Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки, образец выдачи дубликата трудовой книжки

Содержание
  1. Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки
  2. В каких случаях делается дубликат
  3. Кто делает дубликат
  4. Процедура получения дубликата
  5. Формат документа
  6. Как оформить приказ
  7. Кто должен расписаться в приказе
  8. Правила по регистрации, учету и хранению
  9. Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки
  10. Заявление на выдачу копии трудовой книжки
  11. Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку
  12. Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки
  13. Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе
  14. Общая информация
  15. Можно ли завести новую, если потерял старую?
  16. Когда выдается дубликат?
  17. Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
  18. Заполнение новой трудовой
  19. Что делать, если старая трудовая закончилась?
  20. Можно ли избавиться от трудовой?
  21. Полезное видео
  22. Заключение
  23. Оформление дубликата трудовой книжки
  24. Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки
  25. Основания выдачи дубликата трудовой книжки. Заявление работника
  26. Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки. Действия работодателя по заполнению копии (дубликата)
  27. Порядок оформления дубликата в случае массовой утраты ТК

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Для того чтобы в организации был оформлен дубликат трудовой книжки работника, руководитель должен выпустить соответствующий приказ.

В каких случаях делается дубликат

Трудовая книжка для каждого сотрудника – важнейший документ. Она откосится к бланкам строгого учета, на ее основе в дальнейшем вычисляется трудовой стаж и происходит начисление пенсионных выплат и поэтому она нуждается в особом отношении.

Кто делает дубликат

Дубликат может оформить и выдать действующий работодатель, но если в момент, когда он понадобился, человек нигде официально не трудится, то он может обратиться за ним по последнему месту работы. При этом отказать ему, при том условии, что порядок обращения соблюден в полном объеме, нельзя.

Процедура получения дубликата

Чтобы получить дубликат трудовой, сотрудник предприятия должен составить соответствующее заявление. Оно может быть написано в произвольной форме, но обязательно должно содержать в себе ссылку на нормы трудового законодательства.

После того, как заявление дойдет до работодателя, он должен рассмотреть его в период, не превышающий трехдневный срок, после чего принять решение о выдаче требуемого дубликата. Для того чтобы запустить процесс по его оформлению, необходимо, чтобы директор или работник, временно исполняющий его функции, выпустил об этом приказ.

Формат документа

Приказ о выдаче дубликата пишется в свободном виде за минусом тех ситуаций, когда шаблон распоряжения разработан и утвержден руководством компании. При этом сведения о том, в какой форме делать бланк, должны быть отражены в нормативно-правовой документации предприятия.

Как оформить приказ

Как к формату приказа, так и к его оформлению никаких требований не предъявляется. Это обозначает, что делать его можно на обычном листе бумаги или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Также разрешается делать его рукописным или печатным, но во втором случае, документ нужно распечатать для простановки в нем необходимых подписей.

Кто должен расписаться в приказе

Свои автографы в распоряжении должны поставить несколько человек. В первую очередь это директор (поскольку именно от его лица выпускаются в компании все приказы), во –вторых, работник, на которого возложен контроль за его исполнением и, наконец, в-третьих: лица, которых он касается напрямую (в других случаях, их подписи можно собрать в специальный акт об ознакомлении с приказом).

Правила по регистрации, учету и хранению

Любой выпущенный в организации приказ подлежит обязательному учету и хранению, и рассматриваемый здесь не является исключением. Для того чтобы произвести учет, в отдельный журнал ставится отметка о его создании (указывается номер, дата, краткое наименование), затем бланк подшивается в папку с прочей распорядительной документацией. В ней он хранится срок, обозначенный в нормативно-правовых бумагах фирмы или подзаконных актах, после чего передается в архив или уничтожается.

Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки

Вам потребовалось создать приказ о выдаче дубликата трудовой книжки, а вы не представляете себе, как именно его сделать? Воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их помощью вы без усилий напишите нужно распоряжение.

  1. В начале документа все вполне стандартно: внесите сюда наименование организации, ниже название документа, номер, место, дату его формирования.
  2. Далее переходите к сути распоряжения.
  3. Первым делом укажите здесь основание для создания приказа: это может быть ссылка на внутренний документ предприятия – служебную, докладную записку, заявление и т.п., а также ссылка на статьи и пункты соответствующего закона.
  4. Затем отметьте должность и ФИО работника, для которого должен быть сформирован дубликат трудовой, впишите ответственное за исполнение приказа лицо.
  5. В заключение поставьте все необходимые подписи.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

Часто мы что-то теряем. Это связано с различными жизненными факторами.

Например, кто-то по чистой случайности выронил из рук ключи, оставил в метро сотовый телефон. Что-то у нас крадут. Кошелек из сумочки, шарфик из рукава, а раздевалке, ценные вещи. Но иногда наша невнимательность приводит нас к тому, что мы теряем не только любимые, дорогие и ценные вещи, но и важные документы, утеря которых грозит нам различного рода проблемами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку.

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат.

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):

Когда выдается дубликат?

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

При утере

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):

При порче

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата.

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной, ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

При массовой утрате работодателем

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Как поменять трудовую, если она закончилась?

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Другие случаи

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки.

Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати. Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления.

Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.

Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Кому писать заявление?

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Как правильно написать?

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.

Требуется четкое изложение фактов.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Приказ о выдаче дубликата

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ, согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.

Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.

Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.

Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.

Срок выдачи

Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней. В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.

Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.

Заполнение новой трудовой

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. Постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» №69 от 10 октября 2003 г.

Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Как оформляется?

Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?

Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой.

Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.

По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.

Это законодательно установлено и пока ГОСзнаком не придумана альтернатива таким документам при выдачи их дубликатов.

Какие записи необходимо сделать?

В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи. Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Оформление дубликата трудовой книжки (образец):

Какая вноситься запись выдаче дубликата?

Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».

Образец трудовой книжки (дубликата):


Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.

Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):

Что делать, если старая трудовая закончилась?

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.

Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.

Можно ли избавиться от трудовой?

У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа.

Полезное видео

Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.

Заключение

Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.

Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Оформление дубликата трудовой книжки

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 9

Оформление дубликата трудовой книжки

Нормативно-правовые акты, которыми следует руководствоваться

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен следующими нормативно-правовыми актами:

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69;

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Случаи, в которых выдается дубликат

Дубликат трудовой книжки выдается организацией по месту последней работы в следующих случаях:

— при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной (может быть выдан по желанию работника);

— при утере трудовой книжки работником;

— при утрате трудовой книжки должностными лицами организации;

— если трудовая книжка пришла в негодность (замазана, обгорела, изорвана и т.д.).

Процедура оформления дубликата

Рассмотрим подробнее, как оформляется дубликат трудовой книжки и какие документы необходимы для его оформления.

При наличии записи, признанной недействительной,

или если трудовая книжка пришла в негодность

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной. Выдача дубликата трудовой книжки производится организацией по месту последней работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, где выдан дубликат.

Если лицо потеряло трудовую книжку

Работник, потерявший трудовую книжку, должен сообщить об этом работодателю по последнему месту работы. Тот, в свою очередь, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются владельцу.

Кроме записи о работе в предпоследних организациях необходимо внести информацию и о работе и награждениях в организации, которая восстанавливает трудовую книжку.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Образец трудовой книжки смотрите в примере.

Сведения о работе ТК N 8604301

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │

│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │

│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │

│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │

│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │

│ │ │ │ │Общий трудовой стаж │ │

│ │ │ │ │до приема в Общество │ │

│ │ │ │ │5 лет 8 месяцев 18 дней│ │

│ 1 │ 24 │ 04 │ 99│Принят в Общество │Справка │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 10.05.2006 N 6│

│ │ │ │ │на должность инженера │ │

│ 2 │ 31 │ 07 │ 01│Переведен │Справка │

│ │ │ │ │в администрацию на │от 10.05.2006 N 6│

│ 3 │ 01 │ 06 │ 03│Уволен по собственному │Справка │

│ │ │ │ │желанию (п. 3 ст. 77 │от 10.05.2006 N 6│

Сведения о работе ТК N 8604301

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │

│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │

│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │

│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │

│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │

│ 4 │ 07 │ 06 │ 03│Принят в Общество │Справка │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 11.05.2006 │

│ │ │ │ │ответственностью │N 10 │

│ │ │ │ │хозяйственный отдел на │ │

│ 5 │ 18 │ 01 │ 05│Уволен по собственному │Справка │

│ │ │ │ │желанию (п. 3 ст. 77 │от 11.05.2006 │

│ │ │ │ │Трудового кодекса │N 10 │

│ 6 │ 12 │ 05 │ 06│Принят в Общество │Приказ │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 12.05.2006 │

│ │ │ │ │ответственностью │N 17 │

│ │ │ │ │в администрацию на │ │

При массовой утрате работодателем трудовых книжек

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Может ли СЗВ-К быть основанием

для оформления дубликата?

Может ли СЗВ-К быть основанием для оформления дубликата трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки может быть выдан на основании надлежаще оформленных документов, имеющих юридическую силу. Попробуем разобраться, является ли СЗВ-К таким документом.

Согласно п. 59 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 21.10.2002 N 122п, страхователем (работодателем) подаются сведения в Пенсионный фонд для проведения конвертации пенсионных прав застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования по форме СЗВ-К. Документ заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Страхователи должны были представить форму СЗВ-К в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации с 01.08.2003 по 01.07.2004. Копии сведений о трудовом (страховом) стаже, представленные в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации страхователем, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 19 Порядка, утвержденного Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 01.10.2003 N 139п). СЗВ-К является надлежаще оформленным документом, имеющим юридическую силу. Поэтому оно может быть основанием для выписки дубликата трудовой книжки.

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Основания выдачи дубликата трудовой книжки. Заявление работника

Трудовая книжка (далее — ТК) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Как и любой документ на бумажном носителе, она может быть утрачена или приведена в негодность, что влечет за собой невозможность ее дальнейшего ведения и использования.

Правительством РФ (пп. 31–33 постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, далее — постановление № 225) предусмотрено право работника на получение ее копии, равной по своей юридической силе оригиналу (дубликата), в таких случаях, как:

  • потеря ТК работником (если она находилась у него, например, в период между трудоустройством у различных работодателей) или по вине работодателя;
  • массовая утрата ТК на предприятии в случае пожара, аварии и других стихийных бедствий;
  • порча бланка ТК (испачкан, порван и т. д.);
  • признание недействительной какой-либо записи (например, об увольнении или переводе).

Для оформления дубликата работник должен обратиться к своему нынешнему работодателю либо последнему работодателю (если на момент утраты или порчи ТК он не работал) с соответствующим заявлением. Образец заявления на дубликат трудовой книжки можно скачать по ссылке: Заявление на получение дубликата трудовой книжки.

Важно! Введение с 2020 года электронных трудовых книжек приведет к тому, что бумажные трудовые книжки и их дубликаты станут не нужны.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки. Действия работодателя по заполнению копии (дубликата)

Руководство обязано предпринять все необходимые действия для того, чтобы в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 постановления № 225), а именно:

  1. Подготовить новый бланк ТК.
  2. Правильно внести записи в ТК.
  3. Издать приказ о выдаче дубликата. Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать по ссылке: Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.

Прочитать о том, как правильно внести записи в дубликат, а также найти образец заполнения копии трудовой книжки можно в нашей статье «Образец заполнения дубликата трудовой книжки на 2019 год».

Если работодатель заполнил дубликат ТК с ошибками, например не внес тот или иной период работы в трудовой стаж, хотя располагал соответствующими сведениями, это может повлечь проблемы для работника при оформлении пенсии. В таком случае работник будет вынужден обращаться в суд с требованием включить пропущенный период в страховой стаж (см., например, решение Нижегородского районного суда г. Н. Новгорода от 20.02.2018 по делу № 2-15915/2017).

Работодатель несет ответственность за несвоевременную выдачу дубликата ТК (дольше 15 дней). В частности, работник вправе требовать компенсации морального вреда за такую задержку, а также возмещения заработка за период задержки выдачи дубликата, если докажет, что не мог трудоустроиться вследствие задержки (см. определение Приморского краевого суда от 02.02.2016 по делу № 33-757/2016).

Порядок оформления дубликата в случае массовой утраты ТК

Массовая утрата ТК на предприятии вследствие чрезвычайных обстоятельств, пожара, аварии и других стихийных событий в силу исключительности ситуации не требует заявлений на дубликат трудовой книжки от работников.

В таких случаях дубликаты выдаются всем сотрудникам по инициативе работодателя.

Должна быть создана специальная комиссия, в состав которой входят представители работодателя, профсоюзов, иных заинтересованных организаций (п. 34 постановления № 225). Данная комиссия занимается установлением и подтверждением трудового стажа работников, в том числе истребует и получает все необходимые подтверждающие документы с предыдущих мест работы сотрудников, а также собирает и анализирует сохранившиеся на предприятии приказы, договоры, ведомости, опрашивает свидетелей и т. д.

В наиболее сложных случаях трудовой стаж доказывается в судебном порядке. На основании акта, который выносится комиссией по итогам такой работы, работодатель оформляет дубликат ТК.

Как видим, процесс восстановления утраченной ТК довольно трудоемок. Планируемый Правительством РФ постепенный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года полностью решит проблему сохранности данных работников о трудовом стаже.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит