Особенности исправления даты рождения в трудовой книжке, образец исправления года рождения трудовой книжке

Содержание
  1. Особенности исправления даты рождения в трудовой книжке
  2. Заполнение титульного листа
  3. Исправление работодателем, допустившим ошибку
  4. Исправление по месту хранения документа
  5. Правила внесения исправлений
  6. Ответственность за недостоверные данные
  7. Контроль со стороны работника
  8. Как исправить дату рождения в трудовой книжке
  9. Как делать исправления в трудовой книжке?
  10. Что делать, если в трудовой книжке неправильно написан год рождения?
  11. Как добиться материальной ответственности?
  12. Дата рождения как один из типов личной информации о сотруднике в трудовой книжке и порядок ее исправления
  13. Когда нужно исправлять дату рождения в трудовой книжке?
  14. Правила исправления
  15. Порядок внесения исправлений
  16. Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец
  17. В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?
  18. Общие правила
  19. Записи, не подлежащие исправлению
  20. Исправления в трудовой книжке
  21. Исправление или выдача новой
  22. Изменение анкетных данных работника
  23. При получении образования
  24. Инструкция и образец
  25. Особенности внесения

Особенности исправления даты рождения в трудовой книжке

Специалисты отдела кадров должны знать, как можно исправить в трудовой книжке дату рождения. Образец оформления документа можно найти на сайтах по кадровым вопросам. Исправить все самостоятельно несложно. Внимательно изучив требования к оформлению трудовых книжек, легко понять, как правильно изменить дату рождения. Исправлять ошибку нужно обязательно – если неправильная дата обнаружится через много лет, у гражданина могут возникнуть проблемы (например, с подтверждением трудового стажа).

Заполнение титульного листа

Все личные данные вносятся в бланк при первоначальном оформлении, когда человек впервые устраивается на работу. На титульном листе среди другой информации о работнике заполняют его дату рождения. Все данные, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть записаны понятным почерком на русском языке. В республиках РФ, где наряду с русским применяется национальный язык, допускается дублирование записей на нем. Даты указывают только арабскими знаками. При написании числа и месяца используют по два знака, при обозначении года – четыре. Как и все другие данные, дату рождения писать нужно ручкой синего, фиолетового или черного цвета.

Исправление работодателем, допустившим ошибку

Чтобы исправить ошибку в титульном листе, владелец трудовой книжки должен обратиться к работодателю, который ее допустил. Если человек продолжает трудиться на первом месте работы, а в трудовую книжку внесено мало записей, целесообразнее ее уничтожить и оформить новую. Для этого составляют акт о порче бланке, в котором указывается номер трудовой книжки, данные владельца и причина уничтожения документа. Вина за неверно записанную дату рождения лежит на работодателе, поэтому он обязан приобрести бланк трудовой книжки за свой счет, и никакие затраты сотрудник в этом случае нести не будет. Если в документе записано много информации, или до обнаружения ошибки человек трудоустраивался на новой работе, продублировать все записи на новом бланке не получится. В этом случае нужно делать исправление даты рождения в заполненной трудовой книжке.

Если ошибка выявилась спустя несколько лет, устранить ее можно несколькими способами. Так как сведения о дате рождения заполняются при первичном оформлении трудовой книжки, лучше обратиться на первое место работы, чтобы там внесли исправления и заверили дату рождения своей печатью. В отделе кадров первого предприятия сотрудника могут сделать исправления самостоятельно или составить официальное обращение к руководителю на новом месте работы с просьбой исправить ошибку. Последний вариант наиболее удобный. За сохранность трудовой книжки отвечают кадровики того предприятия, где трудится ее владелец. Передача ее для внесения исправлений привела бы к составлению многочисленных документов, связанных с приемом-передачей книжки. Если предприятие реорганизовано, гражданин должен обращаться к его правопреемнику, так как тот обязан решать вопросы, связанные со старым предприятием.

Исправление по месту хранения документа

Но обратиться в кадровую службу, допустившую ошибку, можно не всегда. Со временем юридическое лицо или ИП могут быть ликвидированы, работник может поменять место жительства и находиться далеко. Поэтому проще попросить исправить ошибку текущего работодателя. Для этого специалистам отдела кадров необходимо предоставить оригиналы паспорта и свидетельства о рождении для подтверждения даты рождения.

Если сотрудник обнаружил, что в его трудовой книжке дата рождения записана неправильно, исправлять ее самостоятельно он не имеет права. В случае нежелания работодателя устранять ошибку гражданин имеет право обратиться в суд, который рассмотрит материалы и принудит работодателя внести уточнения.

Правила внесения исправлений

Необходимо отличать исправление данных от их изменения. Исправление производят, если информация первоначально неверно занесена специалистом кадровой службы по невнимательности или другой причине. Изменение легче предсказать. Человек может сменить фамилию, получить новое образование или другую профессию. В зависимости от того, в каком разделе сделана неверная запись, она будет исправляться или изменяться следующим образом.

  1. Внутри разделов и во вкладышах документа неправильную информацию изменяют. Для этого вносится запись под новым номером о том, что запись под прежним номером следует считать недействительной. Указывается номер неверной информации, в этой же строке заносятся новые данные. Перечеркивание в разделах трудовой книжки не допускается.
  2. В титульном листе книжки ошибки исправляют. Правила внесения исправлений в эту часть бланка законодательством не установлены. Следует руководствоваться общими требованиями, касающимися всех документов. Чтобы исправить ФИО и дату рождения, можно зачеркнуть неверную информацию и записать новую с ссылкой на подтверждающие документы. Сведения об образовании и профессии не зачеркиваются, а дополняются новыми данными, которые располагаются через запятую.

Важно! Специалист отдела кадров может исправить дату рождения в трудовой книжке, только проверив ее в паспорте и свидетельстве о рождении. Для этого сотрудник обязан предъявить оригиналы документов.

Дата рождения, записанная ошибочно, должна быть зачеркнута одной линией. Рядом указывают правильную дату и делают надпись «исправленному верить». На внутренней стороне обложки нужно записать данные документов, подтверждающих исправления (паспорт и свидетельство о рождении). Эти ссылки на первичные документы должны быть заверены подписью ответственного специалиста предприятия и печатью.

Ответственность за недостоверные данные

При обнаружении недостоверных сведений или неверно выполненных исправлений Пенсионный фонд имеет право признать трудовую книжку недействительной. За допущенные неточности при заполнении этого документа предусмотрено административное наказание работодателя. Размер штрафа составляет:

  • до 5 000 рублей для должностного лица;
  • до 50 000 рублей для юридического лица.

Кто из должностных лиц будет наказан, зависит от внутренних нормативных актов. Если на предприятии издан приказ о назначении ответственного лица за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек, на этого человека будет наложен штраф. Если такой приказ отсутствует, наказание понесет руководитель.

Контроль со стороны работника

Всю информацию, занесенную в трудовую книжку, ее владелец должен перепроверить. Для этого в документе законодательством предусмотрена его подпись наряду с подписью специалиста кадровой службы. Подписывая трудовую книжку, он подтверждает свое согласие с внесенными записями. Такой дополнительный контроль необходим для сведения возможных ошибок к минимуму.

Как исправить дату рождения в трудовой книжке

Первоначальное заполнение трудовой книжки производит работодатель или его уполномоченное лицо на первом рабочем месте владельца документа. Это не вызывает особых трудностей, но иногда человеческий фактор играет свою роль. Титульный лист заполняется на основании представленных работником документов. Бывает так, что кадровик допускает ошибку в личных данных. Исправление даты рождения в трудовой книжке должно осуществляться по общепринятым правилам.

Все записи необходимо делать разборчивым почерком, побуквенно переписывая данные. В трудовой книжке запрещены любые сокращения, цифры должны быть арабские.

На первую страницу заносятся личные сведения о работнике, образование, специальность, квалификация, разряд и служба в армии. После заполнения трудовой книжки работник должен ознакомиться с данными и подтвердить соответствие информации. После этого кадровик ставит личную подпись и печать организации.

Как делать исправления в трудовой книжке?

Часто бывают ситуации, когда происходит смена фамилии. Это может быть связано с замужеством или, наоборот, с разводом. Чтобы исправить фамилию в документе, работник должен предоставить основания для ее смены. Кадровик на титульном листе перечеркивает старую фамилию прямой линией и рядом пишет новую. На обложке с внутренней стороны указываются реквизиты подтверждающего документа. Они обязательно должны быть заверены личной подписью работодателя или его уполномоченного лица. Рядом необходимо поставить печать организации. Поясняющая запись должна содержать информацию о причине смены фамилии.

Если на строке нет места для новой записи, фамилию можно указать сверху. Последующая смена фамилий не имеет четкого регламентирования законодательством, поэтому производится по аналогии.

Иногда кадровики сталкиваются с вопросом, как правильно исправить отчество в трудовой книжке. Поле того, как работник покажет документ, который подтверждает законность смены отчества, вносится исправление в трудовую книжку. Старое отчество аккуратно зачеркивается, а новое вписывается рядом с указанием реквизитов подтверждающего документа.

Сведения об образовании, как правило, не изменяются, а дополняются. Рядом с информацией о высшем незаконченном образовании необходимо дописать «высшее законченное». Указывать реквизиты диплома или других документов не нужно.

В случае, когда трудовая книжка неправильно заполнена при первичном занесении записи, ее целесообразнее признать недействительной и заменить бланк. Если это произошло по вине работодателя или его уполномоченного лица, то работник не должен возмещать материальный убыток. Работодатель выдает сотруднику новую трудовую книжку за свой счет.

Хотя работник должен в обязательном порядке ознакомиться с данными, которые кадровик вписал в трудовую книжку, и подтвердить их истинность, иногда в силу объективных причин этого не происходит. Ошибка выявляется через какое-то время при увольнении.

Что делать, если в трудовой книжке неправильно написан год рождения?

В этой ситуации есть несколько путей решения проблемы:

  1. Если несоответствие обнаружено сразу и не было произведено большое количество записей, то трудовую книжку лучше переоформить.
  2. Исправить запись.

Служба по кадрам должна знать, как исправить дату рождения в трудовой книжке. Коррективы может внести работодатель по настоящему месту работы или там, где была допущена ошибка. Когда работник обращается с такой просьбой, отказать ему не имеют права. В случае, когда организация реорганизована, исправление должны сделать ее правопреемники. Если ошибка была допущена физическим лицом-предпринимателем, но его деятельность прекращена в соответствии с законодательством, то исправить несоответствие может настоящий работодатель.

Очень важно, чтобы трудовая книжка была заполнена правильно. В противном случае у человека могут возникнуть сложности с получением пенсии. Все исправления должны соответствовать законодательным нормам и требованиям.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке об не правильной дате рождения?

Для исправления ошибки работник должен представить работодателю или его уполномоченному лицу паспорт и свидетельство о рождении. Ни в коем случае нельзя делать записи в трудовой книжке самостоятельно. Неверную дату рождения имеет право исправлять только работник кадровой службы или работодатель. Ошибочная дата рождения перечеркивается одной линией, а рядом пишется правильная. Необходимо сделать запись «Исправленному верить» и поставить печать организации.

Работник должен лично проконтролировать правильность сделанной записи. На внутренней стороне обложки обязательно должны быть указаны реквизиты документа, который подтверждает правомерность сделанных исправлений. Реквизиты нужно заверить личной подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Как исправить год рождения в трудовой книжке, если работодатель отказывается вносить исправления? В этом случае работник имеет право обратиться в суд. По решению суда будут сделаны изменения в трудовой книжке.

За неправильное заполнение и ведение трудовых книжек предусмотрены дисциплинарные меры. Ответственность за это несет работодатель или его уполномоченной лицо, что подтверждено документально.

Дисциплинарные меры могут быть применены к работнику на следующих основаниях:

  • При наличии приказа или другого документа, подтверждающего факт вменения работнику обязанностей по ведению трудовых книжек. Он в обязательном порядке должен быть с ними ознакомлен, о чем будет свидетельствовать его личная подпись.
  • Все обязанности четко прописаны в инструкции.
  • Должен быть документ, подтверждающий нарушение трудовых функций работником.

Дисциплинарные взыскания должны проводиться согласно закону. Это может быть устное замечание, выговор или увольнение.

Работодатель имеет право самостоятельно решать, какое именно наказание применить к работнику. Но оно должно быть адекватно проступку. В случае первого нарушения сотрудника, как правило, не увольняют. Но могут сделать замечание или отстранить от выполнения данных обязанностей.

Любое наказание должно сопровождаться соответствующим приказом или другим документом, в котором должны быть четко прописаны причины. После ознакомления работник ставит свою подпись.

Если работник не согласен с дисциплинарным наказанием, он имеет право обжаловать его в специальных комиссиях и инспекциях. Заявление нужно подать в течение месяца, но если задержка произошла по уважительным причинам, срок можно продлить.

Материальная ответственность может коснуться работодателя в том случае, если работник лишился возможной прибыли по вине организации.

Она предусмотрена в следующих случаях:

  • Работник не получил трудовую книжку вовремя по вине работодателя.
  • В трудовую книжку была внесена неправильная запись, из-за которой документ признан недействительным.

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать трудовую книжку. Если этого не произошло, работодатель может снять с себя ответственность следующим образом. Уволенному сотруднику организация должна отправить уведомление с просьбой получить трудовую книжку. С того дня, как было отправлено письмо, работодатель не несет ответственности за несвоевременное получение документа.

Если работник лишается заработка по причине признания трудовой книжки недействительной вследствие неправильной записи, работодатель или ответственное лицо также должны возместить работнику убыток. Сумма рассчитывается, исходя из среднего заработка и количества вынужденных прогулов сотрудника.

Как добиться материальной ответственности?

Материальные взыскания могут применяться к работодателю в следующих случаях:

  1. Если организация признала свою вину, она может выплатить пострадавшему работнику требуемую сумму на добровольных основаниях. В этих целях оформляется соответствующий приказ с формулировкой причины нарушения. Ложная запись в трудовой книжке должна быть исправлена согласно общепринятым правилам.
  2. В случае, когда согласия с работодателем не было достигнуто, работник может обратиться в соответствующие инстанции – трудовую инспекцию или суд. В иске необходимо подробно указать обстоятельства и сформулировать требования.

Пострадавший работник имеет право на возмещение морального ущерба. Но этот факт нужно обосновать. Основаниями для такого требования могут стать нервный срыв работника вследствие невозможности найти работу или проблемы дома на этой почве, которые повлекли нарушение состояния здоровья.

Размер компенсационной суммы устанавливается в судебном порядке. В заявлении можно указать любой размер компенсации, но суд объективно оценит все обстоятельства и нюансы дела.

Дата рождения как один из типов личной информации о сотруднике в трудовой книжке и порядок ее исправления

Дата рождения считается одной из частей существующих персональных данных, которые позволяют провести полную идентификацию личности того человека, которому принадлежит тот или иной документ.

Не является исключением и трудовая книжка. А как быть, если речь идёт о допущенной ошибке в дате рождения сотрудника, которую обнаружили в трудовой книжке?

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Когда нужно исправлять дату рождения в трудовой книжке?

Действующее законодательство в сфере регулирования трудовых правоотношений предписывает представителю работодателя, уполномоченному на заполнение трудовых книжек, осуществлять данное действие только на основании представленных работником документов, удостоверяющих личность, а также подтверждающих образование самого работника. Не является исключением и информация о дате рождения работника, вносимая на титульный лист трудовой книжки.

Если же речь идёт о бланке, который только заполняется работодателем (например, в случае, если данное рабочее место стало первым у человека), то целесообразнее бланк с ошибкой признать недействительным и уничтожить, а работнику выдать новый, заполненный без каких-либо ошибок.

Правила исправления

Как уже говорилось выше, любое внесение исправлений в трудовую книжку, в том числе относительно даты рождения работника, может быть осуществлено только на основании тех документов, которые подтверждают подлинность новых сведений. Не является исключением и случай с ошибочным написанием даты рождения работника.

Внести какие-либо исправления в данную графу титульного листа трудовой книжки может только работник кадрового подразделения работодателя.

Если это осуществит сам работник, бланк трудовой книжки может быть правомерно признан недействительным по вине работника и последнему придётся покупать новый бланк самостоятельно, а затраты на такое приобретение никто ему возмещать не будет. Либо если новый бланк предоставит работодатель, стоимость документа может быть удержана из заработной платы сотрудника.

Исправление даты рождения возможно только в том случае, если работник предоставил одновременно и паспорт, и свидетельство о рождении. При этом существует правило, сформированное практикой оформления кадровых документов, на основании которого для исправления данной ошибочной информации принимаются только оригиналы документов. Это обусловлено тем, что даже при предоставлении копий, заверенных нотариусом, никто не отменяет их плохое качество, что может вызвать затруднения в чтении имеющихся данных.

Любое внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки сопровождается обязательным заверением исправляющей записи печатью организации. Но ставится она только после того, как работник убедится в правильности такой записи.

Порядок внесения исправлений

Относительно внесения исправлений в дату рождения работника Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит достаточно подробный алгоритм, который тем не менее носит общий характер для всех подобных ошибочных данных.

Никакие зачеркивания, кроме фамилии работника, которая поменялась по каким-либо причинам, Инструкция не допускает. Вместо этого сотрудник кадрового подразделения должен осуществить следующие действия:

  • на основании предоставленных оригиналов паспорта и свидетельства о рождении работника указывается верная дата либо на свободном месте на самом титульном листе, либо на чистой стороне разворота;
  • новая дата рождения сопровождается надписью «Исправленному верить». Выражение данной надписи может быть любым, но главным условием является внесение исправлений и признание их законными;
  • составленная надпись заверяется сотрудником кадрового подразделения собственноручной подписью и расшифровкой своей фамилии и должности;
  • завершается заверение печатью организации. Если по каким-то причинам у организации нет печати (например, в силу использования последних изменений в законодательстве об ООО), то потребуется проставление штампа «Для документов».

Если говорить о заверении подлинности исправляющей надписи на титульном листе, то сотрудник кадрового подразделения вправе воспользоваться специально оформленным штампом, на котором ему достаточно поставить свою фамилию и подпись, а также дату осуществления исправления. Такой штамп сверху также заверяется печатью организации или штампом «Для документов».

Зачеркивание допустимо в том случае, если другим способом внести исправления не представляется возможным, либо исправление другим образом затруднит чтение других записей на самом вкладыше или прилегающих листах основного бланка трудовой книжки.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Исправления в трудовой книжке

Трудовая книжка является очень важным документом и от достоверности информации, содержащейся в ней, зависит очень многое, например, размер будущей пенсии сотрудника. Даже всего из-за одной неверной записи в этом документе могут быть серьезные последствия. В этой связи главной задачей кадрового работника является безупречность заполнения трудкнижки. Однако кадровики тоже люди, и что можно сделать, если ошибка все же допущена? Какие документы будут служить основанием для внесения изменений в существующие записи и как сделать исправления в трудовой книжке?

Исправление или выдача новой

В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:

  • исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него;
  • оформление его дубликата.

В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.

Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).

Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.

Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.

Изменение анкетных данных работника

Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.

На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения. Каждое пояснение заверяется официальной печатью организации, либо печатью для документов кадровой службы, а также подписью кадрового работника, вносившего изменения.

Запрещается внесение изменений в трудкнижку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.

Кроме ссылок на документы — основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.

При получении образования

Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудкнижке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.

Инструкция и образец

При обнаружении неверных, неточных записей в трудкнижке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудкнижку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.

Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.

Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.

Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:

  • указывается порядковый номер (следующий в данном разделе);
  • вписывается дата внесения новой записи;
  • делается запись следующего содержания «Запись за номером (указывается порядковый номер) недействительна» в 3-й графе;
  • вносится правильная запись;
  • повторяется номер приказа, по которому вносилась неправильная запись в трудкнижку, в 4-й графе.

Образец исправления ошибочной записи, обнаруженной при увольнении работника

При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.

По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).

Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.

Особенности внесения

Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.

При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.

В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).

При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит