Трудовая книга, книга учета трудовых книжек вкладышей

Содержание
  1. Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей
  2. Принцип организации учета
  3. Оформление книги учета
  4. Правила заполнения регистра
  5. Если в журнале допущена ошибка
  6. Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек? Пломбы-наклейки СКР® 2+
  7. Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?
  8. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей
  9. Что это такое?
  10. Зачем она нужна?
  11. Где ее взять?
  12. Кто ответственный?
  13. Как заверять и прошивать
  14. Правила и требования
  15. Неправильное ведение и ответственность
  16. Можно ли и как вносить в нее изменения?
  17. Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
  18. Книга учета движения трудовых книжек
  19. Для чего нужна
  20. Кто заполняет
  21. Пример заполнения книги учета трудовых книжек
  22. Как прошить книгу учета трудовых книжек
  23. Как опломбировать книгу учета трудовых книжек
  24. Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых
  25. Срок хранения и уничтожение
  26. Где можно купить
  27. Штрафы за отсутствие или нарушения учета

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

    Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  • В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

    Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

    Если в журнале допущена ошибка

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек? Пломбы-наклейки СКР® 2+

    Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы — приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ( пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации опломбирована пломбой-наклейкой СКР® и скреплена печатью. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры!

    Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

    До чего же бывает обидно, когда трудишься на совесть и, казалось быть везде царит порядок но вот приходит проверка проверка ГИТ находит ничего более «страшного», чем отсутствие сургучной печати или пломбы на книге -учета движения трудовых книжек и вкладышей в них! Казалось бы, книга прошита, пронумерована, даже печать стоит. И все равно. штрафуют.
    Да, вынуждены признать: несмотря на то что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2011 г., до сих пор очень распространенной является проблема ее правильного оформления. И, поверьте, это настоящая «находка» для инспектора ГИТ. Случается, что для выполнения «плана» инспектор идет по пути наименьшего сопротивления и просит представить в первую очередь именно этот документ, а в нем все замечательно за маленьким исключением — отсутствует сургучная печать либо пломба-наклейка СКР®2+. Дело сделано: инспектору — выявленное нарушение, а вам — штраф!

    Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона. Но сначала придется в них разобраться.

    Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ( утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (далее — Правила). В соответствии с п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована пломбой-наклейкой СКР® . Вопреки этим строгим требованиям далеко не в каждой организации встретишь книгу, которая была бы скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

    Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы — приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ( пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры!

    Откровенно говоря, мы вполне понимаем таких «нарушителей»: данное требование Правил не очень оправданно, особенно если вести речь о проставлении сургучной печати.

    Неудобство 1. Надо сначала раздобыть сургуч. Это, в общем-то, не проблема, его можно приобрести в магазинах, продающих канцелярские товары, или на почте попросить. Сложнее определить, каким образом и где растопить этот сургуч, при этом умудриться не обжечься самому и не устроить пожар.

    Неудобство 2. Надо изготовить специальную металлическую (латунную) печать для сургуча. Согласитесь, все это достаточно трудоемко.

    Неудобство 3. Нельзя не отметить и то, что сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно; более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается.

    По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать — с постановлением Правительства РФ не поспоришь!

    И все же решение проблемы есть. В Правилах написано, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть «скреплена сургучной печатью или опломбирована».

    Что же такое «пломба»? Согласно словарю С.И. Ожегова пломба — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения. Слово «пломба» происходит от латинского «plumbum» — свинец. Означает ли это, что пломба обязательно должна быть свинцовой? Спешим вас обрадовать -вовсе нет. Время диктует свои условия, и современные пломбы могут изготавливаться из разных материалов. Главная задача пломбы – защита от несанкционированного вскрытия.

    С 1 января 2006 г. для применения в нашей стране в качестве национального стандарта РФ введен в действие ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2004). Данный стандарт, как легко догадаться, распространяется на пломбировочные устройства и устанавливает их классификацию.

    Согласно ГОСТ 31282-2004 пломбировочные устройства — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения.

    Пломбировочные устройства могут изготавливаться из металла или пластика, снабжаться элементами электронной памяти и обладать разной силовой нагрузкой в зависимости от объекта, подлежащего опломбированию.

    Так как Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, которой необходимо опломбировать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.

    Удобство использования подобного вида пломбы заключается еще и в том, что она плоская, поэтому не создает помех при заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и по сравнению с сургучной печатью или свинцовой пломбой более устойчива к повреждениям.

    • Производится в России ООО «Альфа-Силтэк», разработка защищена патентом РФ № 67313, приоритет от 31.05.2007.
    • При попытке вскрытия проявляется необратимая индикаторная надпись «OPENED! ВСКРЫТО! СИЛтэк SILtech».
    • Поля для даты и подписи лица, установившего наклейку на объект.

    Внимание! Оригинальная продукция имеет УФ свечение в УФ излучении.

    • При попытке вскрытия пломбы-наклейки путем термического воздействия (выше 85°С) на поверхности наклейки проявляется специальный термохромный рисунок черного цвета.
    • Отсутствие свечения термохромного рисунка под воздействием ультрафиолетовых лучей свидетельствует о попытке вскрытия пломбы-наклейки спиртосодержащими жидкостями или другими растворителями.


    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

    Все виды официальных бумаг, используемых в делопроизводстве организации, являются подотчетными документами.

    Поэтому процесс закупки чистых бланков, использование их по назначению, должен отражаться в отчетной документации.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

    Что это такое?

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — это журнал для регистрационных записей о фактах получения организацией новых формуляров от производителей/ распространителей бланков, выдачи их гражданам.

    Зачем она нужна?

    Для фиксации сведений о затратах организации на приобретение чистых формуляров трудовых книжек, расходах закупленных документов из-за выдачи экземпляров гражданам.

    Где ее взять?

    Журнал приобретают у распространителей, зарегистрированных как индивидуальные предприниматели и юридических лиц, имеющих отношение к работе Объединения госпредприятий и организаций «ГОЗНАК». Процедуру закупки формуляров проводят согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

    Частота, объем поступлений новых бланков и вкладышей происходит согласно договору об услуге, заключенному между организацией и распространителем/ изготовителем данной продукции.

    Самостоятельное приобретение гражданами формуляров трудовых книжек, вкладных листов к ним не приветствуется. Книжка может быть признана пригодной, если она выполнена по имеющемуся стандарту, имеет необходимые степени защиты:

    • на листах имеется водяной знак «ТК»,
    • печатные знаки в формуляре выполнены с применением «ирисового печатания»;
    • при поднесении к листам формуляра источника ультрафиолетового излучения, должна проявляться надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»,
    • при изготовлении бумаги для документа, были использовано специальное микроволокно,
    • соединение листов трудовой книжки и корочки невозможно подделать.

    Образец заполнения приходно-расходной книги по учету трудовых книжек:

    Кто ответственный?

    Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации. Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

    При назначении ответственного за книгу учета, этот сотрудник должен ознакомиться с письменным изложением возлагаемых обязательств, после чего оставить роспись в документе о прочтении должностной инструкции.

    Как заверять и прошивать

    Приобретенная учетная книга прихода-расхода формуляров трудовых книжек должна иметь номерную индикаторную пломбу без признаков повреждения, соответствующую ГОСТ 31282–2004.

    Шнуровку журнала выполняет лицо, назначенное ответственным за внесение записей.

    Последовательность процедуры прошивки:

    1. Острой иглой, шилом проделывают отверстие в левом чистом поле журнала, прокалывая все листы насквозь. Определяя место проколов, следует учитывать комфортность эксплуатации книги после прошивки.
    2. Через полученные отверстия продевают суровую или другу крепкую нить таким образом, чтобы по завершению работы остались два конца длиной по 7–8.
    3. Нити завязывают узлом на тыльной стороне книги.
    4. Поверх узла и оставшихся концов шнуровки наклеивают лист бумаги.
    5. Поверхность наклеенного листа предназначена для заверительной надписи о количестве страниц в книге, дате проведения прошивки, информации о человеке, выполнившим процедуру (ФИО в сокращенном и полном формате, роспись).

    Алгоритм процедуры заверки учетной книги:

    1. Выполняют нумерацию всех имеющихся в журнале страниц (сведения о количестве страниц должны быть изложены прописью и в виде цифр).
    2. Обязательно делают заверительную надпись (ее выполняет руководитель организации, подтверждающий свой росписью, что указанное количества страниц соответствует действительности).
    3. Перед введением в эксплуатацию Книги заполняют ее титульный лист.
    4. Вписывают цифровой код, имеющийся на производственной пломбе в отведенную для этого строку (без фиксации на бумаге номера из пломбы, даже журнал не будет считаться прошедшим опломбировку).
    5. Прошивают книгу.
    6. Опечатывают шнуровку.

    Правила и требования

    Правила:

    • У каждой организации должно быть достаточное количество формуляров трудовых книжек и вкладышей к ним (если сотрудник, ответственный за выдачу бланков, предполагает, что незаполненных формуляров может оказаться недостаточно, то он должен предупредить об этом своего руководителя, написав соответствующее заявление).
    • Наличие Журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей обязательно для каждого учреждения, фирмы.
    • Журнал учета бланков, сами бланки являются документами строгой отчетности (должны храниться в помещении/сейфе с соответствующим ограничением доступа).
    • Заводская пломба является фиксатором одного из концов шнура от прошивки журнала. Развязывать его, изымать страницы учетной книги, заменять их строго запрещено.
    • Заполнять журнал имеет право только ответственное за него лицо.
    • Ставить заверительную подпись может лишь руководитель учреждения (выполнение процедуры доверенным лицом, сотрудником, который впоследствии будет вести журнал, является правонарушением).
    • К журналу не должны иметь доступ третьи лица, если при этом отсутствует сотрудник, отвечающий за внесение записей.
    • Средства за получение нового формуляра трудовой и вкладыша выплачивает гражданин, получающий документы (взимание средств за выданный документ выполняют согласно п. 47 Правил № 225).

    Ежемесячно лицо, ответственное за учет формуляров трудовых книжек и вкладных листов к ним, обязано документально отчитываться об:

    • количестве имеющихся незаполненных формуляров,
    • количестве выданных на руки,
    • суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

    Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

    • имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
    • документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

    Требования к заполнению:

    1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
    2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
    3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
    4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.

    Алгоритм внесения сведений:

    1. В специальной графе указывают порядковый номер записи.
    2. В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
    3. В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
    4. В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.
    5. В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
    6. Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
    7. В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
    8. В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.

    Не путайте прошивку книги по учету бланков ТК с прошивкой книги учета движения ТК. Это — разные вещи! О ведении книги учета движения трудовых мы подробно писали в этой статье.

    Неправильное ведение и ответственность

    Отсутствие в организации Журнала учета документов, позволяющих определять рабочий стаж граждан, места работы и продолжительность деятельности, дает контролирующему органу право на штрафное административное наказание в виде штрафа:

    • от 500 до 5 тыс. рублей (для должностных лиц);
    • 30–50 тыс. рублей (для организации).

    Можно ли и как вносить в нее изменения?

    Любые исправления сведений без сопровождающих письменных пояснений от лица ответственного за Журнал, недопустимы. Что является еще одним видом защиты от подделки документальных сведений.

    Уведомление о том, что в строке определенной графы исправлены сведения, фиксируют:

    • в специальном поле для примечаний, если такое есть в таблице Журнала (ошибочную информацию зачеркивают одной аккуратной линией, а в примечании запись об ошибке удостоверяют личной росписью, ответственного за книгу учета, расшифровкой подписи, датой проведения процедуры);
    • строкой ниже, но в той же графе, где была допущена неточность (неверные сведения не зачеркивают, лишь указывают прописью, что запись, имеющая номер такой-то, недостоверна). Далее указывают достоверные сведения.

    Ведение приходно-расходной книги для выполнения учета закупаемых и выдаваемых новых формуляров трудовых книжек, некоторыми руководителями организаций игнорируется. Однако в случае выявления факта отсутствия такого документа, равно как и уличение в нарушении регламента ее заполнения, наказывается административным взысканием.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-46-83 (Москва)
    +7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

    Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним

    заполняю книгу учета труд. книжек, не могу понять, что пишется в графе: «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них», смотрю примеры, пишут рубли. я ничего об этом не знаю. спасибо.

    Добрый день, viola!

    При поступлении на работу впервые работнику организация выдает новую трудовую книжку, при этом с работника взымается плата за неё. Размер стоимости трудовой книжки вносится в графу «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них»

    Когда Вы будете выдавать новую трудовую книжку или вшивать новый вкладыш принятому сотруднику, Вы в эту графу впишете сумму, удержанную с сотрудника за выданный бланк 😉

    То есть, если книжка трудовая не новая, а работник приносит ее уже начатую, в эту графу не пишется ничего? Правильно?

    Книга учета движения трудовых книжек

    Для чего нужна

    1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
    2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

    Кто заполняет

    Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

    Чаще всего в организации это:

    Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

    Пример заполнения книги учета трудовых книжек

    • полное наименование организации;
    • дата начала и окончания ведения.

    Этих сведений достаточно.

    Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

    Заполняем при приеме на работу

    Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

    Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

    Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

    Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

    При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

    Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

    Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

    Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

    Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

    Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

    Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Заполняем при увольнении

    Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

    Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

    Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

    Как прошить книгу учета трудовых книжек

    Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

    1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
    2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
    3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
    4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

    Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

    Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

    1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
    2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

    Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

    Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

    1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
    2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
    3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

    Срок хранения и уничтожение

    Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

    Где можно купить

    Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

    Штрафы за отсутствие или нарушения учета

    В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Наибольший интерес в целях опломбирования данной книги, на наш взгляд, представляют пленочные пломбы. Силовая нагрузка у них невелика, но ведь мы же не вагоны пломбируем 🙂 . Главное — это индикаторная способность таких пломбировочных устройств. Пленочная пломба может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем. На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки.Обычно такие пломбы имеют индивидуальный неповторяющийся номер, помимо этого на них, по желанию заказчика, могут быть нанесены логотип компании, графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего. О вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить.