Как сделать дубликат трудовой книжки, сделать дубликат трудовой книжки утере

Содержание
  1. Как сделать дубликат трудовой книжки
  2. Что предпринять, если трудовая утеряна?
  3. Кто может оформить дубликат?
  4. Какие документы потребуются?
  5. Правила оформления дубликата
  6. Дубликат трудовой книжки
  7. Какие документы необходимы при утере
  8. Делопроизводство
  9. Оформление дубликата трудовой книжки
  10. Что говорит закон?
  11. Как оформить дубликат трудовой книжки?
  12. Как правильно сделать и оформить?
  13. Нюансы
  14. Как сделать дубликат трудовой книжки
  15. Когда делают дубликат трудовой книжки?
  16. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере
  17. Что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки?
  18. Заполнение дубликата трудовой книжки
  19. Выдача дубликата трудовой книжки
  20. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере
  21. Как оформить дубликат трудовой книжки
  22. Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе
  23. Дубликат трудовой книжки
  24. Дубликат трудовой книжки: когда и как оформлять
  25. Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)
  26. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере

Как сделать дубликат трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки происходит в случае, если человек утратил основной экземпляр документа. Все тонкости и нюансы получения дубликата трудовой книжки при ее утере оговариваются в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

В статье 66 ТК РФ говорится, что трудовая книжка, представляет собой документ, который отражает всю рабочую биографию человека. В ней указаны все места профессиональной деятельности, моменты начала рабочего взаимодействия, поводы прекращения отношений, а также меры поощрительного характера, которые применялись к человеку. Указанная информация характеризует уровень профессиональной пригодности специалиста.

Личная рабочая книжка является одним из главных документов, которые требуют как на предварительном собеседовании, так и при приеме в штат организации. Такое правило определено статьей 65 ТК РФ.

Безусловно, при утере этого документа у любого человека возникает масса проблем, связанных с осуществлением рабочего функционирования. Каждый потерявший задумывается, как получить дубликат. На практике больше всего трудностей возникает при восстановлении документа, в случае утраты трудовых книжек. Чтобы решить свои проблемы быстро, любой заинтересованный должен выяснить для себя:

  • кем выдается дубликат трудовой книжки при утере;
  • каким образом происходит оформление дубликата трудовой книжки;
  • какие сведения и данные требуются для получения дубликата трудовой книжки;
  • как происходит передача копии утерянного рабочего документа.

Детально разобравшись в указанной информации, человек сможет восстановить достаточной быстро все, что потерял.

Что предпринять, если трудовая утеряна?

Утрата личной рабочей книжки может произойти по различным обстоятельствам. Это может быть:

  • недобросовестность руководителя;
  • небрежность самого владельца;
  • тайное хищение документации из компании или личного жилища;
  • природные катастрофы;
  • аварии на производстве.

В любом случае заменить потерянные документы можно только правильно и официально оформленными копиями.

Действующими нормами определены обстоятельства, при наличии которых такие копии могут быть сделаны:

  • утрата работающим или руководителем;
  • негодное состояние бумаги;
  • неверные отметки в документе;
  • пропажа большого количества книжек.

Перед тем как сделать дубликат трудовой книжки заинтересованному человеку необходимо решить, а какие действия вообще необходимо осуществить прежде всего, чтобы восстановить потерянную рабочую книжку.

Поскольку большинство людей слабо разбираются во всех тонкостях действующих норм, правильным будет сначала получить разъяснения по своей проблеме. Для этого существуют два варианта.

Такие пояснения можно получить у бюджетного или частного профильного специалиста. Однако такой подход может отнять массу времени. Инициатору обращения придется дожидаться своей очереди приема, наравне с другими посетителями инстанции. К тому же за услуги такого рода взимается обязательная оплата.

Другой способ, пожалуй, более выгодный. Он может прибегнуть к помощи кадровых специалистов своей организации. За такие разъяснения оплата не взимается, то есть человек не понесет финансовых затрат. С другой стороны, желающий получит исчерпывающую информацию:

  • как получить дубликат трудовой книжки;
  • какие сведения для этого потребуются.

Кто может оформить дубликат?

По общим нормам личный рабочий документ оформляется в организации, в которую человек принимается на должность, если до этого он нигде не осуществлял свою профессиональную деятельность.

Весь временной промежуток функционирования человека документ будут храниться в организации, в специально оборудованном для этих целей месте.

Такой же принцип распространяется и на документы людей, которые пришли из другой организации и уже имели на руках такую бумагу.

Взятые у людей документы будут доступны только для отдельных специалистов компании. Как правило, это работники кадровой службы, круг которых определен распоряжением руководителя.

Совершенно очевидно, что в таких случаях за сохранность документации отвечает компания.

Выдача такого документа может быть временной, в случае, если это понадобится владельцу документа, например, для поисков нового места. В таком случае руководитель выдает бумагу по личному обращению заинтересованного.

Выдавать документ можно и без условий последующего возврата, когда человек уходит из организации.

Документ передается владельцу под личную роспись. В таких ситуациях отвечает за полученную бумагу именно владелец.

Если по каким-то причинам работник книжку не получил, она не уничтожается, а передается на хранение в архивное учреждение.

В зависимости от обстоятельств за документ будет отвечать тот, у кого он находился в момент утраты. Тем не менее в соответствии с действующими нормами, копия бумаги должна оформляться в организации, где человек трудился в момент утраты.

Если человек ушел из организации, но не успел никуда устроиться, обращаться нужно по последнему месту деятельности. Непосредственно бумага будет оформляться кадровыми специалистами. Именно они обладают необходимым опытом и знают, как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Какие документы потребуются?

Чтобы руководитель имел возможность начать процедуру оформления замены документа, необходимо документальное обоснование. Его характер зависит от обстоятельств утраты.

Прежде всего, такое может произойти в силу недобросовестности компании, либо по объективным причинам, возникновение которых ни от кого не зависело. В этом случае руководитель своим решением формирует внутреннюю комиссию, для проведения соответствующей проверки и установления круга виновных лиц. После проведения всех необходимых мероприятий составляется акт. Он и послужит поводом для выдачи заменяющих бумаг. Кроме этого, перед тем как заполнить дубликат трудовой книжки, потребуются подтверждения о деятельности человека с прежних мест труда. Всю указанную информацию собирает работодатель, направляя запросы в сторонние инстанции. Полученные сведения будут вноситься в новый рабочий документ. Что же касается внутренних данных, то они будут восстанавливаться на основании распоряжений и финансовых документов.

Чаще всего потеря документации происходит из-за невнимательности самого владельца. При таком положении дел инициатором должен выступать человек. Для этого он сначала должен составить текст ходатайства соответствующего характера. О том, как оформить такую бумагу, можно узнать у работников кадровой службы.

Содержание начинается с информационной шапки. В ней указывается название компании и данные о руководителе, а также сведения о составителе – как зовут, какую должность занимает. Затем инициатор указывает просьбу о восстановлении и обстоятельства, послужившие причиной утраты.

Нелишним будет сообщить в обращении сведения о должностях, которые человек занимал прежде, а также периоды деятельности в других организациях.

Относительно сбора дополнительных данных действующие положения прямо не указывают, кто занимается сбором необходимых данных в таких случаях. Однако осуществить такое может как работодатель, делая запросы, так и человек, обращаясь в прежние места труда.

Если взятые сведения не будут полными, то они вносятся в том объеме, в котором были получены. Если документально обосновать свою деятельность человек не может, он должен обратиться в судебную инстанцию. Тогда сведения будут восстанавливаться на основании пояснений других людей, обладающих необходимой информацией.

Правила оформления дубликата

Поскольку дубликат трудовой книжки заполняется точно также, как и его оригинал, при заполнении дубликата трудовой книжки специалисты должны руководствоваться не только требованиями Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», но и Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Прежде всего, там должны быть отражены личные данные владельца:

  • как зовут, когда появился на свет. Такие сведения вносятся исходя из личного документа;
  • какое образование и по какой специальности получил. Эти данные берутся из диплома.

Под такими данными человек ставит личную роспись. Вверху страницы ставится отметка «дубликат».

Затем указываются все данные отражающие период профессионального функционирования человека:

  • название компаний, где он трудился;
  • наименование занимаемых должностей;
  • период труда;
  • поводы для прекращения рабочего взаимодействия;
  • меры поощрительного характера, которые применялись к человеку по последней должности.

Если в прежнем документе какая-то из отметок была аннулирована, в новую книжку она внесена не будет.

За оформление новой бумаги с человека взимается оплата равная размеру стоимости утраченного оригинала. Заинтересованный человек получает новую бумагу не позже чем через пятнадцать дней после обращения.

Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка является очень важным документом, ведь в ней содержится информация о стаже работы, начиная с первого трудового дня. На её страницах фиксируются сведения о местах и сроках работы, трудовых наградах, и, что самое важное, она указывает величину стажа, когда человек выходит на пенсию.

К сожалению, как и любую вещь, трудовую книжку можно испортить или потерять. Что же делать тем, с кем произошла эта неприятность? Ответ один – оформлять дубликат трудовой книжки. Конечно, если в документе имеется лишь одна запись о непродолжительной работе, то быстрей и проще завести новый. При следующем трудоустройстве будет оформлена новая книжка, записи в ней начнутся с текущей работы, а предыдущий стаж будет утрачен (ч.5, ст.65 ТК РФ).

Разумеется, такой сценарий не устроит владельцев солидного профессионального стажа, и они будут вынуждены делать дубликат своей потерянной трудовой. Подробности описаны в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», опубликованном 16.04.2003.

Какие документы необходимы при утере

Согласно этому постановлению работник, потерявший или утративший в связи с иными причинами свою трудовую книжку, может сделать её дубликат, обратившись с соответствующим письменным заявлением к своему работодателю, последнему на момент потери книжки. За 15 дней с момента принятия заявления ему должны выдать готовый дубликат.

Основанием для этого в данном случае является любая информация о работе в данной организации, которая подтверждена документально. Это могут быть приказы о зачислении работника на должность, об увольнении, зарплатные ведомости и пр. Что касается бумаг, подтверждающих предыдущий стаж, то их придётся самостоятельно собрать и предоставить кадровикам, делающим дубликат. Могут потребоваться такие документы:

  • Изданные на бывших местах работы различные приказы и постановления, например, об оформлении на работу и увольнении, или переводе на новую должность. Разрешается принести заверенные копии таких документов или таким же способом заверенные выписки из них.
  • Если организации, где прежде трудился работник, больше не существуют, потребуется предоставить справки из госархивов.
  • Трудовые договоры с организациями, где человек работал ранее, если они сохранились в письменном виде.
  • Справки с бывшего места работы, например, о длительности общего стажа.
  • Зарплатные ведомости.
  • Лицевые счета работника, где подтверждается его рабочая деятельность.
  • Решение суда, касающееся установления стажа.

Все копии документов, предоставленных работником для получения дубликата взамен потерянной трудовой книжки, непременно должны быть заверенными у работодателя, выдавшего этот документ. Неподтверждённые сведения нельзя указать в дубликате (п. 32, абзац 5 Постановления «О трудовых книжках»).

Если книжку потерял работник, то все необходимые справки, выписки и документы с бывших мест работы он должен собрать сам, а работодатель, делающий дубликат, обязан ему в этом помогать, например, обратиться с запросом о высылке необходимых сведений к кадровикам с прежних рабочих мест. Основание – п. 7.2, абзац 7 Инструкции №69, утверждённой Постановлением Минтруда от 10.10.2003. Если же в потере виноват работодатель, то все заботы, связанные со сбором информации, берёт на себя он сам.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

От возможности потерять трудовую книжку никто не застрахован, поэтому рекомендуется каждый раз при смене работы делать ксерокопию этого документа, заверять в отделе кадров и держать дома. Это нетрудно, но такая заблаговременная забота поможет подстраховаться и в случае потери быстро сделать дубликат.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки скачать (Размер: 28,5 KiB | Скачиваний: 1 769)

Делопроизводство

Оформление дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат представляет собой экземпляр, который обладает равными юридическими правами с оригиналом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения ТК.

Что говорит закон?

Значение трудовой книжки изложено в ст.66 ТК РФ.

Документ содержит следующие сведения:

  • личные данные о сотруднике;
  • выполняемая работа;
  • данные о переводах, увольнениях, награждениях;
  • причины прекращения договора.

Дубликат, имеющий равные «полномочия» с оригиналом, должен содержать информацию, полностью соответствующую первичному экземпляру.

Исключением являются неверные данные и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия документированных подтверждений.

Нормативная база

Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:

  • Трудовой Кодекс;
  • Инструкция заполнения ТК;
  • Правила хранения, ведения ТК.

Ознакомиться с указанными документами можно тут:

В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.

Помимо перечисленных актов, иногда применяется Порядок об установлении стажа работы при утрате ТК.

В каких случаях выдается?

Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:

  • потеря работником;
  • негодное состояние документа;
  • наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);
  • утрата ТК работодателем.

В каждом отдельном случае заведение дубликата имеет нюансы.

Утеря

Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.

В юридической практике нередко встречаются конфликты между сотрудником и «бывшим» руководителем.

Так сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?

Пример:

Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был уволен по собственному желанию. Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.

Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.

Как проходить собеседование при приеме на работу? Смотрите тут.

Негодность

Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:

В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.

На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.

Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

Массовая утрата работодателем

Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.

Трудовой стаж определяется комиссией, которой предъявляются документы (копии), подтверждающие сведения о профессии, местах трудоустройства. В случае отсутствия таковых акт составляется на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Каждый человек, имеющий зафиксированный стаж работы, имеет право на восстановление трудовой книжки вне зависимости от причин ее потери или порчи, так как у гражданина может быть только один документ о трудовой деятельности, в случае утраты оригинала оформляется дубликат.

Это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как ТК.

Кто делает?

Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.

Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).

Сколько стоит?

Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК.

В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.

При заведении трудовой книжки или ее дубликата предприятие вправе взимать с сотрудника плату, равную размерам расходов на приобретение бланка.

Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.

Пошаговая инструкция

Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:

  • Гражданин подает письменное заявление о заведении ТК.
  • Собираются сведения о стаже работника.
  • Издается приказ о выдаче дубликата.
  • Оформляется бланк ТК.
  • Сведения о документе заносятся в книгу учета ТК.
  • Готовый дубликат выдается работнику под расписку.

Документы

Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.

Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).

В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками.

Требуется ли заявление на выдачу?

Как получить дубликат? Необходимо составить заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов.

В нем присутствуют:

  • причина утери;
  • просьба о выдачи ТК;
  • дата написания, подпись.

Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.

Пример заявления:

Заявление работника на выдачу дубликата

Приказ

Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ для выдачи дубликата:

  • Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
  • Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
  • Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.

При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.

Справки-основания

В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:

  • личные дела и приказы;
  • справки;
  • удостоверения;
  • трудовые договоры;
  • членские и расчетные книжки.

Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.

Как правильно сделать и оформить?

Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК, запас которых имеется у каждой организации. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.

Правила оформления

Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.

Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:

  • Даты прописываются арабскими цифрами.
  • Не допускаются сокращения, помарки.
  • Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
  • В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».

Пример титула:

Отметка о дубликате на титульном листе

Какие сведения вносятся

Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • образование;
  • род деятельности.

Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.

В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:

Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).

Места работы

Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:

  • дата приема в организацию;
  • сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
  • данные документа, по которому вносились записи.

В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.

Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2019:

Пример внесения записей

Сроки выдачи

В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.

В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.

При этом не имеет значения период, прошедший со дня увольнения.

Что нужно для приема на работу сотрудников? Узнайте здесь.

Какова ответственность за подделку трудовой книжки? Смотрите тут.

Нюансы

Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.

В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.

Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.

Как заверять записи

Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.

Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.

Как оформить уволенному работнику?

Пример:

Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат ТК. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.

Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления.

О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях.

Внесение данных о дубликате в книгу учета трудовых книжек

После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все ТК сотрудников.

Так как документ является равносильным бланком ТК, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и являющийся гарантом выплаты будущей пенсии.

При ее утрате можно оформить дубликат, который будет обладать такой же юридической силой.

Сбор информации, которая содержится в ТК, занимает много времени и сил, а в некоторых случаях вовсе не поддается восстановлению. Поэтому так важно ответственно относиться к содержанию, ведению и хранению личных документов.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Статьи по теме

Порча или утеря трудовой книжки может иметь серьезные последствия: работник без трудовой книжки не сможет подтвердить свой стаж в случае необходимости, например, при оформлении пенсии. Узнайте, как сделать дубликат трудовой книжки при утере, как происходит выдача дубликата трудовой книжки в 2016 году, что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки, а также в каком порядке осуществляется заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как поступить, если работник без трудовой книжки подает заявление о выдаче дубликата;
  • когда делают дубликат трудовой книжки;
  • в каком порядке происходит выдача дубликата трудовой книжки в 2016 году;
  • что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки;
  • по каким правилам производится заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году.

Статус трудовой книжки, одного из важнейших кадровых документов, определен ст.66 ТК РФ. Именно трудовая книжка подтверждает трудовой стаж работника и входит в перечень документов, обязательных для предъявления при приеме на работу. Если в организацию устраивается работник без трудовой книжки, необходимо выяснить, по какой причине она отсутствует (утеря, порча, задержка предыдущим работодателем и т. д.), и разъяснить новому сотруднику порядок оформления дубликата.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Дубликат трудовой книжки: как заполнить и восстановить утраченные сведения.

Когда делают дубликат трудовой книжки?

Действующее законодательство предусматривает несколько случаев, когда делают дубликат трудовой книжки. К ним относятся:

  • массовая утрата трудовых книжек работодателем (например, в результате стихийного бедствия, ограбления, пожара или иных форс-мажорных обстоятельств);
  • утрата собственной трудовой книжки работником;
  • наличие записей, признанных недействительными (об увольнении в связи с незаконным осуждением, о переводе, который в дальнейшем был признан недействительным и т. д.);
  • плохое состояние документа, не позволяющее использовать его по назначению — сильное обветшание или загрязнение, вырванные или обгоревшие страницы и т. д.

Процедура оформления дубликата может иметь определенные особенности в зависимости от причин, по которым использование оригинала не представляется возможным. Так, если дубликат выдается взамен испачканной или обгоревшей трудовой книжки, на титульном листе испорченного экземпляра делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера выданного документа. Как сделать дубликат трудовой книжки, если речь идет о массовой утере документов? В этом случае установлением стажа работников занимается специально созданная комиссия, в которую входят не только представители работодателя, но и уполномоченные представители профсоюза и других заинтересованных организаций.

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере

Сведения, содержащиеся в дубликате, должны в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, за исключением случаев, когда в первом экземпляре документа были выявлены неточные или неверные записи, подлежащие исправлению. Кроме того, иногда нет возможности восстановить отдельные записи из оригинала: отсутствуют соответствующие основания — документированные данные, подтверждающие факты из трудовой биографии работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере? Ориентироваться нужно на общие правовые нормы, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, в частности, «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003г. «О трудовых книжках» (далее – «Правила»), и «Инструкцию по заполнению трудовых книжек», утвержденную постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г.

При оформлении дубликата используется чистый бланк трудовой книжки из запасов работодателя, выдача производится в соответствии с п.31 «Правил». Работник, обнаруживший утерю или кражу трудовой, должен немедленно подать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы, а работодатель должен выдать ему документ в течение 15 рабочих дней.

Что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки?

Что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки работнику, принимаемому на работу или уже трудоустроенному в организацию? Все зависит от конкретных обстоятельств: если документ утерян или испорчен по вине работника, основанием для оформления дубликата становится соответствующее заявление, адресуемое новому (если работник успел трудоустроиться, а после этого потерял трудовую) или прежнему работодателю. Если трудовая книжка пришла в негодность или потерялась по вине работодателя, именно он должен стать инициатором процедуры. В этом случае заявление не пишется, а основанием для выдачи дубликата считается приказ или распоряжение руководителя организации.

Понадобятся также сведения о стаже работника, на основании которых в дубликат будут вноситься записи. Работник без трудовой книжки в 2016 году может обратиться за документами, подтверждающими прежние периоды работы, к предыдущим работодателям. В качестве подтверждающих документов обычно используются:

  • выписки из личных дел и карточек работодателей;
  • расчетные книжки, ведомости на выдачу зарплаты;
  • копии приказов;
  • лицевые счета работника;
  • трудовые договоры;
  • послужные списки.

Работодатель обязан содействовать работнику в получении всех необходимых документов, выдавать по первому запросу надлежащим образом заверенные копии приказов, оформлять выписки и справки. Для подтверждения стажа работы в ликвидированной организации придется обратиться в архивное учреждение. Ксерокопия оригинала трудовой, сделанная работником, не может считаться достаточным основанием для выдачи дубликата.

Заполнение дубликата трудовой книжки

Кадровик, которому предстоит заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году, сначала должен заполнить титульный лист (так же, как при оформлении оригинала, вписывая сведения о работнике, актуальные на момент заполнения). Затем на первой странице документа в верхнем правом углу делается надпись «Дубликат».

В разделе «Сведения о работе», в первой строке третьей графы, делается отметка о подтвержденном общем стаже работы у предыдущих работодателей. После записи об общем стаже последовательно, в хронологическом порядке вносятся данные о прежних местах работы: сведения должны соответствовать содержанию предоставленных работником документов, реквизиты которых обязательно указываются в графе 4. Если в оригинале трудовой книжки содержались неверные или недействительные записи, при заполнении дубликата их вносить не следует.

Самой последней вносится запись о приеме на текущую должность, а также отметки о награждениях и переводах сотрудника в период работы на актуального работодателя. Записи нужно заверить печатью организации и личной подписью самого работника, датируя текущей датой. Если вы не знаете, как правильно сделать дубликат трудовой книжки, образец заполнения, представленный в базе кадровых документов журнала, поможет избежать досадных ошибок.

Выдача дубликата трудовой книжки

В 2016 году выдача дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работника, сопровождается удержанием с него стоимости использованного работодателем бланка. Если вина за порчу или утерю документа лежит на работодателе, все расходы организация берет на себя. Факт выдачи дубликата следует отразить в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». С момента оформления он становится основным официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, и все дальнейшие операции, в том числе учет трудового стажа, кадровая служба будет осуществлять именно на основании дубликата — даже если со временем утерянная трудовая книжка обнаружится.

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере

Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала. Если она утрачена или испорчена работником Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 отражаются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Пошаговая процедура выдачи дубликата 1. Подача работником заявления. Чтобы работодатель мог исполнить свою обязанность по выдаче дубликата трудовой книжки, работник должен обратиться к нему с соответствующим заявлением (устной просьбы недостаточно). На это обращают внимание и суды. Например, Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 06.08.2012 N 33-10497/2012 указал, что обязанность работодателя выдать новую трудовую книжку без заявления работника ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрена.

Дубликат трудовой книжки

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить. Когда выдается Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным.

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности. Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат.

Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника. В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Дубликат трудовой книжки: когда и как оформлять

Суд при разрешении спора указал, что действующее законодательство не наделяет работодателя правом требовать от работника представления каких-либо письменных документов в доказательство того факта, что эта работа является для него последней. Поэтому требования работника были удовлетворены (Апелляционное определение от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).

Также работнику должен быть выдан дубликат, если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). На основании п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек в таком случае работодатель по последнему месту работы оформляет дубликат трудовой книжки, в который переносит все произведенные в трудовой книжке записи.

При этом на первой странице (титульном листе) пришедшей в негодность трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (п.

Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)

Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.
Оформление Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа. Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

  • утеря трудовой книжки работодателем;
  • негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  • внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п.

33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

  • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
  • Дубликат трудовой книжки при утере Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв.
    Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано. Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления. О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях. Внесение данных о дубликате в книгу учета трудовых книжек После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все ТК сотрудников. Так как документ является равносильным бланком ТК, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».

    К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения. Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

    Книга учета После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат». Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит