Перечень документов формирования личного дела при сдаче в архив, порядок сдачи личных сотрудников архив

Содержание
  1. Перечень документов формирования личного дела при сдаче в архив
  2. Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации
  3. Архив документов
  4. Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?
  5. Сдача документов в архив
  6. 3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив
  7. Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству
  8. 3. оперативное хранение документов
  9. Сдача в архив приказов по личному составу
  10. Порядок подготовки дел к передаче в архив
  11. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
  12. Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству
  13. 3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив
  14. Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив
  15. Приказы по личному составу – их формирование и хранение
  16. Документы по личному составу: виды, состав, хранение
  17. Сдача в архив приказов по личному составу
  18. Передача в архив приказов по личному составу
  19. Как оформить личные дела работника в архив
  20. Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?
  21. Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
  22. Архивация личных дел уволенных сотрудников
  23. Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
  24. Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?
  25. Как оформить личное дело работника в архив
  26. Как оформить личные дела работника в архив
  27. Порядок сдачи личных дел в архив
  28. Архив документов
  29. 3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив
  30. Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации
  31. Рассылка новостей журнала «отдел кадров»
  32. Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?
  33. Личное дело: текущее хранение и передача в архив
  34. Передаем дела в архив по всем правилам
  35. Порядок сдачи личных дел в архив
  36. Подготовка личного дела к сдаче в архив

Перечень документов формирования личного дела при сдаче в архив

Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

  • порядковый номер документа, включенного в опись;
  • номер и дата документа (если это необходимо);
  • наименование документа;
  • количество листов в документе;
  • примечание;
  • итоговая запись о количестве документов личного дела.

Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии личных документов, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.д.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Описи дел сдаваемых в архив По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.


Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов.


Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Архив документов

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
  • составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

  • не проводить систематизацию документов в деле;
  • не нумеровать листы дела;
  • не составлять заверительные надписи;
  • не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Сдача документов в архив

Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах.

Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив. 4) Обеспечение их сохранности. До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность.

Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение 1) Экспертиза практической и научной ценности документации Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

  • Для передачи в архив. В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
  • Для хранения в структурных подразделениях компании.

3. оперативное хранение документов

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение.

По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант — раз в год. 2) Оформление архивных дел. Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации.

Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Сдача в архив приказов по личному составу

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников». Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать). Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Порядок подготовки дел к передаче в архив

Правил): — приказы (распоряжения) по личному составу; — списки личного состава; — карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи); — личные дела (при отсутствии отдельной описи); — лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); — невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); — акты о несчастных случаях. Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке.
Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Оформление дел Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

  • оформление обложки дел по установленной форме;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
  • составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
  • подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

  • наименование организации;
  • индекс дела по номенклатуре дел организации;
  • заголовок дела;
  • даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);
  • количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела.

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников 4.Формирование в дела договорных документов Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками». Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников».
В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Необходимо соблюдать основные требования:

  • в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);
  • в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

  • оформление обложки дел по установленной форме;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
  • составление внутренней описи документов дела (если необходимо);
  • подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

  • наименование организации;
  • индекс дела по номенклатуре дел организации;
  • заголовок дела;
  • даты дела (даты подписания приказов о приеме и увольнении);
  • количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. Сформированные дела подлежат оформлению.

Сдача в архив приказов по личному составу

  • Все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления.
  • Списки работников.
  • Карточки учета работников.
  • Личные дела.
  • Лицевые счета сотрудников.
  • Наряды и табели.
  • Трудовые договоры и соглашения.
  • Протоколы заседаний.
  • Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
  • Книги учета приема и увольнения сотрудников.
  • Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:
  1. Акты о производственных несчастных случаях – 45 лет.
  2. Тарификационная ведомость – 25 лет.
  3. Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.2.Формирование в дела личных карточки работников Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту.После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели.

Передача в архив приказов по личному составу

Готовим документы В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; — в дело формируются документы одного календарного года; — дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Как оформить личные дела работника в архив

Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.

13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб.
    для граждан;
  • от 300 до 500 руб.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база: Решение Росархива от 6 февраля 2002 года

Федеральная архивная служба РоссииВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА(ВНИИДАД) Основные правила работы архивов организаций Одобренырешением Коллегии Росархиваот 06.02.2002 2.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.


3.6.2.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Эта бумага представляет вас еще до собеседования, поэтому резюме должно быть составлено так, чтобы работодатель был убежден в полном соответствии ваших деловых качеств, знаний и умений требованиям свободной вакансии.

Инструкция 1 Перед составлением резюме необходимо определить его четкую структуру. Красиво и правильно оформленный текст любого документа лучше воспринимается и анализируется.
Разные блоки информации должны описывать свою конкретную тематику. 2 В начале резюме следует расположить личные данные, включающие в себя полную информацию об имени, фамилии, отчестве, возрасте соискателя. Также должны быть указаны актуальные контактные данные. 3 Наименование должности, на которую вы претендуете, должна быть указана сразу после личных данных.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения.
В такой же очередности составляется внутренняя опись. Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела.
4

Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику.

Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям.

Запрещается вносить изменения в предыдущие документы личного дела, а также извлекать их.
5 В отделе кадров хранятся дела только ныне работающих сотрудников. Документы уволенных работников передаются в архив. Там они хранятся 75 лет, а личные дела руководителей, управляющих, а также лиц, имеющих награды и степени, бессрочно.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников.

Это требование обязательно только в отношении государственных служащих.

Тем не менее, во многих коммерческих организациях также существует подобная практика, особенно в отношении тех работников, которые занимают ответственные должности. Инструкция 1 Личное дело работника представляет собой папку со всеми необходимыми документами (заявление о приеме на работу, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография или резюме, копия приказа о приеме на работу, приказы о поощрениях и взысканиях и т.д.).

Поэтому для его составления снимите все необходимые копии и возьмите у сотрудника оригиналы.

2 Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72.

Правда в настоящее время (особенно, в коммерческих организациях) это соблюдается не всегда.

Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации.

Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д. Источники:

  • как сдать документы на регистрацию

Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки. Вам понадобится

  • — папки;
  • — скоросшиватель;
  • — карандаш;
  • — опись;
  • — передаточная опись.

Инструкция 1 Перед сдачей личных дел в архив тщательно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров после увольнения сотрудников.

Итак, образец оформления личного дела:

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов.

Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Как оформить личное дело работника в архив

Инструкция 1 В личном деле, как правило, содержатся следующие сведения о работнике: личный листок по учету кадров, копии документов об образовании, копия приказа и заявление о приеме на работу, трудовой договор, изменения и дополнения к нему, документы об аттестации и повышении квалификации, а также иные документы, которые необходимы кадровой службе (копия свидетельства о заключении брака, о рождении детей, паспорта, военного билета и т.д.). 2

Личное дело каждого сотрудника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель.

На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела.

После увольнения сотрудника личное дело закрывается.

Документы в обязательном порядке подлежат к сдаче в архив.

3 Закрытые личные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3.6.18.

Как оформить личные дела работника в архив

Порядок сдачи личных дел в архив

При описании опыта указывать информацию необходимо конкретно и кратко, а также желательно указать, помимо выполняемых ранее обязанностей, ваши достижения. 7 Дополнительные сведения указываются в основном только в том случае, если этого требует специфика будущей работы. Такая информация может включать в себя: наличие водительского удостоверения, владение иностранными языками, опыт работы с компьютерной и оргтехникой и так далее. В дополнительных сведениях также допускается указывать краткую информацию о семейном положении, об активных увлечениях. Обратите внимание Для удобства ознакомления с данными соискателя рекомендуется размещение всей информации на одном печатном листе. Необходимо оформить резюме с помощью разборчивого и хорошо читаемого шрифта на белом фоне (допускаются различные светлые цвета фона).

Архив документов

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. 3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  • каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
  • группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
  • дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Рассылка новостей журнала «отдел кадров»

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

  • наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • делопроизводственный индекс дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

  • номер тома, если дело имеет несколько томов;
  • крайние даты дела;
  • количество листов в деле;
  • номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Личное дело: текущее хранение и передача в архив

Передаем дела в архив по всем правилам

Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации. Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д. Источники:

  • как сдать документы на регистрацию

Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки. Вам понадобится

  • — папки;
  • — скоросшиватель;
  • — карандаш;
  • — опись;
  • — передаточная опись.

Инструкция 1 Перед сдачей личных дел в архив тщательно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров после увольнения сотрудников.

Порядок сдачи личных дел в архив

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются вертикально в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре.

Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела или расписка.

Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. Не допускается проводить экспертизу ценности дел, просматривая только их заголовки. Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров необходимо обращать на дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, так как именно эти дела подлежат передаче в архив организации.

Дела службы кадров временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются, хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по установленным правилам. Оформление дел в службе кадров Оформление дел проводится работниками службы кадров при методической помощи архива организации. Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными.

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т.

п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Здравствуйте. Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? по возможности, сошлитесь на законодательство. заранее благодарна.

Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.
Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.
Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.
Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем:
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельный том.
Так как ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным требованием, то соответственно при формировании личного дела Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов:
Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма ( при наличии); документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения ( перевода) и увольнения работника ( его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы).
Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив:
При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, (в необходимых случаях), внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела)
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять- п. 3.6.3 Правил).

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит