Оформление вкладыша в трудовую книжку, вкладыш трудовую книжку оформить правильно

Содержание
  1. Оформление вкладыша в трудовую книжку
  2. Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку
  3. Правила оформления вкладыша
  4. Что делать если у работника изменилась фамилия
  5. Что делать, если запись попала не в тот раздел
  6. Что делать если на вкладыше отсутствует печать
  7. Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)
  8. Трудовая книжка
  9. Вкладыш в трудовую книжку
  10. Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
  11. Как вшить вкладыш?
  12. Как оформить вкладыш в трудовую книжку?
  13. Вопрос
  14. Ответ
  15. Вкладыш в трудовую книжку как оформить? Вкладыш в трудовую книжку: образец
  16. Что говорит закон
  17. Для чего нужен вкладыш
  18. Описание
  19. Действует ли без трудовой
  20. Приобретение
  21. Правила вшивания
  22. Главные ошибки
  23. Заполнение
  24. Исправления
  25. Что нельзя писать
  26. Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку
  27. Вшивание вкладыша
  28. Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Не каждому из нас доводится иметь дело с таким документом, как вкладыш в трудовую книжку. Но если все-таки дело дошло до этого, то необходимо знать о том, что это такое, и как им пользоваться. Для того чтобы оградить себя проблем при выходе на пенсию или переходе на другую работу, эта информация также будет нужна.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выполняет роль дополнения к документу, когда все страницы уже исписанны. Всю книжку можно исписать не только переходя с одного рабочего места на другое, но и при карьерном росте в границах одной организации. Поощрения также занимают много места в трудовой.

Окончание трудовой книжки не является поводом для прекращения трудовой деятельности или покупки нового документа. Для того чтобы сделать вкладыш, необходимо обратиться в отдел кадров, сотрудники которого подошьют к документу бланк.

Обычно он имеет вид напечатанного шаблона, который не очень то и отличается от формата самой книжки, но имеет свои отличительные черты. Запись во вкладыш вносятся в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. Вопросы возникают только при первичном прикреплении и оформлении дополнительного листа.

Следует иметь в виду, что вкладыш должен быть выполнен на специальном бланке, который защищен он подделок. Он должен иметь свой номер, который впоследствии будет внесен в местный реестр перемещения документации (обычно это журнал учета).

Исправление ошибок – это самая сложная часть работы с трудовыми, так как многие разделы исключают возможность корректировки как таковой.

Правила оформления вкладыша

В первую очередь следует знать о том, какие органы имеют право на совершение акта заполнения вкладыша. Нынешнее законодательство поручило эту функцию работодателю (в основном, в лице уполномоченного лица из отдела кадров).

При заполнении листа-вкладыша нужно внимательно следить за тем, правильно ли заполнен бланк, и внесена ли информация о нем в отчетную документацию. Фиксировать акт прикрепления вкладыша нужно для того, чтобы доказать легитимность сего действия.

Отмечать бланк нужно также и на титульной странице самой трудовой:

  • В качестве отметки служит штамп, на котором помещена надпись «выдан вкладыш». Под печатью нужно в обязательном порядке указать дату фактического прикрепления вкладыша.
  • Еще одной обязательной отметкой на обложке является указание номера и серии документа. Будьте внимательны, переписывая эти данные, так как «черкать» обложку трудовой не разрешается. Если же ошибка все-таки произошла, это повлечет за собой новую лавину изменений и записей, которые придется внести в трудовую, вкладыш, и учетный журнал.
  • Нужно обязательно соблюдать очередность процедуры: сперва заполнить бланк вкладыша, и только после этого делать отметку на лицевой стороне трудовой книжки. Этот порядок нужно изначально взять за правило, чтобы в дальнейшем не путаться, работая с несколькими документами одновременно.

Если же кадровый сотрудник или руководитель допустил ошибку при заполнении самой ведомости или при указании ее серии и номера, ему придется пройти через ряд процедур, среди которых:

  • Аннуляция вкладыша.
  • Составление акта о его недействительности.
  • Изъятие вкладыша.
  • Заполнение и прикрепление нового вкладыша.
  • Отметка и печать о новом дополнении.

Что делать если у работника изменилась фамилия

В случаях, где имеет место изменение фамилии сотрудника, в трудовой книжке которого уже есть вкладыш, необходимо соблюсти процедуру изменения данных, как в самом вкладыше, так и в трудовой.

При этом неважно, изменил ли работник только фамилию, или же решил полностью переделать свою личность.

При изменении даты рождения и данных об образовании, процедура не будет отличаться от той, которую необходимо совершить при изменении фамилии:

  • Прежде всего, необходимо четко перечеркнуть устаревшие данные на обложке трудовой и во вкладыше.
  • Над старыми данными (или рядом с ними) надписываются новые.
  • На внутренней стороне трудовой делается отметки со ссылками на изменения.
  • Ссылки заверяются печатью и подписью руководителя или кадрового сотрудника.

Что делать, если запись попала не в тот раздел

Поскольку человеческий фактор еще никто не отменял, ошибки в документации случаются весьма часто. Невнимательность кадровых сотрудников часто проявляется при внесении записей в реестр.

На самом деле запись о вкладыше должна быть занесена в раздел «Сведения о работе», но ее часто записывают в тот, который называется «Сведения о награждениях».

Такую путаницу можно объяснить тем фактом, что лист для сведений о работе часто бывает, переполнен, и сотрудники отдела кадров могут ошибочно перелистнуть страницу и начать писать там, где этого делать уже не стоит.

Сложность такой ошибки в том, что согласно 30-му пункту нормативного акта о заполнении рабочей документации, ошибки в данных разделах нельзя просто зачеркнуть, заменив их новыми сведениями, как это было с фамилией.

Для того чтобы внести изменения в графы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», нужно официально признать все написанное там недействительным и только потом вносить новую информацию.

Нумерацию записи присваивает сотрудник отдела кадров, секретарь, или сам руководитель, основываясь на порядковом номере записи в журнале, отведенном для регистрации подобных случаев.

Что делать если на вкладыше отсутствует печать

Бывает так, что руководитель забывает поставить печать во вкладыше. Чаще всего такой недочет обнаруживается при поступлении на работу в новой организации.

Что делать сотруднику в такой ситуации?

  • Обратиться по месту бывшей работы и попросить поставить соответствующую отметку.
  • В случае возникновения проблем, напомнить сотрудником отдела кадров о том, что они совершили ошибку, нарушив пункт 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
  • Если даже после этого сотрудники отказываются исправлять ошибку, смело обращаетесь в суд. Но как правило, дело не заходит так далеко.

Знайте, что даже в случае неприятного расставания с работодателем, ни он, ни его сотрудники, не имеют право отказать вам в редактировании трудовой.

Образцы заполнения вкладыша

Так как вкладыш является официальным документом, его заполнение требует соблюдения определенных правил, нарушение которых может стать причиной привлечения к ответственности руководителя или другого сотрудника, заполнявшего документ.

Владельцу, в свою очередь, также не стоит пассивно наблюдать за происходящим, если он обнаружил ошибку в любой документации. Необходимо четко знать свои права и обязанности и не стесняться поправить тех, кто допустил погрешность, заполняя ваш документ.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Трудовая книжка

Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш в трудовую книжку

Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Как вшить вкладыш?

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Ответ

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Когда выдаете вкладыш, в трудовой книжке поставьте штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша ( п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Место в трудовой книжке, где нужно ставить штамп, закон не предусматривает. На практике штамп ставят в верхнем правом углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже несвободны, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку ( п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие разделы трудовой книжки, которые еще свободны, неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Когда выдаете вкладыш, в трудовой книжке поставьте штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша ( п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Место в трудовой книжке, где нужно ставить штамп, закон не предусматривает. На практике штамп ставят в верхнем правом углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

Вкладыш в трудовую книжку как оформить? Вкладыш в трудовую книжку: образец

Трудовая книжка – это самый важный документ для расчета трудового стажа. В некоторых случаях из-за частой смены рабочих мест основные страницы данного документа могут закончиться. Поэтому для продолжения учета трудового стажа вшивается вкладыш в трудовую книжку. Как оформить данный документ? Где его взять и каковы основные принципы ведения бланков вкладышей?

Что говорит закон

Оформление и ведение бланка вкладыша в трудовую регламентируется разделом V постановления № 255 Правительства РФ. В этом документе установлен общий порядок ведения, заполнения, хранения вкладышей, который в принципе ничем не отличается от оформления и ведения самих трудовых книжек.

Другими словами, вкладыш в трудовую является точно таким же документом, как и трудовая, и ведется по всем законодательным нормам. Но вкладыш – это продолжение трудовой, и данный фактор нужно учитывать.

Для чего нужен вкладыш

В основе своей гражданам хватает за весь рабочий период и одной трудовой книжки. Ведь для информации о работе выделено аж двадцать разворотов документа. Но случаи бывают разные, и трудовая деятельность у всех разная.

К примеру, можно работать всю жизнь на одном предприятии, но при этом трудовая будет исписана полностью. А связано это с многочисленными переводами между должностями, между подразделениями, карьерным ростом, возможным совмещением и т. п. И все эти факты должны быть отражены в документе.

В соответствии с законодательными нормами, трудовая книжка может быть только в одном экземпляре, либо в случае порчи или утери может быть дубликат. Но при окончании раздела, связанного со сведениями о работе, необходимо заводить не новую трудовую, а вкладыш, который продолжит исчисление трудового стажа сотрудника.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, будет рассмотрено далее.

Описание

Форма документа утверждена ФЗ № 225 и имеет свои особенности относительно самой трудовой книжки.

Вкладыш также имеет титульный лист, где должна быть отражена информация о сотруднике, развороты для записи информации о работе (9 разворотов) и для внесения сведений о награждениях (8 разворотов).

Согласно приказу Минфина № 117н, вкладыш и трудовая должны иметь голограмму, указывающую на высокую степень защиты документа. Но пока что голограмма не является обязательным моментом, поэтому ее нанесение – это решение исключительно самого работодателя.

Ниже представлен вкладыш в трудовую книжку (образец официального документа).

Действует ли без трудовой

Трудовое право четко оговаривает использование трудовых и вкладышей к ним. И если трудовая действительна сама по себе, то как быть с вкладышами?

Согласно основных правил и инструкции по заполнению и ведению бланков трудовых и вкладышей, последний не имеет никакой юридической силы без самой трудовой книжки, и уж тем более предъявлять его вместо трудовой сотрудник не имеет права.

Учитывая трудовое право, работодатель или лицо уполномоченное не имеют права совершать следующие действия, если сотрудник предъявляет им только вкладыш:

  1. Оформлять гражданина на работу.
  2. Увольнять сотрудника с работы.
  3. Делать записи в предъявленном документе.
  4. Совершать иные действия.

Оформить вкладыш в трудовую книжку, а также принять документ во внимание можно только в том случае, когда он вшит в бланк трудовой, а на самом документе стоит запись, говорящая о его регистрации.

Приобретение

Бланк вкладыша, как и трудовая, должен приобретаться непосредственно руководителем организации. Работодатель не может:

  • брать от сотрудника чистый вкладыш;
  • требовать купить документ самостоятельно.

Каждый руководитель знает, что вкладыш – это документ строгой отчетности. Следовательно, и покупать его можно только у тех компаний, которые имеют разрешение на продажу вкладышей и трудовых. Организация, которая занимается реализацией бланков вкладышей и трудовых, должна иметь лицензию и документы, подтверждающие полномочия на данные действия.

После приобретения вкладыши сдаются на хранение в бухгалтерию, где данные о каждом бланке вносятся в приходно-расходную книгу, и далее они отдаются под расписку в отдел кадров. Выдача вкладышей производится в соответствии с правилами. Работодатель имеет право выдавать бланк вкладыша:

  • бесплатно, приняв при этом расходы за покупку под свою ответственность;
  • взяв плату, соразмерно той, которая была потрачена на данный документ.

Если ко времени заполнения вкладыша цена на него возросла, работодатель не имеет права брать с сотрудника стоимость выше той, что он уплатил конкретно за этот бланк.

Далее рассмотрим, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, как оформить этот документ по правилам и как избежать основных ошибок.

Правила вшивания

Тем, кто ни разу не сталкивался с продолжением трудовой, может быть интересно, что значит «вшить вкладыш в трудовую книжку»? Как оформить данный процесс правильно, чтобы в дальнейшем не было проблем и не пришлось исправлять?

Сотрудник кадрового отдела или непосредственно работодатель должны самостоятельно позаботиться о том, чтобы вкладыш был вшит в трудовую. Вшивание бланка происходит в несколько этапов:

  1. Сотрудник отдела кадров должен сделать отметку на первом листе бланка трудовой о том, что выдан вкладыш. Около этой отметки следует прописать серию и номер вкладыша, совпадающие с теми отметками, которые указаны на самом вкладыше.
  2. Заполнить титульный лист следует исключительно по тем документам, которые обязан предоставить работник организации. Дата внесения информации во вкладыш может совпадать с датой устройства в компанию. Оформление вкладыша в трудовую книжку при приеме на работу должно соответствовать общему алгоритму заполнения данного документа.
  3. Непосредственное вшивание вкладыша. Это должно быть сделано своевременно, во избежание различных штрафов.

Фиксированных правил того, как вшить вкладыш в трудовую, нет, но на практике опытных сотрудников отдела кадров доказано, что следующий алгоритм наиболее приемлем:

  • трудовую следует открыть между последней страницей и обложкой;
  • вкладыш нужно открыть посредине;
  • шилом работник делает несколько отверстий: во вкладыше и в трудовой книжке;
  • при помощи иглы и светлых ниток документы сшиваются, при этом нитки должны остаться во вкладыше.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку? Фото наглядного примера можно увидеть ниже.

Главные ошибки

Как оформить вкладыш в трудовую книжку без ошибок? Не совершать их. А для этого нужно знать несколько важных нюансов работы с вкладышем:

  1. Нельзя вшивать бланк до его заполнения. Последствием этого может стать то, что сведения на титульных листах документов будут отличаться. Если это произойдет, то сотрудник обязан будет открепить бланк и внести исправления. При этом если бланк испорчен, необходимо составить акт по данному факту и уничтожить его.
  2. Недопустимо отрывать обложку от бланка. Данный факт считается грубым нарушением. Вкладыш является утвержденным документом на законодательном уровне, следовательно, любое его видоизменение может повлечь за собой не только штрафы для работодателя, но и отказ в оформлении сотруднику пенсии, предоставившему такой документ.

За новый бланк, как уже говорилось, организация может взимать плату с работника. Но если бланк был испорчен по вине уполномоченного сотрудника, то он выдается бесплатно.

Мы разобрали, что собой представляет вкладыш в трудовую книжку. Как оформить данный документ, рассмотрим далее.

Заполнение

Сотрудники отдела кадров знают, что бланк вкладыша заполняется аналогично самой трудовой книжке. Алгоритм заполнения вкладыша заключается в следующем:

  1. Заполняет документ тот работодатель, во время работы у которого закончился раздел в трудовой, и необходимо начать оформление вкладыша в трудовую книжку. Нумерация при этом сохраняется. То есть первая запись в разделе вкладыша должна иметь порядковый номер на единицу больше, чем в предыдущей записи трудовой. Это сохраняет очередность и смысловое значение записей.
  2. Дата должна ставиться по факту занесения данных. Нельзя ставить дату начала трудового стажа.
  3. Данные, которые проставляются в бланке, должны быть актуальными на момент, когда происходит оформление вкладыша в трудовую книжку. Образование, реквизиты, профессия или специальность должны соответствовать тем документам, которые предоставил сотрудник.
  4. На первом листе должна стоять подпись уполномоченного лица и печать организации.

Также законодательство не ограничивает количество вкладышей, которое может быть подшито к трудовой книжке.

После того как все данные внесены, бланк вкладыша подшивается к трудовой, а на титульном листе последнего документа проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Далее представлен вкладыш в трудовую книжку. Как оформить, образец документа демонстрирует наглядно.

Исправления

Уполномоченное лицо может по невнимательности совершить ошибку при заполнении вкладыша. Если это произошло, его необходимо будет списать, составив акт, и уничтожить.

При совершении ошибки в номере или серии бланка следует сделать пометку о внесении неверной записи и записать ее правильно. При этом на обложке нужно указать документ-основание и поставить печать.

Мы рассказали, как происходит оформление вкладыша в трудовую книжку. Печать организации при исправлениях обязательно должна присутствовать.

Если ошибка была совершена в написании фамилии или имени (или работник сменил фамилию), нужно аккуратно зачеркнуть неправильную запись и сверху написать правильную информацию. На обложке указать документ, удостоверяющий исправленную запись.

Ниже представлено оформление вкладыша в трудовую книжку (образец), смена фамилии если произошла у сотрудника.

Если ошибка совершена при заполнении раздела о работе, то поправки вносятся аналогично, как и в трудовой.

В любом случае возможность внести изменения не означает, что в документе можно делать ошибки.

Что нельзя писать

Чего категорически нельзя делать при оформлении вкладыша:

  • использовать чистый бланк трудовой вместо вкладыша;
  • подшивать или вклеивать в трудовую обычные чистые листы;
  • исправлять раздел «Сведения о награждениях» на «… о работе».

За такие действия организация может получить штраф.

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

  • зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности>
  • вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку>
  • применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой>
  • вкладыш разворачивается посредине>
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке>
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)>
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит