Состав документов, входящих в личное дело руководителя, специалиста, рядового сотрудника, документы входящие состав личного дела работника

Содержание
  1. Состав документов,входящих в личное дело руководителя,специалиста,рядового сотрудника
  2. Документ Microsoft Office Word (4).docx
  3. Что должно быть в личном деле работника: образец
  4. Государственные структуры
  5. Частные предприятия
  6. Оформление дела
  7. Учёт и регистрация личных дел
  8. Внесение новых данных
  9. Сохранность дел
  10. Резюме
  11. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела
  12. Личное дело сотрудника
  13. Образец личного дела работника
  14. Личное дело работника
  15. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела
  16. Что должно быть в личном деле работника: образец
  17. Состав личного дела работника
  18. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  19. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела
  20. Виды документов входящих в состав личных дел закон
  21. Личное дело сотрудника
  22. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  23. Документы по личному составу: виды, состав, хранение
  24. Состав документов личного дела работника
  25. Документ «личное дело работника»: особенности ведения
  26. Образец личного дела работника
  27. Виды документов входящих в состав личных дел закон
  28. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела
  29. Личное дело сотрудника
  30. Образец личного дела работника
  31. Личное дело работника
  32. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела
  33. Что должно быть в личном деле работника: образец
  34. Состав личного дела работника
  35. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  36. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Состав документов,входящих в личное дело руководителя,специалиста,рядового сотрудника

Документ Microsoft Office Word (4).docx

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» .

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. №300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. №429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

1.Состав документов,входящих в личное дело руководителя,специалиста, рядового сотрудника

Все чаще в качестве основного источника докумен-

тированных сведений о персональных данных и профессиональ-

ной деятельности сотрудника организации применяется личное

дело — сгруппированная и оформленная в соответствии с уста-

новленным порядком и правилами совокупность документов, со-

держащих предусмотренные трудовым законодательством РФ

сведения о сотруднике организации (учреждения).

Требования к оформлению и ведению личных дел устанавли-

ваются организационно- распорядительными (организационно-

методическими) документами ведомственных (территориальных)

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся :

  • на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
  • работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

  • личный листок по учету кадров или анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
  • автобиография;
  • копии документа об образовании;
  • трудовой договор (второй экземпляр);
  • договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
  • характеристики (рекомендательные письма);
  • заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
  • выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
  • выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
  • выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

  • список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
  • выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

  • подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
  • характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • военный билет;
  • документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
  • документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководя-

щего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников орга-

низации, а также материально ответственных лиц) группируются

документы, представленные при поступлении на работу и обра-

зующиеся в период профессиональной деятельности указанных

лиц на данном предприятии, в том числе:

а) анкета (с последующими дополнениями);

в) копия документа об образовании;

г) трудовой договор (второй экз.);

д) договор о материальной ответственности (для материально

е) выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на

ж) выписки из документов (копии документов) о награждении

или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражаю-

щие сведения о персональных данных и профессиональной дея-

тельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на об-

ложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудни-

ка (в именительном падеже).

Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при

этом не подшиваются):

а) справки о состоянии здоровья сотрудника;

б) справки с места жительства;

в) заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внут-

ренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудни-

ка в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и последующее ведение личного дела осуществ-

ляется сотрудником кадрового органа (специально уполномочен-

ным сотрудником) организации в приспособленном для этих це-

лей помещении на основании представленных документов (заве-

ренных копий документов). Необходимые детали уточняются при

оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело

Несколько слов о порядке оформления записей в процессе ве-

дения личного дела. Все записи, производимые в документах в

процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой

или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета,

разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние

заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью орга-

низации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления за-

писей в документах личного дела допускается использование фак-

симиле (клише) установленных образцов.

Остановимся также на том, каким образом следует включать

новые документы в состав личного дела и изымать их. Докумен-

ты, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в лич-

ном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в

хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важ-

ные, документы в необходимых случаях могут помещаться в на-

чале личного дела, вне общего хронологического и тематическо-

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Изъятие отдельных документов из личного дела производит-

ся с разрешения начальника кадрового органа (руководителя орга-

низации) с оформлением соответствующей записи в графе «При-

мечание» внутренней описи. При временном изъятии документа

на его место (между листами соседних документов) вкладывается

справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и роспи-

сей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во вре-

менное пользование (хранение).

2.Хранение и порядок оформления выдачи документов,входящих в состав личного дела.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника[11].

Что должно быть в личном деле работника: образец

Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения. С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.

Государственные структуры

Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.

Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.

Частные предприятия

Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.

Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

Оформление дела

Титульный лист

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте. Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника. Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.

Внизу справа проставляются дата приёма на занимаемую должность и дата увольнения. Кроме того. Указывается количество листов дела и срок хранения после сдачи в архив.

Сама папка

Поскольку персональные дела сотрудников — это дела достаточно длительного хранения, то находиться они обязаны в обложках, выполненных полностью из картона. Архивы не принимают на хранение папки из пластика. Бланк опись документов в личном деле работника в обязательном порядке подшивается в обложку.

В деле сотрудников содержится следующая информация:

  • заявление, написанное при приёме на работу;
  • автобиография либо резюме;
  • светокопии персональных документов (ИНН, паспорта, СНИЛС);
  • светокопии сведений об образовании и квалификации;
  • рекомендации или характеристики с предшествующего места работы;
  • внутренние документы предприятия, касающиеся данного сотрудника;
  • трудовое соглашение или договор;
  • документы об аттестации;
  • инструкции в соответствии с занимаемой должностью;
  • любые дополнительные документы, согласно которым вносят изменения какой-либо информации.

Что лишнее в личном деле

Поскольку персональные дела хранятся очень длительное время, не меньше 75 лет, то не стоит подшивать туда документы с малым сроком хранения. Заявления на предоставление отпуска, отгулов и тому подобное, хранится в специальном журнале в течение пяти лет.

Кто работает с личными делами

Заниматься внесением данных, описью и сдачей в архив, может исключительно кадровик, тот который назначен приказом.

Именно этот сотрудник может воспользоваться конфиденциальной информации о людях и в случае утечки информации, вся ответственность возлагается на него. Кроме того, ответственный сотрудник знакомит работника, не реже, чем один раз в год, с его личным делом.

Опись содержимого

Все документы, содержащиеся в личном деле, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и описаны. Кроме того, документация должна быть расположена в соответствии с хронологией. Опись можно размещать на внутренней стороне обложки или подшить последней страницей в деле.

Опись должна содержать следующие данные:

  • название документа;
  • именные данные работника;
  • номер личного дела;
  • индекс по номенклатуре;
  • дата составления;
  • постраничное содержание;
  • подпись ответственного;
  • печать и дата.

Учёт и регистрация личных дел

Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников.

Внесение новых данных

Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации. В случае временного отсутствия этого сотрудника, при необходимости, назначается лицо, временно его заменяющее.

Даже если в кадровой службе имеются ещё сотрудники, без специального приказа они не могут заниматься внесением данных.

Различные исправления, в случаях допущения ошибок, вносятся так же, как и в трудовую книжку. Неправильные данные зачёркивают, а сверху надписываются правильные данные. Любые дополнения и изменения должны быть подкреплены соответствующими документами и указаниями на них.

Сохранность дел

Поскольку вся информация, содержащаяся в личном деле, является строго конфиденциальной, необходимо обеспечит ей надлежащее хранение. Для таких целей в организациях широкое распространение получили сейфы специальных конструкций или шкафы из металла, которые запираются на ключ. Такие методы хранения помогут избежать несанкционированной утечки информации посредством доступа третьих лиц.

В организациях сохраняются данные только на тех сотрудников, которые работают на предприятии в данный момент. После увольнения сотрудника, его личное дело передают в архив. Для муниципальных служащих предполагается десятилетнее хранение их персональных дел в организации, где они работали. Для любых других организаций негласно принят срок хранения дел после увольнения в течение одного года.

При оформлении дела для сдачи в архив заполняют лист-заверитель. Эти данные подшиваются в качестве последнего листа. Кроме того, при сдаче в архив указывается время хранения личного дела. Для рядовых сотрудников такой срок составляет 75 лет, а для руководства – бессрочно. Началом исчисления срока является дата его передачи в архив.

Резюме

Нужно помнить, что персональное дело работника – это не трудовая книжка, и на руки оно никогда не выдаётся. Для контроля правильности внесённой в личное дело информации, сотрудник должен периодически знакомиться со своим делом. Такое мероприятие происходит не реже, чем один раз в год, в присутствии ответственного лица. После ознакомления сотрудник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к делу.

Образец личного дела работника для коммерческих организаций можно найти в сети интернет. Для госпредприятий и организаций существует специально утверждённая форма.

По требованию правоохранительных органов личные дела могут быть переданы им для рассмотрения. Но даже правоохранительные органы, впоследствии должны вернуть дело на предприятие.

Заводить или не заводить личные дела на своих сотрудников каждая частная организация решает самостоятельно. В случае положительного решения необходимо обеспечить сохранность конфиденциальных данных.


Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника.
Образец оформления внутренней описи личного дела Внутренняя опись документов личного дела ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку по учету кадров 2 Личный листок по учету кадров 3 Автобиография 4 Копия диплома об образовании 5 Трудовой договор … И т.д. Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Что должно быть в личном деле работника: образец

Состав личного дела работника

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб. Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст.

137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ. Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников.

Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок.

Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.

Виды документов входящих в состав личных дел закон

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Правильное отношение к деловым бумагам напрямую связано с необходимостью содействия организаций с органами пенсионного страхования и других государственных структур. Нарушения ведения документооборота может привести к нежелательным последствиям, а также грозит штрафом.

Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.

Кроме того, стоит понимать, что хранение документов по личному составу необходимо, поскольку только на их основании можно восстановить исторические сведения, имевшие место. Не зря же для кадровых бумаг установлены законом самые продолжительные сроки хранения.

Состав документов личного дела работника

Личная карточка: как правильно оформить? Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации. Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники.
Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы.

Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам. Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком.

Документ «личное дело работника»: особенности ведения

Приказы по личному составу В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

  • приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
  • приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров.


Там же они и хранятся, отдельно от других документов. Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации. Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы.

Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Образец личного дела работника

Согласно ему, как и ранее, основания приказов подлежат хранению около пяти лет, а большая часть самих приказов сохраняются до 75 лет (об исполнении обязанностей, командировках, изменении фамилий, отпусках и аттестациях). Кроме того, ориентироваться в сроках хранения можно по ведомственным перечням, составленным для организаций определенных сфер деятельности.

Правила предусматривается проведение экспертизы ценности бумаг. Бумаги долговременного хранения необходимо передать в архив документов по личному составу.

На них составляется опись, после чего они передаются на длительное хранение. Дела, сроки хранения которых прошли, могут быть уничтожены. Как уничтожить документы? Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом.
Подготовка документов Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела. Стоит заметить, что подготовка бумаг начинается еще на этапе их создания. За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров. Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом:

  1. Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру.
  2. Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись.
  3. Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу.
  4. Все листики дела подшиваются и нумеруются.

ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Виды документов входящих в состав личных дел закон

В состав кадровой документации входят следующие документы:

  • трудовой договор (контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (форма № Т-12);
  • личные заявления работников предприятия.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

  • документы, связанные с поиском и набором персонала;
  • документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
  • нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
  • различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
  • документы, включающие личные сведения о работниках;
  • архивные документы по личному составу;
  • документы персонального учета и анкеты;
  • иные виды документов по личному составу.

Правила оформления документов по личному составу Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона.
ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.). Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Это усложняет работу, да и ни к чему в целом. В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»). Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников.

Личное дело сотрудника

Сверху располагается наименование документа. Ниже указывается в именительном падеже ФИО работника. Во внутренней описи присутствуют следующие графы, куда вписывается информация в соответствии с их названием. Обязательные поля:

  1. № п/п – согласно журналу учета личных дел.
  2. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.
  3. Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.
  4. Заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ).
  5. Номер листов дела – цифровое обозначение согласно нумерации, которые занимает данный документ.
  6. Дата включение – имеется в виду дата его появления в материалах дела.
  7. Примечание – используется для корректировки информации, например, указывается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи.

Образец личного дела работника

Из-за этого не стоит подшивать акты, хранящиеся меньше данного срока. В частности, это касается уведомлений о начале отпуска, заявлений о его предоставлении, приказов об очередных отпусках, которые подшиваются в отдельный журнал регистрации и хранятся 5 лет. Заполнение документов Оформлять, пронумеровывать, описывать, вносить любые изменения, закрывать и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным приказом организации.
Только этот специалист должен иметь доступ к персональным делам и в случае разглашения персональной информации о работнике понесет ответственность. Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в календарный год. Опись Документы, в деле должны располагаться по дате поступления.

Личное дело работника

  • На обычных работников — 75 лет.
  • На руководящих – постоянно.

Срок течь начинает не со дня рождения работника, его увольнения, а с момента передачи дела в архив. Выдача личных дел работников Не стоит сравнивать личное дело с трудовой книжкой, выдаваемой при увольнении. Личные дела на руки работникам никогда не выдаются! Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле.

Это делается для поддержания его в актуальном состоянии. Сотруднику ответственному за личные дела рекомендуется разработать бланк ознакомления, в котором ежегодно работник своей подписью будет удостоверять данный факт. Личные дела по запросу выдаются правоохранительным либо контролирующим органам.

Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Образец оформления листа-заверителя личного дела Лист-заверитель дела N В деле подшито и пронумеровано листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов ; пропущенные номера листов + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы. Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Что должно быть в личном деле работника: образец

Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата. Образец описи личного дела можно скачать здесь: Внутренняя опись личного дела_(бланк) Порядок ведения документации Регистрация и учёт В приказе организации, предусматривающем заведение на сотрудников личных дел, должен быть подробно расписан порядок их регистрации и учета. Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел.

В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу. В подобном журнале отображаются краткие сведения о каждом личном деле. То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).

Состав личного дела работника

ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ. Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст.

238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников Внесение изменений Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности. Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий. Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках.
Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Также следует поступать при изменении любой другой информации. Все изменения вносятся с приложением копий документов и ссылкой на них (свидетельство о браке, о перемене имени, разводе). Хранение Информация из личного дела строго конфиденциальна.

Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров). Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну. Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит