Перечень документов в личном деле сотрудника, состав личного дела сотрудника 2019

Содержание
  1. Перечень документов в личном деле сотрудника
  2. Какие документы входят в личное дело сотрудника
  3. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019
  4. Что допускается, но с согласия работника
  5. Как правильно вести
  6. Сколько хранить
  7. Сколько составляет срок хранения личных дел работников в 2019 году
  8. Сколько хранятся кадровые документы
  9. Как правильно и где хранить кадровую документацию
  10. Оформление дел по личному составу
  11. Какие документы хранятся в личном деле работника
  12. Из чего состоит (структура)
  13. Сколько хранить
  14. Учет, внесение изменений и хранение
  15. Выдача личных дел работников
  16. Это видео недоступно.
  17. YouTube Premium
  18. Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева
  19. Текст видео
  20. Образец личного дела работника
  21. Какие документы входят в состав
  22. Требования законодательства на 2018 год
  23. Кто и когда формирует
  24. Порядок ведения и оформления
  25. Инструкция по заполнению
  26. Хранение и выдача
  27. Преимущества составления и нюансы
  28. Необходимость для совместителя

Перечень документов в личном деле сотрудника

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2019, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2019 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Сколько составляет срок хранения личных дел работников в 2019 году

Сколько хранятся кадровые документы

Срок хранения кадровой документации напрямую зависит от того, когда окончено делопроизводство. Если оно закрыто до 01.01.2003 г., то все приказы – прием на рабочее место в организации, перевод в иное подразделение, отпуск за свой счет, карточки уволенных служащих и другие – должны находиться в архивной службе 75 лет. В случае окончания делопроизводства после 01.01.2003 г. эти документы обязаны сохраняться 50 лет. Личные дела руководства и внутренний распорядок необходимо хранить на постоянной основе. Сроки хранения заявлений, составленных служащими и находящимися в личных делах, являются идентичными.

Документация, которая хранится отдельно (не в личных делах) – приказ о ежегодном или учебном отпуске, командировочной поездке и т. п. – следует хранить на протяжении 5 лет. Что касается материалов об аттестации, их хранят в архиве 45 лет, а документация, подтверждающая вредные, опасные и тяжелые трудовые условия, – 75 лет. График отпусков работников и правила трудовой дисциплины, если они меняются, следует хранить в течение одного года.

Как правильно и где хранить кадровую документацию

Сохраняться все кадровые документы должны в архиве. Его отсутствие влечет за собой неприятные последствия, такие как отрицательное заключение аудиторов о неправильном хранении документации, в случае конфликта с сотрудником, найти сведения о нем также может стать большой проблемой, довольно сложным будет процесс отслеживания поступления в кадровую службу документов. Помимо этого, сохранять документы должным образом предусмотрено законодательством РФ. Поэтому архив должен иметься абсолютно в каждой организации.

Для создания архива первым делом необходимо утвердить локальные акты, а после отвести отдельное помещение, в котором следует соблюдать условия хранения, правильно размещать документацию и регулярно проверять ее состояние. Во избежание порчи документации, в помещении должны соблюдаться строгие требования, касающиеся температуры и влажности воздуха, регулярной уборки, наличие специальных стеллажей, охраны помещения и т. п., требования эти регламентируются приказом Министерства культуры № 526, п. 2.14-2.30.

Архив в организации (компании) – это такой же отдельный производственный участок, как и бухгалтерская или кадровая службы. У данного подразделения должен быть начальник, штат сотрудников и штатное расписание. Подчиняется архив, как правило, отделу делопроизводства или непосредственно руководителю компании.

Оформление дел по личному составу

Если личное дело заведено в 2018 году и делопроизводство закончено в том же году, то сдавать его на хранение в архив следует в 2019 году. Согласно приказу Минкультуры РФ № 526 п. 4.19, личное дело необходимо оформить и описать.

Распределяя приказы по личному составу, обязательно нужно акцентировать внимание на срок их хранения. В одном деле не могут храниться, например, приказ об отпуске за свой счет, срок хранения которого составляет 75 (50) лет и приказ об отпуске, связанный с обучением сотрудника, со сроком хранения в 5 лет.

Документация в личном деле должна располагаться в хронологической последовательности. В случае увольнения сотрудника, его личное дело и карточку следует отнести к году, когда произошло увольнение.

Во избежание потери или порчи документов, их необходимо упорядочивать и вовремя сдавать в архивную службу. Если архив только создается, то за документацию должно нести ответственность назначенное лицо и хранить ее в специальных шкафах под замком.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Это видео недоступно.

Очередь просмотра

Очередь

  • Удалить все
  • Отключить

YouTube Premium

Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

Хотите сохраните это видео?

  • Пожаловаться

Пожаловаться на видео?

Выполните вход, чтобы сообщить о неприемлемом контенте.

Понравилось?

Не понравилось?

Текст видео

Поддержать канал Елены Пономаревой https://www.donationalerts.com/r/elen. Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел оформляется на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденных Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В личной карточке работника в соответствующих графах делается ссылка на реквизиты документов по личному составу. Подлинники этих документов хранятся в делах.

С пожеланием профессиональных успехов
Елена Анатольевна Пономарева, консультант, кадровый аудитор, преподаватель

Елена Пономарева – кадровые консультации и обучение кадровой работе руководителей, кадровиков, бухгалтеров.

Образец личного дела работника

Процесс составления личного дела сотрудника начинается еще с момента его трудоустройства и по мере выполнения основных обязанностей постоянно может дополняться какими-либо сведениями. Такой документ собственно состоит из обложки и определенного перечня документов, которые были предоставлены сотрудником еще при принятии его на работу.

Каждая отдельная организация может самостоятельно на основании своих внутренних правил определять тип и названия бумаг, которые будут входить в состав личного дела, однако существует определенный общепринятый перечень необходимых документов, какие в большинстве случаев составляют личное дело.

Какие документы входят в состав

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

  1. Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
  2. Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
  3. Копия ИНН работника.
  4. Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
  5. Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
  6. Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
  7. Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
  8. Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
  9. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
  10. Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
  11. Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
  12. Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

  1. Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
  2. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

  • поступление сотрудника на работу;
  • предоставление всей документации (ксерокопий);
  • формирование дела сотрудником ОК;
  • последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

  1. Личное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
  2. Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
  3. Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
  4. Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Хранение и выдача

Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил:

  1. Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.
  2. Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
  3. Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
  4. Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
  5. Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
  6. Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
  7. При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.

Преимущества составления и нюансы

Имеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника – это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии.

Такие документы могут понадобиться во многих случаях – при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных.

При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы:

  1. Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
  2. Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
  3. Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
  4. Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.

Необходимость для совместителя

При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.

В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии.

Особенности оформления можно узнать из данного видео.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит