Порядок ведения трудовых книжек, трудовая книжка порядок ведения заполнения

Содержание
  1. Порядок ведения трудовых книжек
  2. Общие правила заполнения трудовых книжек
  3. Правила ведения и заполнения трудовой книжки в 2018 году
  4. Для чего нужна
  5. Актуальность на 2018 год
  6. Грамотное ведение и хранение ТК
  7. Правила заполнения ТК
  8. Трудовая книжка: заполнение, порядок ведения и хранения трудовых книжек
  9. Правила хранения и ведения трудовых книжек
  10. Правила заполнения вкладышей и выписок из трудовых книжек
  11. Сотрудники, для которых ведение трудовых книжек обязательно
  12. Титульный лист трудовой книжки: правила заполнения
  13. Порядок внесения записей в трудовую книжку о приеме, переводе, увольнении
  14. Оформление трудовой книжки сезонных работников
  15. Правила оформления трудовых книжек при работе по контракту
  16. Оформление трудовой книжки про увольнение из фермерских хозяйств
  17. Инструкция по заполнению трудовой книжки: порядок ведения, требования и рекомендации
  18. Главные правила
  19. Основные требования
  20. Правила корректного заполнения
  21. Общие сведения
  22. Ответственность компании-работодателя
  23. Особые ситуации
  24. Дополнительный лист
  25. Правила учета
  26. Ошибки при заполнении
  27. Заполнение дубликата ТК
  28. Резюме
  29. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек

Порядок ведения трудовых книжек

Общие правила заполнения трудовых книжек

Новая форма трудовой книжки и форма вкладыша введена с 1 января 2004 года и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Этим же Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядок внесения изменений и исправлений в трудовые книжки3.

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц — два знака, год — четыре знака (например, 11.05.2004).

Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

  • — фамилия, имя, отчество;
  • — дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, — на основании документов о наличии специальных знаний. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это есть прямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» существуют следующие унифицированные формы по учету кадров5:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» и другие. Указанное Постановление предписывает распространение предложенных унифицированных форм документации «на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации»6.

На основании перечисленных приказов вносятся записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимо трудовой книжки, заполняется личная карточка (№ формы смотрите выше), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью обособленного подразделения.

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись7:

  • а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
  • б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек. В соответствии с этой инструкцией записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год — четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки8.

Правила ведения и заполнения трудовой книжки в 2018 году

Кадровый учет любой фирмы или индивидуального предпринимателя не обходится без оформления на работников трудовых книжек. При этом существуют правила заполнения трудовой книжки.

Кроме того, отделу управления персоналом юридического лица необходима инструкция по ведению трудовых книжек, которую нужно знать, чтобы не допускать ошибок.

Для чего нужна

У каждого человека, который трудоустроился официально на своем основном рабочем месте более 5 дней должна быть внесена запись в трудовую книжку. У сотрудников организации или ИП , принятых впервые, ведение трудовых книжек стартует не позднее 7 суток с момента их трудоустройства.

Ведение трудовых книжек и записи в них фиксируют:

Таким образом, можно посчитать имеющийся стаж у гражданина, увидеть положительные и (или) отрицательные качества относительно его труда.

Важно! Книга с отметками о местах трудоустройства — это первый и самый основополагающий документ для исчисления будущей пенсии гражданина, исчисления его общего стажа работы. Скачать для просмотра и печати:

Образец трудовой книжки

Что говорит закон

Правила ведения трудовых книжек имеют нормативное подкрепление. Так, законодательные акты, которые регулируют данный вопрос следующие:

  1. Кодекс о труде РФ. Он предписывает обязанность работодателя знать правила ведения и хранения трудовых книжек.
  2. Кодекс об административных правонарушениях, устанавливающий меры и пределы ответственности за различные нарушение нормативов и законов в области делопроизводства отделов управления персоналом.
  3. Постановление о трудовых книжках:
    • утверждает бланк трудовой книжки и вкладыша к ней ;
    • содержит правила заполнения данного документа .
  4. Инструкция по заполнению трудовой книжки. Она устанавливает:
    • четкий порядок заполнения трудовой книжки ;
    • информацию и данные необходимые для внесения ;
    • правильное и грамотное исправление выявленных ошибок.

Скачать для просмотра и печати:

Существующие бланки

В России трудовые книжки претерпели множество изменений. В 2018 году существует несколько действующих образцов:

  • конца тридцатых годов 20-го века ;
  • 73-го года предыдущего столетия;
  • 2003 года;
  • 2004 года — последний образец.

Внимание! На работодателях лежит строгая обязанность брать в штат граждан с любым видом трудовой книжки, а кадровые работники должны заполнять их. При этом поменять более ранние образцы на новые нельзя.

Исключение составляют лишь факты пропажи. В этом случае гражданам выдается дублированный вариант.

Если принятие работника первый раз происходит уже после 2004 года, то он должен представить трудовую книжку нового образца.

Актуальность на 2018 год

Многих граждан в 2018 году волнует вопрос об актуальности ведения трудовых книжек на предприятиях малого и среднего предпринимательства. Данные документы обязательно должны существовать в организации такой формы деятельности.

Некоторые изменения коснулись лишь микропредприятий. Такие компании могут рассчитывать на упрощение кадровой политики, путем сокращения количества документации.

Внимание! Это никак не затрагивает документацию работников — порядок ведения трудовых книжек остается одинаковым и единым для всех работодателей.

Неизменным остается и законное право работника получить свою трудовую книжку по своему письменному заявлению. Возможно предоставление выдержки в развернутом виде. А при расторжении контракта между трудящимся и предприятием, книжка обязательно должна быть передана его хозяину.

Установлен и срок для данного действия — 3 дня.

Грамотное ведение и хранение ТК

Перед тем как начать набор сотрудников, работодатель должен обязательно организовать на своем предприятии условия для хранения всех кадровых документов.

Инструкция по ведению трудовых книжек содержит положения о том, что они должны быть сданы на хранение туда, где нет доступа для посторонних неуполномоченных лиц организации. Этим помещением чаще всего является отдел кадров.

Однако работодатель может предусмотреть и иное место хранения. При этом должен быть назначен ответственный сотрудник.

Совет! Если в небольшой компании нет отдельно созданного кадрового управления, то руководитель может назначить ответственное лицо из числа своих работников. Чаще всего, трудовыми книжками ведает в маленьких организациях главный бухгалтер.

Назначение ответственного лица оформляется в обязательном порядке приказом, с которым работник знакомится и делает соответствующую отметку собственноручно. Данная бумага может быть затребована при проверке организации уполномоченными органами.

В противном случае отсутствие приказа грозит неприятными штрафами.

Правила заполнения ТК

Трудовые книжки заполняются на основании следующих документов:

  • приказ , которым оформляется прием на работу нового сотрудника ;
  • паспорт работника. Возможно предоставление и иного документа, идентифицирующего личность человека ;
  • документы о получении и профессии и соответствующего образования (дипломы, аттестаты, сертификаты и т.п .).

Существуют и определенные требования, установленные правилами заполнения трудовой книжки:

  • все ведение осуществляется на русском языке ;
  • при прописывании дат используются только арабские цифры (1,2,3 и т.д .) ;
  • чернила могут быть черного цвета, стандартного синего и фиолетового оттенка. Ручка может быть гелевой, перьевой или перьевой. А также устойчивой к свету и влаге ;
  • записи вписываются максимально аккуратно ;
  • исправления не допускаются ( путем зачеркивания , стирания, замазывания и т.п .) ;
  • нельзя сокращать слова ;
  • со всеми новыми данными в документации сотрудник должен ознакомиться под роспись в личной карточке установленной форме.

Важно! Если необходимо исправить ту или иную запись в трудовой, то нужно осуществить запись под следующим порядковым номером с отметкой о том, что предыдущая запись является недействительной и вносятся правильные сведения.

Информация о военной службе может быть указана в трудовой книжке. А вот премиальные не подлежат внесению.

Оформление граф

Графы оформляются так:

  • следует начинать заполнение с третьей графы. Она содержит данные о компании-работодателе. Информацию можно внести собственноручно. Допускается проставление специальной печать или штампа с данными предприятия . Кадровый сотрудник указывает должность работника и подразделение, в котором он будет осуществлять свою трудовую деятельность ;
  • трудоустройство в официальный, документально оформленный филиал, то указание головной компании является обязательным условием ;
  • очередной номер указывается в графе под номером один . Нумерация должна быть сквозной ;
  • Начало работ должно соответствовать дате приказной документации и записываться в столбец под номером два ;
  • четвертая графа существует для проставления в ней сведений о приказе о приеме .

Кроме того, в книжке о трудовой деятельности человека делается отметка об имеющемся вкладыше. Он нужен, если в кадровом документе уже нет свободного места для осуществления последующих записей.

Отдельные вопросы рабочих моментов

Обычно, труд по совместительству не фиксируется в бумагах работника. Но по желанию трудящегося данная информация может быть и зафиксирована. Данная запись осуществляется сотрудник-кадровиком по основному месту работы.

Важно! Для этого необходимо предоставить работодателю официальную бумагу, удостоверяющую факт работы еще на другом предприятии.

При завершении отношений с одним работодателем, соответствующая отметка делается в трудовой в полном соответствии с законом. Формулировки должны четко ему соответствовать. Кроме того, выпускается приказ, где указывается дата увольнения и причина расторжения трудового договора. Данные приказа (номер, день, месяц, год) прописываются в обязательном порядке.

Трудовая книжка: заполнение, порядок ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В трудовой книжке содержится информация о стаже работы и достижениях в профессиональной сфере владельца трудовой книжки. 48-я статья КЗоТ устанавливает, что трудовая книжка ведется в обязательном порядке. 29 июля 1993 года Министерства юстиции, социальной защиты и труда издали совместный приказ №58, которым утверждена Инструкция, предписывающая правила ведения трудовых книжек. Ниже будут описаны правила работы при ведении трудовых книжек на предприятии.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

27 апреля 1993 года правительство издало постановление №301, пункт 4 которого указывает, что за организацию хранения, учета и выдачи трудовых книжек отвечает глава предприятия. Другими словами, глава предприятия издает приказ, в котором назначает конкретных людей, которые отвечают за хранение и ведение трудовых книжек. Крупные предприятия обычно используют для этого инспектора по кадрам или же целый отдел кадров. В мелких фирмах ведение трудовых книжек и личных дел сотрудников обычно совмещается с ведением бухгалтерии или другими организационными обязанностями.

При устройстве на работу человек обязан предоставить трудовую книжку, оформление которой должно соответствовать законодательству. Если же для работника это первое в жизни рабочее место или ему надоело работать в Gold Line International, то трудовую книжку ему должны оформить на предприятии. Поэтому кадровый сотрудник должен иметь необходимые чистые бланки трудовых книжек и вкладышей. Приобретение этих документов производится за счет предприятия.

По статусу хранения трудовые книжки соответствуют бланкам строгой отчетности. Поэтому для хранения используется сейф, ящик, сделанный из металла и запирающийся на ключ, и другие места, оборудованные особым образом. В обязанности сотрудника, который отвечает за трудовые книжки, входит ведение двух книг, в которых учитывается:

  • наличие бланков трудовых книжек и вкладышей по типовой форме №П-9;
  • движение трудовых книжек и вкладышей по типовой форме №П-10.

27 октября 1995 года Министерство статистики издало приказ №277, которым утверждены упомянутые выше типовые формы касательно трудовых книжек.

Нельзя забывать, что, в соответствии с Инструкцией №58 (пункт 2.1), все записи в трудовых книжках и вкладышах должны быть сделаны на украинском и русском языках, для чего имеются соответствующие разделы.

Правила заполнения вкладышей и выписок из трудовых книжек

Вкладыш в трудовую книжку. Документ предоставляется в том единственном случае, когда в необходимом разделе трудовой книжки уже нет места для записей. Отметка о выдаче вкладыша ставится на титульную страницу книжки, форма отметки – надпись «выдан вкладыш» с указанием номера и серии вкладыша, а также штамп 10 на 25 миллиметров. Вкладыш следует предъявлять только вместе с книжкой. При ведении вкладыша следует придерживаться тех же правил, что и при ведении трудовой книжки.

Выписки из трудовых книжек. Часто сотрудники, ссылаясь на необходимость оформления документов, обращаются к кадровикам с просьбой о временной выдаче трудовой книжки. Согласно Инструкции №58 трудовая книжка может быть выдана только в случае увольнения сотрудника, все остальное время ее надлежит хранить в отделе кадров. Но зато сотрудник может получить заверенную отделом кадров выписку из этого документа. 3 июля 2008 года Министерство труди и социальной защиты выпустило письмо №2022, в котором разъяснены правила выдачи такой выписки.

В соответствии с этими разъяснениями, на титульном листе копии делается надпись «Выписка», и каждая из последующих страниц снабжена печатью компании, датой выдачи и надписью «С оригиналом сверено», подписанной руководителем отдела кадров, его заместителем или другим лицом, имеющим на это полномочия.

Сотрудники, для которых ведение трудовых книжек обязательно

Все сотрудники, работающие по найму не менее пяти дней, должны обеспечиваться трудовыми книжками, которые ведет отдел кадров, инспектор по кадрам или другое ответственное лицо. Это относится также к сезонным и временным работникам.

Закон №973-IV, регламентирующий ведение фермерского хозяйства (принят 19 июня 2003 года), в свое статье 3 (часть 1-я) указывает, что члены фермерского хозяйства, равно как и его председатель, не считаются наемными работниками. Тем не менее, по закону, трудовая книжка должна вестись и на них.

Не требуется ведение трудовых книжек в следующих случаях:

  • если гражданин работает по гражданско-правовому договору;
  • если речь идет о частном предпринимателе, который одновременно является и работодателем, и работником. Однако такие предприниматели могут совмещать свою деятельность с работой на каком-либо предприятии по обычному трудовому соглашению. В этом случае ведением трудовой книжки должно заниматься предприятие;
  • если гражданин работает по совместительству. Однако, если сотрудник выскажет такое пожелание, в трудовую книжку вносится запись о совместительстве.

Титульный лист трудовой книжки: правила заполнения

Данные, которые должны присутствовать на титульном листе трудовой книжки, таковы:

  • фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки;
  • день и год рождения сотрудника;
  • дата, когда была заполнена трудовая книжка.

Также в трудовой книжке должны присутствовать подпись начальника отдела кадров, либо инспектора по кадрам, либо иного ответственного лица, и подпись самого сотрудника.

Иногда записи в трудовой книжке бывает нужно подправить. Один из таких случаев – смена фамилии владельца книжки. В этом случае Фамилию на титульном листе зачеркивают, а новую фамилию вписывают ниже. Эти изменения должны быть описаны на внутренней стороне обложки трудовой книжки, кроме того приводится ссылка на документальное подтверждение внесенных изменений. Это указание подписывается лицом, отвечающим за ведение трудовых книжек и заверяется печатью предприятия. Образец подобной записи приводится ниже.

Порядок внесения записей в трудовую книжку о приеме, переводе, увольнении

Эти записи вносятся в трудовую книжку по следующим основным правилам:

  1. Основанием каждой записи в трудовой книжке должен быть приказ, номер которого и дата издание вносятся в четвертую графу трудовой книжки.
  2. Профессия и должность сотрудника в трудовой книжке должна быть записана в соответствии с приказом Госпотребстандарта №375 от 26 декабря 2005 года, который утвердил Классификатор профессий ДК 003:2005.
  3. В соответствии с Инструкцией №58 (пункт 2.4), запись об увольнении делается в день увольнения. Что касается записей о переводе и приеме на работу, они должны быть сделаны в течение недели.
  4. Все записи о переводе, увольнении и приеме на работу должны быть предъявлены сотруднику, что подтверждается его подписью в Личной карточке напротив копии записи из трудовой книжки. Личная карточка ведется по типовой форме №П-2, которая была утверждена 25 декабря 2009 года приказом №495/656, который совместно выпустили Министерство обороны и Государственный комитет по статистике.
  5. Запись об увольнении с предприятия должна быть подтверждена в трудовой книжке печатью организации и подписью лица, отвечающего за ведение трудовых книжек.

Оформление трудовой книжки сезонных работников

Для таких работ используются трудовые договора, заключаемые на определенный срок. При этом, как уже указывалось, должно осуществляться ведение трудовых книжек. Запись о приеме на работу выполняется по обычным правилам, общим с приемом на постоянную работу. 29 мая 2007 года Министерство труда и социальной политики распространило письмо №126/13/133-07, в котором говорилось, что в трудовую книжку не следует заносить упоминания о том, что работа была временной. Тем не менее, указание на временный характер работы должно быть внесено как в заявление о приеме на работу, так и в приказе о таком приеме, а не в трудовой книжке. Окончание срока действия трудового договора, как это оговорено в КЗоТ (статья 36, пункт второй), может быть указана в приказе об увольнении как причина такого увольнения. При этом в трудовую книжку заносится запись следующей формы:

Правила оформления трудовых книжек при работе по контракту

Трудовой договор может быть заключен в форме контракта, где соглашением сторон определяются условия прекращения действия договора, обязанности, права и ответственность сторон договора, а также срок действия соглашения.

Законодательство (КзОТ, статья 21) особо оговаривает те случаи, когда может быть заключен контракт. Как указывает Закон №973 в своей статье 27, контракт, к примеру, может быть заключен при работе в фермерском хозяйстве.

Обычно у контракта есть четко оговоренные временные рамки. При приеме на работу в трудовую книжку вносится обычная запись, в которой ничего не говорится о временных рамках работы. Как указано в КЗоТ (статья 36, пункт второй), срок окончания действия контракта может быть основанием для увольнения сотрудника.

Оформление трудовой книжки про увольнение из фермерских хозяйств

Если работник выходит из состава фермерского хозяйства, или если он увольняется из такого хозяйства, где работал по контракту или трудовому договору, то в его трудовой книжке должна появиться запись о прекращении членства в хозяйстве или об увольнении соответственно. Для подтверждения записи в трудовой книжке должна присутствовать, как это указано в Инструкции №58 (пункт 4.1), печать органа, представляющего в этом месте государственную исполнительную власть, а также подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки.

Инструкция по заполнению трудовой книжки: порядок ведения, требования и рекомендации

В трудовой книжке отражают данные о каждом рабочем месте сотрудника. Данный документ оформляют с момента его выдачи первым работодателем. После этого работник предоставляет ее на каждом следующем предприятии. Специалист отдела кадров вносит данные согласно определенным инструкциям и правилам.

Главные правила

Рынок труда условно можно классифицировать на теневой и официальный. Большинство граждан стремятся официально трудоустроиться и получить трудовую книжку, которая предоставляет преимущества, связанные со стажем. Она представляет собой основной документ, в котором отражены факты трудовой деятельности. Общие правила заполнения трудовой книжки регламентируют определенный порядок ее ведения. С течением времени трудовая книжка наполняется важной информацией о накопленном стаже.

Согласно Трудовому кодексу, работник предоставляет свою трудовую книжку работодателю. Исключением будут лишь случаи, когда он является совместителем. В том случае, если ранее работник нигде не работал, трудовую книжку ему обязан выписать работодатель. Это правило действует и тогда, когда кандидату еще не исполнилось 18 лет. Основными документами, которыми руководствуется работодатель при ее оформлении, являются Инструкция по заполнению трудовой книжки, а также различные правила и нормы.

Трудовая книжка включает информацию обо всех организациях, в которых ранее работал специалист в течение всей жизни. Вместе с тем, если сотрудник исполняет трудовые обязанности по совместительству и желает, чтобы информация о другом месте работы была отражена в трудовой книжке, можно обратиться к работодателю по основному месту работы с данной просьбой. Это связано с тем, что именно он осуществляет хранение документов сотрудника, поэтому вправе вносить дополнения в них. Инструкция Минтруда по заполнению трудовых книжек устанавливает общий порядок заполнения.

Трудовая книжка содержит информацию о любых изменениях, связанных со служебным положением. Инструкция по заполнению трудовой книжки требует определенным образом оформлять поощрение, перевод на другую должность, повышение и получение наград. В графу 2 следует внести дату награждения, в третьей указать лицо, которое наградило работника с конкретизацией достижения и вида поощрения (грамота, звание и т. д.). Графа 4 предназначена для указания наименования документа, на основании которого вносят запись. Поэтому Инструкция по заполнению трудовой книжки поощрение и иные награждения регламентирует оформлять определенным образом. Разработаны унифицированные правила, которым следуют сотрудники кадровой службы.

Взыскания не фиксируют в трудовой книжке. Однако если в результате совершения определенного проступка сотрудника уволили с работы что называется «по статье», работодатель обязан указать данную информацию в ней. В том случае, если она была утеряна, работодатель обязан завести на сотрудника новый документ. Постановление Минтруда, Инструкция по заполнению трудовых книжек обязывают вести их корректный учет и оформлять при этом специальную книгу по их движению. Если сотрудник не получил ее при уходе, компания сохраняет данный документ согласно правилам архивного дела. В итоге трудовая книжка может храниться на протяжении длительного периода времени в компании до запроса сотрудника.

Если расторжение трудового договора происходит по причинам, указанным в 77-й статье ТК РФ, специалист по кадрам делает запись об увольнении и указывает ссылку на определенный пункт нормы. Если договор прекращен в результате возникновения таких обстоятельств, которые не зависят от воли сторон, следует внести соответствующую запись.

Основные требования

Инструкция по заполнению трудовой книжки закрепляет основные правила по корректному заполнению данного документа. Компания-работодатель обязана своевременно отражать все факты профессиональной жизни работника. При этом обязательно нужно использовать гелевую или перьевую ручку синего, черного или фиолетового цвета.

Среди основных правил ведения трудовых книжек можно выделить оформление сквозной нумерации. Иными словами, указание всех фактов трудовой деятельности происходит под собственным порядковым номером в соответствии с хронологией происходящих событий. Информацию заносят в документ только на русском языке. Исключением являются территории, на которых принят кроме русского еще один язык. В этом случае запись можно занести на русском языке и продублировать на другом, принятом на данной территории. Инструкция по заполнению трудовой книжки обязывает работодателя полностью прописывать формулировки без использования сокращений.

Документ содержит особый раздел, который называется «Информация о работе». В него вносят данные, которые касаются перемещения, поступления, учебы в период работы. Также можно внести информацию о повышении квалификации, службе в армии и иных структурах. Помимо этого, в разделе отражают сведения, касающиеся переименования отдельных структур предприятия, информацию по увольнению и т. д. Сведения подлежат удостоверению не только подписью ответственных лиц, но и собственноручной росписью сотрудника. Работник должен лично ознакомиться с информацией, которую кадровый сотрудник вносит в трудовую книжку. Графа для записи предназначена для занесения данных о названии предприятия, структурных подразделений и должности работника. Последний раздел включает в себя информацию о награждениях, которые утверждены трудовым кодексом РФ либо Коллективным договором компании. Такие поощрения предоставляют не всегда. В случае необходимости следует внести в соответствующее поле информацию о должности, компании и виде поощрения. Следующая графа содержит ссылку на соответствующее основание. Следует учитывать, что в этом разделе не отражаются премии.

Инструкция по заполнению трудовой книжки и правила ведения регламентируют определенный период времени, во время которого работодатель должен зафиксировать сведения о сотруднике. Данный срок составляет 1 неделю со дня издания приказа о назначении на должность. При увольнении данная информация должна быть внесена в последний день работы. Причины увольнения фиксируют в трудовой книжке в строгом соответствии с Трудовым кодексом.

Работодатель обязан в течение 2 дней предоставить копию трудовой книжки или выписку из нее при получении письменного заявления с соответствующей просьбой от сотрудника. Правила установили, что это документ строгой отчетности, поэтому он подлежит хранению в компании в течение всего периода работы сотрудника. Если сотрудник оставил трудовую книжку в компании после увольнения или по факту смерти, работодатель хранит ее до момента востребования в соответствии с правилами архивного дела. Документ может храниться в архиве компании на протяжении 75 лет, а затем подлежит утилизации.

Правила корректного заполнения

Работодатель назначает ответственных лиц, которые занимаются заполнением, хранением и выдачей данных документов на предприятии. Инструкция по заполнению трудовой книжки и принятые правила регламентируют внесение записей на основании выпущенных приказов. Информация, которая записана в трудовую книжку, должна дублироваться в личной карточке сотрудника. Работник впоследствии должен ознакомиться с записью под расписку. Данному документу присваивается определенный регистрационный номер. Личная карточка также содержит персональные данные, информацию о стаже, образовании и различных наградах. Работодатель обязан строго следовать правилам, указанным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец которой представлен ниже.

Заносить информацию разрешается с использованием гелевой или шариковой ручки. В п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек подчеркивается, что наименование организации необходимо указывать полностью, а не сокращенно. Недопустимо использовать любые аббревиатуры и сокращения в названии предприятия. Третья графа предназначена для внесения информации о назначении или принятии в структурное подразделение компании. Необходимо подробно указать наименование должности, профессии, специальности и квалификации. Теория и практика порядка ведения трудовых книжек должны идти рука об руку. Специалисты кадровой службы должны внимательно следить за всеми изменениями законодательства в этом вопросе и вовремя на них реагировать. Правила запрещают использовать любые виды сокращений, в том числе «РФ». Поэтому необходимо заменять все аббревиатуры развернутыми формулировками. Специалист, которого назначают лицом, ответственным за правильное ведение трудовых книжек работников и их первичное заполнение, ставит свою подпись. Также на ней ставят печать компании и подпись сотрудника. Запрещено исправлять записи путем поправок и зачеркиваний. Не разрешается использовать любые виды корректоров. В таких случаях следует прописать, что данная запись содержит ошибки. Затем необходимо указать корректную информацию. Сотрудник, в свою очередь, должен внимательно проверить данные, которые были занесены в документ.

Если обратиться к п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, можно узнать, что в документе недопустимы любые зачеркивания и исправления. Корректировку можно производить после соответствующей записи с новым порядковым номером на новой строке. В графу 3 требуется внести «Запись за номером таким-то недействительна». Затем можно внести корректную запись и указать в графе 4 номер и дату приказа или другого распорядительного документа работодателя.

Общие сведения

Трудовую книжку заводят на каждого отдельного сотрудника, который проработал в компании не менее пяти дней. Трудящиеся могут относиться к категории внештатных, сезонных или временных, но на них распространяется социальное страхование и Инструкция по ведению их трудовых книжек. Вся информация заносится без сокращений, поскольку это может привести к неправильному прочтению и истолкованию. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек требует оформлять каждую новую запись с новой строки. Все записи сопровождаются уникальным порядковым номером. При оформлении даты необходимо отображать день и месяц, а при заполнении года необходимо внести 4 цифры. Ведут трудовые книжки на русском языке или принятом национальном.

Постановление об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек, опубликованное 10 октября 2003 года под номером 69, включает основные правила по их ведению. Трудовая книжка поделена на пять разделов (три основных и два дополнительных). Первый включает в себя титульный лист, на котором отражены фамилия, имя и отчество сотрудника без сокращений в именительном падеже. Также следует указать специальность, профессию и образование работника. Компания, которая предоставила трудовую книжку сотруднику, ставит печать на данном листе. Второй раздел включает информацию о работе сотрудника. Третий раздел содержит данные о наградах и поощрениях, которые получил работник на протяжении трудовой деятельности. Последние два раздела предназначены для указания документов, на основании которых специалист оформлял запись. Как правило, это номера оформленных приказов и их даты.

Ответственность компании-работодателя

Руководитель компании является ответственным лицом, которое отвечает за наличие трудовых книжек у сотрудников, а также за их верное оформление. Он издает приказ о назначении сотрудника, который будет отвечать за корректное заполнение, хранение и учет кадровых документов. Специалист кадровой службы оформляет документ согласно правилам, которые указаны в Инструкции по заполнению трудовых книжек. В РБ (Республике Беларусь) данный вопрос регулирует опубликованное официально 14 сентября 2014 года под номером сорок Постановление Минтруда.

Законодательство РФ допускает назначение дополнительного работника, который будет подменять главное ответственное лицо в период его отсутствия на рабочем месте. Как правило, это работники кадровой службы.

Должностное лицо может быть привлечено к ответственности в случае ненадлежащего исполнения обязанностей. Если работодатель не соблюдает правил, указанных в Инструкции по заполнению трудовых книжек, то он несет финансовую ответственность в размере до 5000 рублей. В случае совершения правонарушения юридическим лицом в сфере оформления трудовых отношений штраф составляет от 30 000 до 50 000 рублей. В свою очередь, нарушение правил хранения документа влечет за собой штрафы в размере от 100 до 300 рублей для физических лиц. Для юридических лиц размер денежного взыскания составляет от 300 до 500 рублей.

Трудовая книжка относится к категории официальных документов, она подтверждает трудовой стаж гражданина. На основании данной информации ему будет начисляться пенсия. Именно поэтому на законодательном уровне закреплены нормы ведения, учета и хранения данного документа. Инструкция по заполнению и хранению трудовых книжек представляет собой главный нормативный документ в этом вопросе, который специалисты кадровой службы должны знать назубок. Некорректное заполнение, ведение и хранение трудовых книжек – это основание для привлечения ответственных лиц к административной ответственности или дисциплинарной.

Особые ситуации

Согласно п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, если за время работы сотрудника в организации происходит изменение ее наименования или другие структурные изменения, которые непосредственно касаются конкретного подразделения, данная информация немедленно заносится в трудовую книжку. Сотрудник кадровой службы делает запись о том, что компания с определенного числа переименована по соответствующему приказу или иному решению. Запись в обязательном порядке заверяют новой печатью и подписью сотрудника, который отвечает за ведение кадровых документов.

Инструкция по заполнению трудовой книжки в РФ обязывает компанию-работодателя вносить любые изменения личных данных работника. В случае смены фамилии сотрудника необходимо перечеркнуть старую и сверху внести новую. Рядом надо расшифровать основание замены и заверить ее подписью и печатью ответственного лица. Данное перечеркивание – это единственный вариант исправления, который допустимо совершать в трудовых книжках. Если произошло незаконное увольнение сотрудника, и судебный орган обязывает работодателя восстановить его, необходимо внести запись, которая полностью аннулирует предыдущие сведения об увольнении. При этом важно ссылаться на документ, обосновывающий такое решение.

Факт смерти работника приводит к прекращению трудового договора, при этом необходимо указать дату смерти из соответствующего документа.

Не всегда в трудовой книжке хватает страниц для совершения всех записей. Поэтому разрешено оформить вкладыш к данному документу. Для вкладышей трудовых книжек инструкция по заполнению мало чем отличается от общей. Вкладыш просто подшивают в трудовую книжку, и он становится ее продолжением. Данный документ заполняет работодатель или другие ответственные лица. Под каждой записью проставляют печать и подпись кадровика. Не оговорено предельное количество таких страниц, поэтому их может быть сколько угодно. Вкладыш подшивают к трудовой книжке и проставляют штамп на первой странице. Можно заменить штамп обычной записью от руки «Выдан вкладыш». Отметка должна быть расположена так, чтобы были понятны и читаемы другие записи. Если место для записей закончилось, работодатель обязан приобрести бланк и продолжить оформление и учет документа. При этом стоимость бланка будет вычтена из заработной платы сотрудника.

Дополнительный лист

Такой лист вшивают, как правило, под обложку документа в самом конце. Однако это не оговорено регламентом. Его вставляют между обложкой и последней страницей в развернутом виде. После этого сотрудник производит сквозные отверстия шилом. Для прошивки используют особую плотную нить, с помощью которой вставку прикрепляют к бланку. Оставшиеся концы закрепляют внутри переплета обычными узлами. Правила не требуют опечатывать получившуюся сшивку пломбой или сургучом. Корректное, своевременное и аккуратное внесение информации в трудовую книжку на каждом этапе трудовой деятельности сотрудника позволяет значительно облегчить процесс оформления пенсии.

Правила учета

Трудовая книжка, как и различные вкладыши, бланки к ней, является документом строгой отчетности. Отдел кадров хранит все кадровые документы и ведет их строгий учет. В специальной книге отражают полные сведения о движении документов. Она содержит информацию о трудовых книжках работников учреждения как нынешних, так и бывших. Данная книга прошнурована, пронумерована и заверена печатью организации. Аналогичным образом происходит учет и хранение бланков ТК бухгалтерией предприятия. Трудовые книжки на постоянной основе хранят в отделе кадров. В отдельных случаях их можно получить на руки по требованию под расписку и на оговоренный срок. Трудовую книжку выдают работнику при увольнении и фиксируют этот факт его подписью в книге регистрации. Если сотрудник в силу определенных причин не забрал трудовую книжку, она будет храниться отдельно от иных документов в отделе кадров два года. Затем ее передают в архив компании, где она хранится на протяжении последующих 75 лет.

Ошибки при заполнении

В трудовую книжку все сведения вносят вручную, поэтому никто не застрахован от ошибок при осуществлении тех или иных записей. Корректировка ошибок, которые были допущены при заполнении документа, может производиться согласно следующим правилам:

  • Все неправильные сведения автоматически признаются недействительными. При этом ниже делают соответствующую запись под следующим номером.
  • Если нарушена нумерация данных, необходимо совершить исправления вышеуказанным способом. Запись, которая была внесена под неправильным номером, признают недействительной. Потом ее повторяют под следующим номером.
  • Если совершена незначительная ошибка в личных сведениях о работнике (например, неправильная буква в имени и фамилии), то исправление совершает тот работодатель, который совершил ее.
  • На титульном листе исправления недопустимы. Если это произошло, трудовую книжку признают испорченной и уничтожают. Сотрудник кадровой службы составляет акт по определенной форме. Работник получает новую трудовую книжку с корректными сведениями.
  • Запрещено производить любые перечеркивания неправильных записей.

Заполнение дубликата ТК

Если трудовая книжка утеряна, повреждена, аннулирована, пропала в результате стихийных бедствий или произошедшего ЧП на предприятии, необходимо получить ее дубликат. В этом случае сотрудник обязан подать заявление в кадровую службу о предоставлении дубликата трудовой книжки. В заявлении необходимо указать причину выдачи нового документа. Оформлять его будут в течение 15 рабочих дней. Титульный лист трудовой книжки будет содержать надпись «Дубликат». Если записи в испорченном документе нельзя восстановить, следует документально подтвердить наличие стажа за соответствующий период времени. В противном случае восстановить документ будет невозможно.

При выдаче дубликата сотрудник кадровой службы сделает соответствующую запись в журнале учета трудовых книжек. В особых ситуациях трудовой стаж можно определить специально созванной комиссией. Для этого ей предоставляют необходимые бумаги. Если факт работы человека невозможно восстановить, все недостающие сведения и данные можно восполнить с помощью свидетельских показаний. Комиссия составляет об этом специальный акт. Зачастую, восстановление трудовой книжки — длительный и сложный процесс. Поэтому лучше не рисковать этим важным документом.

Резюме

Инструкция по заполнению трудовых книжек в России была принята в 2003 году. Заполнение данного документа — довольно кропотливый процесс, который требует знания многих нюансов и законодательных тонкостей. Специалист кадрового отдела должен заполнять его понятным и четким почерком. Любые исправления нежелательны в данном документе. Нельзя допускать любые сокращения имен, дат, названий и фамилий. Категорически запрещено использование римских цифр для оформления дат. Не допускается зачеркивание записей и использование замазки.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек закрепляет за работодателем обязанность фиксировать в ней все факты трудовой и профессиональной деятельности сотрудника: прием на работу, получение наград, любые изменения служебного положения, перевод, перемещение на другую работу, увольнение и т. д. Сотрудник должен помнить о том, что трудовая книжка должна содержать только актуальную информацию. Поэтому при изменении, например, фамилии необходимо обратиться к работодателю с целью отражения данной информации и внесения соответствующих корректировок. Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Правительства РФ, которым она была утверждена, указано выше) и иные документы предписывают правила, которые работодатель обязан неукоснительно соблюдать. Изученный в данной статье вопрос очень важен, поскольку требует бдительности со стороны специалистов кадровой службы. Необходимо регулярно следить за изменениями законодательства и предоставляемыми по этому поводу Минтрудом разъяснениями.

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек

    Николай Гришко 1 лет назад Просмотров:

1 Порядок ведения и заполнения трудовых книжек

2 Согласно ст.66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В соответствии со ст.65 ТК РФ трудовая книжка — это документ, обязательный для предъявления при поступлении на работу, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

3 ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК Новая форма трудовой книжки и форма вкладыша введена с 1 января 2004 года и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года 225 «О трудовых книжках». Этим же Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядок внесения изменений и исправлений в трудовые книжки. Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц — два знака, год — четыре знака (например, ).

4 Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: 1. Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заполняются следующим образом: — ФИО указываются полностью, без сокращения; — дата рождения записывается полностью (число, месяц, год рождения); — запись об образовании документов; заполняется только на основании — профессия и специальность указывается на основании документов об образовании, квалификации. 2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на этой же странице заверяет правильность внесенных сведений. 3. Трудовую книжку подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации

5 Сведения о работе: Пример: Приказ о приеме на работу может быть следующего содержания: «Принять Петрову Ольгу Ивановну с 01 декабря 2017 г. на работу преподавателем с окладом рублей в месяц. Основание: личное заявление Петровой О.И., трудовой договор» На основании приказа в трудовую книжку должна быть занесена следующая запись: записи Дата число месяц год Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона ) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Ярославский государственный педагогический университет им ушинского Принята на должность преподавателя Приказ 77к от

6 Сведения о награждении: Образец заполнения: записи Дата число месяц год Сведения о награждении (поощрении) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Ярославский государственный педагогический университет им ушинского Награждена ценным подарком Приказ 53 в связи с двадцатипятилетием от Премирована за хорошую Приказ 89 работу по итогам первого от полугодия 2017 года

7 записи Прекращение трудового договора по инициативе работодателя (дополнительное основание) Дата Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) число месяц год Уволена в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации Заведующий подпись Г.И.Иванова печать подпись работника Приказ 77 от

8 записи Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон Дата Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) число месяц год Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации Заведующий подпись Г.И.Иванова печать Приказ 77 от

9 записи Прекращение трудового договора Дата по инициативе работника Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) число месяц год Уволена по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Заведующий подпись Г.И.Иванова печать подпись работника Приказ 77 от

10 ПЕРЕВОД записи Дата Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) число месяц год Муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад 31 «Радуга» Принята на должность помощника воспитателя Приказ 123 от Переведена на должность воспитателя Приказ 87 от

11 Пример записи об исправлении ошибочной записи записи Дата Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) число месяц год Переведена на должность воспитателя Приказ 87 от Запись за 4 недействительна Переведена на должность помощника воспитателя Приказ 97 от

12 Требование о выдаче дубликата должно быть оформлено бывшим работником письменно в виде заявления. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п Инструкции). Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).

13 Литература Нормативно правовые акты Трудовой кодекс РФ, по сост., на 2017 г. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит