Трудовая книжка: заполнение, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок заполнения ведения хранения трудовых книжек

Содержание
  1. Трудовая книжка: заполнение, порядок ведения и хранения трудовых книжек
  2. Правила хранения и ведения трудовых книжек
  3. Правила заполнения вкладышей и выписок из трудовых книжек
  4. Сотрудники, для которых ведение трудовых книжек обязательно
  5. Титульный лист трудовой книжки: правила заполнения
  6. Порядок внесения записей в трудовую книжку о приеме, переводе, увольнении
  7. Оформление трудовой книжки сезонных работников
  8. Правила оформления трудовых книжек при работе по контракту
  9. Оформление трудовой книжки про увольнение из фермерских хозяйств
  10. Порядок ведения трудовых книжек
  11. Общие правила заполнения трудовых книжек
  12. Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек
  13. Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения.
  14. Правила ведения и хранения трудовых книжек – практические нюансы
  15. Что представляет собой трудовая книжка
  16. Необходимость в трудовой книжке
  17. Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК
  18. Правила ведения трудовых книжек
  19. Правила хранения трудовых книжек: сроки
  20. Ключевые моменты оформления ТК

Трудовая книжка: заполнение, порядок ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В трудовой книжке содержится информация о стаже работы и достижениях в профессиональной сфере владельца трудовой книжки. 48-я статья КЗоТ устанавливает, что трудовая книжка ведется в обязательном порядке. 29 июля 1993 года Министерства юстиции, социальной защиты и труда издали совместный приказ №58, которым утверждена Инструкция, предписывающая правила ведения трудовых книжек. Ниже будут описаны правила работы при ведении трудовых книжек на предприятии.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

27 апреля 1993 года правительство издало постановление №301, пункт 4 которого указывает, что за организацию хранения, учета и выдачи трудовых книжек отвечает глава предприятия. Другими словами, глава предприятия издает приказ, в котором назначает конкретных людей, которые отвечают за хранение и ведение трудовых книжек. Крупные предприятия обычно используют для этого инспектора по кадрам или же целый отдел кадров. В мелких фирмах ведение трудовых книжек и личных дел сотрудников обычно совмещается с ведением бухгалтерии или другими организационными обязанностями.

При устройстве на работу человек обязан предоставить трудовую книжку, оформление которой должно соответствовать законодательству. Если же для работника это первое в жизни рабочее место или ему надоело работать в Gold Line International, то трудовую книжку ему должны оформить на предприятии. Поэтому кадровый сотрудник должен иметь необходимые чистые бланки трудовых книжек и вкладышей. Приобретение этих документов производится за счет предприятия.

По статусу хранения трудовые книжки соответствуют бланкам строгой отчетности. Поэтому для хранения используется сейф, ящик, сделанный из металла и запирающийся на ключ, и другие места, оборудованные особым образом. В обязанности сотрудника, который отвечает за трудовые книжки, входит ведение двух книг, в которых учитывается:

  • наличие бланков трудовых книжек и вкладышей по типовой форме №П-9;
  • движение трудовых книжек и вкладышей по типовой форме №П-10.

27 октября 1995 года Министерство статистики издало приказ №277, которым утверждены упомянутые выше типовые формы касательно трудовых книжек.

Нельзя забывать, что, в соответствии с Инструкцией №58 (пункт 2.1), все записи в трудовых книжках и вкладышах должны быть сделаны на украинском и русском языках, для чего имеются соответствующие разделы.

Правила заполнения вкладышей и выписок из трудовых книжек

Вкладыш в трудовую книжку. Документ предоставляется в том единственном случае, когда в необходимом разделе трудовой книжки уже нет места для записей. Отметка о выдаче вкладыша ставится на титульную страницу книжки, форма отметки – надпись «выдан вкладыш» с указанием номера и серии вкладыша, а также штамп 10 на 25 миллиметров. Вкладыш следует предъявлять только вместе с книжкой. При ведении вкладыша следует придерживаться тех же правил, что и при ведении трудовой книжки.

Выписки из трудовых книжек. Часто сотрудники, ссылаясь на необходимость оформления документов, обращаются к кадровикам с просьбой о временной выдаче трудовой книжки. Согласно Инструкции №58 трудовая книжка может быть выдана только в случае увольнения сотрудника, все остальное время ее надлежит хранить в отделе кадров. Но зато сотрудник может получить заверенную отделом кадров выписку из этого документа. 3 июля 2008 года Министерство труди и социальной защиты выпустило письмо №2022, в котором разъяснены правила выдачи такой выписки.

В соответствии с этими разъяснениями, на титульном листе копии делается надпись «Выписка», и каждая из последующих страниц снабжена печатью компании, датой выдачи и надписью «С оригиналом сверено», подписанной руководителем отдела кадров, его заместителем или другим лицом, имеющим на это полномочия.

Сотрудники, для которых ведение трудовых книжек обязательно

Все сотрудники, работающие по найму не менее пяти дней, должны обеспечиваться трудовыми книжками, которые ведет отдел кадров, инспектор по кадрам или другое ответственное лицо. Это относится также к сезонным и временным работникам.

Закон №973-IV, регламентирующий ведение фермерского хозяйства (принят 19 июня 2003 года), в свое статье 3 (часть 1-я) указывает, что члены фермерского хозяйства, равно как и его председатель, не считаются наемными работниками. Тем не менее, по закону, трудовая книжка должна вестись и на них.

Не требуется ведение трудовых книжек в следующих случаях:

  • если гражданин работает по гражданско-правовому договору;
  • если речь идет о частном предпринимателе, который одновременно является и работодателем, и работником. Однако такие предприниматели могут совмещать свою деятельность с работой на каком-либо предприятии по обычному трудовому соглашению. В этом случае ведением трудовой книжки должно заниматься предприятие;
  • если гражданин работает по совместительству. Однако, если сотрудник выскажет такое пожелание, в трудовую книжку вносится запись о совместительстве.

Титульный лист трудовой книжки: правила заполнения

Данные, которые должны присутствовать на титульном листе трудовой книжки, таковы:

  • фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки;
  • день и год рождения сотрудника;
  • дата, когда была заполнена трудовая книжка.

Также в трудовой книжке должны присутствовать подпись начальника отдела кадров, либо инспектора по кадрам, либо иного ответственного лица, и подпись самого сотрудника.

Иногда записи в трудовой книжке бывает нужно подправить. Один из таких случаев – смена фамилии владельца книжки. В этом случае Фамилию на титульном листе зачеркивают, а новую фамилию вписывают ниже. Эти изменения должны быть описаны на внутренней стороне обложки трудовой книжки, кроме того приводится ссылка на документальное подтверждение внесенных изменений. Это указание подписывается лицом, отвечающим за ведение трудовых книжек и заверяется печатью предприятия. Образец подобной записи приводится ниже.

Порядок внесения записей в трудовую книжку о приеме, переводе, увольнении

Эти записи вносятся в трудовую книжку по следующим основным правилам:

  1. Основанием каждой записи в трудовой книжке должен быть приказ, номер которого и дата издание вносятся в четвертую графу трудовой книжки.
  2. Профессия и должность сотрудника в трудовой книжке должна быть записана в соответствии с приказом Госпотребстандарта №375 от 26 декабря 2005 года, который утвердил Классификатор профессий ДК 003:2005.
  3. В соответствии с Инструкцией №58 (пункт 2.4), запись об увольнении делается в день увольнения. Что касается записей о переводе и приеме на работу, они должны быть сделаны в течение недели.
  4. Все записи о переводе, увольнении и приеме на работу должны быть предъявлены сотруднику, что подтверждается его подписью в Личной карточке напротив копии записи из трудовой книжки. Личная карточка ведется по типовой форме №П-2, которая была утверждена 25 декабря 2009 года приказом №495/656, который совместно выпустили Министерство обороны и Государственный комитет по статистике.
  5. Запись об увольнении с предприятия должна быть подтверждена в трудовой книжке печатью организации и подписью лица, отвечающего за ведение трудовых книжек.

Оформление трудовой книжки сезонных работников

Для таких работ используются трудовые договора, заключаемые на определенный срок. При этом, как уже указывалось, должно осуществляться ведение трудовых книжек. Запись о приеме на работу выполняется по обычным правилам, общим с приемом на постоянную работу. 29 мая 2007 года Министерство труда и социальной политики распространило письмо №126/13/133-07, в котором говорилось, что в трудовую книжку не следует заносить упоминания о том, что работа была временной. Тем не менее, указание на временный характер работы должно быть внесено как в заявление о приеме на работу, так и в приказе о таком приеме, а не в трудовой книжке. Окончание срока действия трудового договора, как это оговорено в КЗоТ (статья 36, пункт второй), может быть указана в приказе об увольнении как причина такого увольнения. При этом в трудовую книжку заносится запись следующей формы:

Правила оформления трудовых книжек при работе по контракту

Трудовой договор может быть заключен в форме контракта, где соглашением сторон определяются условия прекращения действия договора, обязанности, права и ответственность сторон договора, а также срок действия соглашения.

Законодательство (КзОТ, статья 21) особо оговаривает те случаи, когда может быть заключен контракт. Как указывает Закон №973 в своей статье 27, контракт, к примеру, может быть заключен при работе в фермерском хозяйстве.

Обычно у контракта есть четко оговоренные временные рамки. При приеме на работу в трудовую книжку вносится обычная запись, в которой ничего не говорится о временных рамках работы. Как указано в КЗоТ (статья 36, пункт второй), срок окончания действия контракта может быть основанием для увольнения сотрудника.

Оформление трудовой книжки про увольнение из фермерских хозяйств

Если работник выходит из состава фермерского хозяйства, или если он увольняется из такого хозяйства, где работал по контракту или трудовому договору, то в его трудовой книжке должна появиться запись о прекращении членства в хозяйстве или об увольнении соответственно. Для подтверждения записи в трудовой книжке должна присутствовать, как это указано в Инструкции №58 (пункт 4.1), печать органа, представляющего в этом месте государственную исполнительную власть, а также подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки.

Порядок ведения трудовых книжек

Общие правила заполнения трудовых книжек

Новая форма трудовой книжки и форма вкладыша введена с 1 января 2004 года и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Этим же Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядок внесения изменений и исправлений в трудовые книжки3.

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц — два знака, год — четыре знака (например, 11.05.2004).

Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

  • — фамилия, имя, отчество;
  • — дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, — на основании документов о наличии специальных знаний. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это есть прямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» существуют следующие унифицированные формы по учету кадров5:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» и другие. Указанное Постановление предписывает распространение предложенных унифицированных форм документации «на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации»6.

На основании перечисленных приказов вносятся записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимо трудовой книжки, заполняется личная карточка (№ формы смотрите выше), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью обособленного подразделения.

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись7:

  • а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
  • б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек. В соответствии с этой инструкцией записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год — четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки8.

Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек

Приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 29 декабря 2015 года № 12621.

Примечание РЦПИ!
Вводится в действие с 01.01.2016.

В соответствии с подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года ПРИКАЗЫВАЮ:

1) форму трудовой книжки согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) Правила ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению 2 к настоящему приказу.

2. Департаменту труда и социального партнерства Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и информационно-правовой системе «Әділет»;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан;

4) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Департамент юридической службы Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан Нурымбетова Б.Б.

4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2016 года и подлежит официальному опубликованию.

и социального развития

Приложение 1
к приказу Министра здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан
от 30 ноября 2015 года
№ 929

Форма трудовой книжки

Әкесінің аты (ол бар болса)__________________________________________

Отчество (при его наличии)

Туған күні __________________________________________________________

Мамандығы, біліктілігі ______________________________________________

Толтырылған күні 20__ жылғы «__» _______________

Қызметкердің қолы ___________________________________________________

Жұмыс беруші уәкілеттік

берген адамның қолы _________________________________________________

Подпись уполномоченного работодателем лица

Жұмысы туралы мәліметтер Сведения о работе

Сведения о приеме

причин и ссылок

на законодательные акты)

Жазбаны енгізу негіздемесі

(құжат, оның күні мен нөмірі)

его дата и номер)

Марапаттаулар мен көтермелеулер туралы мәліметтер

Сведения о награждениях и поощрениях

почетных званий и

Жазбаны енгізу негіздемесі (құжат,

его дата и номер)

Приложение 2
к приказу Министра здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан
от 30 ноября 2015 года
№ 929

Правила ведения и хранения трудовых книжек
1. Общие положения

1. Настоящие Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года (далее — Кодекс) и определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек.

2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) трудовая книжка — документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника;

2) акты работодателя — приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила трудового распорядка, издаваемые работодателем;

3) работодатель — физическое или юридическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях;

4) вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки, которая оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

3. Трудовая книжка (при ее наличии) ведется работодателем для подтверждения трудовой деятельности работника и состоит из двух разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях».

4. В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при его наличии), дата рождения, образование, квалификация, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора;

3) сведения о награждениях и поощрениях.

Записи о применении дисциплинарных взысканий в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.

5. Все записи в трудовой книжке о датах заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, а также о награждениях и поощрениях производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) и вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и соответствуют его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.

6. Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при ее наличии).

Фамилия, имя, отчество (при его наличии) (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.

Образование, специальность и квалификация указываются на основании документов об образовании.

7. В разделе «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.

8. Записи о наименовании должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации.

9. Если за время работы работника изменится наименование работодателя, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 раздела «Сведения о работе» указывается основание изменения наименования (дата и номер справки о государственной регистрации (перерегистрации) юридического лица или удостоверение личности физического лица — работодателя).

10. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:

1) о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;

2) о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;

3) о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.

11. В случае выявления в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись.

12. Если работодатель — юридическое лицо, внесший неправильную или неточную запись, реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.

13. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве (при его наличии) и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при его наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации (при его наличии).

14. Исправление сведений о работе производится в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится следующая запись: «Запись за № ___ недействительна. Принят на должность_______» и в графе 4 раздела «Сведения о работе» повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В случае незаконного расторжения трудового договора, перевода и восстановления на прежней работе производится следующая запись: «Запись за № ______ недействительна, восстановлен на прежней должности».

При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № ____ недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 раздела «Сведения о работе» в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.

15. Сведения о трудовой деятельности исправляются в соответствии с документами, подтверждающими трудовую деятельность работника согласно статье 35 Кодекса.

16. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

17. При прекращении с работником трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя, заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при его наличии).

18. В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш между последней страницей и обложкой трудовой книжки.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

19. По желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя по месту работы. Порядок хранения трудовых книжек определяется работодателем самостоятельно.

20. Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам.

При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

21. В случае смерти работника трудовая книжка выдается его родственникам под роспись или высылается почтой по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные работниками при прекращении трудового договора либо его ближайшими родственниками, в случае смерти работника хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.

Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о труд. деятельности и труд. стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения труд. книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Работодатель (за искл. работодателей — физ. лиц) обязан вести труд. книжки на каждого работника, проработавшего в орг-ции свыше 5 дней, в случае, если работа в этой орг-ции является для работника основной. В труд. книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на др. постоянную работу (в течение недели со дня издания приказа) и об увольнении работника (в день увольнения), а также основания прекращения труд. дог-ра и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в труд. книжку не вносятся, за искл. случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в труд. книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Труд. книжки ведутся на гос языке РФ, а на тер-рии республики в составе РФ, установившей свой гос. язык, оформление труд. книжек может наряду с гос. языком РФ вестись и на гос. языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию труд. книжки или заверенную в установленном порядке выписку из труд. книжки.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

С каждой вносимой в книжку записью о выполняемой работе, переводе на др. постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в труд. книжку.

Труд. книжка заполняется в порядке, утверждаемом Мин-вом труда и соц. развития РФ.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: о времени военной службы, службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Хранение: Бланки труд. книжки и вкладыша в нее хранятся в орг-ции как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение труд. книжек, обязано представить в бухгалтерию орг-ции отчет о наличии бланков труд. книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные труд. книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы орг-ции. Испорченные при заполнении бланки труд. книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Труд. книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе орг-ции отдельно от остальных труд. книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве орг-ции в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Правила ведения и хранения трудовых книжек – практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит