Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения
Личные дела сотрудников – обязательный элемент документации в государственных и муниципальных организациях, поэтому должностные лица, в полномочия которых входит составление документации, обязаны соблюдать государственные нормативы и правила сохранности личных сведений о сотрудниках. Однако для частных предпринимателей данная процедура не обязательна. Соответственно, каждый руководящий отдела кадров обязан точно знать, сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения.
Порядок оформления и срок хранения личных дел
Порядок оформления персонального свода обязан инициироваться с зачисления в штат организации. Комплектация продолжается в течение работы и длится до увольнения с дальнейшим перенесением в архивные учреждения. Индивидуальные акты могут помещаться в обособленный файл. Возможность потери предотвращается благодаря комплектации по единым правилам, а также ведению журнала. В момент оформления стоит учитывать следующие нюансы:
- На заглавном листе отображается полная информация о сотрудниках: инициалы, дата регистрации;
- В своде, где находятся подлинники для временной сохранности, не должны содержаться образцы постоянного нахождения;
- Каждый документ может быть представлен в едином варианте;
- Не рекомендуется хранить оригиналы для постоянного содержания, так как подобные бумаги можно заместить копиями;
- Каждое индивидуальное дело не может превышать толщины в 4 см и не содержать более 250 страниц.
Согласно с действующими нормативами в трудовой области время нахождения бумаг и регистрационных журналов, индивидуальных карточек и трудовых договоров составляет в среднем семьдесят пять лет.
Содержание личного дела
Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.
Титульный лист содержит место для оставления архивных штампов. Ниже указывается название предприятия в полном и сокращенном варианте. Затем прописывается название отдела, в котором работник занимает определенную должность. Работник отдела кадров обязан оставить пустую строку, которая будет заполняться в случае перевода в другой отдел. На обложке обязательно указываются инициалы работника и номер.
В нижнем правом углу вписывается дата зачисления персонала на рабочую должность и момент увольнения. Уточняться должно количество листов в папке и оптимальная длительность его нахождения после перевода в архивное учреждения. В личном деле работников должны содержаться следующие бумаги:
- Заявление, составленное сотрудником в момент зачисления на конкретную должность;
- Копии внутреннего паспорта, индивидуального налогового номера, полис медицинского страхования);
- Характеристики, составленные предыдущими работодателями;
- Трудовой договор;
- Должностные инструкции, разработанные в соответствии со спецификой рабочих обязанностей;
- Резюме;
- Копии оригиналов, подтверждающих образовательный уровень и наличие профессиональной квалификации;
- Внутренние бумаги предприятия;
- Подлинники, свидетельствующие о факте аттестации.
Документы служащих содержат в себе бланк с подробным описанием всех образцов, помещенных в папку.
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения
Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.
Уничтожение личных сведений осуществляется в соответствии с государственными требованиями, разработанными в области работы архивов. Уничтожению подлежат акты, срок хранения которых уже подошел к концу. Документацию для дальнейшего уничтожения выбирает ответственная экспертная комиссия, которая действует в соответствии с актом о выделении бумаг для уничтожения.
Папки, которые подлежат уничтожению, передаются для дальнейшей утилизации. Перед сдачей все образцы упаковываются и опечатываются. Передача оформляется в порядке соответствующей накладной, в которой должны точно указываться дата приема, количество папок и общий вес макулатуры.
Учет и регистрация: внесение иных данных
Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:
- Учетный номер;
- Имя, фамилия и отчество работника;
- Дата постановки на учет;
- Отметка о снятии с учета предприятия.
Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.
Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:
- Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
- Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
- Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
- Непосредственная фиксация информации.
Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.
Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации
В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.
Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.
Порядок ведения личных дел
Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.
В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:
- своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
- приобщение поступающих материалов и их изъятие;
- выдача материалов дела, заверение копий;
- ведение внутренней описи;
- периодическая проверка состояния дел;
- закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.
Кто имеет доступ к личным делам
Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:
- руководитель организации и его штатные заместители;
- руководитель и работники отдела кадров;
- руководитель и работники юридической службы;
- сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
- руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
- другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.
Образец приказа на допуск
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.
В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.
Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.
Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.
Где хранятся личное дело военнослужащего после увольнения
Настоящие правила работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий далее — Правила, МЧС России определяют: Порядок работы с личными делами сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы далее — сотрудники. Порядок работы с личными делами военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России, проходящих военную службу по контракту далее — военнослужащие. Порядок работы с личными делами федеральных государственных гражданских служащих МЧС России далее — гражданские служащие. Ответственность за соблюдение настоящих Правил. Хранение личных дел осуществляется в установленном Правилами порядке в кадровых подразделениях центрального аппарата МЧС России, региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации далее — территориальные органы МЧС России , спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формирований, военизированных горноспасательных частей, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России далее — организации МЧС России.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Права и обязанности призывников
Срок хранения личного дела в военкомате после зачисления в запас без службы в ВС
Полномочия по ведению и сохранности персонального дела возложены на кадровый аппарат подразделения, где осуществляется служебная деятельность военного.
Перевод офицера в другую воинскую часть подразумевает и передачу его документов. Не допускается заведения нескольких папок на одного военнослужащего. Правила их ведения, учета и хранения регламентированы федеральным законодательством и внутриведомственными нормативными актами.
Включать в состав личного дела сведения о политических пристрастиях, исповедуемой религии и подробностях частной жизни запрещено. Формирование, хранение и ведение личных дел военнослужащих Персональный учет военных ведется по месту их службы.
Личное дело призывника или кандидата на службу по контракту формируется в военкомате по месту жительства при постановке на первичный учет. Оригинал подлежит пересылке в воинскую часть, где армейцу предстоит нести службу, а копия остается в военкомате. Хранение дел вне помещения картотеки или архива не допускается.
При необходимости работы с делами военнослужащих они могут быть выданы сотруднику кадрового аппарата в служебное время под расписку. На основании официального запроса с разрешения военного комиссара дубликаты дел и отдельные материалы из него могут быть отправлены инициатору запроса.
Личное дело офицера запаса хранится в военном комиссариате по месту его жительства. Состав личного дела военнослужащего Законодательно утвержден список документов и перечень данных, которые подлежат отражению в его деле.
Помимо сведений, касающихся ФИО, даты и места рождения, адреса проживания и семейного положения, занесению подлежат следующие данные: Для контрактников, помимо вышеперечисленных, предусмотрены следующие документы: Военнослужащий вправе знакомиться с отдельными материалами из своего дела.
Сотрудниками отдела кадров совместно с военнослужащим производится периодическая сверка данных послужного списка. Перед увольнением из армии военный может посмотреть свое личное дело в части, касающееся послужного списка и расчета количества выслуги лет.
Каждое ознакомление с документами утверждается подписью военного на специально отведенном листе. Что делать, если дело утеряно Несмотря на строгие правила хранения документов военнослужащих, не исключены случаи их утери.
Восстановление документации возложено на лицо, ответственное за ее сохранность. Прежде чем запустить механизм восстановления дела, проводится служебная проверка по факту его утраты. После выявления причин и установления виновных вышестоящий кадровый орган выдает предписание на восстановление документации.
За основу берутся подлинные документы, архивные материалы, учетно-послужные бумаги и прочие сведения. Характеристики, протоколы аттестаций и справочный материал подлежат восстановлению по мере возможности и при возникновении необходимости.
Военнослужащий вправе написать жалобу на действие сотрудников кадрового аппарата, допустивших небрежное хранение или перемещение личного дела. Приходилось ли вам знакомиться с материалами, находящимися в вашем личном деле.
Были ли случаи утраты части документов или всей папки в целом. Поделитесь своей историей с читателями сайта в блоке комментариев.
Если бы можно было вернуть все назад, выбрали бы контрактную службу снова? Да, ни сколько не жалею!
Как в свете последних изменений закона об архивном деле определять сроки хранения личных дел?
Люди приходят и уходят, а вот их досье никуда не деваются и остаются в компании, и статус их хранения переходит из текущего в архивный. Личное дело прекращается в день окончания трудовых отношений и до завершения календарного года продолжает лежать у кадровика вместе с делами действующих служащих. Затем кадровик приступает к его должному оформлению и со временем перемещает в архив. Документы раскладываются в обратном порядке, то есть сверху будет лежать заявление и копия приказа о увольнении.
Статья 2. Военная служба. Военнослужащие
В приказы с «нулями» углубляться не будем. В этих личных делах должны быть проставлены штампы финансовых органов о производстве подсчета выслуги лет. В раздел «Дополнительные материалы» личных дел должны быть подшиты свидетельство о болезни и выписки из приказов об увольнении и исключении из списков личного состава воинской части. Расчеты выслуги лет на пенсию подшиваются в тот экземпляр личного дела, по которому производился подсчет выслуги лет; — при увольнении в запас без права на пенсионное обеспечение — в районные городские военные комиссариаты по избранному месту жительства; б вторые экземпляры — в районные городские военные комиссариаты по избранному месту жительства после получения выписки из приказа об исключении из списков личного состава воинской части. На офицеров, состоявших на службе в воинских частях центрального подчинения, в войсках, дислоцированных за границей, и в центральном аппарате Министерства обороны Российской Федерации, исключенных из списков личного состава Вооруженных Сил Российской Федерации, учетные документы пересылаются в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации или в Центральный военно-морской архив соответственно. Пересылка личного дела производится только при сопроводительных письмах, с указанием причин пересылки, в следующие сроки: Последний раз редактировал Штурман
Срок хранения личных дел уволенных сотрудников в 2019 году
Военнослужащие Комментарий к п. Деятельность военнослужащих военная служба носит государственный характер. Поэтому ей присущи все основные свойства государственной службы: В рамках единого механизма государства военная и гражданская государственная служба имеют общие основы и принципы организации, функционирования и развития. Сущность и содержание как гражданской, так и военной службы обусловлены органическим единством государственного аппарата.
ГВП отвечает: Работа с личным делом военнослужащего
Те же ВПД например? Палыч, по ВПД см. Приказ Минобороны РФ от 6 июня г. N «Об утверждении Руководства по оформлению, использованию, хранению и обращению с воинскими перевозочными документами в Вооруженных Силах Российской Федерации» Военнослужащим, проходившим военную службу по контракту, которые при увольнении с военной службы не избрали места жительства, и в связи с этим зачисляются на учет в военных комиссариатах по месту увольнения с военной службы, воинские части выдают требования формы 1, в которых производится запись о том, что военнослужащему при увольнении воинские перевозочные документы на проезд и перевозку личного имущества не выдавались.
Задайте вопрос юристу,
Полномочия по ведению и сохранности персонального дела возложены на кадровый аппарат подразделения, где осуществляется служебная деятельность военного. Перевод офицера в другую воинскую часть подразумевает и передачу его документов. Не допускается заведения нескольких папок на одного военнослужащего. Правила их ведения, учета и хранения регламентированы федеральным законодательством и внутриведомственными нормативными актами. Включать в состав личного дела сведения о политических пристрастиях, исповедуемой религии и подробностях частной жизни запрещено. Формирование, хранение и ведение личных дел военнослужащих Персональный учет военных ведется по месту их службы. Личное дело призывника или кандидата на службу по контракту формируется в военкомате по месту жительства при постановке на первичный учет. Оригинал подлежит пересылке в воинскую часть, где армейцу предстоит нести службу, а копия остается в военкомате.
Содержание личного дела военнослужащего
Все данные будут переданы по защищенному каналу. Быстро Заполните форму, и уже через 5 минут с вами свяжется юрист. Ваш вопрос принят, в ближайшее время с вами свяжется наш специалист.
N ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» в ред. Порядок формирования и ведения личного дела призывника определен в Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе г. N » с изм. Личное дело заводится на гражданина, подлежащего призыву на военную службу, при первоначальной постановке его на воинский учет. Дела формируются на бумажном носителе и в электронном виде и хранятся как база данных персонального учета призывников.
Полистать демо-версию печатного журнала Автор ответа: Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Как же теперь определять сроки хранения личных дел и вообще документов по личному составу, которые необходимо сдавать в архив организации? Есть документы сотрудников, которые работают давно, а уволились в прошлом году. Составлять годовой раздел описи дел по личному составу мы будем за год, надо ли вычитать из срока 75 лет период работы сотрудников в нашей организации? Например, поступил работник в году, есть приказ, трудовой договор и т. Разъясните, пожалуйста, как применять последние изменения закона об архивном деле.
Решение от 09 декабря года О направлении личного дела заявителя в военный комиссариат без подсчета выслуги лет на пенсию Принято Тверским гарнизонным военным судом Тверская область Тверской гарнизонный военный суд в составе: В обоснование заявленных требований Калашматин указал, что он проходил военную службу по контракту в войсковой части , приказом командира которой уволен с военной службы в связи с истечение срока контракта и исключен из списков личного состава части с ДД. Вместе с тем в ходе проведения мероприятий по увольнению Калашматина с военной службы командир войсковой части направил личное дело заявителя в военный комиссариат Тверской области без расчета выслуги лет на пенсию, осуществленного вышестоящим финансово-экономическим органом военного управления. Указанное обстоятельство явилось препятствием для назначения Калашматину пенсии в военном комиссариате.
Правила и сроки хранения личного дела после увольнения сотрудника. Сколько по закону хранится?
Для служащих госучреждений личные дела необходимо оформлять на весь персонал.
Даже если кадровый работник трудится не в бюджетной организации, он должен уметь безошибочно формировать личное дело.
Оно включает в себя обложку и документы на специалиста, где содержится основная информация о трудящемся и о его деятельности или обучении (для студентов).
Открывается папка при трудоустройстве, а закрывается — в день расторжения трудовых обязательств.
+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ
Следующим действием будет составление описания личного дела сотрудника (лист-заверитель).
