Перечень документов, которые выдают при увольнении, перечень документов выдаваемых работнику увольнении

Содержание
  1. Перечень документов, которые выдают при увольнении
  2. Список документов при увольнении работника
  3. Перечень документов, выдаваемых при увольнении работника
  4. Трудовая книжка
  5. Образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника представлен ниже.
  6. Справка для расчета социальных пособий
  7. Сведения персонифицированного учета
  8. Справка 2-НДФЛ
  9. Справка для службы занятости
  10. Какие документы и справки должны выдать при увольнении работника
  11. Список документов, выдаваемых работнику при увольнении
  12. Другие документы
  13. Сроки выдачи документов
  14. Требования к подготовке справок
  15. Шаг 5. Какие документы и в какой срок надо выдать увольняющемуся работнику?
  16. Еще по теме:

Перечень документов, которые выдают при увольнении

При увольнении сотрудника работники отдела кадров организации действуют в следующем порядке:

• готовится и издается приказ об увольнении;
• сотруднику на руки выдаются все необходимые документы;
• производится выплата положенных сотруднику денежных средств.

Однако в некоторых ситуациях при увольнении сотрудника возникают сложности с выдачей документов. В целом Трудовым Кодексом РФ (ст. 65) регламентирован список документов, которые должны выдать при увольнении работника ему на руки, но некоторые моменты вызывают вопросы сотрудников кадровых отделов (увольнение до получения документа из ПФ России, необходимость выдачи работнику документа об образовании, которое было получено за счет работодателя и т.д.).

Одним из обязательных документов при приеме на работу является свидетельство об обязательном пенсионном страховании. Но если человек впервые заключает трудовой договор, этот документ оформляет работодатель, и это занимает до 4-6 недель времени. Если по каким-то причинам сотрудник расторгает трудовой договор в течение этого времени и при увольнении не успевает получить страховое свидетельство, обязанность работодателя известить бывшего сотрудника о готовности документа и возможности его получить, отправив соответствующее уведомление.

Медицинская книжка — обязательный документ при увольнении сотрудника, который должен быть выдан ему на руки. В организациях, связанных с общественным питанием, обслуживанием населения и т. д. обязательны регулярные медицинские обследования сотрудников, прохождение которых отражается в медицинской книжке. Расходы по оформлению и ведению этого документа берет на себя работодатель (ст. 213 и ст. 266 ТК РФ), и хранится медицинская книжка у него, но должна быть выдана сотруднику по первому требованию.

При увольнении сотрудника работодатель также обязан выдать ему медицинскую книжку, однако если выдача по каким-то причинам задерживается, это не может служить поводом для претензий к работодателю — на новом рабочем месте медицинский осмотр оплачивает предприятие.

Еще один документ при увольнении сотрудника, выдаваемый ему — диплом или другой документ об образовании.

Если образование работника оплачивалось работодателем, то в соответствии со ст. 198 ТК РФ с ним должен быть заключен договор, в соответствии с которым сотрудник, окончив обучение, должен отработать в организации определенное время. В случае, если он увольняется раньше установленного договором срока, работодатель имеет право не выдавать ему полученный документ об образовании. Сотрудник же в свою очередь должен компенсировать затраты на обучение (стипендия и прочие расходы) в соответствии со ст.207 Трудового Кодекса.

В перечень документов, которые выдают при увольнении, входит и справка о заработной плате. Обращаясь за пособием о временной нетрудоспособности, бывший работник должен предоставить ее для расчета и начисления пособия.

Как правило, справку о доходах выдают (не обязаны выдовать) в день расторжения трудового договора. Если же этот документ при увольнении сотрудника не выдан, работодатель обязан связаться с бывшим работником, направив ему официальное уведомление о возможности получения справки о доходах.

При приеме на новое место работы соискатель должен предоставить следующие документы:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (не требуется, если трудовой договор заключается впервые);
• документ об образовании, наличии специальных знаний (в случае необходимости);
• свидетельство об обязательном пенсионном страховании;
• военный билет (представляют мужчины призывного возраста и военнообязанные);
• справка об отсутствии судимости (в случае необходимости).

Необходимо заметить, что несмотря на то, что справка о заработной плате входит в перечень документов, которые выдают при увольнении, ее отсутствие при приеме на новое место работы не может служить причиной отказа в должности.

Список документов при увольнении работника

Работник вправе потребовать копию приказа об увольнении или о принятии на работу

Какие документы обязана выдать работнику компания, если идет процедура увольнения? Существует два вида документов, которые выдаются сотруднику на руки при увольнении.

Первый вид документов – это обязательные документы, которые работодатель обязан подготовить. И не важно, нужны они сейчас работнику или нет, хочет он их получать или нет, эти документы должны быть выданы под роспись. Если работодатель не выполнит эту обязанность, то его ожидает штраф.

Второй вид документов – документы по просьбе работника. Например, ваш сотрудник при увольнении вправе запросить копии личного дела, приказов о приеме на работу и об увольнении, характеристику.

Обязательные документы при увольнении работника

После того, как работодатель сделал приказ об увольнении, необходимо дать работнику подписаться. Иными словами, сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомлен с записью об увольнении. На основании этой записи сотрудник отдела кадров должен сделать запись в трудовой книжке. И когда компания (предприниматель – работодатель) отдает в руки трудовую книжку, надо в обязательном порядке дать журнал движения трудовых книжек для подписи сотруднику. Это очень важно, чтобы потом компания могла доказать факт передачи трудовой книжки уволившемуся работнику.

При увольнении работодатель обязан выдать следующие документы:

1) Справку о средней заработной плате (за два года). Данный вид справки понадобится работнику на новом месте. Справка выдается по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 г. № 182н.

2) Документы, в которых содержатся сведения персонифицированного учета. Такие сведения персонифицированного учета содержатся в документах:

– раздел № 6 отчета РСВ-1 (если сведения нужны до 1 января 2017 года),

– раздел № 3 Расчета по страховым взносам (сведения после 1 января 2017 года).

Полностью выдавать документы работнику нельзя, потому что в этих разделах содержатся данные на других работников. Поэтому все сведения выдаются работнику в форме выписки.

За какой период компания или ИП обязаны выдать персонифицированные сведения работнику? Например, сотрудник трудился три года и только в мае 2017 года решил уволиться. За какие годы нужно выдать раздел № 6 расчета РСВ-1? В законодательстве нет прямого указания на период, поэтому работодатель принимает решение самостоятельно. Будет правильно, если работодатель выдаст данные персонифицированного учета за тот год, в котором идет увольнение работника.

При увольнении работник вправе запросить следующие документы:

1) Справка по заработной плате за последние три месяца. Эту справку работодатель выдает по просьбе сотрудника. Такой документ может понадобиться в Центре занятости.

2) Справка 2-НДФЛ. Если эту справку вы сразу не отдали на руки, то работник вправе запросить этот вид документа при увольнении или после процедуры увольнения. Но, как правило, справку по форме 2-НДФЛ работодатели выдают сразу при увольнении.

Перечень документов, выдаваемых при увольнении работника

Статьи по теме

Увольнение работника может производиться по различным основаниям. И в каждом случае процедура увольнения имеет свои особенности. Однако список документов, которые работодатель должен выдавать своему работнику, одинаковый во всех случаях.

Из данной статьи вы узнаете:

какие документы нужно выдать при увольнении работника

в какие сроки нужно выдать документы увольняемому работнику.

Без какого-либо запроса со стороны работника в день его увольнения работодатель обязан выдать ему ряд документов, перечислим их.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – первый и главный документ, который необходимо выдать сотруднику на руки в день увольнения. При этом очень важно сделать верную запись об увольнении. Формулировки должны точно соответствовать статье, по которой работника увольняют (ст. 84.1 ТК РФ).

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку на основании приказа работодателя в день увольнения. Записи в трудовой книжке надо делать перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращать слова при этом нельзя.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника представлен ниже.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда» (ООО «Звезда»)

Принят в транспортный отдел на должность водителя-экспедитора

Приказ от 20.02.2009 № 10-п

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 10.04.2015 № 4-у

Справка для расчета социальных пособий

В последний день работы работнику следует выдать справку о сумме заработка за текущий и два предшествующих года. Эта справка необходима работнику для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком на новом месте работы.

Форма справки для расчета социальных пособий утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Образец ее заполнения вы можете посмотреть на нашем сайте.

Обратите внимание: с просьбой выдать справку может обратиться и ранее уволенный работник. В этом случае выдать ее следует не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного заявления от работника. Заявление работник может подать лично, через своего законного представителя (доверенное лицо) или направить по почте. Если заявление подается через доверенное лицо, то у этого лица обязательно должны быть при себе документы, удостоверяющие личность и его полномочия.

Сведения персонифицированного учета

При увольнении работнику следует выдать сведения персонифицированного учета (ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Выдаются такие сведения в виде раздела 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» расчета по форме РСВ-1 ПФР.

Для передачи персонифицированных сведений работнику необходимо получить его письменное подтверждение, например его роспись на втором экземпляре раздела 6 расчета РСВ-1 ПФР.

Справка 2-НДФЛ

Увольняющему работнику в последний день его работы необходимо выдать справку 2-НДФЛ за текущий год. Она понадобится для получения налоговых вычетов по НДФЛ на новом месте работы, если работник имеет на них право.

Выдавать справку 2-НДФЛ следует по форме, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-77-3/[email protected] Образец заполнения справки по форме 2-НДФЛ вы можете на нашем сайте.

Обратите внимание: если работодатель не выдаст справку 2-НДФЛ, ему за это ничего не грозит. Дело в том, что согласно законодательству справку 2-НДФЛ работодатель обязан выдавать по письменной просьбе работника (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Справка для службы занятости

Еще один документ, который необходимо выдать работнику по его просьбе при увольнении, – справка для службы занятости. Эта бумага понадобится, если сотрудник после увольнения собирается встать на биржу труда. Основное содержание справки – средняя зарплата за последние три месяца работы. Эти сведения нужны, чтобы рассчитать пособие по безработице для бывшего сотрудника.

Какие документы и справки должны выдать при увольнении работника

Статья 84.1 ТК РФ обязывает работодателя в последний рабочий день при расторжении контракта обеспечить выдачу трудовой книжки и полагающихся работнику денежных средств. В статье сказано, что при получении письменного запроса от сотрудника компания должна предоставить ему документы, касающиеся его работы и выплаченных за нее сумм.

Список документов, выдаваемых работнику при увольнении

Выдаваемые документы и справки при увольнении работника:

  • форма 2-НДФЛ;
  • о средней зарплате за последние три месяца;
  • о сумме заработка за последние два года;
  • выписки из персонифицированного учета;
  • трудовая книжка;
  • медицинская книжка;
  • документ об образовании.

Для получения дополнительных справок сотрудник составляет заявление на имя руководителя. Пишется оно в свободной форме, содержит сведения об адресате, должность и Ф. И. О. подчиненного, перечень запрашиваемых форм, дату и подпись. Руководитель не имеет права отказать сотруднику в удовлетворении письменного запроса.

Справка 2-НДФЛ нового образца

Эта форма содержит сведения о доходах физического лица и сумме уплаченного налога (13% от дохода). Может потребоваться:

  • для расчета оплаты больничного листа;
  • для подтверждения уровня дохода, например, при оформлении кредита в банке;
  • при оформлении налоговых вычетов;
  • для оформления субсидий и других дотаций.

Форма выдаваемой при увольнении справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России № ММВ-7-11/19 от 17.01.2018. Бланк можно скачать по ссылке.

Справка о среднем заработке за три месяца

Чаще всего требуется для постановки на учет в центр занятости, т.к. на основании этих сведений назначаются пособия. Справку следует запросить, если сокращение работника происходит по причине ликвидации предприятия: взять ее позже будет намного сложнее, если фирма прекратит существовать.

Письмом Минтруда от 15.08.2016 №16-5/В-421 рекомендована форма справки для назначения пособия по безработице (скачать бланк).

ВНИМАНИЕ! Допустимо составление документа в произвольной форме. Если бланк содержит нужные сведения об организации и данные для расчета размера и сроков выплаты пособия, отказать в принятии такой справки нельзя.

Справка формы 182н о зарплате за два последних года

Содержит сведения о начислениях и удержаниях страховых взносов за два последних календарных года, а также показывает количество дней временной нетрудоспособности и декретного отпуска. Документ потребуется для:

  • назначения пособия по временной нетрудоспособности;
  • расчета оплаты дней декретного отпуска;
  • оформления пенсии;
  • назначения социальных дотаций.

Форма утверждена приказом Минтруда от 30.04.13 №182н. Скачать бланк можно здесь.

Выписка из сведений персонифицированного учета

Информация о страховом стаже и взносах в Пенсионный фонд содержится в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Поскольку эти формы охватывают всю списочную численность работников фирмы, то при увольнении составляются выписки из них на конкретного работника. Они нужны для подтверждения пенсионных взносов и начисления страховой пенсии.

Форма СЗВ-М отражает информацию за последний месяц работы сотрудника. По письменному запросу выписка может охватывать и больший период, но не ранее 2016 года.

Бланк утвержден постановлением Правления ПФР от 01.02.16 №83п. Скачать образец можно здесь.

Бланк СЗВ-СТАЖ содержит более подробные сведения о застрахованном лице. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.17 №3п. Выборка делается за текущий год, по письменному запросу увольняющегося может включать сведения за другие периоды работы, но не ранее 2017 года.

Справку СЗВ-СТАЖ при увольнении можно скачать, перейдя по ссылке.

Другие документы

По письменному запросу работодатель обязан выдать работнику:

  • копии приказов о приеме в штат и расторжении трудового контракта;
  • копии распоряжений о премированиях, поощрениях и награждениях (если приказ содержит информацию о нескольких работниках, то готовится выписка с данными заявителя).

Уволенный может также запросить характеристику с места работы.

ВАЖНО! Руководитель вправе не выдавать бывшему сотруднику рекомендательных писем. В такой ситуации уволенный может попросить рекомендации у любого представителя администрации на предприятии, но их подготовка – право, а не обязанность.

Сроки выдачи документов

В день расторжения контракта работодатель обязан выдать на руки сотруднику все запрашиваемые документы. Если запрос поступает после увольнения, то на его исполнение дается три рабочих дня.

Руководство компании не несет ответственности за задержку выдачи документов при увольнении сотрудника, когда:

  • бывший сотрудник осужден и отбывает наказание;
  • не выходит на связь и уволен по причине прогула;
  • расторгается трудовой договор с женщиной, находящейся в декретном отпуске.

Если бывший подчиненный не явился за документами, руководство обязано направить заказным письмом по адресу его проживания уведомление о необходимости получения справок.

Чтобы зафиксировать предоставление запрошенных справок сотруднику, ответственный за делопроизводство делает запись в журнале учета исходящей документации, где сотрудник расписывается в получении. Возможна также подготовка бумаг в двух экземплярах: один выдается работнику, на другом делаются пометки о выдаче с подписями о получении.

ВАЖНО! За несвоевременную выдачу документов предусмотрено административное наказание в виде штрафа до 5000 р. для должностных лиц и до 50 000 р. для предприятий (ст. 5.27 КоАП РФ).

Требования к подготовке справок

Справки при увольнении, содержащие сведения о выплатах подчиненному и отчислениях в фонды, готовятся сотрудниками бухгалтерии, подписываются руководством и заверяются печатью фирмы.

Кадровые документы готовят сотрудники отдела кадров. Копии приказов необходимо заверить: для этого на справке делается пометка «верно» или «копия верна», ставится подпись лица, заверившего акт, и расшифровка (Ф. И. О., должность), печать предприятия. Указывается дата заверения, так как со временем подлинник может стать недействительным.

Шаг 5. Какие документы и в какой срок надо выдать увольняющемуся работнику?

26.09.2019 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа бесплатно в КонсультантПлюс

В день увольнения, то есть в последний день работы, надо выдать работнику под роспись все необходимые документы (ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 , Закона N 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). А именно:

            • трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма N Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
            • справку о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком;
            • разд. 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» расчета по форме РСВ-1. В этом разделе надо указать сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего года по дату увольнения. Получите от работника письменное подтверждение того, что вы передали ему эти сведения (п. 35 Инструкции N 987н). Например, работник может расписаться на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1, который останется у вас;
            • справку 2-НДФЛ за текущий год.
              Кроме того, по письменному заявлению работника вы должны выдать ему и иные документы, связанные с его работой, например копии:
            • приказов о выплате ему премий;
            • приказа об увольнении.

Вы обязаны выдать работнику перечисленные документы в день увольнения, даже если он не вернул числящееся за ним имущество организации или не подписал обходной лист.

Если в день увольнения работник не может получить трудовую книжку и документы, направьте ему по почте ценным письмом с описью вложения уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте.

Если работник по каким-либо причинам не получил трудовую книжку в последний день работы, то вы обязаны выдать ее ему в течение трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления.

Формы и образцы

Еще по теме:

Учитывая, что претензии по правильности и соблюдению процедуры увольнения работодателями сотрудники предъявляют работодателям довольно часто, передача кадровых документов при увольнении должна осуществляться с особой тщательностью.

О том, какие документы забрать при увольнении, а также о том, какие документы, выдаваемые при увольнении, может дополнительно затребовать сотрудник, часто задают вопросы и работодатели, и работники. Ответим на наиболее часто встречающиеся из них.

Какие документы выдаются при увольнении? Подробный перечень изложен в отдельных статьях Трудового и Налогового кодексов, а также законодательных актах, регулирующих вопросы исчисления и уплаты страховых взносов в ПФР и ФСС. О том, какие документы отдают при увольнении кадровые службы, описано в статье 84.1 ТК РФ. Среди них – трудовая книжка, справка о сумме начисленной за текущий и два предыдущих года заработной платы (требуется при начислении больничных и пособий по уходу за ребенком). Согласно Законам № 255-ФЗ и № 27-ФЗ, Инструкции Минздравсоцразвития № 987н, работнику выдается информация о дополнительных страховых взносах, уплаченных работодателем на накопительную часть пенсии (при их уплате). Также работнику передаются копии индивидуальных сведений, не представленных в ПФР страхователем, и сведения о страховых взносах, перечисленных в счет застрахованного лица. Документы от работодателя при увольнении выдаются в день увольнения.

Какие документы подписывают при увольнении? Работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. Также он должен расписаться в получении трудовой книжки и сведений, предоставляемых в Пенсионный фонд. Если по какой-либо причине работник в день увольнения отсутствует на рабочем месте, указанные документы направляются ему по почте ценным письмом. Таким образом работодатель обезопасит себя от возможных претензий в будущем, поскольку законодательством предусмотрена ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении. Помимо административного штрафа, с работодателя в пользу бывшего работника может быть взыскана сумма заработной платы, начисленная за дни задержки выдачи документов.

Помимо вышеперечисленных, какие документы требовать при увольнении от бывшего работодателя может работник? К таким документам относятся копии приказов об увольнении, о премировании и других видах поощрений, а также копии других документов, изданных работодателем и касающихся его работы. Указанные документы выдаются работнику по его письменному заявлению. О том, какие документы запросить при увольнении, работник решает исходя из необходимости предоставления им в дальнейшем этих документов для конкретных целей. Кадровым и бухгалтерским службам следует иметь в виду, что копии вышеперечисленных документов работник имеет право запросить не только в день увольнения, но и более поздние сроки.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит