Бланк книжки учета трудовых книжек, бланк книжки учета трудовых книжек

Содержание
  1. Бланк книжки учета трудовых книжек
  2. Книга учета трудовых книжек
  3. Образец заполнения книги учета трудовых книжек
  4. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
  5. Нормативные материалы:
  6. Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец
  7. Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять
  8. Правила и порядок заполнения
  9. Требования к оформлению
  10. Как прошить журнал учета трудовых книжек
  11. Как исправлять возможные ошибки
  12. Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг
  13. Учет бланков трудовых книжек
  14. Трудовая книжка как основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Особенности отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с движением бланков трудовых книжек (их приобретением, выдачей и списанием в случае порчи).

Бланк книжки учета трудовых книжек

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

  • Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя. В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Копирование допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт.

Книга учета трудовых книжек

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Книга учета трудовых книжек

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

5 – полное ФИО работника.

6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (утверждена Постановлением Министерства Труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г.) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Вид основного раздела книги учета:

В книгу включены дополнительные материалы:

  • «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)
  • Пример отчета «О наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»
  • Пример заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • Пример акта на списание испорченных бланков трудовой книжки
  • Пример оформления приказа «О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»
  • Инструкция по ведению «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»

Ответственность

Отсутствие или неправильное оформление «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки» является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф , наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб., а на организацию — от 30 000 до 50 000 руб .

Полезная информация

Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225. Бланки трудовых книжек изготавливает Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н). Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным ГОЗНАКом, может осуществляться юридическими лицами и ИП (распространителями).

Пунктом 44 Правил № 225 установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил № 225). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).

Это не относится к случаям:

  • неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225);
  • массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Правил № 225).

В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил № 225).

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта, в который можно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки должна отвечать определенным требованиям:

  • книга желательно должны иметь плотную обложку, т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
  • все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
  • книга должна быть прошнурованаи опломбирована(пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
  • книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц (в соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации, а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Трудовые книжки на предприятии, а также вкладыши к ним, относят к бланкам строгой отчетности. Их следует правильно заполнять, а также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в специальном журнале. Ведется он по особой форме, и отступать от нее нельзя.


Есть организации, где работодатели эту законную обязанность игнорируют, так как считают это бесполезной тратой времени.

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.

Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.

Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

  • для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
  • доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.
  • Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

    • выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
    • основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
    • выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

    Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

    В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

    • сколько книжек находится у него;
    • какие суммы получены за трудовые книжки;
    • следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.

    Правила и порядок заполнения

    Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

    • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
    • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

    В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

    • номер и серию документа;
    • по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
    • по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

    Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

    Требования к оформлению

    Основными требованиями к оформлению этого журнала являются нумерация и прошивка его страниц, а также скрепление сургучной печатью и подписью начальника предприятия.

    Что же делать, если в организации нет сургучной печати? Можно использовать обычную печать учреждения. Стоит учесть, что нужна гербовая печать организации, а не бухгалтерский штамп.

    Журнал обычно ведется не менее трех лет, а затем передается в архив для еще более продолжительного хранения, поэтому он должен иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся внутри, от порчи.

    Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео.

    Как прошить журнал учета трудовых книжек

    Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.

    Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения.

    Как исправлять возможные ошибки

    Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?

    На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

    • в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
    • далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

    Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

    Образец правильного заполнения трудовой книжки можно посмотреть на нашем сайте.

    Правила заполнения дубликата трудовой книжки в статье. Также приведены правила заполнения трудовых книжек.

    Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг

    Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

    • для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;
    • организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

    Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

    • должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
    • частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;
    • организации выплатят пятьдесят-семьдесят тысяч рублей штрафа.

    Нужно сказать, что ответственный руководитель без угроз и штрафов понимает, насколько важна такая документация.

    Но если он не осознает этой важности, то размер штрафов, скорее всего, его вразумит.

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-71
    (Москва)

    +7 (812) 425-60-36
    (Санкт-Петербург)

    8 (800) 350-84-13 доб 680
    Для всех регионов!

    Это быстро и бесплатно!

    Как заверить книгу учета движения трудовых книжек показано в видео.

    Учет бланков трудовых книжек

    Трудовая книжка как основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Особенности отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с движением бланков трудовых книжек (их приобретением, выдачей и списанием в случае порчи).

    Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
    Вид реферат
    Язык русский
    Дата добавления 19.06.2012
    Размер файла 41,3 K

    Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

    Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

    Размещено на http://www.allbest.ru/

      Учет бланков трудовых книжек
    • Общие положения о трудовой книжке
    • Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним)
    • Учет приобретения бланков трудовых книжек
    • Выдача (оформление) бланков трудовых книжек
    • Учет выдачи (оформления) работникам дубликатов трудовых книжек (взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами)
    • Учет выдачи (оформления) дубликата трудовой книжки уволенному работнику
    • Списание бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), испорченных при хранении
    • Учет списания бланков трудовых книжек, испорченных при хранении (по вине материально ответственного лица)
    • Учет списания бланков трудовых книжек, испорченных при хранении (в связи с чрезвычайными обстоятельствами)

    Учет бланков трудовых книжек


    Рассмотрим, как отражаются в бухгалтерском учете операции, связанные с движением бланков трудовых книжек (их приобретением, выдачей и списанием в случае порчи при хранении).


    Общие положения о трудовой книжке


    В то же время, если работник принимается на работу впервые, наниматель должен оформить трудовую книжку (подп.1.3 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 N 1635 «О трудовых книжках работников» (далее — Постановление N 1635)), т.е. заполнить ее бланк.


    Таким образом, следует различать понятия «трудовая книжка» и «бланк трудовой книжки».


    Трудовые книжки работников, принятые при устройстве на работу и выданные при увольнении, учитывает кадровая служба путем регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ч.3 п.58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее — Инструкция N 30)). Бухгалтерский учет этих трудовых книжек в организации не ведется.


    Бланки трудовых книжек учитывает бухгалтерия организации. Она ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, в которую вносит все операции, связанные с получением и расходованием этих бланков (ч.1, 2 п.58 Инструкции N 30).


    Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности, учет и хранение которых организации осуществляют в соответствии с общим порядком использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (подп.1.9 Постановления N 1635, Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 196 (далее — Инструкция N 196)).


    Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним организации ведут на балансовом счете 10 «Материалы» (в стоимостном и количественном выражении) и на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (п. 19, 20 Инструкции N 196).


    На забалансовом счете бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются по номинальной стоимости или в условной оценке (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее — Инструкция N 89)).


    Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним)


    Организациям с иностранными инвестициями бланки трудовых книжек предоставляет Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь.


    Негосударственные организации приобретают бланки трудовых книжек у местных исполнительных и распорядительных органов по месту своей регистрации (подп.1.8 Постановления N 1635).


    Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она может быть дополнена бланком вкладыша, который вшивается между последним листом и правой обложкой книжки, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п.42 Инструкции N 30).


    Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным бланкам трудовых книжек, отраженные в бухгалтерском учете и книге покупок (если организация-плательщик ведет книгу), подлежат вычетам в зависимости от момента фактической реализации, установленного учетной политикой организации: независимо от периода погашения задолженности за бланки или после их оплаты (п.6 ст.107 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК)).


    Отметим, что суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным бланкам трудовых книжек при передаче их работникам без оплаты (в установленных случаях) также подлежат вычету в вышеуказанном порядке (п.15 ст.107 НК).


    Организации могут относить суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные (подлежащие уплате) при приобретении бланков трудовых книжек, на увеличение их стоимости (п.4 ст.106 НК). В такой ситуации бланки трудовых книжек приходуются по дебету счета 10 «Материалы» с учетом НДС, а суммы налога на добавленную стоимость, отнесенные на увеличение их стоимости, вычету не подлежат (подп. 19.2 ст.107 НК).


    Учет приобретения бланков трудовых книжек


    Условие

    учет бланк трудовая книжка

    Негосударственная организация приобрела бланки трудовых книжек в количестве 5 шт., перечислив местному исполкому 19698 руб. (в том числе НДС — 20%).

    В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

    Произведена оплата местному исполкому за бланки трудовых книжек

    60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

    51 «Расчетный счет»

    Оприходованы бланки на балансовом счете (19698 — (19698 x 20 / / 120))

    10-14 «Бланки трудовых книжек (вкладышей к ним)»

    Отражен НДС по оприходованным бланкам (19698 — 16415)

    18-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам»

    Оприходованы бланки на забалансовом счете

    006-1 «Бланки трудовых книжек (вкладышей к ним)» (на хранении)

    Принят к вычету НДС

    68-2-1 «Налог на добавленную стоимость»

    Открыт дополнительный субсчет.

    Открыт субсчет второго порядка.

    Выдача (оформление) бланков трудовых книжек


    При выдаче бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку или дубликата) работник оплачивает его стоимость в сумме, затраченной организацией на приобретение бланка (п.55 Инструкции N 30). Как правило, стоимость бланков трудовых книжек, выданных для оформления работникам, удерживается из их заработной платы (ст.107 ТК). В то же время оплата может быть внесена работником в кассу организации.


    Возмещение работником стоимости бланка трудовой книжки является для выдавшей его организации операционным доходом (п.9 Инструкции по бухгалтерскому учету «Доходы организации», утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 181), который отражается в бухгалтерском учете на счете 91 «Операционные доходы и расходы» (Инструкция N 89).


    Обороты по реализации бланков трудовых книжек своим работникам признаются для организации объектом обложения налогом на добавленную стоимость (п.1 ст.29, подп.1.1.1 ст.93 НК).


    Выдача работнику бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку или дубликата) без оплаты его стоимости, т.е. безвозмездно (если организация приняла такое решение), отражается в бухгалтерском учете с использованием счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».


    Обороты по безвозмездной передаче бланков признаются объектами обложения налогом на добавленную стоимость (подп.1.1.3 ст.93 НК). Налоговая база определяется исходя из цены их приобретения (п.3 ст.97 НК). При безвозмездной передаче моментом фактической реализации служит день передачи бланков трудовых книжек (п.4 ст.100 НК).


    Для целей налогового учета безвозмездная передача бланков трудовых книжек является выручкой от реализации, которая отражается в размере не менее суммы затрат на их приобретение и безвозмездную передачу. Выручка от реализации, затраты на приобретение и безвозмездную передачу бланков отражаются в том налоговом периоде, в котором они фактически переданы (п.5 ст.127 НК).


    Учет выдачи (оформления) бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу


    Аналогичные бухгалтерские проводки используются для отражения выдачи работникам бланков вкладышей к трудовым книжкам.


    Условие


    Бухгалтерия организации согласно заявке выдала под отчет инспектору по кадрам бланк трудовой книжки для оформления работнику, впервые принятому на работу.


    Стоимость бланка трудовой книжки — 3940 руб. (с учетом НДС — 20%) — удержана из заработной платы работника.


    Решение


    В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

    Выдан под отчет бланк трудовой книжки для оформления работнику (3940 — (3940 x 20/120))

    Получен подотчетным лицом бланк трудовой книжки для оформления работнику (3940 — (3940 x 20/120))

    006-2″Бланки трудовых книжек (вкладышей к ним)» (выданные для оформления)

    Отражена задолженность работника за выданную трудовую книжку (с НДС)

    73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

    91-1 «Операционные доходы»

    Списана стоимость выданного бланка трудовой книжки

    91-2 «Операционные расходы»

    Исчислен НДС на стоимость выданного бланка трудовой книжки (3940 x 20/120)

    91-3 «Налог на добавленную стоимость»

    Списан с подотчетного лица бланк трудовой книжки

    Удержана стоимость выданного бланка трудовой книжки (с НДС) из заработной платы работника

    70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

    Внесение работником стоимости трудовой книжки (вкладыша к ней) в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    В определенных случаях наниматели выдают своим работникам дубликаты трудовых книжек (вкладышей к ним).

    Наниматель может выдать работнику (по его письменной просьбе) трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней. Если работник в течение этого времени ее утратил, ему выдается дубликат трудовой книжки со взиманием его стоимости (п.50 Инструкции N 30).

    Для отражения данной операции в учете применяются бухгалтерские записи из примера выдачи бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу.

    Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки (п.52 Инструкции N 30).

    В случае если трудовая книжка пришла в негодность по вине нанимателя, ее дубликат выдается работнику без оплаты. Ответственность за учет и хранение трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя (подп.1.10 Постановления N 1635), поэтому стоимость бланка, выданного для оформления дубликата трудовой книжки, возмещает указанное лицо. При этом наниматель обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к нему (ч.3 п.51 Инструкции N 30).

    Для отражения данной операции в учете применяются бухгалтерские записи из примера выдачи бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу, но стоимость бланка удерживается из зарплаты виновного лица.

    Если трудовая книжка утрачена не по вине нанимателя (в связи со стихийным бедствием, производственной аварией и др.), ее дубликат выдается работнику также без взимания стоимости (п.56 Инструкции N 30). В этом случае выдача дубликата трудовой книжки является для организации внереализационным расходом (п.13 Инструкции по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 182 (далее — Инструкция N 182)), который отражается в бухгалтерском учете на счете 92 «Внереализационные доходы и расходы» (Инструкция N 89).

    Внереализационные расходы (иные убытки и потери) признаются в бухгалтерском учете согласно учетной политике организации по мере их образования, выявления, перечисления (п.21 Инструкции N 182).

    В налоговом учете такие расходы определяются на основании документов бухгалтерского учета и отражаются в том отчетном периоде, в котором они фактически были понесены плательщиком.

    Расходы по выдаче дубликата трудовой книжки взамен утраченной в связи с чрезвычайными обстоятельствами, отраженные в бухгалтерском учете по дебету счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», по нашему мнению, относятся к расходам по ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств и включаются в состав внереализационных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль (п.2, подп.3.17 ст.129 НК).

    Выдача дубликата трудовой книжки без возмещения его стоимости является оборотом по безвозмездной передаче бланков трудовых книжек, который признается объектом обложения НДС (п.1 ст.31, подп.1.1.3 ст.93 НК). Налоговая база в таком случае определяется исходя из цены приобретения бланков (ч.2 п.3 ст.97 НК). Моментом фактической реализации признается день передачи (п.4 ст.100 НК).

    Учет выдачи (оформления) работникам дубликатов трудовых книжек (взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами)


    Бухгалтерия организации согласно заявке выдала под отчет инспектору по кадрам бланки трудовых книжек в количестве 10 шт. на сумму 32830 руб. для оформления их работникам (без оплаты) в качестве дубликатов трудовых книжек взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами.


    Решение


    В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

    Важное дополнение:  Статья 5, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск выслугу
    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит