Сколько хранятся графики отпусков, сколько хранится график отпусков организации

Содержание
  1. Сколько хранятся графики отпусков
  2. Установленный срок хранения графика отпусков в организации
  3. Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов
  4. К каким документам относятся приказы на отпуск?
  5. Перечень сроков хранения кадровых документов
  6. Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы
  7. Работа с документами по отпуску: нюансы
  8. Организация хранения кадровых документов: нюансы
  9. Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа
  10. Оформление документов на отпуск: издание приказа
  11. Оформление приказа: нюансы
  12. Оформление документов на отпуск: регистрация приказа
  13. Регистрация приказов: нюансы
  14. Срок хранения журнала регистрации приказа
  15. Сколько хранится график отпусков организации
  16. Сколько нужно хранить график отпусков?
  17. Срок хранения графика отпусков
  18. График отпусков: от утверждения до уничтожения
  19. Составляем и утверждаем график отпусков
  20. Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году
  21. Что это такое
  22. Сроки ознакомления и хранения
  23. Где установлено, что заявления-основания для издания приказов НЕОБХОДИМО подшивать в личные дела? Заявления на отпуск и материальную помощь тоже? Зачем они нужны в личном деле? А если организация не ведет личные дела?
  24. Срок хранения приказов на отпуск
  25. Сколько хранить график отпусков
  26. Сколько хранится график отпусков
  27. Цели хранения
  28. Особенности и условия хранения графика отпусков
  29. Приказ об уничтожении графика отпусков
  30. Каков срок хранения графика отпусков в организации?
  31. Где должен храниться график отпусков
  32. Сколько хранится график отпусков в организации
  33. Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом
  34. Цели хранения графика отпусков
  35. Как уничтожается график отпусков

Сколько хранятся графики отпусков

15.01.2018

Сколько лет должен храниться в организации после окончания действия график отпусков? Когда работодатель может его уничтожить и какие документы необходимо оформить?

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

В соответствии со ст. 693 Перечня график отпусков должен храниться в организации 1 год. На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. График отпусков на 2015 г., утвержденный в декабре 2014 г., заканчивает свое действие 31 декабря 2015 г. Следовательно, хранить его нужно весь 2016 г.

Для уничтожения документов с истекшими сроками хранения приказом руководителя назначается экспертно-проверочная комиссия, которая проводит отбор документов, подлежащих уничтожению. График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (п. п.

Установленный срок хранения графика отпусков в организации

2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Таким образом, график отпусков хранится в организации один год после окончания его действия. Значит, график отпусков на 2015 г. должен храниться в организации в течение 2016 г., а в 2017 г. его можно уничтожить.

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот. К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск. Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

К каким документам относятся приказы на отпуск?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Перечень сроков хранения кадровых документов

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

  • приказы о приеме сотрудников на работу;
  • распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

  • приказы об отпусках;
  • распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками. В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Работа с документами по отпуску: нюансы

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

  • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
  • приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

  • регистрации приказов об отпусках;
  • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте.

Любой приказ — на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту — должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

Организация хранения кадровых документов: нюансы

Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел. При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока. Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами. Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив. Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.

Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.

Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа

Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника. Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные. При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами. Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Оформление приказа: нюансы

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

  • указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
  • отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Оформление документов на отпуск: регистрация приказа

Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал. При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников. Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

Регистрация приказов: нюансы

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Срок хранения журнала регистрации приказа

Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале. В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме. Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Сколько хранится график отпусков организации

Срок хранения заявлений

Сколько нужно хранить график отпусков?

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2017 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2019.

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Цели хранения графика отпусков В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 1 года? Например:

  • для составления на его основе нового ГО на предстоящий год;
  • при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
  • в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
  • при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
  • для планирования дней отдыха на будущий год;
  • с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
  • в случае проверки деятельности организации государственными органами.

Срок хранения графика отпусков

Чтобы ответить на рассматриваемый вопрос и указать точные сроки хранения данного документа, следует обратиться к приказному документу Министерства культуры.

В рамках 693-го пункта этого документа определен временной период хранения документации, равный 1-му году. В соответствии с 3-м абзацем пунктом 1.4 начало отсчета стартует 1 января года, который наступает с момента истечения срока функционирования документа. Это правило распространяется на документы бумажного и электронного формата.

Получается, что ГО, принятие которого произошло на 2017 г., будет храниться в фирме в течение всего 2018 г.

Утилизация допустима лишь с 1 января 2019 г. Временной период, на протяжении которого осуществляется хранение ГО, закрепляется в рамках Перечня типовых документов управленческого характера (архивных).

Их образование происходит в процессе деятельности государственных структур, госорганов, занимающихся местным управлением, предприятий другого типа.

Документ утвержден приказом Минкультуры №558.

Особых условий хранения ГО не предусматривает. Но следует принимать во внимание тот факт, что необходимо обеспечить документу должную защиту, чтобы персональные данные работников оставались в безопасности.

Такое правило четко и детально прописано в гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также в законе «О ПД» от 27 июля 2006 г. №152 ФЗ. В связи с представленным набором сведений стоит принимать во внимание факт закрытости доступа к документам особой важности и сохранности ГО в течение всего необходимо срока хранения.

Если работодателем, а точнее ответственным уполномоченным специалистом, были нарушены временные рамки хранения документа, ст. 90 Трудового кодекса РФ предусматривает несение гражданской, административной и уголовной ответственности. Она является достаточно строгой, поэтому обеспечение качественной сохранности бумаг – не только обязанность, но и прямая заинтересованность руководителя организации.

2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Таким образом, график отпусков хранится в организации один год после окончания его действия. Значит, график отпусков на 2015 г. должен храниться в организации в течение 2016 г., а в 2017 г. его можно уничтожить.

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе О персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения.

Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) О графике отпусков на следующий год читайте подробнее здесь. Следовательно, в вашем случае срок хранения графика отпусков, например, за 2015 год будет с 1 января 2016 года по 31 декабря 2016 года.

Таким образом, уничтожить график отпусков за 2015 год вы сможете в любое время в течение 2017 года. 2. Сколько хранятся, если они подлежат хранению, листы уведомления о начале отпуска по графику и переносе его? В Перечне указаний на срок хранения документов, указанных в вопросе нет. Полагаем, что уведомления нужно хранить, как и график 1 год. Подробности в материалах Системы Кадры: Статья о графике отпусков работников поможет вам не допускать ошибок в работе.

Ответ: В течение каких сроков организация должна хранить кадровые документы Н.З. Ковязина Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.

4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их личных делах, нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.

Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2019. Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением. Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом П.

19 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу. Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

График отпусков: от утверждения до уничтожения

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

  • уничтожение на шредере;
  • разрезание (измельчение) вручную;
  • сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

  • наименование документа, подлежащего уничтожению;
  • срок его хранения;
  • способ уничтожения.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.

  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.
  • Знакомить ли работников с графиком? Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска.

    Составляем и утверждаем график отпусков

    • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
    • в графе 10 отражаются различные примечания.

    Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА.

    Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику. Внесение дополнений в график отпусков Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков.

    >Хранение графика отпусков: сроки

    Сроки хранение графика отпусков регламентированы законодательством. Узнайте, сколько нужно хранить график в 2019 году.

    Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

    Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

    В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

    Как рассчитать срок хранения графика отпусков

    • За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
    • С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
    • С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

    Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

    1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
    2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
    3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
    4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

    Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

    Для чего производится хранение графика отпусков

    Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

    Таблица. Цель хранения бланка отпусков

    Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года

    Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков

    При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.

    Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

    При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

    В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.

    При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

    При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.

    Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.

    При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.

    Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

    Что это такое

    При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:

    1. Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
    2. Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.

    На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:

    • относящиеся к основной деятельности;
    • личный состав предприятия.

    В нём указаны следующие категории хранения:

    1. Основная часть деятельности фирмы.
    2. Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
    3. Хозяйственные и административные вопросы.

    Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.

    Указанная классификация используется в качестве основы при работе.

    Сроки ознакомления и хранения

    Эти сроки различаются в зависимости от сферы деятельности, к которой они имеют отношение.

    По личному составу

    Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести.

    Предусмотрено следующие 2 варианта:

    • те, которые можно хранить не более 5 лет;
    • со сроком хранения, равным 75 лет.

    Первая группа включает в себя:

    • распоряжения об отпусках;
    • о краткосрочных командировках на территории России;
    • по предоставлению учебных отпусков;
    • относящиеся к дежурствам;
    • распоряжения о наложении взысканий.

    Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.

    Вот несколько примеров таких бумаг:

    • о приёме на работу, переводе или увольнении;
    • связанные с различными поощрениями сотрудников;
    • распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе;
    • о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком;
    • бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии;
    • относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве;
    • Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные (свыше 1 месяца) на территории страны.

    Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.

    Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер. Документы со сроком хранения в 75 лет, могут к номеру прибавлять, например, буквы «л/с», а те, которые хранятся не дольше 5 лет — «о».

    Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.

    По основной деятельности

    Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности. Приказы, не входящие в указанные разделы считаются относящимися к основной деятельности.

    Вот некоторые типичные темы:

    1. Рассмотрение вопросов формирования и изменения структуры организации.
    2. Нормативные внутренние акты предприятия или организации, приказы, где они утверждаются или изменяются.
    3. Если численность согласно штатному расписанию претерпевает изменения.
    4. Те бумаги, которые связаны с необходимостью выполнения аттестации сотрудников.
    5. Имеющие отношение к определению стратегии фирмы.
    6. Проведение контроля деятельности, вопросы составления и сдачи отчётности.
    7. При формировании или совершенствовании режима работы предприятия приказы относятся к основной деятельности предприятия.
    8. Относящиеся к материально-техническому снабжению.
    9. Бумаги, связанные с разного рода информационным или документальным обеспечением.
    10. Некоторые другие вопросы.

    Этот список не является исчерпывающим и существенно зависит от специфики предприятия или организации.

    Административно-хозяйственным вопросам

    Приказам рассматриваемого типа назначено, что хранить необходимо не менее 5 лет. Какие именно бумаги относятся к нему — указано в Перечне. В данном нормативном акте они классифицируются в соответствии с теми функциями управления, к которым они относятся.

    Выделено 4 группы таких документов:

    1. Документальное оформление внутреннего распорядка деятельности предприятия.
    2. Вопросы, непосредственно связанные с эксплуатацией зданий, помещений.
    3. Отдельно рассматривается то, что связано с обеспечением внутренней связью, а также транспортом.
    4. Вопросы охраны на данном предприятии.

    Все документы, относящиеся к указанным сферам деятельности, относятся к разряду административно-хозяйственных и имеют срок хранения 5 лет. Здесь также можно воспользоваться при нумерации буквенными индексами.

    Однако при этом можно столкнуться с тем, что отдельные документы могут одновременно затрагивать вопросы по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.

    Журналов регистрации

    Регистрация документов происходит в специальных журналах. Для этого предусмотрены следующие графы:

    1. Номер по порядку.
    2. Дата регистрируемого приказа.
    3. Содержание документа кратко или его заголовок.
    4. Количество листов и приложений.
    5. Указание ответственного лица.
    6. Перечень тех, кого нужно ознакомить с данным приказом.

    Журналы для регистрации приказов по основной деятельности необходимо хранить постоянно.

    Видео, на котором рассказывается о хранении приказов на предприятии.

    Где установлено, что заявления-основания для издания приказов НЕОБХОДИМО подшивать в личные дела? Заявления на отпуск и материальную помощь тоже? Зачем они нужны в личном деле? А если организация не ведет личные дела?

    Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. И сотрудники, назначенные ответственными за ведение, учет и хранение личных дел, сталкиваются сейчас с такими проблемами:

    • во-первых, с проблемой архивно-технической обработки личных дел, поскольку в процессе их подготовки к сдаче в архив «вспомогательные» заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и командировках, как правило, должны быть изъяты из личного дела.
    • во-вторых, копии персональных документов работников (страниц паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельств о браке и рождении детей), которые по привычке формируются в личные дела, не должны в них храниться, т.к. содержат персональные данные (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

    Состав документов личного дела в настоящее время установлен только для работников государственных органов и органов местного само­управления. Остальные организации (их кадровые службы и службы делопроизводства) самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел (и не только) в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей. Не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и в коммерческих структурах сложилось правило «делового оборота», по которому в обязательном порядке формируются и ведутся личные дела руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и внутреннего контролера / руководителя службы внутреннего контроля. Личные дела таких сотрудников имеют постоянный срок хранения по ст. 656 а) ПТУД1.

    Если организация комплексно решает вопрос о регламентации формирования дел, то в ситуации, которая описана в вопросе, она может вместе с номинальным и предметно-вопросным признаками формировать дела с учетом взаимосвязи документов и их одинаковых сроков хранения. В номенклатуру дел могут быть включены следующие заголовки:

    Заголовки дел с подшитыми в них заявлениями-основаниями к приказам в номенклатуре дел

    СвернутьПоказать

    Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота (см. дело № 03-05 в Примере).

    Только не забудьте, что если обучение осуществляется за счет самой организации или отпуск без сохранения заработной платы длительный, например, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, то соответствующие приказы и документы-основания будут иметь 75-летний (или 50-летний, если документы были созданы в период, начиная с 2003 г.) срок хранения, и могут быть сформированы в личное дело работника (см. дела № 03-10 и 03-11 в Примере). Срок «Пост.*» в ПТУД и в нашем Примере означает, что в небольшой коммерческой организации личные дела руководителей имеют срок хранения «до ликвидации организации». А после ликвидации организации они могут быть сданы в государственный или муниципальный архив вместе с личными делами остальных работников, где будут храниться с даты поступления в архив и до истечения 50 лет со дня создания документов личного дела с проведением экспертизы ценности уже в архиве после истечения указанного срока 50-летнего хранения.

    А заявление работника о предоставлении материальной помощи с положительной резолюцией руководителя должно храниться в делах бухгалтерии («документы дня», особенно в небольшой организации) вместе с приказом (или его копией) и расходным кассовым ордером как основание для осуществления бухгалтерской операции (см. дело № 06-14 в Примере).

      1 Это сокращенное обозначение Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 №558).

    Полистать демо-версию печатного журнала

    Срок хранения приказов на отпуск

    Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
    «Трудовое право России: Учебник»
    (2-е издание, переработанное и дополненное)
    (Колобова С.В., Сергеенко Ю.С.)
    («Юстицинформ», 2018)Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу . Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки. Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

    Интересные статьи:

    Для чего предназначен путевой лист Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом,…

    Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в…

    Правила хранения Они, пожалуй, единственный натуральный продукт, который природа поставляет уже с готовой упаковкой —…

    Ст. 363 НК РФ. Порядок и сроки уплаты налога и авансовых платежей по налогу Главная>Налоговый…

    Хранение копий документов, отснятых для работы Что касается обычных копий документов, которые каждый из нас…

    Сколько хранить график отпусков

    Статьи по теме

    Графики отпусков подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода. Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядок уничтожения, читайте в статье.

    Сколько хранится график отпусков

    Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период. В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558.

    Скачайте документы из статьи

    Пунктом 693 Перечня установлен 1 год для хранения графика. Отсчитывать этот период надо с момента истечения срока его действия – 1 января года, следующего за окончанием действия. К примеру, график отпусков на 2017 год окончил действие 31 декабря 2017. С 1 января 2018 по 31 декабря 2018 он должен был храниться, а начиная с января 2019 компания может его уничтожить.

    Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.

    А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.

    Чтобы не допустить подобной ситуации, следует запомнить порядок:

    • График заполняют и утверждают за 2 недели до нового года.
    • Он вступает в силу 01.01 и действует до 31.12 текущего года.
    • Перестает действовать с 01.01 следующего года, и с этой даты начинается отсчет годичного срока хранения – до 31.12.
    • По истечении этого периода документ можно уничтожить.

    Отпуск запретят делить на части

    Цели хранения

    В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет. Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

    • спор между сотрудником и руководством;
    • ошибка при составлении приказа о предоставлении отпусков;
    • неверный расчет отпускных, выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

    Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график. Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период. Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

    В результате, можно выделить следующие основные причины для хранения:

    Ситуация, в которой понадобится прошлогодний график

    Какие вопросы поможет решить

    Выявление ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, начислениях отпускных и пр.

    Даст возможность проверить все данные по отдыху сотрудников, станет дополнительным источником информации.

    При возникновении спора между коллегами, которые не могут договориться об определенной очередности ежегодного отдыха.

    Прошлогодний документ наглядно покажет, как очередность реализовывалась в предыдущем периоде.

    Когда нужно быстро получить общую картину по периодам отдыха прошлого года, не поднимая массив приказов о предоставлении отпуска. А также выяснить разницу между запланированными периодами отдыха и реально использованными.

    Такая статистика позволит лучше планировать трудовые процессы и предотвратит конфликты между сотрудниками при определении очередности выхода в отпуск.

    При составлении нового расписания на следующий год.

    Старый бланк за прошедший год позволит предположить предпочтения работников и составить актуальное расписание, в которое в дальнейшем не придется вносить слишком много изменений.

    При анализе прошлогодних сбоев в рабочих процессах и попытке устранения их на следующий год.

    Прошлогодний график покажет, как совпадающий отдых тех или иных сотрудников отобразился на сбоях в работе компании и, при учете этих данных, позволит составить новый на следующий год для оптимизации процессов.

    Особенности и условия хранения графика отпусков

    Важен не только срок хранения графика отпусков в организации, но и условия. Они должны быть такими, чтобы персональные данные сотрудников были в должной мере защищены, как предписано главой 14 ТК РФ и законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

    Этот локальный акт компании может храниться:

    • В кабинете отдела кадров в отдельном стальном шкафу, ящике, сейфе, другом месте. Главное – возможность запереть на замок.
    • В ящике, сейфе, шкафу, расположенных в специально предназначенной для хранения документов комнате, попасть в которую можно только по пропуску.

    Место, где лежат документы, должно быть защищено от пыли, света и выгорания, но при этом не обязательно передавать бланки в архив, учитывая недолгий срок их хранения.

    Способы хранения

    Хранить расписания отдыха можно в отдельной папке, предназначенной исключительно для этого вида ЛНА, при этом следует разместить документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Но не исключен вариант, когда документы размещаются в папках по срокам хранения.

    Некоторые компании хранят графики вместе с приказами о предоставлении отпуска за соответствующий год. Однако поскольку сроки хранения этих ЛНА не совпадают, такой вариант целесообразен только в случае, если не планируется их уничтожение спустя год. Работодатель может решить, сколько хранить график отпусков, ориентируясь на сроки, установленные для других документов. Например, на те же 5 лет, которые по общему правилу должны храниться приказы на отпуск.

    Приказ об уничтожении графика отпусков

    График отпусков, срок хранения которого истек, нужно уничтожить. Однако просто отправить его в мусорное ведро или сдать в макулатуру нельзя. Есть определенный порядок, которого следует придерживаться, избавляясь от устаревших бумаг.

    В конце текущего года начальник отдела кадров или другое ответственное лицо делает опись документов, подлежащих уничтожению. В начале следующего года руководство подписывает приказ о создании комиссии, ответственной за уничтожение документации в компании. Если есть постоянно действующая комиссия, состав которой уже был утвержден, это действие пропускается.

    Комиссия составляет проект приказа и акта об уничтожении, которые подписываются руководителем компании. Если уничтожают также иные документы, они все должны быть вписаны в акт. Подробнее о процедуре уничтожения документов читайте здесь.

    Как составить акт об уничтожении графиков отпусков

    У этой бумаги нет установленного шаблона, поэтому каждая компания делает собственную форму. При этом лучше придерживаться определенной структуры, чтобы не упустить никаких важных моментов:

    • название предприятия;
    • состав комиссии с ФИО и должностями;
    • основания для утилизации – приказ об уничтожении;
    • перечень уничтожаемых бланков – их можно поделить на категории, если перечень окажется слишком велик;
    • вес или объем ликвидируемых бумаг.

    После уничтожения дел на акте делают отметку об этом факте и способе, которым документы были утилизированы.

    Каков срок хранения графика отпусков в организации?

    Где должен храниться график отпусков

    График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

    Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

    Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

    Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

    • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
    • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам.

    Сколько хранится график отпусков в организации

    Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.

    Согласно абз. 3 п. 1.4 Перечня началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО. Исходя из этого, ГО, принятый на 2017 год, будет храниться в организации на протяжении 2018 года. Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2019.

    Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением.

    Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом

    П. 19 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу. Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет. Документы о дисциплинарных наказаниях, ежегодных оплачиваемых днях отдыха, учебных отпусках и др. хранятся в организациях на протяжении 5 лет.

    ВАЖНО! За несоблюдение порядка хранения документов лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Так, за уничтожение ГО раньше положенного срока должностное лицо организации будет обязано уплатить штраф в размере от 300 до 500 руб.

    Цели хранения графика отпусков

    В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 1 года? Например:

    • для составления на его основе нового ГО на предстоящий год;
    • при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
    • в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
    • при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
    • для планирования дней отдыха на будущий год;
    • с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
    • в случае проверки деятельности организации государственными органами.

    Как уничтожается график отпусков

    Порядок уничтожения ГО имеет свои особенности. Так, простая утилизация документа (измельчение вручную или на шредере, сжигание и т. д.) не будет правомерной. Для уничтожения архивных документов необходимо участие специальной комиссии, которая занимается выборкой бумаг с истекшими сроками хранения. Порядок деятельности комиссии регулируется соответствующим приказом главы организации.

    Данная комиссия устанавливает перечень бумаг, подлежащих уничтожению, и составляет отдельный акт, на основании которого просроченные бумаги, в том числе ГО, утилизируются. Акт об уничтожении документов должен быть подписан главой организации (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, принятых решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

    В акте обычно содержатся следующие сведения:

    • название документа с истекшим сроком хранения;
    • период его хранения;
    • порядок и сроки его утилизации.

    Итак, срок хранения графика отпусков составляет 1 год после завершения периода его действия. Обеспечение сохранности документа позволяет спланировать даты дней отдыха работников на предстоящий период, а также предотвратить возможные конфликтные ситуации на производстве.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит