление списка особенно отличившихся подчиненных, достигших высоких показателей в работе.
  3. Установление периода, за который предоставляется поощрение.
  4. Принятие решения, касающегося размера выплаты (в виде процента от оклада или фиксированной суммы).

Только после этого можно приступать к написанию служебной записки. Рекомендуемый формат – А4, «шапка» должна содержать сведения о том, кому предназначается документ. В «теле» письма следует указать перечень фамилий, которым полагается материальное поощрение. Закончить рекомендуется подписью и датой.

Внимание: служебную записку обязательно нужно зарегистрировать в журнале секретаря. Документ не останется без внимания, так как статья 12 ФЗ № 59 требует, чтобы начальство предоставляло ответы в течение 30 дней.

Служебная записка на премирование сотрудника — образец

Подводим итоги

Служебную записку должны составлять руководители отдела с целью поощрения особенно отличившихся сотрудников. Строго установленная форма отсутствует, соответственно, ничего не мешает определить для себя максимально удобный вариант.

Соблюдение порядка регистрации гарантирует, что руководитель не сможет оставить документ без внимания.

Образец служебной записки и приказа о премировании сотрудников

Одним из самых приятных поощрений на работе – это получение премии сотрудником. Работая, часто приходится выкладываться по полной, задерживаться, иногда получается перевыполнять план. Существует закономерность, что чем лучше работает сотрудник и со стороны руководства это замечено и одобрено, то активность работников со временем возрастает, тем самым, повышая производительность и приводя предприятие к прибыли. Каждый сотрудник хочет, чтобы его труд был оценен по достоинству и, желательно, в денежном эквиваленте. Рассмотрим:

  • в каких случаях можно премировать сотрудника;
  • как происходит премирование (пошаговый процесс);
  • для чего необходима служебная записка;
  • рекомендации по составлению (образец).

В каких случаях можно премировать сотрудника

Премия выдается по согласованию с руководством за заслуги сотрудников. К таким заслугам может относиться все что угодно, по мнению руководителя. Премия подразумевает собой денежное вознаграждение сотрудника поощрительного характера.

Каждая компания самостоятельно решает, выплачивать премии или нет, такая информация регулируется внутренними документами. В таких документах прописывается основание для выплаты, суммы или процент от зарплаты, порядок и срок выплаты. Премирование – это хороший способ привлечь сотрудников выполнять свою работу качественнее и в более короткие сроки. Предприятие будет более успешно развиваться, а это главная цель успешного бизнеса, поэтому многие руководители вводят систему премирования.

Основные поводы для премирования:

  • за выполнение или перевыполнение плана;
  • за качество проделанной работы;
  • за высокие достижения;
  • за индивидуальные заслуги или за успешную работу в коллективе;
  • выполнение задания в короткие сроки;
  • грамотное распределение ресурсов, времени.

Также случаи премирования можно поделить на следующие группы с возможными примерами:

  1. Количественные данные – выполнение задач по выпуску продукций, обеспечение работы оборудования без перерывов, сокращение времени на ремонтные работы, использование меньшего количества работников.
  2. Качественные – улучшение качества продукции или выполняемых услуг, снижение брака.
  3. Экономия ресурсов – снижение количества используемого сырья и материалов, снижение затрат при обслуживании техники.
  4. Рациональность – быстрое освоение новой техники, применение ее при работе, использование технологических нововведений, повышение загрузки оборудования.

Руководитель вправе установить, что премирование сотрудников происходит в связи с отсутствием недостатков, сбоя в работе, либо в связи с перевыполнением плана.

Размер доплаты можно установить:

  • фиксированный;
  • в виде процента от суммы (оклада, перевыполненного плана).

Оценка работы на предприятии может производиться в индивидуальном порядке, рассматривая результаты каждого работника, или в зависимости от комплексной работы, когда рассматривается, например, работа отдела в совокупности.

При ориентировании на индивидуальные показатели работников, выплачивать премию можно за личные показатели, к таким могут отнести:

  • за качественное выступление на конференции;
  • презентация фирмы, представление интересов предприятия;
  • выполнение срочного задания;
  • успешное прохождение переговоров;
  • применение творческого подхода при работе;
  • улучшение показателей;
  • привлечение новых партнеров;
  • укрепление позиций на рынке, улучшение показателей конкурентоспособности.

Премировать сотрудников могут и при наступлении определенных значимых событий:

  • день рождение, юбилей;
  • бракосочетание;
  • рождение ребенка;
  • длительная работа – выплата за выслугу лет.

В зависимости от прописанных условий премирования по результатам работы составляется приказ на премирование сотрудников. Также составляется список сотрудников, которым премиальные не положены.

Как оформить поощрения правильно

Чтобы сотрудник получил премию за свою работу, рассмотрим пошаговую инструкцию, как происходит это на предприятии:

Сначала разрабатывается внутренняя нормативная документация, в которой прописывается вся информация, касающаяся поощрения:

  • сроки выплат;
  • суммы – фиксированные или процент;
  • частота выплат;
  • причины премирования;
  • характер выплат – разовый или постоянный;
  • источники выплат премий.

Если не прописать все условия в локальных документах, то руководству придется прописывать все это отдельно в каждом новом заключенном трудовом договоре с сотрудником. Присутствие положения о премирования поможет избежать претензии со стороны проверяющих структур и исключить финансовые недовольства со стороны работников.

  1. Далее определяют ряд лиц, выполненную ими работу, их результативность – количественные показатели.
  2. Устанавливается период выплаты (с ближайшей заработной платой, по окончании квартала, года).
  3. Производится расчет суммы, в зависимости от установленных условий (фиксированная ставка, процент от зарплаты, процент от выполненный работы или от работы сверх нормы).
  4. Составляется служебная записка в соответствии с разработанным ГОСТом, этот документ фиксируется в документообороте после согласования с руководителем фирмы.

Вполне вероятно, что подсчет количественных показателей работы, выполненной сотрудником, требует времени, поэтому часто премиальные выплачиваются в месяце, следующем после выполненной работы или по итогу квартала.

Для чего необходима служебная записка

Служебная записка – это документ, который составляется по итогам работы для выделения человека или группы лиц для премирования. Служебная записка требует четкой формулировки, так как от нее зависит сумма выплаты, а также срок ее получения или отказа в выплате.

Помимо служебной записки к составленному в ней тексту необходимо приложить документы, подтверждающие обоснования премирования, можно выделить следующие группы:

  1. При выполнении или перевыполнении плана – необходимо предоставить производственные данные о выпуске продукции, оказанных услугах, осуществление нормы продажи за отведенное время (месяц, квартал, год).
  2. Непроизводственные заслуги, такие как многолетний стаж, наличие положительных отзывов о проделанной работе со стороны клиентов, поддержание имиджа фирмы – в этих случаях подтверждение могут предоставить кадровики, также любые упоминания в средствах массовых информации, результаты проведенных конференций будут подтверждением для премирования.
  3. Неожиданные обстоятельства – такие ситуации могут не быть зафиксированы в положении о премировании, но действия работника помогли избежать серьезных потерь, убытков, либо работник проявил себя с хорошей стороны в трудно решаемой ситуации. Для таких ситуаций потребуется составление отдельного приказа, в служебной записке потребуется описать количественные показатели результата действий работника и увязать их с положительным влиянием на предприятие в целом.
  4. Коллективное премирование – сумма премии каждого участника бригады будет выплачена в соответствии с информацией, отраженной в табеле, будет учтено количество отработанных часов и объем изготовленной продукции.

Важным моментом является своевременное предоставление служебной записки. Если в компании большой документооборот, то такой документ следует зафиксировать в специальном журнале документов.

Последней инстанцией, которая решает, выплачивать премию или нет, является генеральный директор или индивидуальный предприниматель. Составляет такой документ начальник отдела премированного сотрудника, иногда записка требует согласования и с другими начальниками отделов.

Могут возникнуть и ошибки при составлении, это часто бывает, если руководитель подразделения ошибочно оценил результат о выполненной работе сотрудников. Работнику тоже стоит понимать, что не всегда выполненная работа без явных «косяков» должна быть обязательно премирована, за такую работу работодатель выплачивает зарплату. Для получения премии стоит приложить дополнительные усилия для значимых улучшений работы предприятия

Для ответственного за составление служебной записки важно, чтобы все данные отражали реальную картину, и эти показатели приносили прибыль или снижали затраты, поэтому все необходимо проверить несколько раз и не спешить, чтобы все обстоятельства были уже учтены. Грамотное премирование будет дополнительным поощрением для работников выполнять свою работу лучше и быстрее.

Рекомендации по составлению

Существует унифицированная форма для премирования (Т-11), она не является обязательной, носит рекомендательный характер. Структура служебной записки включает в себя:

  • «шапку» документа, включающую информацию о фирме;
  • название документа;
  • дата и номер исходящего документа;
  • текст записки – причина премирования;
  • указывается сотрудник или группа лиц, которым положено вознаграждение, с указанием должности каждого;
  • указывается сумма премии или процент от суммы, который положен сотруднику;
  • ставится подпись, должность и ФИО лица, ответственного за составление;
  • указывается дата составления;
  • место для согласования с руководителем фирмы, возможны поля для согласования с другими начальниками отдела.

Четких формулировок, за что положена премия, в законе не прописано, каждое предприятие самостоятельно регулирует, за что вознаградить и поощрить работника, главное помнить, что требуется соблюдать законодательство по отношению к налогообложению таких выплат. Именно на эти статьи обращают внимания проверяющие органы.

Чтобы при проверке у налоговых не возникало вопросов к премии, лучше использовать формулировку общего характера для выплат за непроизводственные заслуги. Например, в приказе указать премирование «за многолетний труд», а уже в положении о премировании или в коллективном договоре прописать более конкретно, что премия выплачивается по достижению 50-летнего возраста.

Образец

Иногда руководители избегают вопросов о премировании, потому что опасаются сделать ошибку. Данное видео поможет премировать сотрудников так, чтобы не опасаться ошибок.

Как выглядит образец ходатайства о премировании сотрудников?

Назначение премиальных выплат в отношении тех или иных сотрудников в компании не происходит спонтанно. Указанная выплата предполагает документальное обоснование в виде того же ходатайства, а также исполнение условий назначения согласно нормам, закрепленным в Положении о премировании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

А так как при нарушении процедуры начисления премии возможны определенные сложности, о всех правилах начисления стимулирующих выплат желательно знать заранее.

Нормативная база

В трудовом законодательстве отсутствует прямое указание на начисление премий, но оговорено, что работодатель вправе устанавливать в компании стимулирующие выплаты, порядок перечисления которых регулируется уже локальными актами.

Так, в ст.135 ТК РФ сказано, что ту же процедуру премирования руководство может осуществлять на основании того же Положения о премировании либо же коллективного или трудового договора, но при условии, что указанные документы составлены с учетом норм ТК РФ и не нарушают прав действующих сотрудников.

То есть дирекция предприятия не может начислять премиальные выплаты спонтанно по собственному разумению, исходя из личного отношения к тому или иному работнику.

Наоборот, стимулирующие проплаты должны рассчитываться исходя из трудовых и иных показателей, которые напрямую связаны со спецификой занятости в той или иной компании.

Стоит отметить и тот факт, что все премиальные начисления относятся к полученным доходам, что предопределяет применение к ним стандартных вычетов, то есть тех же страховых взносов и налогов.

Поэтому при определении суммы премий руководство должно еще и рационально подходить к самой сумме, и не завышать ее необоснованно.

Ведь все начисления периодически проверяются теми же контролирующими органами, и суммы премий подвергаются тщательному анализу. Это предполагает, как минимум, правильное документальное оформление с учетом норм, отраженных в локальных актах.

Что это за документ?

Каждый сотрудник с момента трудоустройства имеет индивидуальный круг обязанностей. При этом если в небольшой компании директор в какой-то мере осведомлен об основных обязанностях сотрудников, а также об их показателях в труде, то в большом учреждении это физически невозможно.

Именно поэтому для начисления премиальных выплат линейные руководители отделов предоставляют так называемые докладные записки, которые и отражают основные показатели.

Записка может составляться не только в виде информации, но и ходатайства, которое одновременно отражает заслуги тех или иных сотрудников и содержит просьбу об их материальном поощрении.

Кстати, в компаниях, которые по условиям того же квартала или полугода обязаны премировать штатных работников, подача указанного документа является не только обязательной, но и необходимой в качестве подтверждения обоснованности расчета премиальных выплат.

В каких случаях требуется?

Ходатайство о выплате премии является не только просьбой, но и информацией, которая формирует представление руководства о заслугах того или иного сотрудника, а также служит основанием для утверждения определенного размера стимулирующей выплаты.

Но вот подаваться на рассмотрение руководства она может и не всегда.

Так, служебная записка не требуется в следующих случаях:

  • если премиальные выплаты введены в ранг обязательных выплат в качестве составляющей ежемесячной заработной платы в рамках трудового договора;
  • если премия утверждена в качестве обязательного начисления локальными актами, то есть тем же коллективным договором либо Положением о заработной плате.

При этом в случае если в Положении сказано, что сотрудники, исходя из финансового положения компании, могут премироваться по результатам отчетного периода либо в виду иных заслуг, как связанных с показателями в труде, так и с личностными характеристика, оформление ходатайства либо же служебной записки необходимо.

Как отразить материальную помощь в справке 2НДФЛ? Читайте тут.

Служебная записка на премирование сотрудника (образец 2019)

Служебная записка о премировании, как и ходатайство, относятся к локальной документации, которая несмотря на отсутствие установленного законом бланка имеет определенную форму.

Естественно для того чтобы указанный документ считался легитимным и не мог бы вызвать какие-либо вопросы со стороны тех же контролирующих органов, записку необходимо составить правильно.

Форма документа

Служебные записки, как правило, предназначены для внутреннего документооборота компании и имеют стандартную форму, присущую такому виду документации, то есть ту же шапку, основную информацию, подпись и дату.

При этом ввиду того, что записка подразумевает включение в себя достаточно много информации — от описания основных данных сотрудника до его заслуг — указанный документ можно составить в произвольной форме.

Но вот от делового стиля отступать не стоит, ввиду чего все необходимые данные нужно отразить как можно лаконичнее.

Если предполагается выплата определенной суммы в качестве вознаграждения за труд, к примеру, за перевыполненный план либо повышение процента продаж, линейные руководители учреждения составляются именно докладные записки.

Если же у сотрудника юбилей, допустим, те же 50 лет, оформляется уже ходатайство с просьбой о поощрении материально за многолетний труд и весомый вклад в развитие предприятия, но только в том случае, если юбилейные даты являются основанием для премирования в рамках Положения.

Кстати, в отношении руководящего состава организаций законом предусмотрен и третий вид документов, а именно, представление на премирование тех же начальников отделов и главных бухгалтеров.

Кем оформляется и кому адресуется?

Естественно, сам работник, несмотря на желание увеличить свой ежемесячный доход, не всегда может просить руководство о премиальных выплатах, да и оценить собственный вклад в развитие компании объективно тоже.

Поэтому полномочия по составлению служебной записки или ходатайства отданы следующим лицам:

  • линейным руководителям отделов, если речь идет о поощрении за трудовые заслуги в текущем периоде;
  • менеджеру по персоналу, если предполагается премирование к юбилейным датам;
  • профсоюзному комитету.

Адресатов указанных документов, обладающих полномочиями утверждения разрешения на выплату премии, может быть тоже несколько:

  • если компания маленькая и состоит всего из нескольких отделов, записка подается непосредственному директору;
  • если же речь идет о том же заводе с несколькими основными и вспомогательными цехами, записка подается начальнику цеха.

Как правильно написать?

При составлении записки либо ходатайства о премировании сотрудников, образец которого представлен ниже, следует учитывать нормы, отраженные в Положении о премировании.

То есть нужно указывать именно те условия, которые предусмотрены Положением — то же превышение выработки, выполнение плана или повышение уровня продаж, а не лаконичные фразы, которые не отражают реальных заслуг.

Ведь если при проверке будет установлено, что премирование полагается только за отдельные показатели, а не в общем за выполнение своих обязанностей, которые и так должны осуществляться, премирование будет признано незаконным.

Содержание и текст документа

Безусловно, служебная записка и ходатайство отличаются друг от друга.

Но при этом оба документа должны содержать в себе следующие сведения:

  • шапку, которая предполагает обращение к руководителю компании либо же цеха и данные составителя документа в разрезе должности и фамилии с инициалами;
  • основную часть, в которую входят данные поощряемого сотрудника с указанием занимаемой должности, просьба о премировании и основания для назначения указанной выплаты;
  • заключительную часть, которая включает в себя дату составления документа и подпись составителя с расшифровкой.

При этом именно ходатайство и представление может содержать еще ряд дополнительных данных, в частности:

  • общий стаж работы;
  • период занятости на конкретной должности;
  • личностные качества — к примеру, ту же добросовестность либо же скрупулезность и исполнительность.

Реквизиты

Как правило, реквизитами являются данные о самой компании, которые включают в себя достаточно много сведений — от юридического адреса и полного наименования до печати и расчетного счета.

Однако если служебная записка предназначена для внутреннего использования, часть реквизитов не указывается.

Именно служебная записка с просьбой о премировании содержит следующие реквизиты:

  • дату составления;
  • регистрационный номер, который присваиваться после регистрации в журнале внутренней документации.

При этом бланк предприятия использовать не обязательно, как и печать, учитывая, что речь идет о внутреннем документе, который только выступает в роли просьбы о премировании, а не распорядительного акта.

Кто подписывает?

Сама по себе записка либо же ходатайство не ведет к определенным финансовым последствиям без соответствующего согласования.

То есть прежде чем работник получит заветную выплату, указанные документы должны пройти согласование руководства и получить резолюцию о согласии в верхнем левом углу с подписью директора и датой внесения резолюции, на основании которых будет издан приказ.

Заполненный образец и бланк

Ходатайство на премию, образец которого можно скачать ниже, как правило, составляется по шаблону, который не всегда может быть верным, учитывая, что оснований для премирования может быть много.

Поэтому при заполнении указанного документа желательно сначала ознакомиться с Положением о премировании компании, посмотреть правильные формулировки и поводы для премирования, а уже потом приступать к составлению документа.

Сроки хранения

Порядок архивного хранения различного вида документации, которая образовывается в ходе хозяйственной деятельности той или иной компании регламентируется Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, который кроме всего прочего содержит и сроки хранения.

Так,в п.596 и п.600 в отношении документов о премировании сказано, что они хранятся на предприятии не менее 5 лет.

Порядок внесения сведений о премировании в иные документы

Практически каждый шаг трудовой деятельности того или иного сотрудника отражается не только в той же распорядительной документации, но и в иных документах, но только при определенных обстоятельствах.

Так:

  • Раздел 7 личной карточки должен включать в себя все поощрения и награды, а также присвоенные почетные звания, включая и премиальные выплаты, но только в том случае, если они выплачены за особые услуги, а не в виде постоянной суммы, рассчитываемой ежемесячно либо же поквартально.
  • То же правило относится и к заполнению трудовой книжки, которая также содержит раздел для отражения данных о полученных вознаграждений.

В частности, в п.25 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 сказано, что сведения о регулярных премированиях сотрудников в книгу о труде не вносятся.

Однако если труженик премируется разово, допустим, за особый вклад в хозяйственную деятельность компании, соответствующая запись должна в книге присутствовать.

Как написать заявление на премию главному бухгалтеру? Узнайте тут.

Зачем нужно штатное расписание? Информация по вопросу — здесь.

Нюансы составления

Несмотря на то, что компания вправе самостоятельно расходовать свои средства, в том числе и на поощрение сотрудников, контролирующие органы все же проверяют, насколько правомерно осуществляется премирование.

Поэтому служебная записка должна быть составлена правильно, отражая реальные основания для начисления стимулирующих выплат.

Так в качестве примера можно использовать ходатайства о поощрении работников в разрезе нескольких оснований для начисления указанных выплат.

Служебка к профессиональному празднику

За перевыполнение плана (переработку)

За хорошую работу

Для государственных и муниципальных служащих:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит