Какой срок хранения больничных листов в организации, сколько должны храниться больничные листы

Содержание
  1. Какой срок хранения больничных листов в организации?
  2. Как долго хранятся больничные листы на предприятии?
  3. Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?
  4. Итоги
  5. В каких документах в учреждении должны храниться больничные листы?
  6. Срок хранения больничных листов
  7. lori-0005391979-bigwww.jpg
  8. Срок хранения больничных листов на предприятии
  9. Зачем нужно хранить больничные листы?
  10. Срок хранения больничных листов
  11. Срок хранения больничных листов на предприятии
  12. Зачем нужно хранить больничные листы
  13. Хранение больничных листов
  14. Срок хранения больничных листов на предприятии, в организации, зачем нужно хранить больничные листы

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов в организации законодательством определяется как соответствующий 5 или 6 годам в зависимости от применяемого нормативного акта. Изучим, о каких источниках права может идти речь.

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.

2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Итоги

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:

В каких документах в учреждении должны храниться больничные листы?

Здравствуйте.
По материалам приложения № 3 о порядке оформления части листка нетрудоспособности работодателем:
«Новый бланк листка нетрудоспособности нужно не только аккуратно заполнять, но и бережно хранить. Как именно — в отдельной папке или с другими расходными документами (например, с расходным кассовым ордером на выплату пособия), работодатель решает сам.
Главное, чтобы порядок хранения листков нетрудоспособности был закреплен в Положении о документообороте.

С чем хранить. Заполненный и заверенный подписями уполномоченных лиц и печатью организации больничный лист должен храниться вместе с расчетом пособия, оформленным на отдельном листе (п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Данный расчет является неотъемлемой частью больничного листа.

В чем хранить. Специалисты ФСС России рекомендуют не делать в бланке бюллетеня никаких отверстий, так как это может повредить информацию (буквы, цифры или матричный код), которую должен считывать сканер. В случае механического повреждения листка нетрудоспособности потребуется его замена дубликатом. Следовательно, сшивать в углу, продырявливать дыроколом или скреплять степлером этот документ нельзя.
Безопаснее всего хранить больничный лист и приложенный к нему расчет пособия в отдельном прозрачном файле.

Сколько времени хранить. Листок нетрудоспособности является первичным документом бухгалтерского учета, не только подтверждением уважительной причины отсутствия сотрудника на рабочем месте, но и основанием для назначения и выплаты ему больничного пособия.
Согласно статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129−ФЗ «О бухгалтерском учете» минимальный срок хранения бухгалтерской документации не может быть менее пяти лет.
Аналогичное требование установлено и пунктом 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.
В настоящее время при определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
В соответствии с пунктом 896 раздела 11 «Социально-бытовые вопросы» указанного перечня срок хранения листков нетрудоспособности — пять лет. Такой же срок установлен и для документов по выплате пособий, в том числе и по листкам нетрудоспособности (п. 415 разд. 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» и п. 904 разд. 11.1 «Социальное страхование» Перечня).
Однако организация вправе установить иной, более длительный срок хранения данных документов.»

Срок хранения больничных листов

lori-0005391979-bigwww.jpg

Похожие публикации

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос – каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия?

Срок хранения больничных листов на предприятии

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г. по делу № А45-6602/2008 сделал вывод, что листок нетрудоспособности является документом первичного бухгалтерского учета. Из чего следует дальнейший вывод – больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов.

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации. Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

Зачем нужно хранить больничные листы?

Листок нетрудоспособности – документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам. Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий. Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить. Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты.

Срок хранения больничных листов

Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т.д., на протяжении определенного времени. Так какой же срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов на предприятии

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет. Однако, согласно пп.6 п.3.4 ст.23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет. А так как листки нетрудоспособности относятся к документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока.

Зачем нужно хранить больничные листы

Листки нетрудоспособности могут быть затребованы и изучены при проверке ФСС. Ведь больничные листы являются документами, подтверждающими расходы по социальному страхованию. Причем, как считает ФСС, если проверяющим во время проверки не будут предоставлены именно подлинники больничных листов, то данный факт является достаточным основанием для отказа в зачете «больничных» расходов работодателя (Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 ). Правда, такой отказ можно попытаться оспорить (Определение ВС РФ от 12.12.2014 № 309-КГ14-5016 ).

Хранение больничных листов

Чтобы по первому требованию проверяющих из ФСС найти интересующий их больничный лист, имеет смысл подшивать листки нетрудоспособности в отдельную папку (а не с другими документами), к которой также прикладывать журнал регистрации больничных листов.

Срок хранения больничных листов на предприятии, в организации, зачем нужно хранить больничные листы

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос – каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия?

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г. по делу № А45-6602/2008 сделал вывод, что листок нетрудоспособности является документом первичного бухгалтерского учета. Из чего следует дальнейший вывод – больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов.

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации. Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

Листок нетрудоспособности – документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам. Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий. Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить. Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит