Срок хранения больничных листов в организации, срок хранения больничных листов предприятии

Содержание
  1. Срок хранения больничных листов в организации
  2. Необходимость хранения листов нетрудоспособности
  3. Продолжительность хранения
  4. Обеспечение сохранности больничных листов
  5. Действия, если срок хранения истек
  6. Срок хранения больничных листов предприятиями
  7. Как и где хранятся больничные листы
  8. Срок хранения больничных листов на предприятии
  9. Какой срок хранения больничных листов в организации?
  10. Как долго хранятся больничные листы на предприятии?
  11. Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?
  12. Итоги
  13. Срок хранения больничных листов в организации
  14. Инструкция для заполнения учетного журнала
  15. Срок хранения больничных листов в организации
  16. Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?
  17. Зачем и как хранить больничные листы?
  18. Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия
  19. Сроки хранения больничных листов
  20. Как ведется учет в организации?
  21. Инструкция по заполнению
  22. Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?
  23. Как долго хранятся больничные листы на предприятии?
  24. Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?
  25. Сколько составляет срок хранения больничных листов на предприятии в 2019 году
  26. Срок хранения больничных листов на предприятии в 2019 году
  27. Порядок уничтожения
  28. Иное мнение

Срок хранения больничных листов в организации

Документация на предприятиях должна сохраняться на протяжении определенного времени. Сроки хранения устанавливаются федеральными законами на государственном уровне и их необходимо неукоснительно придерживаться.

Лист нетрудоспособности – это документ-основание, по которому производится начисление денежных средств из фонда социального страхования. Начисление этих средств производится под строгим государственным контролем и подлежит проверкам, поэтому данные бланки должны не только правильно храниться, но и грамотно уничтожаться.

Необходимость хранения листов нетрудоспособности

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой. Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты. Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

Продолжительность хранения

Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?

Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.

Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.

Обеспечение сохранности больничных листов

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Действия, если срок хранения истек

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Порядок уничтожения документов

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
  4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН. Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.

Срок хранения больничных листов предприятиями

Юридические лица обязаны сохранять документы, относящиеся к их профессиональной деятельности, которые являются основаниями для выплаты заработной платы, любых пособий и взносов, расчета налоговых вычетов.

Больничный лист – первичный учетный документ, подтверждающий расходы предприятия по социальному страхованию. Эти расходы впоследствии частично компенсирует ФСС (Письмо ФСС № 15-03-11/12-7761 от 17.07.2013), поэтому по первому требованию проверяющего из этой организации предприятие обязано представить все необходимые документы. Следует помнить, что принимаются в расчет только оригиналы бюллетеней.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Проверка ФСС может быть как камеральной, то есть удаленной, перед каждой выплатой, так и выездной с полным подъемом всех документов за весь необходимый срок.

Как и где хранятся больничные листы

Поскольку больничные листы являются первичными документами бухгалтерского учета, что, например, указано в постановлении по делу № А45-6602/2008 от 17.02.2009 Арбитражного суда Западно-Сибирского округа, то и храниться они должны в соответствии со стандартными правилами хранения бухгалтерских документов.

Чаще всего бюллетени хранятся в бухгалтерии в расчетном отделе. Листки подшиваются в отдельные папки по датам, что облегчает их поиск.

К таким папкам, кроме этого, принято подшивать и журнал регистрации больничных листов, который составляется в свободной форме, и не является обязательным условием документооборота. Однако бумага должна соответствовать необходимым условиям:

  • иметь печатный или электронный вид;
  • страницы должны быть прошиты и пронумерованы;
  • записи должны вестись черной гелевой ручкой;
  • должно быть указано ответственное лицо за ведение документа.

С 2017 года в РФ действуют не только бумажные варианты больничных листов, но и электронные, которые могут быть полноправной заменой своих предшественников (пятый пункт статьи №13 Закона №255 от 29.12.2006). Распечатывать и хранить такие бюллетени нет необходимости, их сохранность обеспечивает система ЕИИС Соцстрах.

Срок хранения больничных листов на предприятии

Как гласит пункт 3.4 статьи №23 НК РФ, плательщики по страховым взносам обязаны сохранять платежные документы в течение шести лет. А поскольку бюллетени являются основаниями для расчета и выплат страховых взносов, то срок их хранения не может быть ниже этого периода.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов в организации законодательством определяется как соответствующий 5 или 6 годам в зависимости от применяемого нормативного акта. Изучим, о каких источниках права может идти речь.

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.

2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Итоги

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:

Срок хранения больничных листов в организации

Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

Инструкция для заполнения учетного журнала

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Срок хранения больничных листов в организации

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов в организации длительностью в 5 лет.

При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

В этом случае пункт 6 части 2статьи 28 Федерального закона №212 говорит о том, что такие документы нужно хранить в организации не менее 6 лет.

Зачем и как хранить больничные листы?

При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  1. Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
  2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  3. Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.

Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС.

Сроки хранения больничных листов

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
  • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
  • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
  • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Обязательно ли вести книгу регистрации?

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

  1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
  2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
  3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
  4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Какую форму нужно использовать?

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

  • Номер страницы;
  • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
  • Номер и серия листка нетрудоспособности;
  • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
  • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
  • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
  • Сумма начисленного пособия;
  • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Инструкция по заполнению

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

  1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
  2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
  3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

Скачать бланк и образец формы

Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

Скачать бланк журнала учета листков нетрудоспособности – word.

Скачать образец заполнения книги регистрации больничных – word.

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Сроки хранения тех или иных документов очень важно соблюдать в связи с тем, что запрос их контролирующими органами возможен в любой момент. В то же время хранить документацию, появляющуюся на протяжении всего периода существования компании, достаточно сложно и затратно: необходимо найти место для хранения, организовать учет архивных документов, назначить ответственное лицо.

В нашей статье расскажем, как оптимально организовать сохранение больничных листов, чтобы обеспечить отсутствие претензий проверяющих и одновременно не складировать лишние документы.

Общие правила хранения документации

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам. Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

  • Конституция.
  • Федеральные конституционные законы.
  • Кодексы.
  • Федеральные законы.
  • Акты президента РФ.
  • Акты правительства РФ.
  • Нормативные акты министерств и ведомств.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе. В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет.

К ним относят: первичные документы; учетные регистры; бухгалтерскую отчетность. Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34). При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет. Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

Как поступать с электронными больничными листами

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567. Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия. Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.
Источник: http://ppt.ru/art/bolnichniy/srok-hraneniya

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.

2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Сколько составляет срок хранения больничных листов на предприятии в 2019 году

Срок хранения больничных листов на предприятии в 2019 году

Если сотрудник некоторое время был нетрудоспособен по причине болезни, работодатель сохраняет за ним право на получение выплат в рамках социального страхования. Организация обязуется предоставлять больничные листы компетентным специалистам ФСС для проверки подтверждающих документов. Выплата пособий компенсируется предприятию на основании проверки.

При отсутствии листков нетрудоспособности, факт законности получения соответствующих выплат будет невозможно подтвердить. Поэтому важно соблюдать правила и сроки хранения больничных листков.

На оперативное хранение в структурном подразделении документы формируют в отдельные промаркированные папки. Как правило, основанием для объединения источников становится год издания. Вместе с больничными аналогичному хранению подлежит журнал регистрации больничных листов.

При организации хранения требуется полностью исключить возможность доступа к папкам неуполномоченных лиц.

Порядок уничтожения

Иное мнение

По мнению специалистов юридической области, выплаты по больничному от работодателя никаким образом не влияют на страховые. Налоговый кодекс РФ разъясняет некоторые моменты, которые могут показаться противоречием. В ст. 421 указан перечень источников, которые влияют на формирование страховых взносов. К ним необходимо относить те документы, что являются подтверждением всех выплат работнику, которые получает непосредственно от работодателя.

Следующая статья Налогового кодекса оговаривает, что начисления по больничному листу к данной категории не относятся. Соответственно, работодатель платит работнику за больничный, взносы с этой суммы не собираются. Однако ФСС в обязательном порядке компенсируется часть средств предприятию на основании договора социального страхования.

Рекомендуется принимать решение о сроке хранения исходя из особой важности документа. Соответственно, рекомендуется использовать максимальный срок. Учитывая вышесказанное, ст. 23 Налогового кодекса напрямую оговаривает, что больничные листы неправильно относить к первичным документам в бухгалтерском учете.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит