Как правильно написать письмо-запрос, правильно написать письмо запрос образец

Содержание
  1. Как правильно написать письмо-запрос
  2. Как правильно составить письмо-запрос
  3. План написания письма-запроса
  4. Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>
  5. Как написать письмо-запрос?
  6. Как написать правильно письмо-запрос
  7. Письмо-запрос
  8. Содержание
  9. Как написать письмо-запрос
  10. Образец письма-запроса
  11. Письмо-запрос
  12. Как написать?
  13. Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
  14. Общие правила написания ответа
  15. Как составить ответ на запрос
  16. Как оформить письмо-ответ
  17. Как отправить письмо
  18. Ждать ли ответ на письмо-ответ

Как правильно написать письмо-запрос

Упростите работу с документами!

Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов
Узнать больше >>

  • Образцы доверенностей и коммерческих предложений
  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

Письмо-запрос представляет собой документ, в котором содержится официальное обращение одного физического/юридического лица к другому. Чаще всего в рабочей практике такие письма являются предтечей ко всей последующей работе.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

  • Нужно получить информацию о товарах.
  • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
  • Уточнение сроков поставки.
  • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
  • Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

План написания письма-запроса

Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…

Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…

Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…

Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Бизнес.Ру — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
  • Отчеты в один клик

Как написать письмо-запрос?

Письмо-запрос – это официальный документ, который направляется адресату для получения указанной в тексте информации (документации, ценностей и т.д.). Как написать письмо-запрос – об этом читайте ниже. Образец данного делового письма можно скачать в конце статье.

Письмо-запрос – это разновидность информационного письма. Оно позволяет в официальном, письменном виде обратиться к адресату с просьбой предоставить необходимые сведения.

Деловое письмо может содержать не только запрос, но и, например, приглашение. Одно лицо может пригласить другое на какое-либо мероприятие — выставку, конференцию, собеседование, деловую встречу, обед, прием и так далее.

Скачать образцы написания письма-приглашения можно здесь.

Как написать правильно письмо-запрос

Так как данный документ относится к информационным письмам, то и оформлять его нужно в соответствии с правилами оформления деловой переписки.

Берется фирменный бланк организации и на нем указывается информация следующего вида:

  • Дата составления;
  • Наименования лица, которому направляется запрос;
  • Номер;
  • Заголовок документа: «о получении документов», «о получении прайс-листа» и т.д.;
  • Текст, содержащий запрос;
  • Подпись ответственного представителя адресанта, печать.

В текст письма-запроса включается информация следующего содержания:

  • Цель и причина написания – суть запроса;
  • Просьба предоставить необходимую информацию, сведения, ценности, документы и т.д.;
  • Слова благодарности;
  • Уверенность в продолжении сотрудничества.

Как правило, письмо-запрос пишется в том случае, если в устной форме не получается добиться желаемого. Тем не менее, никаких угрожающих фраз в тексте не должно быть, высказывается только просьба предоставить нужную информацию.

Если же ответа не последует, то письмо уже составляется в более угрожающей форме – письмо-предупреждение.

Ниже предлагаем скачать примеры оформления письма, содержащего запрос.

Другие виды информационных писем: оферта, письмо-напоминание.

Примеры оформления

Образец письма-запроса на получение документов – скачать.

Образец письма-запроса на получение прайс-листа с ценами – скачать.

Письмо-запрос

Содержание

Письмо-запрос – это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.

При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

Как написать письмо-запрос

Письмо-запрос имеет следующую структуру, схожую с общей структурой делового письма:

  • реквизиты получателя и отправителя;
  • дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть письмом-ответом, в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);
  • заголовок (должен отражать суть вопроса);
  • обращение;
  • цель письма;
  • суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
  • выражение надежды на сотрудничество;
  • благодарность;
  • подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

Образец письма-запроса

ООО «Аква»
Россия, г. Москва,
ул. Советская, 137
Тел. (095) 111 11 00
Факс (095) 111 11 01
Генеральному директору
ООО «Контур-Аква»
Е. В. Шишкину

01.03.09 № 125
на № 121 от 17.12.12

О ценах фильтров

Уважаемый Евгений Владимирович!

Благодарим Вас за предложение от 15 ноября о фильтрах АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просить выслать прайс-лист на продукцию.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

Письмо-запрос

Письмо-запрос – это одна из форм информационных писем, которая содержит просьбу предоставить необходимую информацию или совершить определенные действия. В данной статье предлагаем скачать бланк запроса на получение документов, а также образец запроса на получение прайс-листа с ценами на продукцию.

Основное предназначение письма-запроса – это возможность обратиться к адресату в официальной письменной форме с запросом. Получателю данного письма ничего не останется, как только каким-то образом отреагировать на полученный запрос – выполнить действия, о которых просит автор запроса или написать в ответ другое письмо.

Предлагаем скачать образцы других информационных писем: оферту — скачать, напоминание — скачать образец, подтверждение — скачать, поздравление — скачать образец, приглашение — скачать.

Как написать?

Структура информационного письма подробно изложена в этой статье.

Обязательными являются данные об адресате, а также о составителе данного письма.

В правом верхнем углу обычно пишут, кому направляют запрос – ФИО и должность человека, наименование организации.

В левом верхнем углу – реквизиты лица, которое составляет запрос (название организации, адрес, ИНН, КПП, контактные данные).

Под этими реквизитами пишут номер документа, дату его оформления, а также заголовок.

Если известно имя, отчество лица, которому направляется запрос, то следует его указать в качестве обращения в вежливой форме.

В тексте письма-запроса излагается причина написания и непосредственно сам запрос, например, получить прайс-лист с ценами на продукцию или получить документы.

Подписывает письмо-запрос руководитель организации, от имени которого составляется документ, ставится печать организации.

Скачать образец

Скачать образец запроса на получение документов – ссылка.

Скачать образец письма-запроса на получение прайс-листа – ссылка.

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит