Журнал регистрации приказов, журнал регистрации кадровых приказов образец

Содержание
  1. Журнал регистрации приказов
  2. Ведение документа
  3. Журнал регистрации кадровых приказов образец
  4. Журнал регистрации кадровых приказов
  5. Нормативные материалы:
  6. Журнал регистрации приказов
  7. Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов

В рамках общей системы делопроизводства предприятия, для контроля движения издаваемых приказов применяется журнал их учета.

Журнал регистрации приказов призван решить задачи по регистрации и учету распоряжений руководителя, улучшить контроль и облегчить поиск и архивирование изданных за отчетный период приказов.

Ведение документа

Процедуры составления, оформления и регистрации распорядительных документов регламентируются разрабатываемым на предприятии Порядком оформления и издания приказов, являющимся документом внутреннего пользования. Для идентификации приказа используется индексация, включающая в себя буквенные и цифровые обозначения.

Регистрационный код документа имеет индивидуальный шифр, который относит каждый приказ к определенному виду, типу или указывает на принадлежность к какому-либо подразделению предприятия.

Например, для документов, касающихся кадровых вопросов, в индексации применяется буква:

  • «О» — при оформлении приказов по отпускам;
  • «В» — при составлении документов в отношении применения дисциплинарных взысканий и выговоров;
  • «КМ» — при издании приказа по вопросам командирования сотрудников.

Такой метод идентификации документов используется в системах делопроизводства большинства предприятий, что позволяет оперативно найти нужную бумагу.

Унифицированной формы журнала учета распорядительных документов не существует, в связи с чем, каждая организация разрабатывает собственный формат документа. Ответственность за правильность и корректность заполнения журнала несет назначенное лицо службы кадров.

Бланк журнала регистрации приказов скачать (Размер: 57,5 KiB | Скачиваний: 5 976)

Журнал регистрации кадровых приказов образец

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:

форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08. N 558).

университет «Высшая школа экономики»

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) ведется организацией для упорядочения хранения и поиска приказов по личному составу. Этот документ заполняет кадровый специалист или специалист сферы делопроизводства. Журнал можно вести рукописно или в электронной форме .

Необходимо вести в организации журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу с различным сроком хранения.

Согласно Приказу Министерства культуры от 25 августа г. N 558 журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу хранятся 75 и 5 лет.

75 лет хранятся журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу, включающие информацию о:

  • приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
  • аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
  • изменении фамилии;
  • поощрении, награждении;
  • оплате труда, премировании, различных выплатах;
  • всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы);
  • дежурствах по профилю основной деятельности;
  • длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

    Журнал регистрации кадровых приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) имеет табличную форму . и обычно в него вносятся следующие данные :

  • порядковый номер приказа (может служить и регистрационным номером);
  • тип приказа (о увольнении, представлении к поощрению и др.);
  • дата подписания приказа или распоряжения;
  • должность, подразделение и фамилия работника.

    Подскажите, пожалуйста, как правильно нумеровать кадровые приказы. Возможно, ли использовать не сквозную нумерацию, а отдельную по видам? нумерацию использовать сквозную. Хотя, в 1С предусмотрена возможность как сквозной, так и отдельной, по видам, т.е. только приказы по ДВИЖЕНИЮ сотрудников ( к ним относится 2 вида- прием и увольнение)-отдельно, только приказы по отпускам -отдельно, приказы по командировкам- отдельно. Какое наказание предусмотрено за отсутствие сплошной нумерации, если в организации применяется нумерация по видам приказов) отпуск, командировка, увольнение, прием и т.д. При этом приказы по деятельности также нумеруются отдельно

    да, можно вести отдельную нумерацию по видам приказов -это не будет нарушением законодательства.

    Для разных кадровых приказов можно установить разные буквенные обозначения. Например, «п» — прием на работу, «от» — отпуск, «к» — командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в справочной системе «Кадры».

    Рекомендация: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

    Нужно ли повторно зарегистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение

    Документы регистрируйте только один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Поэтому при передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Такой порядок предусмотрен в пункте 3.2.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .*

    Если структурному подразделению необходимы сведения о документе, то можно передать копию страницы регистрационного журнала или регистрационной карточки с информацией о документе.

    При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

    Регистрационный индекс состоит из:

  • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
  • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный — «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

    Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 — порядковый номер документа, а «к» — обозначение структурного подразделения.

    Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения — 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре — 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа — 144.

    По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу

    В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов — «к», «ок» или «лс».

    В крупных организациях с большим штатом сотрудников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, «п» — прием на работу, «от» — отпуск, «к» — командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.*

    В очень крупных организациях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, «пр» — прием на работу рабочего, «пс» — прием на работу специалиста.*

    Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

    Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:*

    Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

    Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны вперечне. утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .

    Можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов

    Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов. При таком способе ведения сотрудник кадровой службы быстрее найдет необходимую информацию, кроме того, она дополнительно будет защищена от утраты.*

    Решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления пропишите в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

    Нина Ковязина . заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    Светлана Шарипкулова, эксперт БСС «Система Главбух».

    Ответ утвержден Абрамовой Варварой,

    ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

    Журнал регистрации кадровых приказов

    Детальное описание

    Журнал регистрации кадровых приказов — применяется для регистрации приказов со сроком хранения 5 лет.

    Кадровый приказ — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между работником и организацией. Срок хранения — 5 лет.

    К кадровым приказам со сроком хранения 5 лет относятся следующие приказы:

  • О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)
  • О направлении работника (работников) на учебу/семинары
  • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни
  • О привлечении к сверхурочным работам
  • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности
  • О снятии с работника дисциплинарной ответственности
  • Об отстранении от работы
  • О прекращении отстранения и допуске к работе
  • О вынесении взыскания работнику за прогул
  • Об объявлении выговора
  • и т.д.Также, к приказам со сроком хранения 5 лет относятся приказы на отпуск:
  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О предоставлении учебного отпуска
  • О предоставлении отпуска без сохранения содержания сроком менее 14 дней и т.д.

    Приказы на отпуск удобнее регистрировать в «Журнале регистрации приказов на отпуск», но при небольшой численности штата допустимо регистрировать их вместе с кадровыми приказами со сроком хранения 5 лет.

    Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года;приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

    Для Журнала регистрации кадровых приказов установлен срок хранения 5 лет. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

    В журнал включены дополнительные материалы:
    Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (выдержки)

    Журнал регистрации кадровых приказов

    Журнал регистрации кадровых приказов — применяется для регистрации приказов со сроком хранения 5 лет.

    Пример заполнения основного раздела журнала:

    К кадровым приказам со сроком хранения 5 лет относятся следующие приказы:

    • О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)
    • О направлении работника (работников) на учебу/семинары
    • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни
    • О привлечении к сверхурочным работам
    • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности
    • О снятии с работника дисциплинарной ответственности
    • Об отстранении от работы
    • О прекращении отстранения и допуске к работе
    • О вынесении взыскания работнику за прогул
    • Об объявлении выговора
    • и т.д.

    Также, к приказам со сроком хранения 5 лет относятся различные виды приказов на отпуск:

    • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
    • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
    • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
    • О предоставлении учебного отпуска
    • и т.д.

    Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

    Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

    Для Журнала регистрации кадровых приказов установлен срок хранения 5 лет. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

    Контрольная пломба

    Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

    Нормативные материалы:

    Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

    Журнал регистрации приказов

    Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы журнал регистрации приказов.

    Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Часть граф таблицы журнала располагается на левой стороне разворота, часть — на правой. При этом строки совпадают. Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Разлиновка четкая. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.

    Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов/групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом — по основной деятельности. Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.

    Мы разработали такой вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп.

    Форма журнала. Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом:

    Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу «вид/группа приказов» — указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.

    Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

    Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует. Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например, «ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ», «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнал лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

    Также в нашем журнале есть раздел «Работники, ответственные за ведение журнала»

    На задней внутренней обложке журнала есть памятка по его заполнению.

    Журнал регистрации приказов по личному составу

    Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

    Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

    Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

    В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

    Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

    Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

    В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

    • о приеме на работу;
    • о перемещении;
    • о совмещении;
    • о переводе на другую работу;
    • об увольнении (расторжении трудового договора);
    • об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
    • об изменении фамилии;
    • о поощрении, награждении;
    • об оплате труда, премировании, различных выплатах;
    • все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
    • об отпусках по уходу за ребенком;
    • об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
    • о дежурстве по профилю основной деятельности;
    • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
    • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

    В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

    • о дисциплинарных взысканиях;
    • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
    • об отпусках в связи с обучением;
    • о дежурствах;
    • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

    Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

    Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

    Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

    Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

    Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

    Лицо, ответственное за ведение журнала:

    __________________________ __________________________
    должность фамилия, имя, отчество

    Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

    листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

    листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

    В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

    и скреплено печатью ________ листов

    Начальник отдела кадров

    ______________________ _____________________
    (подпись) (расшифровка подписи)

    «___» ______________20___ г.

    Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

    Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

    Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

    Исправлено в графе ____

    __________________ ______________________
    (подпись) (расшифровка подписи)

    Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

    Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

    Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

    Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

    В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

    Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

    Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

    Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

    При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

    Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

    В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

    В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

    Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

    В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

  • Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит