Служебная записка на возмещение командировочных расходов образец, служебная записка командировочные расходы образец

Содержание
  1. Служебная записка на возмещение командировочных расходов образец
  2. Компенсация командировочных затрат сотруднику
  3. Образец служебной записки на возмещение расходов
  4. Как составить служебную записку о командировке (образец)?
  5. Служебная записка на оплату такси образец — что это без ип
  6. Получаем служебную записку на командировку - образец
  7. Когда составляется служебная записка на командировку?
  8. Структура служебной записки на командировку
  9. Примерная форма служебной записки
  10. Служебная записка о направлении в командировку
  11. Как написать служебную записку на командировку?
  12. Служебная записка об отмене командировки
  13. Делопроизводство
  14. Как составить служебную записку о командировке (образец)?
  15. Нормативная база
  16. Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)
  17. Нюансы составления
  18. Образец служебной записки на командировку
  19. Для чего нужна служебная записка
  20. Командировка предпринимателя
  21. Информация в служебной записке
  22. Образец записки
  23. Скидка 30% при подписке на "Упрощенку"!

Служебная записка на возмещение командировочных расходов образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Служебная записка на возмещение командировочных расходов образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Кому подавать? По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю. Бухгалтер осуществляет в дальнейшем распоряжение руководителя по компенсации расходов на транспорт. Руководитель же в свою очередь обязан оценить обоснованность совершенных затрат и поставить свою резолюцию: одобрить или же отказать в компенсации. При одобрении предложения сотрудника руководитель выносит решение и выписывает приказ, в соответствии с которым действует бухгалтер, совершая выплату затраченного работнику.

В связи с разъездным характером работы, прошу Вас разрешить компенсацию проезда в размере 1700 рублей (стоимость единого билета в г. Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев. В каких именно? И нужна ли она вообще? Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Компенсация командировочных затрат сотруднику

При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г. налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.
Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.

Образец служебной записки на возмещение расходов

Смотрите также видео, как оформлять компенсацию работникам проезда на транспорте Сопроводительные документы К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.

Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет.

Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы.
Важно! ТК РФ не позволяет отправлять в командировки беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и другие категории «льготников».

В общественном соглашении указывается последовательность и величина компенсации затрат. Например, приказ работодателя о свойствах возмещения расходов через командировку. Когда начальник отправляет сотрудника в командировку , то в этом случаи он обязан компенсировать такие расходы: Сотрудник, какой работает в организации, может надеяться на возмещение командировочных затрат и другой компенсации, связанной с командировкой по работе. Замечание. Однако, служебная записка иногда единственный вариант дать основание для оформления командировки особенно в крупных организациях.

В случае отсутствия документов, подтверждающего произведенную оплату расходы по проживанию возмещаются в размере 12 руб/ночь (согласно Постановления Правительства РФ №729 от 2.10.2002г.
Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

В первую очередь, таким документом является чек от таксиста, в котором указаны километраж, затраты топлива, время, когда был выдан чек, а также данные фирмы и самого водителя, где можно еще раз уточнить всю необходимую информацию.
Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности . подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.Если сентябрьская зарплата выдана работникам 30.09.2018, то в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев эту операцию нужно будет отразить только в разделе 1.

В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.
Прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ООО «Сатурн», в сумме 1 200 руб. Основание: доверенность № 1 от 10.01.2003, выданной в соответствии с приказом № 3 от 04.01.2003. Характер понесенных расходов: покупка канцелярских товаров.
К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.
С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич. Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Как составить служебную записку о командировке (образец)?

В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя. Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.
Более того, организация, выпустив соответствующий локальный нормативный акт, имеет возможность обязать сотрудника и его начальников следовать определенному порядку при оформлении документа или даже использовать специальную форму бланка.

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки. Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия . Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки . при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия.

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Служебная записка на оплату такси образец — что это без ип

Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.
Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка. Дальнейшие действия руководителя Кстати, о приказах.

Получаем служебную записку на командировку — образец

Служебная записка на командировку образец2017-2018 этого документа станет темой для обсуждения в данной статье. Вы узнаете, как оформляется данная деловая бумага и в каких случаях подается.

Когда составляется служебная записка на командировку?

С 2015 года при направлении сотрудника в служебную командировку не требуется составления командировочного удостоверения (постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014).

Теперь если командированное лицо отправляется в поездку на личном, служебном или арендованном автотранспорте, то при оформлении отчета о командировке для возмещения расходов ему предстоит составить служебную записку.

Составляется таковая в свободной форме, так как на законодатефльном уровне каких-то специальных требований к данному документу не предъявляется. Конечно, не старайтесь перегружать его излишними данными, ведь цель записки заключается в подтверждении срока нахождения сотрудника в служебной командировке, а не в подтверждении использования им для этих целей личного либо иного автотранспортного средства.

Однако предусматривается, что в записке должны содержаться определенные сведения, которые позволят бухгалтерской/финансовой службе предприятия определить точный размер суточных и подтвердить соответствующие налоговые расходы.

Образец служебной записки на командировку можно найти и скачать на нашем сайте, сделав это совершенно бесплатно.

Структура служебной записки на командировку

В этом документе необходимо отразить даты отбытия в служебную командировку и прибытие из таковой с указанием точного времени.

Если возвращение из поездки происходит после 24-00 часов, то к суточным будет добавлен 1 день.

Согласно ч. 2 ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, в записке должны присутствовать определенные данные:

  • Ф.И.О. руководителя;
  • название предприятия (организации, компании);
  • наименование документа (служебная записка);
  • дата его составления;
  • в теле записки указываются цель поездки, проведенные мероприятия, хозяйственные операции;
  • число дней командировки;
  • дата и подпись командированного сотрудника с расшифровкой его Ф.И.О.

Также к служебной записке должны прилагаться такие подтверждающие расходы документы, как:

  • путевой (а в случае необходимости и маршрутный) лист;
  • чеки с заправочных станций за покупку ГСМ;
  • квитанции об оплате парковки, за пользование платными дорогами и т. п.

Если этого сделано не будет, то налоговая служба произведет доначисление взносов и налогов, в т. ч. на прибыль и на доходы с физических лиц.

Примерная форма служебной записки

Теперь давайте ознакомимся с примерной формой составления документа такого рода.

Директору ЗАО «Турист»

от инженера ПТО

Гришина Станислава Геннадьевича

Сообщаю, что я, Гришин С. Г., на основании приказа выехал в командировку 05.07.2017 в 9 часов 00 минут из Хабаровска в Благовещенск на собственном автомобиле.

Марка автомашины Nissan Qashqai, рег. номер О303 АК 27.

Прибыл из командировки 16.07.2017 в 21 час 40 минут. Продолжительность поездки составила 12 календарных дней.

К служебной записке прилагаются:

  • путевой лист;
  • чеки на ГСМ;
  • квитанции об оплате за пользование платной автотрассой и автомобильной парковкой;
  • счета за проживание в гостинице.

17 июля 2017 года __________ Гришин С. Г.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Служебная записка о направлении в командировку

Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение — предоставление информации. Такие уведомления используются для официальной связи между отделами или между работником и работодателем. Они также служат основанием для издания соответствующих приказов. В этом случае такой образец документации становится основным приложением и хранится вместе со всеми установленный период времени.

Как написать служебную записку на командировку?

Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием.

Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.

Можно выделить два основных типа служебных записок о направлении в командировку:

  • те, что используются как основание для издания приказа и последующего назначения работника в командировочную поездку;
  • уведомления, которые составляются уже самими сотрудниками для указания сроков.

Во втором случае такое пояснение необходимо тогда, когда поездка была совершена личным транспортом и нет прямых указаний на подтверждение командировочного периода.

Для того, чтобы написать такое уведомление, необходимо придерживаться общих правил:

  • название документа, полное название компании, а также имя руководителя;
  • указывается полное имя командированного сотрудника, его должность и подразделение, в котором он работает;
  • предписывается место назначения, а также длительность периода пребывания;
  • приводится список приложений, если они имеются;
  • проставляется дата составления и подпись составителя.

Если при этом необходимо указать на дополнительные сведения, то они также вносятся в образец в требуемом порядке. К примеру если поездка осуществлялась личным транспортом, потребуется указание его модели и номера. А для подтверждения установленных сроков могут быть приложены квитанции об оплате заправки или стоянки.

Служебная записка о продлении командировки

Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.

Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:

  • наличие дополнительных задач и необходимость в соответствующем времени для их выполнения;
  • транспортные проблемы или отсутствие билетов, что исключает возможность в установленный срок вернуться из поездки;
  • временная болезнь командированного;
  • обстоятельства, не зависящие от какой-либо из сторон и при этом препятствующие выполнению поручения.

Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.

Служебная записка на командировочные расходы

Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.

В этом случае также составляется служебная записка о командировочных расходах. К ней прилагаются квитанции о вложениях. На основании данного уведомления сотруднику возмещаются понесенные расходы.

Пример служебной записки на командировку — образец написания

При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

  • в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку пишется на имя руководителя компании или организации;
  • необходимо точное указание временных рамок — это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
  • если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
  • для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.

Нередко возникает вопрос, нужно ли такое уведомление составлять руководителю, если в командировочную поездку отправляется он. Поскольку его действия связаны с трудовой деятельностью, то заполнение соответствующей документации действительно необходимо. Составляться она может как им самим, так и заместителем или ответственным лицом.

Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка об отмене командировки также составляется для издания соответствующего приказа. В ней обязательно указываются причины, по которым указанная поездка не может состояться. Во многом они схожи с теми основаниями, по которым продлевается период назначения.

Следует отметить, что такой образец оформляется в том случае, если приказ о направлении в командировку уже был издан. Дальнейшая процедура отмены предполагает, что составляется документация с указанием причины. Только после этого издается приказ об отмене направления в командировку.

Похожее

Осуществление работы по совместительству учтено нормами ТК РФ. Одним из видов такого совмещения является внутреннее совместительство. Это…

Представление об отгуле сегодня не фигурирует в действующем ТК. Работник имеет право на получение добавочного…

Деловая командировка явление не редкое – каждый хоть раз ездил по делам фирмы в другой город или…

Взаимоотношения сотрудника и руководства строятся на качественном выполнении работы. В ряде случаев, которые устанавливает Трудовой…

Направление работника или руководителя в служебную поездку является неотъемлемой частью многих организаций. В связи с…

Кроме приказа о направлении в командировочную поездку основным документом, определяющим ее рамки является служебное задание.…

Делопроизводство

Как составить служебную записку о командировке (образец)?

Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В каких именно? И нужна ли она вообще?

Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Нормативная база

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Что это за документ?

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

Служебная записка потребуется в следующих случаях:

  • если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
  • если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

Для чего требуется?

В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

Какие документы заменяет?

Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

Требования к документу

Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

Форма и структура

Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

  • В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
  • В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
  • В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
  • Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

Образец заполнения (пример)

Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2019) можно здесь:

Кто подписывает и согласовывает?

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

Сроки сдачи

В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы

Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

  • путевой лист;
  • подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
  • прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

Нюансы составления

При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

Поездка за границу

Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

  • путевой лист;
  • чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
  • документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

Командировка директора

Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

По сути, записка будет дублировать приказ.

Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.

Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.

Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

Командировка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.

Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.

Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.

Однако расходы можно учесть при уплате налога.

Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:

  • Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
  • Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.

Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.

Помимо этого, нужно обосновать необходимость поездки в рамках осуществления предпринимательской деятельности. Для этого подойдет, например, протокол переговоров с поставщиками или покупателями.

Служебную записку требуется составлять лишь в некоторых случаях. Крайне важно правильно заполнить документ, ведь от этого будет зависеть дальнейшая компенсация понесенных расходов. Также необходимо учитывать нюансы при заполнении в зависимости от конкретных обстоятельств поездки.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Образец служебной записки на командировку

Статьи по теме

Для чего нужна служебная записка

Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. При этом включать в налоговую базу при УСН расходы на основе одной служебки нельзя. Нужно обязательно получить от работника первичные документы, подтверждающие конкретные траты. И только потом — списывать затраты (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Оформляется служебная записка по возвращении из командировки. К ней сотрудник прикладывает подтверждающие бумаги и весь пакет документов передает работодателю. Такие правила установлены пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Так как обычно бухгалтер получает от сотрудников все документы по возвращении из поездки, в том числе служебную записку, и принимает их к учету, поэтому вам важно знать, как должна быть оформлена служебная записка, чтобы потом не было проблем со списанием расходов. И еще помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Командировка предпринимателя

Командировать можно только наемный персонал, а индивидуальный предприниматель к категории работников не относится ( письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Именно поэтому бизнесмен не может сам себя направить в командировку. Ведь отдать себе распоряжение отправиться в поездку по служебной необходимости нельзя. А значит, не нужно оформлять на самого себя приказ о командировке, служебную записку и путевой лист.

Однако если вам нужно поехать в другой регион по служебным делам, то расходы на поездку при УСН все-таки учесть можно. Например, траты на оплату счета гостиницы вы можете списать как затраты на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А расходы на бензин — как материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и ст. 254 НК РФ). Но в таком случае обязательно подтвердите расходы документально.

Так, подтверждающими бумагами в этом случае будут квитанции на оплату проживания в гостинице и кассовые чеки на бензин. Кроме того, вам надо будет обосновать производственную необходимость своей поездки. Для этого подойдет любой документ, который докажет, что вы ездили по рабочим делам. Например, протокол переговоров с потенциальным поставщиком или новый договор.

А вот путевой лист не нужен, потому как он как раз говорит о том, что была командировка, а не служебная поездка бизнесмена на личном авто. Если же вы все-таки оформили командировочные документы, а налоговики сняли ваши расходы на поездку, можете попробовать отстоять свою точку зрения в суде. Иногда арбитры встают на сторону бизнесменов. Полагая, что коммерсант не лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно (постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 и от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3).

Информация в служебной записке

Унифицированной формы служебной записки законодательством не установлено. Поэтому вам нужно разработать свой собственный бланк. А сотрудник по возвращении из поездки просто заполнит все необходимые поля.

Отразите в служебной записке следующие данные. Поскольку служебка в данном случае — это первичный документ (нужна для начисления суточных и подтверждает расходы на командировку), значит, она должна содержать все обязательные реквизиты для «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отметим их.

Так, обязательно укажите в документе его наименование — служебная записка. И поставьте название компании или фамилию, имя, отчество предпринимателя. Далее внесите данные о месте командировки, то есть в какую страну, город, местность и организацию был направлен работник.

Затем зафиксируйте сведения об автомобиле — его марку и номер. А также отразите информацию о времени и дате начала и окончания поездки и укажите срок командировки, то есть сколько всего дней сотрудник был в поездке (п. 7 Положения № 749). Эта информация, как уже было отмечено выше, необходима для начисления суточных. Причем, обратите внимание, данные сведения должны совпадать со сведениями путевых листов.

Ниже перечислите все документы, подтверждающие использование автомобиля для проезда, которые были приложены к служебке. Например, путевой лист, кассовые чеки и квитанции. И поставьте свою подпись и дату.

Образец записки

Генеральному директору
ООО «Альфа»
Львову А.В.
от менеджера
Кондратьева Александра Сергеевича

Служебная записка

Сообщаю, что я отправился в командировку 22 ноября 2017 г. в 10ч.00 мин. из г. Москвы в г. Тверь, используя собственный транспорт:

Skoda Octavia 2.0 FSI

Вернулся обратно 30 ноября 2017 г. в 18 ч. 55 мин.

Таким образом, продолжительность поездки составила 9 календарных дней.

  1. Путевой лист.
  2. Кассовые чеки АЗС от 22 ноября 2017 г и 30 нобря 2017 г.
  3. Квитанция гостиницы «Уездная» от 30 ноября 2017 г.

02.12.201 7 А.С. Кондратьев

Актуальные статьи для оформления командировки

Скидка 30% при подписке на «Упрощенку»!

Сегодня подарок при подписке на журнал «Упрощенка» — скидка 30%. У вас всегда под рукой будет подборка решений насущных вопросов.

Счет действует до 30 сентября включительно.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит