Как вести журнал регистрации приказов по личному составу, журнал приказов личному составу образец скачать

Содержание
  1. Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?
  2. Зачем нужен журнал?
  3. Что необходимо фиксировать в документе?
  4. Правила ведения
  5. Срок хранения
  6. Вы здесь:
  7. Ведение журнала регистрации
  8. Требования к оформлению журнала
  9. Ведение журнала в электронном виде
  10. Образцы журналов
  11. Заполняем журнал учета кадровых приказов - образец
  12. Для чего необходим журнал учета кадровых приказов?
  13. Как правильно заполнить журнал по учету кадровых приказов?
  14. Книга регистрации приказов по личному составу
  15. Приказы по личному составу
  16. Особенности ведения книги приказов
  17. Основные требования к ведению книги приказов
  18. Образец книги приказов
  19. Что это такое и зачем составляется
  20. Нормативная регламентация
  21. Состав книги приказов
  22. Требования к заполнению и образец
  23. Составление журнала

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?

На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников, кадровая служба обязана использовать журнал регистрации приказов по личному составу. Это незаменимый документ для анализа и контроля распоряжений руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и эффективно выполнять работу, вести качественный документооборот.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Зачем нужен журнал?

Законодательством не предусмотрено наказание за отсутствие журнала по основной деятельности компании, не установлены главные указания к его оформлению. Компании разрабатывают свой формат журнала, руководствуясь законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ. В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии.

При возникновении судебных разбирательств между руководством компании и персоналом, журнал будет являться существенным доказательством.

Обязательно ли вести такой журнал? Нет, но это очень удобно. Однако, если вы откажетесь от такого документа, никто вас не оштрафует.

Личный состав – весь персонал компании (постоянный и временный), занятый в трудовой сфере компании.

Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают после подписания договорных отношений. После подписание договора с двух сторон, сотрудник автоматически зачисляется в штат.

Здесь можно подробно почитать о том, что такое “штат” и “штатное расписание”.

Что необходимо фиксировать в документе?

В журнал вносятся приказы, которые имеют отношения к рядовому персоналу компании. К основным таким приказам относятся:

Распоряжения, касающиеся руководителей компании, не заносятся в журнал.

Скачайте бесплатно бланк журнала учета приказов по личному составу.

Правила ведения

Обязанность по вводу данных в журнал лежит на сотруднике, который занимается учетом кадровой документации. Обычно эта сфера деятельности осуществляется сотрудниками кадровой службы.

Журнал не является унифицированным документом, но при его оформлении следует придерживаться основных правил оформления:

  • даты начала/завершения ведения журнала;
  • название компании;
  • персональные данные работника, который ведет журнал;
  • время хранения.

Основная часть обычно оформляется в таблицу, в которой необходимо отразить следующую информацию:

  • дата документа;
  • вид документа, его содержание и номер;
  • персональные данные сотрудника, его номер по табелю;
  • основание.

Образец журнала:

Журнал может иметь электронный и рукописный вид. При оформлении журнала в рукописном виде, важно обратить внимание на необходимость защиты страниц от повреждения и потери.

Листы должны быть не только пронумерованы, но и прошиты, заверены печатью и подписью директора (доверенным лицом директора).

Срок хранения

Обычно журнал хранится в отделе кадров предприятия. Ему выделено отдельное место, обособленное от посторонних лиц.

Журнал имеет два срока хранения:

Время хранения зависит от содержащихся в журнале документов. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие документы подлежат утилизации уже через 5 лет. Поэтому многие организации заводят два журнала.

5 лет хранят журналы с приказами на отпуска, дежурства, поощрения. А вот приказы о приеме, увольнении и перемещении должны быть в журнале, который хранят 75 лет.

Использование журнала регистрации увеличивает профессионализм и эффективность кадрового документооборота компании. Ведение журнала позволяет быстро и качественно совершать анализ издаваемых приказов, осуществлять профессиональный контроль.

Несмотря на отсутствие в законодательстве строгих требований ведения журнала, он является главным и незаменимым документом на любом предприятии.

Посмотрите видео о приказах по личному составу:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Также рекомендуем к прочтению:

1 Комментарий

В статье написано, что журнал может иметь электронный вид. Насколько я понимаю, это просто файл в компьютере с соответствующим названием, который ведется постоянно? Или нужно разбивать файлы по годам?

Вы здесь:

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Требования к оформлению журнала

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Заполняем журнал учета кадровых приказов — образец

Журнал учета кадровых приказов — образец пригодится любой организации, в которой имеются наемные служащие. Этот документ отражает движение приказов в системе кадрового документооборота. О том, как правильно заполнить журнал, расскажем в статье.

Для чего необходим журнал учета кадровых приказов?

Кадровый документооборот имеет специфику ведения, которая заключается:

  1. В длительности сроков хранения некоторых документов. Например, приказы по личному составу должны храниться 75 лет — п. 19 приказа Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.
    Скачать инструкцию по делопроизводству
  2. В регистрации и систематизации бумаг в соответствии с требованиями законодательства.

Как правило, каждая государственная структура утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, в которой содержатся правила ведения кадрового учета, образцы номенклатур, форм описей, иных документов (например, налоговая служба утвердила инструкцию приказом от 01.07.2014 № ММВ-7-10/[email protected]).

В организации с наемными работниками должен иметься журнал по учету кадровых приказов. Обязанность по оформлению и последующему ведению этого документа возлагается на уполномоченного сотрудника, который отвечает не только за достоверность вносимой информации, но и за его хранение. Как правило, данная сфера деятельности должна быть прописана в должностной инструкции служащего и доведена до его сведения.

Так как законодатель не утверждает форму журнала, в котором регистрируются кадровые приказы, то работодатель вправе самостоятельно разработать ее и закрепить в локальном акте предприятия правила заполнения документа. Ниже мы рассмотрим общие моменты, на которые следует обратить внимание при оформлении журнала.

Как правильно заполнить журнал по учету кадровых приказов?

Журнал можно приобрести в типографии или специализированных магазинах канцелярских товаров. Документ начинается с титульного листа, на котором должны быть указаны сведения об организации, наименование документа, сроки хранения, дата начала и окончания его ведения.

На следующей странице необходимо указать данные лица, ответственного за ведение журнала, документы, на основании которых ему вменяется в обязанность заполнение журнала, и его подпись.

Внутри журнал представляет собой разлинованный на графы лист, включающий следующие столбцы:

Скачать форму журнала
  • порядковый номер;
  • дата издания приказа и его номер;
  • наименование приказа (краткое содержание документа);
  • Ф. И. О. работника, в отношении которого приказ составлен;
  • основание для издания приказа;
  • примечание.

Все страницы журнала должны быть пронумерованы, а сам документ — сшит и скреплен печатью организации. Это делается во избежание потери листов журнала или их намеренной порчи с целью сокрытия информации.

Скачать образец заполнения журнала учета кадровых приказов можно на нашем сайте.

Книга регистрации приказов по личному составу

Все организации должны работать с личным составом и вести учёт всех приказов. Приказы необходимо обязательно фиксировать отдельно от другой документации, чтобы в любой момент можно было найти нужную информацию. Для этого ведётся специальная книга регистрации приказов по личному составу, образец которой мы рассмотрим в данной статье. Она заполняется определённым образом и ведётся строго с учётом всех правил законодательства Российской Федерации.

Порядок учёта определяется постановлением Росархива, вышедшего в 2000 году, 6 сентября. Статья 358 назначает порядок ведения документации, затрагивающей распоряжения по персоналу. Отсутствие такой книги является нарушением правил, установленных трудовым законодательством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
Это быстро и бесплатно !

Приказы по личному составу

Если организация имеет многочисленный штат сотрудников, то возникают различные сложности с учётом персонала, так как он имеет такое же значение, как бухгалтерский и управленческий. При этом все три разновидности учёта деятельности должны быть отделены друг от друга. Более того, учёт личного состава вообще должен выводиться за рамки обычной деятельности организации. Таким образом, руководителям следует правильно заполнять приказы по личному составу.

Внутреннее делопроизводство и порядок ведения различных документов определяется внутренними локальными актами. Часто возникает вопрос какие приказы производятся по личному составу. В первую очередь, это приказы, направленные на регулирование деятельности конкретных лиц, которые работают в организации.

Выделяют несколько разновидностей подобных приказов по персоналу:

  • организационные;
  • зарплатные и стимулирующие;
  • регламентные;
  • дисциплинарные;
  • технические.

Если говорить конкретно, то это будут приказы об увольнении и приёме на работу, об установлении окладов и премий, о направлении в командировку, о наказаниях и поощрениях. Помимо этого в книгу вносятся также приказы технического характера, вносящие поправки или различного рода корректировки. Для удобства можно скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу для быстрого и точного заполнения. Бланк доступен по этой ссылке.

Обратите внимание: все категории вышеперечисленных приказов объединяются одним общим признаком – они касаются работников в штате в том или ином виде. Сюда относится весь штат сотрудников вне зависимости от их должности и статуса в структуре.

Особенности ведения книги приказов

В каждом структурном подразделении назначается сотрудник, в обязанности которого входит ведение соответствующего журнала с постановлениями для персонала. Он составляет дела, подшивает документы, заполняет все графы документов в соответствии с установленными порядками. Ему необходимо обрабатывать тексты самих приказов, чтобы правильно составить документы.

Согласно действующему законодательству форма книги распоряжений по сотрудникам не унифицирована, т.е. в законе не прописаны точные бланки или виды. Нормативный порядок заполнения и ведения учёта может отличаться у разных организаций. Фактически каждая компания для кадрового делопроизводства выбирает собственную форму.

Тем не менее, существуют конкретные правила, которые необходимо учитывать. У организации должна быть книга приказов по личному составу, образец заполнения которой можно скачать здесь, все обязательно должно быть правильно прошнуровано, приказы распределить по номерам и согласно их хронологическому порядку – всё это должно соответствовать действующим правилам.

При заполнении необходимо указать определённые реквизиты и виды приказов:

  • точное название организации на лицевой стороне в верхней части;
  • дата создания журнала;
  • дата окончания ведения конкретной книги (если она заканчивается);
  • регистрационный номер или индекс;
  • информация об ответственном работнике, занимающимся заполнением.

Обратите внимание: со временем количество таких книг в любой организации накапливается, поэтому важно точно указывать даты начала и окончания ведения журнала, а также должен присваиваться регистрационный номер. Это позволяет при необходимости легко и быстро найти нужный приказ по личному составу.

Основные требования к ведению книги приказов

Основное требование – это правильное оформление документов и самого журнала. За это должен отвечать квалифицированный сотрудник, имеющий соответствующий опыт и разрешение от руководителя. Помимо даты особое внимание уделяется индексу по номенклатуре, позволяющий быстро найти в архиве нужное распоряжение. Нумерация приказов по личному составу осуществляется в хронологическом порядке, и данное правило распространяется на все организации.

Важно отметить, что вся документация строго защищается от любых изменений. Нельзя исправлять сделанные ранее записи с помощью корректирующих средств. Если возникает необходимость исправить неверную запись в документе, то она должна зачёркиваться тонкой линией, чтобы можно было заметить как исправленный, так и предыдущий вариант.

Правила заполнения книги

Существует ряд правил, регламентирующих методику заполнения книги приказов по личному составу:

  • в приказе записывается фамилия работника и инициалы его имени и отчества, за исключением тех случаев, когда в штате имеются однофамильцы;
  • номера распоряжений и реквизиты присваиваются по установленному для конкретной организации шаблону, а номера записей обычно идут сплошной нумерацией;
  • при проставлении дат используется стандартный вид «дд.мм.гггг»;
  • обязательно указывается тип действия, совершаемого в отношении работника (приём на работу, увольнение, поощрение);
  • обязательно указывается причина для принятия приказа (трудовой договор, заявление работника).

Большое внимание уделяется защите от неправомерных изменений, поэтому каждый лист не только нумеруется, но и заверяется печатью. Сам журнал в обязательном порядке прошнуровывается, чтобы нельзя было просто отделить листы. На шнуровке в самом конце проставляется специальная наклейка с обозначением отдела кадров или самой организации. Затем, проставляется подпись ответственного работника, подтверждающая правильность заполнения.

Хранение журнала приказов

Один из важнейших вопросов, определяющих правильное заполнение журнала – это сколько хранятся приказы по личному составу. Срок хранения также определяется законами РФ. Раньше он составлял 75 лет (распространяется для документов, составленных ранее 2003 года). Но в 2016 году вышли поправки к Федеральному закону, устанавливающие сокращённые сроки хранения – 50 лет.

Документам присваиваются определённые индексы:

  • «К» или «Л/С» – сроки хранения в настоящее время до 50 (пятидесяти) лет;
  • иные индексы – сохранение до 5 лет.

Обратите внимание: обычно к приказам, получающим категорию «временное хранение», относят командировочные или отпускные распоряжения.

Необходимо помнить, что все приказы должны группироваться определённым образом с учётом всех особенностей. В частности нельзя объединять вместе бумаги с разными сроками хранения. При формировании одного дела бумаги должны нумероваться в хронологическом порядке.

Если подвести итог, то распоряжения должны содержать развёрнутую и точную информацию о целях, задачах и видах конкретных документов. Порядок нумерации, хронология, регистрация и хранение определяют порядок формирования дел. Всё это должно отражаться в конкретных книгах для каждой компании.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Образец книги приказов

Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия.

Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе. Для регистрации приказов создан специальный журнал.

Что это такое и зачем составляется

Работа компаний организована по регламентированному графику. Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов. Они носят локальный характер. Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена.

На основании местного распоряжения главы организации внутри неё происходит:

  • распределение порядка по функциональным обязательствам;
  • закрепление юридических актов;
  • устройство на работу и увольнение сотрудников;
  • перемещение по должностям, с разрядным повышением и категориям;
  • утверждение положений, инструкций, правил;
  • различные производственные мероприятия.

Обязанность учитывать текущие документы приказного характера возложена на сотрудников отдела кадров. С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы. Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг.

В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

  • локальных актов;
  • штатного расписания;
  • ответственных лиц;
  • аттестационных комиссий;
  • проведения ревизий;
  • рабочего режима.

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель. Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения.

Нормативная регламентация

В Приказе Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года опубликован список бумаг, которые рекомендуются создавать предприятиям в ходе их деятельности.

В базовом положении его предписывает нормативный акт. Указаны сроки кадрового документооборота, где регистрация распоряжений по персоналу должна сохраняться 5 или 75 лет.

Исходящие распорядительные документы нумеруют в порядке их образования, оформление должно соответствовать типовой инструкции. Об этом говорится в Приказе Росархива №68.

В нём опубликовано, что классификация приказов в одном регистрационном регистре должна проходить в течение календарного года, затем они сдаются на хранение в архив. Не запрещается продолжать прежнюю книгу, но по новым записям.

Локальным указаниям присваиваются отдельные номера, которые касаются:

  • распоряжений по организационным мероприятиям деятельности фирмы;
  • приказов, направленных регламентировать работу персонала.

Взаимоотношения между работодателем и персоналом складываются разные. Если произошла спорная ситуация, доведена до разбирательства в высшей инстанции, найденный в журнале приказ позволит разрешить конфликт подтверждением или опровержением правомерности действий участниками спора.

Состав книги приказов

Унифицированной журнальной формы, в которой происходит учет, а также исходящей распорядительной документации нет. Вправе каждой организации разработать издание по своему усмотрению, но оно должно соответствовать типовым образцам, предусмотренным в делопроизводстве.

Рекомендательный характер структурного постраничного подразделения документа, а также граф каждого листа, куда будут внесены распоряжения руководства предприятия по основному производству, включает следующие пункты:

  • оформление титульного листа;
  • обозначение ответственного лица;
  • перечень зарегистрированных приказов.

Заглавная страница содержит:

  • название компании;
  • предназначение книги;
  • начало и окончание проведения учетных операций по датам.

В графе с информацией об ответственных лицах следует указать:

  • имена специалистов, которым поручено вести учет, заполнение журнала;
  • занимаемую должность, на каком основании сотрудники выполняют поручение;
  • подпись, утверждающую выполненные обязательства.

Основой журнала служат страницы, где происходят записи:

  • локальных актов по присвоенным порядковым номерам;
  • дат, созданного приказа;
  • под каким номером выпущено распоряжение;
  • наименование документа в виде краткого содержания предназначения бумаги;
  • количество опубликованных страниц;
  • полные имена должностных лиц, для кого разработан документ.

Основным условием в оформлении регистрационной книги служит достоверность переносимых в него данных. Исключены исправления, перечеркивания, корректировка специальными веществами.

Требования к заполнению и образец

Журнал, в котором регистрируются кадровые распоряжения, имеет аналогичную структуру, отличия находятся в их наименовании, а также обозначении личной информации о лицах, в отношении которых выпущен приказ.

Персонифицированное распоряжение регулирует обязанности конкретных сотрудников или целого отдела. Локальный документ распространяет своё действие на рядового специалиста, назначения главных бухгалтеров и генеральных директоров регистрируют в отдельных книгах.

Приказы по персоналу, принятому в общем порядке, кроме их приема и увольнения, указывают:

  • переводы на другие должности;
  • совместительство рабочих процессов;
  • изменения в зарплате;
  • командировки, отпуска;
  • награждения;
  • смену личностных данных работника.

По образцам можно проследить, как ведется заполнение регистрационных сборников. Если кадровик приобретет несколько экземпляров, в его распоряжении будут находиться реестры для оформления различных по своему происхождению производственных случаев.

Титульный лист представляет следующий формат:

Создавая книгу с требуемым направлением, исполнителю предстоит обозначить главную страницу, какая группа распоряжений здесь будет фиксироваться.

Постраничные разделы кадровик может разлиновать по мере их надобности, лишняя работа никому не нужна.

Отдельный лист создают для ответственных работников, которым предстоит проводить записи.

Грамотное оформление каждой страницы приведет только к благоприятным результатам в случае проверок со стороны фискальных органов, поисков необходимого приказа. Аккуратность документации придает весомость имиджу предприятия, коллективу, работающему в нем.

Составление журнала

Регистрационные книги разработаны для грамотного делопроизводства. В основном обязанности делопроизводителя выполняют сотрудники кадрового отдела или канцелярия.

Вне зависимости от того, кто выполняет подобную функцию, составление журналов и регистрация документации подчинены единым правилам:

  • учитывают все текущие бумаги, исполнительные, справочные;
  • записывают корреспонденцию один раз, его перемещения по структурным подразделениям не фиксируют;
  • регистрация проводится по документальному виду, авторскому содержанию;
  • дату учета исходящего приказа совмещают с днем его подписания.

Номера присваивают к документам в порядке их поступления в течение года, их нельзя повторять, чтобы закрепить надежность поискового признака. Для этого документы наделены, кроме регистрационных номеров, индексацией — дополнительными условными обозначениями. Записи ведутся в течение года, но не обязательно закрывать полупустую книгу, достаточно отделить их чертой и начать новый год с регистрации под №1.

О том, какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, можно узнать из данного видео.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит