Какой срок хранения больничных листов в организации, сколько хранятся больничные листы бухгалтерии

Содержание
  1. Какой срок хранения больничных листов в организации?
  2. Как долго хранятся больничные листы на предприятии?
  3. Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?
  4. Итоги
  5. В каких документах в учреждении должны храниться больничные листы?
  6. Как и сколько времени организация должна хранить больничные листы
  7. Срок хранения больничного листа
  8. Сколько нужно хранить больничный лист?
  9. Зачем хранить листы не трудоспособности?
  10. Как и где хранятся больничные листы?
  11. Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии
  12. Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?
  13. Зачем и как хранить больничные листы?
  14. Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов в организации законодательством определяется как соответствующий 5 или 6 годам в зависимости от применяемого нормативного акта. Изучим, о каких источниках права может идти речь.

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.

2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Итоги

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:

В каких документах в учреждении должны храниться больничные листы?

Здравствуйте.
По материалам приложения № 3 о порядке оформления части листка нетрудоспособности работодателем:
«Новый бланк листка нетрудоспособности нужно не только аккуратно заполнять, но и бережно хранить. Как именно — в отдельной папке или с другими расходными документами (например, с расходным кассовым ордером на выплату пособия), работодатель решает сам.
Главное, чтобы порядок хранения листков нетрудоспособности был закреплен в Положении о документообороте.

С чем хранить. Заполненный и заверенный подписями уполномоченных лиц и печатью организации больничный лист должен храниться вместе с расчетом пособия, оформленным на отдельном листе (п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Данный расчет является неотъемлемой частью больничного листа.

В чем хранить. Специалисты ФСС России рекомендуют не делать в бланке бюллетеня никаких отверстий, так как это может повредить информацию (буквы, цифры или матричный код), которую должен считывать сканер. В случае механического повреждения листка нетрудоспособности потребуется его замена дубликатом. Следовательно, сшивать в углу, продырявливать дыроколом или скреплять степлером этот документ нельзя.
Безопаснее всего хранить больничный лист и приложенный к нему расчет пособия в отдельном прозрачном файле.

Сколько времени хранить. Листок нетрудоспособности является первичным документом бухгалтерского учета, не только подтверждением уважительной причины отсутствия сотрудника на рабочем месте, но и основанием для назначения и выплаты ему больничного пособия.
Согласно статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129−ФЗ «О бухгалтерском учете» минимальный срок хранения бухгалтерской документации не может быть менее пяти лет.
Аналогичное требование установлено и пунктом 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.
В настоящее время при определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
В соответствии с пунктом 896 раздела 11 «Социально-бытовые вопросы» указанного перечня срок хранения листков нетрудоспособности — пять лет. Такой же срок установлен и для документов по выплате пособий, в том числе и по листкам нетрудоспособности (п. 415 разд. 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» и п. 904 разд. 11.1 «Социальное страхование» Перечня).
Однако организация вправе установить иной, более длительный срок хранения данных документов.»

Как и сколько времени организация должна хранить больничные листы

Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129−ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции в организации должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными документами. На основе этих первичных документов ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с письмом ФСС России от 25.01.95 № 07−30, применяемым в части, не противоречащей Федеральному закону от 29.12.2006 № 255−ФЗ, листки нетрудоспособности (оплаченные и не подлежащие оплате) и другие документы, представленные для выплаты пособий, хранятся в бухгалтерии организации наравне с денежными документами. Листки нетрудоспособности хранятся отдельно от всех других расходных документов.

Листки нетрудоспособности хранятся 5 лет. Это следует из положения статьи 896 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

По материалам сайта Воронежского регионального отделения ФСС России

Срок хранения больничного листа

Статьи по теме

Больничный лист подлежит не только правильному оформлению и порядку оплаты, но также определенному сроку и условиям хранения. Из этой статьи вы узнаете: • Сколько нужно хранить больничные листы? • Зачем хранить листы нетрудоспобности? • Как и где хранятся больничные листы? • Как провести уничтожение больничного листа по истечению срока хранения?

Форма бланка листа нетрудоспособности утверждена Министерством здравоохранения РФ приказом №347н (от 26 апреля 2011 г.). Порядок выдачи и заверения больничного листа в медицинском учреждении установлен приказом № 624н Минздрава РФ от 29 июня 2011 года. Согласно этим нормативным актам, больничный лист имеет право выдавать медицинская организация государственной, муниципальной и частной формы подчинения при условии, что учреждение имеет аккредитацию и лицензию Минздрава на соответствующие виды деятельности.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Что делать, если сотрудник принес больничный с ошибками.

Закрытый, правильно оформленный (без помарок и исправлений) больничный лист предоставляется сотрудником в бухгалтерию для произведения расчета оплаты, подачи информации о временной нетрудоспособности работника в ФСС и передачи документа на хранение. После проведения всех операций, начисления оплаты больничного, получения ее на счет организации от Фонда социального страхования и выплаты сотруднику больничный лист подлежит хранению как первичный учетный документ.

Сколько нужно хранить больничный лист?

Порядок хранения больничного листа определяется статьей 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» Федерального закона №402, утвержденного 6 декабря 2011 года. Согласно этому нормативному акту, первичные учетные документы, к которым и относится лист нетрудоспособности, обязаны храниться в архиве организации (субъекта экономической деятельности).

Все учетные документы, стандарты экономического субъекта и акты ведения бухгалтерского учета должны храниться не менее 5 лет после последних учетных операций, произведенных с ними. Аналогичная информация присутствует в приказе №558 Министерства культуры РФ от 25. 08. 2010 г. Исходя из представленной законодательной базы, срок хранения больничного листа – 5 лет.

Зачем хранить листы не трудоспособности?

Руководство организации обязано обеспечить безопасного хранения больничного листа и создать условия для защиты документов от незаконных изменений после проведенных операций. Даже если предприятие подвергается реорганизации, в нем меняется руководство или происходят внутренняя перестройка, должна быть проведена передача архивных и бухгалтерских документов. Порядок передачи может быть оформлен согласно внутреннему распорядку организации.

Хранение больничных листов необходимо для того, чтобы в случае инспекции ФСС бухгалтерия могла предоставить листы нетрудоспособности за последние пять лет. Больничные листы относятся к документам, которые подлежат проверке при инспекции расходов по социальным выплатам.

Как и где хранятся больничные листы?

Важным аспектом при инспекции является факт предоставления оригиналов больничных листов в неповрежденном состоянии, поэтому данный вид документов не рекомендуется подшивать и делать в них проколы. Лист нетрудоспособности должен храниться вместе с расчетным документом, оформленным на отдельном листке, данный факт указан в приказе Минздрава РФ №624н пункт 67.

На бланках больничных листов ни в коем случае нельзя делать никаких дополнительных пометок. В случае механического или фактического повреждения листа нетрудоспособности, инспекторы ФСС могут потребовать заменить его дубликатом. Для создания оптимальных условий хранения больничные листы и приложенные к ним расчетные документы лучше всего поместить в отдельную папку или плотный прозрачный файл.

Как проводится уничтожение больничного листа по истечению срока хранения?

Когда срок хранения больничного листа истек, он подлежит уничтожению. Данный аспект регулируется приказом Министерства культуры РФ №526 пункт 2.3. Такой тип документации нельзя просто уничтожить без создания учетного акта.

Для уничтожения вышедших из срока хранения документов создается специальная комиссия из работников данной организации. Выборка документов для уничтожения производится всеми членами комиссии, что подтверждается актом. Форма акта представлена в приложении 21 к Правилам приказа №526. В акте обязательно указывается все реквизиты листа нетрудоспособности.

Сам процесс уничтожения может быть выбран комиссией – их можно сжигать или измельчить в шредере. При необходимости их можно отдать на утилизацию. Способ уничтожения также указывается в акте.

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их сотрудников. Они могут понадобиться для начисления налогов, заработной платы и прочих расчетов. Эта же норма относится и к больничным листам.

Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов в организации длительностью в 5 лет.

При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

В этом случае пункт 6 части 2статьи 28 Федерального закона №212 говорит о том, что такие документы нужно хранить в организации не менее 6 лет.

Зачем и как хранить больничные листы?

При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  1. Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
  2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  3. Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.

Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит