5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров, журнал регистрации трудовых договоров образец

Содержание
  1. 5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров
  2. Обязательность ведения журнала регистрации трудовых договоров на предприятии
  3. Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения
  4. Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде
  5. Ошибки при ведении бумажного журнала
  6. Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений
  7. Нормативные материалы:
  8. Журнал регистрации трудовых договоров - образец
  9. Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  10. Правила ведения журнала
  11. Где бесплатно скачать образец журнала
  12. Как выглядит образец журнала регистрации трудовых договоров
  13. Основные моменты ↑
  14. Порядок формирования журнала учета трудовых договоров ↑
  15. Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения
  16. Зачем нужен такой журнал на предприятии
  17. Обязательно ли его ведение?
  18. Кто занимается его заполнением
  19. Правила ведения журнала
  20. Электронная форма журнала
  21. Внесение изменений в документ

5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.

Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Обязательность ведения журнала регистрации трудовых договоров на предприятии

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.

Назначение журнала

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их.

Так как же именно принято заполнять журнал?

На титульнике журнала указываются:

  • полное наименование предприятия/организации или ИП;
  • название журнала;
  • дата начала отчета;
  • дата окончания отчета.

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).

На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.

В таблице укажите:

  • порядковый номер;
  • временной период;
  • ФИО ответственного лица; его должность;
  • основание, для поручения веления журнала;
  • подпись лица.

После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов)

Журнал регистрации трудовых договоров – образец бланка для заполнения:

Бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Иной вариант заполнения журнала:

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Столбец 1

Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).

Столбец 2

Дата, когда договор был заключён.

Столбец 3

Непосредственно номер трудового договора/соглашения.

Столбец 4

Фамилия работника и его инициалы.

Столбец 5

Профессия работника/ должность.

Столбец 6

Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.

Столбец 7 и 8

Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить – читайте в этой статье.

Столбец 9

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Столбец 10

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Столбец 11

Примечания и дополнения.

Пояснения к заполнению журнала

Проясним некоторые моменты в заполнении:

  1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
  2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
  3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
  4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
  5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Журнал регистрации трудовых договоров – образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.

Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде

В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать.

Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.

Преимущества электронной формы

  • возможность быстрого поиска в документе;
  • оптимизация работы;
  • фиксированный контроль за верным оформлением;
  • лучшая конфиденциальность журнала;
  • более простой формат исправления ошибок;
  • меньше затрат па ведение;
  • простота выдачи выписок и справок.

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.

Ошибки при ведении бумажного журнала

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.

Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже – читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — применяется для регистрации трудовых договоров, заключенных с сотрудниками организации и дополнительных соглашений к ним.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Раздел III «Трудовой договор»
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Обратите внимание, что в соответствии с п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации трудовых договоров — образец

Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров?

Наличие на предприятии такого журнала позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.

Так, благодаря этому журналу будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.

Его очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.

Несмотря на всю пользу указанного документа, его наличие на предприятии необязательно.

Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде.

На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.

Срок хранения такой документации составляет 75 лет (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 04.02.2015).

Правила ведения журнала

Допускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.

На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:

  • номер по порядку;
  • Ф. И. О. ответственного лица;
  • должность;
  • период времени;
  • документ-основание;
  • подпись ответственного лица.

Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала.

Где бесплатно скачать образец журнала

Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:

  • номер по порядку;
  • дата заключения трудового договора;
  • номер договора;
  • персональные данные лица;
  • профессия (должность);
  • структурное подразделение предприятия;
  • дата заключения договора;
  • дата расторжения;
  • характер деятельности работника;
  • дополнительные соглашения;
  • примечания.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.

Как выглядит образец журнала регистрации трудовых договоров

Статья раскроет основные моменты, касающиеся журнала регистрации трудовых соглашений. Для чего он необходим, каким образом составляется и сколько хранится – об этом далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

При приеме на работу руководитель обязательно заключает с сотрудником трудовой договор. После этого соглашение необходимо зарегистрировать в специальном журнале.

Содержание

Работникам кадровой службы необходимо знать, каким же образом проводить регистрацию и какими положениями руководствоваться.

Основные моменты ↑

Регистрационный журнал – документ важный, но его ведение не обязательно, Законодательство не заставляет его вести, также не устанавливает четкой его формы.

Учету подлежат только трудовые книжки, дополнительные соглашения проходят регистрацию по желанию руководителя организации.

Существует несколько причин, на которые стоит обратить внимание:

  • во время проверок службы требуют наличие журнала;
  • по правилам документооборота регистрационный журнал должен существовать, чтобы регистрировать документы;
  • данный журнал входит в список управленческой документации;
  • если договоры не будут регистрироваться, то это может привести к проблемам.

Правила, которых необходимо придерживаться при ведении журнала регистрации:

Новую регистрацию Можно проводить ежегодно
В случае допущения ошибки В записях журнала никаких штрафов или взысканий не предусмотрено.
Если журнал закончен Необходимо сделать прошивку и сдать в архив
Если срочный договор изменяется на постоянный (или наоборот) То он подлежит перерегистрации
Руководитель организации должен поставить подпись На задней обложке регистрационного журнала

Составляется журнал в нескольких экземплярах – один остается в организации (вшивается в личное дело работника), второй выдается сотруднику под его подпись.

Ведет регистрационный журнал работник кадровой службы или другой уполномоченный орган предприятия.

Благодаря данным, которые содержатся в журнале, кадровик сможет оформить справку об увольнении или переводе на другую должность, следить за перемещением сотрудника.

Журнал можно вести в бумажном виде или электронном. В первом случае важно соблюдать следующие требования:

  • обложка журнала должна быть твердой, листы – плотными;
  • нумерация страниц обязательна;
  • нижний левый угол прошить нитью;
  • на обложке указать номер журнала, дату его составления и полное наименование предприятия;
  • на задней обложке – подпись руководителя.

Можно вести журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде. Такая форма более удобна и имеет массу преимуществ:

  • помогает оптимизировать работу с сотрудниками;
  • конфиденциальность, защита информации;
  • контроль хранения и оформления документации;
  • первичные документы сохраняются в электронном формате;
  • минимум затрат;
  • возможность оформлять срочные приказы или справки.

Вести электронный журнал необходимо в MS Excel. Единственный недостаток такой формы ведения регистрационного журнала – невозможность поставить свою подпись.

Поэтому работники кадровой службы часто ведут обе формы, используя электронную в качестве запасной.

Лицо, ответственное за ведение регистрационного журнала, самостоятельно выбирает форму. В качестве регистрационного журнала можно использовать обычную тетрадь.

При регистрации трудовых договоров можно решить такие задачи:

  • организовать контроль за соблюдением норм Законодательства;
  • обеспечить сохранность документации;
  • оказать помощь обеим сторонам договора.

Журнал можно приобрести в магазине канцелярии, скачать в интернете. Существует также множество сайтов, на которых имеются готовые бланки подобных журналов. Можно выбрать для себя наиболее подходящий.

Определения

Регистрация Запись сведений о документах, которая фиксирует дату их создания, отправки или получения. Проводится в день их подписания
Журнал регистрации Документ, в котором содержатся данные о договорах, заключенных с сотрудниками при приеме их на работу. Не является обязательным документом
Трудовой договор Соглашение, заключаемое между работодателем и сотрудником, содержащее основные положения, касающиеся обязанностей и прав обеих сторон
Работник кадровой службы Сотрудник организации любого типа, который занимается вопросами ведения трудовых соглашений с работниками
Дополнительное соглашение Дополнительный документ к основному трудовому соглашению; содержит изменения, вносимые в трудовой договор

Назначение документа

Чаще всего рудовое соглашение дополняет личное дело сотрудника. Заводится оно сразу же после формирования приказа руководителя о приеме на работу.

Как показывает практика, личное дело не всегда составляется, поэтому учет их не возможен. Именно с этой целью и создается книга учета трудовых договоров.

Большинство кадровиков и работодателей сомневаются, нужен ли журнал? Ответственность за его ведение отсутствует, поэтому важно ли его наличие на предприятии.

Как заключается трудовой договор с водителем грузового автомобиля с ИП, читайте здесь.

Необходим регистрационный журнал для осуществления учета данных трудовых соглашений работников. Содержит он основную информацию о договоре, дату его оформления и положения.

Благодаря журналу важные документы не потеряются, различные ксерокопии не уничтожатся, так как надежно закреплены в документе.

Следовательно, и сам трудовой договор никуда не исчезнет. В случае судебного разбирательства журнал регистрации поможет доказать факты со стороны работодателя или сотрудника.

Суд может потребовать предоставить данный документ. В использовании он очень прост – нет необходимости постоянно заглядывать в договоры, которые хранятся в архиве.

Журнал всегда под рукой – на его основе бухгалтера составляют отчеты, касающиеся деятельности организации.

В случае проверок журнал докажет наличие различных договоров, дополнительных соглашений, контрактов с сотрудниками.

Необходим журнал регистрации и для выдачи работнику справки, если тот захочет перейти на другую работу.

Обязателен ли журнал на предприятии – решать его руководителю. Но стоит отметить, что подобный документ решает множество проблем и вопросов.

Благодаря журналу регистрации трудовых соглашений можно отследить количество заключенных договоров в организации.

Это дает возможно осуществить контроль за каждым из них, что облегчает работу при составлении отчетной документации.

Правовое регулирование

Законодательство Российской Федерации не предусматривает четкого регулирования правил регистрации трудовых соглашений.

Но в соответствии с 309 статьей Трудового Кодекса зарегистрированное соглашение между работодателем и сотрудником подтверждает факт трудовых отношений.

Трудовой договор и дополнительные соглашения содержатся в 358 статье Постановлении Федеральной Службы архива, от 6 сентября 2000 года.

Данных о регистрационном журнале нет, поэтому его можно не вести. Согласно 309 статье Трудового Кодекса

Российской Федерации цель регистрации трудовых соглашений – подтверждение факта трудовой деятельности сотрудника.

Порядок формирования журнала учета трудовых договоров ↑

Специальных правил, которые предусматривают порядок формирования журнала регистрации, нет. Единственное правило – формировать трудовые соглашения в алфавитном порядке.

Сначала необходимо произвести нумерацию страниц. Если на какой-то из них нет информации, то номер все равно проставить.

Запись о регистрации вносится только после полного формирования соглашения и проставления подписей руководителя и сотрудника.

Так как ведение журнала не предусмотрено Законодательством, то порядок его заполнения осуществляется по общим правилам – обложка и переплет документа должны быть твердыми, все страницы без исключения иметь номер.

Прошить журнал необходимо капроновой нитью, вывести ее на заднюю страницу, завязать на узел и заклеить квадратной пломбой из бумаги.

Структура бланка

Конкретной формы журнала нет, обычно состоит она из 11 столбцов, но их количество можно менять:

  1. Порядковый номер, то есть регистрационный номер соглашения. Не стоит путать с номером самого договора.
  2. Дата, когда был оформлен контракт.
  3. Номер соглашения (основного или дополнительного).
  4. Личные данные сотрудника.
  5. Занимаемая должность.
  6. Наименование структурного подразделения, в котором работник осуществляет деятельность.
  7. Дата заключения договора.
  8. Дата расторжения.
  9. Характер работы – основная или по совместительству.
  10. Дополнительное соглашение (при наличии).
  11. Примечания.

Вносимые данные

При составлении регистрационного журнала обязательно необходимо вносить всю информацию. Какие же данные нужно отобразить?

Титульный лист должен содержать информацию о названии организации и журнала, даты его составления и окончания.

Первая страница обычно остается пустой, но по желанию на ней можно отобразить правила ведения журнала.

На следующей странице необходимо указать лицо, ответственное за формирование документа. Лучше оформить в виде таблицы, поскольку лица могут меняться.

При этом обязательно указать – порядковый номер, период времени, личные данные, должность и на основании чего этого человека назначили ответственным.

Далее следует заполнение журнала регистрации. Если при заполнении была допущена ошибка, то данный журнал необходимо закрыть в досрочном порядке.

При этом на последней странице сделать пометку «журнал закрыт досрочно вследствие ошибочного ведения».

Далее необходимо оформить новый журнал, обязательно издать приказ о его формировании, в котором указать:

  • в каком порядке будет вестись журнал – электронном или бумажном;
  • кто будет нести ответственность за его ведение и внесение записей;
  • какой будет регистрационная форма трудовых соглашений.

При записи о дополнительных соглашениях

Дополнительное соглашение необходимо в том случае, если в основной трудовой договор вносятся изменения.

Причин этому несколько:

  • перевод сотрудника на другую должность;
  • смена начальства;
  • изменение трудовых условий.

Дополнительное соглашение также стоит внести в регистрационный журнал, обязательно присвоив ему номер. Отдельную книгу не нужно заводить, достаточно внести изменения в основной журнал.

Для этого лучше подойдет электронный вариант. Правила заполнения такие же, что и для основного соглашения.

Если дополнительное соглашение ведется с основным договором объединено, то его нумерация начинается с 1 номера по каждому трудовому соглашению.

Причем для каждого работника отдельно. В этой ситуации лучше выделить на каждого работника отдельную страницу, где будут вестись все изменения.

Пример заполнения

Рассмотрим заполненный образец книги регистрации трудовых договоров.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
14 14.06.2013 14/Д09488 Петров Никита Сергеевич Бухгалтер Финансовый отдел 14.06.2013 Основная

По желанию руководителя организации названии графы можно менять. Образец книги учета трудовых соглашений:

Фото: журнал учета трудовых договоров

Срок хранения документа

Во время сдачи в архив журнал регистрации трудовых соглашений необходимо прошить и опломбировать. Срок хранения документа – 75 лет.

Как формируется трудовой договор между иностранным гражданином и физическим лицом, читайте здесь.

Образец трудового договора ИП с продавцом, смотрите здесь.

Таким образом, регистрационный журнал по учету трудовых соглашений – документ важный, но не обязательный.

Договор сотрудника и работодателя относится к внутренним документам, поэтому их регистрация обязательна.

Законодательство российской Федерации не предусматривает его наличие и порядок ведения записей, поэтому наличие его в организации – по желанию руководителя.

Но стоит отметить, что благодаря журналу можно избежать проблем. Форма журнала произвольная, количество столбцов руководитель предприятия устанавливает самостоятельно.

Важно помнить, что любой документ организации необходимо вносить в специальную книгу учета, трудовое соглашение – не исключение.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку;
  • период времени;
  • ФИО ответственного;
  • должность лица;
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

  • более быстрый поиск в документе;
  • оптимизация работы;
  • соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
  • конфиденциальность журнала;
  • меньше времени уходит на его ведение;
  • упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит