Правила и порядок ведения трудовых книжек, пункт правил ведения трудовых книжек

Содержание
  1. Правила и порядок ведения трудовых книжек
  2. Правила ведения трудовых книжек
  3. Делопроизводство
  4. Основные правила ведения трудовых книжек в РФ
  5. Условия и требования закона
  6. Правила ведения трудовых книжек
  7. Правила ведения трудовой книжки в России
  8. Общие факты о ведении трудовых книжек
  9. Оформление книжек
  10. Внесение записей
  11. Изменения и исправления
  12. Выдача дубликата трудкнижки
  13. Выдача книжки при увольнении
  14. Оформление вкладышей
  15. Хранение книжек
  16. Аспекты изготовления и приобретения трудовых книжек
  17. Трудкнижки в России: эволюция законодательства
  18. Различия в версиях
  19. В соответствии с пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), определяется порядок взимания
  20. Вопрос
  21. Ответ

Правила и порядок ведения трудовых книжек

С 1 января 2004 года введена новая форма трудовой книжки и правила ведения трудовых книжек.

Записи в трудовой книжке должны производиться без сокращений и под порядковыми номерами в пределах одного раздела.

Пункт 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек обязывает при оформлении трудовой книжки внести в нее следующие данные работника — ФИО, дата рождения.

На основании документов об образовании в трудовую книжку вносятся сведения об уровне образования, профессии, специальности.

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек в трудовую книжку должны быть внесены сведения о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, а также о поощрениях и награждениях, и об основаниях прекращения трудового договора.

Сведения о других взысканиях, кроме увольнения, в трудовой книжке не отражаются.

Ведение трудовых книжек

Порядок ведения трудовых книжек работников предусматривает внесение любых записей только на основании документально подтвержденных данных (приказы, распоряжения и т. д.). Исключение составляет запись о расторжении трудового договора, которая должна быть внесена в день его расторжения.

Помимо трудовой книжки на предприятии заполняется личная карточка сотрудника, а в бухгалтерии открывается лицевой счет (форма Т-54 или Т-54а).

Обязанность работодателя — ознакомить работника под расписку в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью (запись в личной карточке повторяет запись в трудовой книжке).

Подписью на первой странице трудовой книжки работник заверяет правильность содержащихся в ней данных. На первой странице также должна быть подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.

Пункт 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует внесение в трудовую книжку на основании соответствующих документов следующих записей:

• о времени военной службы, о времени службы в органах внутренних дел, налоговой полиции, таможенных органах, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;
• о времени обучения на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Порядок ведения трудовых книжек предусматривает следующие правила заполнения раздела «Сведения о работе»:

• в виде заголовка указываются полное и сокращенное наименования организации;
• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата приема на работу;
• графа 3 — запись о принятии в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификации;
• графа 4 — дата и номер приказа, на основании которого вносится запись.

В случае присвоения работнику в процессе работы нового разряда или категории запись об этом также должна быть внесена в трудовую книжку.

Если за время работы сотрудника наименование организации меняется, запись об этом делается в графе 3 следующим образом: «организация … с … (дата) переименована в . », в графу 4 вносится основание переименования — приказ, распоряжение с датой и номером.

Инструкция по ведению трудовых книжек устанавливает порядок внесения записей в трудовую книжку о работе по совместительству:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата приема на работу по совместительству;
• графа 3 — запись о принятии в организацию в качестве совместителя с наименованием подразделения, должности, квалификации;
• графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись, с указанием даты и номера.

Порядок ведения трудовых книжек предусматривает внесение в трудовую книжку сведений о вознаграждениях:

• награждение государственными наградами, в т.ч. присвоение государственных почетных званий;
• награждение почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
• другие виды поощрений, предусмотренные законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка организации.

Согласно правилам ведения трудовых книжек сведения о премиях, выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку не заносятся.

Сведения о вознаграждениях вносятся в раздел «Сведения о награждении» в соответствии с правилами ведения трудовых книжек:

• в виде заголовка указываются полное и сокращенное наименования организации;
• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата награждения;
• графа 3 — за какие достижения и какой наградой награжден работник;
• графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись о награждении.

Согласно правилам ведения трудовых книжек записи об увольнении работника вносятся в трудовую книжку на основании приказа работодателя в день увольнения в точном соответствии с текстом приказа.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников устанавливает правила внесения записей об увольнении:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);
• графа 3 — причина увольнения (прекращения трудового договора);
• графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись.

Правила ведения трудовых книжек обязывают администрацию выдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

Правила и порядок ведения трудовых книжек регламентируют порядок заполнения всех разделов трудовой книжки, правила и нормы ее хранения, порядок возвращения трудовой книжки работнику.

Правила ведения трудовых книжек

При трудоустройстве работник обязан предъявить трудовую книжку работодателю. Исключение составляет случай, когда работник только начинает свою трудовую деятельность и устраивается на работу в первый раз или собирается работать на условиях совместительства. В случае если сотрудник до устройства на работу в организацию нигде не работал, то согласно статье 65 ТК РФ, работодатель должен оформить ему трудовую книжку.

Напомним, что форма трудовой книжки, а так же правила ее ведения закреплены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Новый порядок заполнения трудовой книжки

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», сориентированному на новый Трудовой кодекс, который пришел на смену КЗоТу, правила заполнения трудовой книжки были изменены.

После принятия нового Трудового кодекса появилась необходимость обновить не только инструкцию по заполнению трудовых книжек, но так же и форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

По словам Алексея Анохина, замначальника отдела правового регулирования труда правового департамента Минтруда РФ, значительных изменений в работе кадровиков в связи с этим не предвидится, так как в основу документа легли положения, закрепленные прежней инструкцией. Так например, документ подтверждающий трудовую деятельность россиянина, по-прежнему будет состоять из тех же основных разделов и заполняться на основании принятых в стране официальных документов.

Однако эти изменения коснулись не только работников кадровых служб, но и всех тех, кто начинает свою трудовую деятельность, переходит с работы на работу или увольняется на пенсию. В этой статье мы расскажем вам, в какие из новых положений необходимо вчитываться особенно внимательно.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Единственное нововведение, пожалуй, в том, что теперь не допускаются никакие сокращения. Записи должны вестись очень подробно. И за этим должен следить не только работник отдела кадров, но и хозяин трудовой книжки. Например, надо знать, что нельзя писать в трудовой книжке «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д.

Пожалуй наиболее важным нововведением стало то, что теперь в трудовых книжках категорически не допускаются никакие сокращения. Теперь все записи должны вестись очень подробно и за этим должен следить не только сотрудник отдела кадров, но и сам обладатель трудовой книжки. Например, надо знать, что нельзя писать в трудовой книжке «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Есть так же изменения в заполнении сведений об увольнении и увольнении с переводом. Теперь при прекращении трудового договора по основании статьи 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращение трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: «Уволен в связи переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переходом на выборную работу (должность), пункт 5 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора , пункт 7 статьи 77 ТК РФ».

Если же расторжение трудового договора происходит по инициативе работодателя, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ или другие основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством. Например: «Уволен в связи с неоднократным неисполнением работником трудовых обязанностей без уважительных причин при уже имеющемся дисциплинарном взыскании, пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе, пункт 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с представлением работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора, пункт 11 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

В том случае, если прекращение трудового договора происходит по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, то в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ. Например: «Уволен в связи с призывом работника на воинскую службу или направлению его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу, пункт 1 статьи 83 ТК РФ» или «Трудовой договор прекращен в связи с признанием работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 статьи 83 ТК РФ.

Если же трудовой договор расторгается по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление различных льгот и преимуществ, то запись об увольнении вносится в трудовую книжку с подробным указанием этих причин. Например: «Уволен по собственному желанию в связи с изменением организационных или технологических условий труда, статья 73 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию в связи с отсутствием указанной работы, статья 73 ТК РФ».

Стоит так же отметить, что правильное заполнение трудовой книжки прежде всего в интересах самого работника, и если он не хочет, чтобы у него возникли сложности в дальнейшем (например при переходе на другую работу или оформлении пенсии), ему необходимо внимательно отслеживать вносимые записи в данный документ.

Образец заполнения трудовой книжки

Правила оформления титульного листа трудовой книжки и внесение в него изменений регламентируются разделом 2 инструкции по заполнению трудовых книжек утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Как правило, здесь у кадровиков вопросов не возникает.

При оформлении трудовой книжки в нее необходимо внести следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество;

дата рождения (число, месяц, год);

После того как будут заполнены данные работника на титульном листе, на нем следует поставить печать организации и подписи сотрудника кадровой службы оформляющего трудовую книжку и ее владельца.

Теперь перейдем к более сложным вопросам, зачастую вызывает трудности заполнение строки «Профессия, специальность». Многие бухгалтеры и кадровики считают, что указывать нужно и профессию, и специальность. Однако в дипломах есть информация о чем-то одном: либо о специальности, либо о профессии. Одновременно профессия и специальность не указываются.

Кроме того, во всех дипломах есть сведения о квалификации. Ее в трудовую книжку вписывать не нужно. Обратите внимание: в строке «Профессия, специальность» должность, на которую поступает работник, также не указывается.

За время трудовой деятельности у сотрудника могут поменяться анкетные данные (например, фамилия), он может получить дополнительное образование, у него может появиться новая профессия. Как отразить эти изменения в трудовой книжке?

Если нужно исправить фамилию, имя, отчество или дату рождения, алгоритм действий такой. Устаревшие данные зачеркиваются одной чертой, а рядом вписываются новые сведения (п. 2.3 инструкции).

Безусловно, указанные исправления можно внести только на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака, свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества и др.). Поэтому на внутренней стороне обложки обязательно должна быть ссылка на номер и дату того документа, на основании которого внесены изменения. Такая ссылка должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Основание — пункт 2.3 инструкции.

Информация о полученном новом образовании, профессии, специальности вносится путем дополнения имеющихся записей (если они есть) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 инструкции). Заметим, что инструкция не содержит требований о том, что на внутренней стороне обложки нужно сделать ссылку на документы, подтверждающие полученное образование. Заполнение раздела «Сведения о работе»

Правила заполнения сведений о работе и исправления этих записей приведены в разделе 3 инструкции. Перечислим некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Как показывает практика, бухгалтеры или кадровики часто используют в трудовых книжках сокращения. Между тем пунктом 11 правил и пунктом 1.1 инструкции установлено, что в трудовой книжке они недопустимы. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Каждый бухгалтер знает, что неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. А вот как правильно это сделать, помнят не все. Поэтому и ошибки в разделе «Сведения о работе» встречаются чаще всего.

Основное правило таково: зачеркивать неправильную запись нельзя (п. 1.2 инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Из пункта 27 правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

А что делать в случае, если, например, организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована? Ответ на этот вопрос дает пункт 28 правил. Исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).

И последнее. При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

Заметим, что на заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе». Дубликат трудовой книжки. Копия трудовой книжки

Когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки? Правила и инструкция предусматривают три случая.

Первый случай. Работник утратил трудовую книжку. Согласно пункту 31 правил в случае утраты трудовой книжки работник должен немедленно сообщить (написать заявление) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы (п. 7.2 инструкции и п. 32 правил).

Сначала записывается суммарный общий стаж работы, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. А затем (при наличии подтверждающих документов) стаж работы расшифровывается по отдельным периодам работы. При этом нужно указывать: в графе 2 — дату приема на работу, в графе 3 — наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят работник, в графе 4 — наименование, номер и дату соответствующего документа.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только подтвержденные данные.

Второй случай. В трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. В этом случае по письменному заявлению работника ему выдается дубликат, в который последовательно переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, кроме той, которая признана недействительной (п. 1.2 инструкции и п. 33 правил).

Третий случай. Трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Порядок выдачи дубликата в этом случае такой же, как и в случае, когда в трудовой книжке есть запись, признанная недействительной.

Когда работодатель обязан выдать сотруднику копию трудовой книжки? По требованию работника. Как сказано в пункте 7 инструкции, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее. Копия (выписка) выдается не позднее трех дней со дня подачи заявления.

Уважаемые посетители сайта, информируем о том, что ИП Дудник Е.В. работает без привлечения наемных работников.
Информация о вакансиях и наборе сотрудников, размещенная от имени ИП Дудник Е.В., является ложной и размещена без ведома ИП Дудник Е.В.

Обращаться к ИП Дудник Е.В. можно исключительно по контактам, указанным на настоящем сайте.

Делопроизводство

Основные правила ведения трудовых книжек в РФ

Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка — это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.

Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.

Условия и требования закона

Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.

К ним относятся:

  • Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
  • Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
  • Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
  • Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.

На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.

Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только при утере или оформлении дубликата.

Ознакомиться с основными документами можно тут:

Правила ведения трудовых книжек

Ответственные лица

Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.

Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. Трудовые договоры, оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.

Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.

На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.

Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.

При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.

В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.

В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • должность;
  • текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
  • дата составления;
  • подпись сотрудника и руководителя организации.

Пример документа:

Пример приказа о назначении ответственного лица

Какие сведения вносятся и как оформляются?

При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.

Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.

Сведения, которые должны быть внесены в документ:

  • Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
  • Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
  • Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.

При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или увольнении, награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.

Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.

При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.

Дополнительные сведения:

  • сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании военного билета;
  • сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
  • восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
  • о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.

Как составляется автобиография при приеме на работу? Ответ — тут.

Основания для записей

Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.

Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, испытательный срок, в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.

Вы указываете только причину записи (прием на работу, перевод, увольнение), дату приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносятся:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
  • награждение, поощрение;
  • увольнение.

Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.

Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2019 года. Дата будет написана: «14.03.2015».

Цвета чернил

Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.

Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.

Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.

Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.

Недопустимость сокращений

Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.

Порядковые номера

Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.

Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.

Сроки внесения

Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Нужно ли писать заявление на выдачу трудовой книжки впервые? Смотрите здесь.

Где должны храниться трудовые книжки? Читайте тут.

Внесение изменений

Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.

Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.

При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.

Пример внесения изменений в титул:

Изменения на титульном листе при получении новой профессии

Исправления в трудовой деятельности:

  • после неверной записи, ставится следующий номер;
  • дата исправления;
  • «запись за № недействительна»;
  • заносится верная информация;
  • приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.

Пример:

Пример внесения изменений в документ

Оформление вкладышей

При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.

В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.

В ТК обязательно указание наличие вкладыша.

Отметка о вкладыше:

Пример отметки о выдаче вкладыша

Ознакомление сотрудников

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.

По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.

После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.

Особенности для ИП

В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.

Таким образом, прочитав статью, у вас не должно возникнуть вопросов при заполнении трудовой книжки.

Следует помнить, что при оформлении новой трудовой книжки вся личная информация вносится на основании документов. Записи о работе заполняются только на основании приказов.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Правила ведения трудовой книжки в России

Трудовая книжка — один из важнейших документов, задействованных при оформлении отношений между работодателем и наемным сотрудником. Нормы обращения с ней определены на уровне федеральных правовых актов. Правила ведения трудовой книжки — образец достаточно строгого законодательства. Какова их специфика?

Общие факты о ведении трудовых книжек

Главный законодательный источник, регламентирующий правила ведения трудовых книжек — 225-е Постановление Правительства России, изданное 16 апреля 2003 года. В нем последовательно изложены все нюансы, касающиеся корректного обращения с данным документом. Рассмотрим общие факты о ведении трудовых книжек, которые содержатся в Постановлении.

Данный правовой акт устанавливает, что трудкнижка — это главный документ, отражающий сведения о деятельности и стаже гражданина. В Постановлении сказано, что работодатели обязаны заводить трудовые книжки (а также продолжать ведение действующих) для каждого сотрудника, который проработал в организации более 5 дней (при условии, что эта работа — основная).

Можно отметить, что в тех достаточно редких случаях, когда работодатель — физлицо, трудкнижка не заводится — это запрещено законом.

Ключевые сведения, которые отражаются в трудкнижке: персональные данные о сотруднике, характере выполняемой им работы, информация о переходах между разными работодателями, факты о наградах за различные достижения. Какие-либо дисциплинарные взыскания в документ не вписываются, если только это не увольнение.

Заполняются трудовые книжки на русском, а в национальных российских республиках возможно использование местных языков, которые имеют статус государственного.

Оформление книжек

Правила ведения трудовой книжки мы можем начать исследовать с пунктов, отражающих особенности заполнения документа. Перечислим важнейшие факты, касающиеся этого процесса:

— если сотрудник принят на работу в первый раз, то компания-наниматель должна оформить трудкнижку для него в течение недели после того, как человек начнет свою трудовую деятельность;

— сведения о сотруднике вписываются в рассматриваемый документ на основе паспорта или иного признанного законом источника, удостоверяющего личность;

— данные об образовании, полученном работником, а также о его специальностях, профессии берутся из дипломов и иных документов, подтверждающих квалификацию;

Как только трудкнижка оформлена, работодатель обязуется корректным образом вести ее. Но по сути дела, все, что может делать компания с трудовой книжкой — это вносить в нее записи и производить корректировки. Поэтому исключительно важно знать, как правильно вносить в соответствующий документ записи.

Внесение записей

Правила ведения трудовой книжки предполагают, что все записи в нее (например, касающиеся переводов, фактов о квалификации, увольнениях, награждениях и т. д.) вносятся на основании приказа, которые должен подписать компетентный человек из руководящего состава компании-работодателя. Внесение в трудкнижку сведений должно осуществляться без использования сокращений. Записи должны сопровождаться порядковым номером. Всякий раз, когда кадровая служба фирмы корректирует трудовую книжку работника, она должна уведомить его об изменениях под роспись.

Если предстоит внесение в документ сведений об увольнении, то формулировки должны полностью соответствовать тем, которые предусмотрены в ТК РФ и иных федеральных законах. Если трудовой договор прекращается в соответствии с 77-й статьей ТК РФ, то в трудкнижке необходимо сослаться на необходимый пункт из 1-й ее части. Если человек увольняется на основании положений 81-й статьи ТК РФ, то в документе также необходимо отразить предусмотренные законом формулировки. Если трудовой договор прекращается в силу не зависящих от работодателя и сотрудника обстоятельств, то ссылка должна быть на положения 83-й статьи ТК РФ.

Если сотрудник пожелает, то в трудкнижке могут быть зафиксированы сведения, касающиеся работы по совместительству (в том числе увольнение с нее). Но для этого работник должен предоставить в кадровую службу документ, которые подтверждает его трудовые отношения с другим работодателем.

В числе иных популярных записей, которые предусматривают правила ведения трудовой книжки — сведения о военной службе (а также о работе в органах внутренних дел и иных государственных и силовых структурах). Также в документ могут быть вписаны сведения, отражающие факт прохождения сотрудниками курсов повышения квалификации.

В трудкнижке, как мы отметили выше, фиксируются сведения о награждениях сотрудника в силу его трудовых достижений. Это может быть информация о государственных наградах, о почетных званиях, о вручении грамот, значков, дипломов и иных видах поощрений, которые предусмотрены законами РФ и локальными правовыми актами работодателей.

Изменения и исправления

Правила ведения трудовой книжки также допускают внесение в данный документ изменений и исправлений. Каким образом они должны производиться? Если речь идет об изменении ФИО, даты рождения, информации об образовании, то действия кадровой службы должны подтверждаться документами, имеющими отношения к обновляемым фактам.

Если так получится, что кадровик ошибся, внося запись в трудкнижку, то это можно исправить. При этом соответствующую корректировку может произвести кадровая служба также и на новой работе, если в ее распоряжении будет подтверждающий документ от предыдущего работодателя.

Если речь идет об исправлениях в разделах, отражающих факты о работе или о награждениях, то неверные данные нельзя зачеркивать: следует делать пометки о том, что они недействительны, а рядом вносится правильная информация.

Возможен сценарий, при котором организация, допустившая ошибку в оформлении трудовой книжки, изменила правовой статус. В этом случае корректировки в документе должна произвести фирма, ставшая правопреемником компании. При ликвидации организации изменения в трудкнижку вносит новый работодатель. Аналогичный сценарий — если нанимателем выступает ИП, ликвидировавший свой статус.

Выдача дубликата трудкнижки

Рассмотрим еще один важный аспект, который включают в себя правила ведения трудовых книжек. 225-е Постановление Правительства РФ допускает выдачу их дубликатов. При этом оснований для проведения данной процедуры может быть несколько. Изучим ключевые, что содержат правила ведения трудовой книжки. Что делать работнику, если он, например, случайно потерял соответствующий документ?

В первую очередь нужно сообщить об этом факте работодателю. По закону, компания должна выдать в этом случае дубликат трудкнижки в течение 15 дней. Оформляя данный документ, работодатель должен внести в него сведения, отражающие стаж работы (который подтверждается документально), а также информацию о наградах.

Возможен вариант с выдачей дубликата вместо действующей трудовой книжки, которая содержит недействительную запись об увольнении или факте перевода на другое место работы. В этом случае новая версия документа будет содержать все необходимые данные, за исключением некорректных.

Правила ведения, хранения трудовых книжек предполагают, что работодатель должен обеспечивать их целостность, не допускать повреждений, не должен терять соответствующие документы. Но бывает так, что в силу разных причин компания все-таки нарушает одно из этих правил. Например, по причине чрезвычайной ситуации. Если так получилось, что трудовые книжки в массовом порядке утеряны работодателем, то трудовой стаж сотрудников, зафиксированный в них, устанавливается специальной комиссией. В ее состав входят компетентные представители компаний-работодателей, различных профсоюзных организаций и иных уполномоченных структур.

Комиссия изучает документы, которые есть у сотрудника — справки или, например, те, что имеют отношение к деятельности профсоюза — билеты, учетные карточки, расчетные книжки. Если соответствующих источников у работника в наличии нет, то факты о том, что он работал в такой-то компании, могут быть подтверждены на основе свидетельских показаний двух и более человек, которые когда-то являлись коллегами для человека. После работы комиссии дубликаты документов, оформленные в установленном порядке, выдаются работникам. Возможно также подключение судов к процессу установления длительности трудового стажа.

Выдача книжки при увольнении

Существует несколько нормативных актов, так или иначе коррелирующих с Постановлением, которое устанавливает правила ведения трудовой книжки. Согласно ТК РФ, в частности, работодатель обязан выдать сотруднику соответствующий документ на руки после увольнения. Как это осуществляется на практике?

В процессе увольнения записи, которые кадровая служба работодателя вносила в трудкнижку сотрудника, должны быть в установленном порядке заверены. Также свою подпись должен поставить сам работник. Если информация в трудкнижку вносилась не только на русском, то заверяются формулировки также и на другом языке.

Оформление вкладышей

К трудовой книжке также может прилагаться оформленный в установленном порядке вкладыш. Обладает он уникальными идентификаторами — серией и номером. Он применяется, если в трудкнижке заполнены все или относящиеся к какому-либо из разделов страницы, в результате чего вписывать новые сведения некуда.

Вкладыш ведется согласно тем же правилам, что и трудовая книжка, и без этого документа он недействителен. Всякий раз, когда кадровая служба оформляет вкладыш, необходимо ставить штамп, отражающий этот факт, в трудкнижке.

Хранение книжек

В 225-м Постановлении отражаются не только базовые правила ведения трудовой книжки. Как хранить данные документы, а также вести их учет, там также рассказано. Можно отметить, что соответствующие процедуры работодатель должен вести не только в отношении действующих трудовых книжек и вкладышей, но также и бланков.

Для обеспечения корректного учета документов компания должна завести несколько документов:

— приходно-расходную книгу, в которой фиксируются сведения по бланкам трудкнижек и вкладышей;

— книгу учета движения документов.

Формы соответствующих документов определяются в нормативных актах, издаваемых органами исполнительной власти РФ. Касательно приходно-расходной книги — в нее должны заноситься сведения обо всех процедурах, отражающих получение или же, расходование бланков, о которых идет речь. Необходимо, осуществляя учет, указывать серию и номер каждого документа. В книге учета движения книжек и прилагаемых к ним вкладышей необходимо регистрировать документы, которые принимаются от сотрудников, поступающих на работу, а также трудкнижки и дополняющие их вкладыши. При увольнении сотрудник фирмы расписывается в обеих книгах.

Бланки трудкнижек и вкладышей подлежат хранению в качестве документов строгой отчетности. Выдаются они только компетентным сотрудникам компании по заявке. Специалист соответствующего профиля должен предоставлять в свою бухгалтерию отчет о том, как обстоят дела с количеством бланков, о денежных суммах, что получены за трудкнижки и вкладыши.

Аспекты изготовления и приобретения трудовых книжек

Трудкнижка — важнейший документ, и потому изготавливается он в порядке, который утверждается на уровне официальных органов власти. Бланки трудовых книжек, а также вкладышей обладают соответствующими элементами защиты. Компания-работодатель должна сама приобретать рассматриваемые типы документов, но, вместе с тем, вправе брать на себя компенсацию соответствующих издержек со стороны работников.

Трудкнижки в России: эволюция законодательства

Интереснейшие факты отражает эволюция законодательства, устанавливающего правила ведения трудовых книжек. Россия — государство с часто меняющимися законами во многих сферах. По мнению многих юристов, сфера трудового права и смежного с ним отраслей — яркий тому пример.

Прежде всего, отметим, что правила ведения трудовой книжки до 2003 года и те, что установлены сейчас, регулировались принципиально разными нормативными актами. Несмотря на то что к 2003-му современная российская государственность вполне состоялась, в сфере регулирования оборота трудкнижек действовали советские законы. Так, порядок заполнения соответствующих документов регулировался постановлением №656 от 06.09.1973 г., изданного Совмином СССР, а также Всесоюзным центральным советом Профсоюзов совместно — «О трудовых книжках рабочих и служащих». В соответствии с данным источником права была также издана Инструкция, согласно которой должен был осуществляться учет трудкнижек на советских предприятиях. Утвержден данный документ был, в свою очередь, Постановлением Госкомтруда СССР. Один из самых доступных ресурсов, с помощью которых можно для справки найти советские правила ведения трудовой книжки — «Консультант». Но встречается данный документ и в других справочно-правовых системах.

Какие интересные факты содержат советские правила ведения трудовых книжек? Россия сильно их изменила? В принципе, многие из положений изданного в СССР правового акта были схожи с теми, что мы наблюдаем в современном законодательстве. Так, например, в одном из положений советского документа сказано, что сотрудники должны знакомиться с фактами внесения любых изменений в трудкнижки или вкладыша в нее. Примерно те же формулировки, как мы отметили выше, содержат правила ведения трудовых книжек 2014 года.

Также в числе норм, имеющих характер схожести с современными — положение о том, что с каждой записью в трудкнижке, отражающей факт приема человека на работу, увольнение или перевод на другое место выполнения трудовых обязанностей, кадровая служба должна ознакомить сотрудника под роспись.

Вместе с тем, на уровне указанных нами положений прослеживаются также значительные различия между советским и российским подходом к ведению трудкнижек. Так, например, в правовых актах, изданных в СССР, было сказано, что сотрудник должен ставить подписи, заверяющие те иные корректировки в документе, в специальных формах. В то время как правила ведения трудовых книжек 2014 года допускают, что человек может подписываться также и в самой трудовой книжке.

Различия в версиях

Другой важнейший исторический аспект, отражающий специфику российских трудкнижек — то, что выпускаются они в разных сериях. Сейчас их насчитывается 5. Самая первая серия вышла на следующий год после того как были введены новые правила ведения трудовых книжек российского образца, заменившие советские нормы. Серия получила индекс ТК. В сравнении с предыдущими версиями трудкнижек, бланк немного уменьшился, изменил цвет.

Серия ТК характеризуется несколькими степенями защиты. Так, например, на всех страницах трудкнижек присутствует видимое в ультрафиолетовых лучах словосочетание «Трудовая книжка», а также водяные знаки в виде аббревиатуры ТК. Листы документов новых серий сшиты с помощью нити «Биколор», которая состоит из двух цветов.

Как мы отметили выше, с 2004 года вышло 5 серий трудовых книжек. В 2004-2005 годах — ТК, в 2006 — 2007-х использовалась другая серя — ТК — I, с 2008 года по июнь 2010-го — следующая, ТК — II, затем — ТК — III, действовавшая до 2012 года. В 2013 году вышла новейшая серия трудкнижек — ТК — IV.

Какое это имеет практическое значение? Дело в том, что принадлежность трудкнижки той или иной серии может повлиять, к примеру, на определение ее подлинности. Если документ серии 2012 года содержит данные, даже если соблюдены все правила ведения трудовой книжки, 2010 года, то он будет недействителен. Быть может, работодатель попросту не смог проследить за соответствием года выпуска книжки тому моменту, когда она заполнялась, но законодатель может трактовать это как подделку документа. Можно также отметить тот факт, что работодатели обязаны удостоверяться в том, что трудкнижки, приносимые работниками с предыдущих предприятий, подлинные — и не только посредством проверки соответствия информации, отраженной в документе, году выпуска его серии.

В соответствии с пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), определяется порядок взимания

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

В соответствии с пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), определяется порядок взимания платы за бланк. В нем установлено: по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организацииПункт 47 Правил указывает, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.Вопросы:1) Плата взимается при оформлении трудовой книжки (вкладыша) ИЛИ при выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) на руки, которая производится при прекращении трудового договора?2) Каким образом лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, оформить факт получения от работников платы за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них?

Ответ

По вопросу 1. Плата взимается при оформлении трудовой книжки (вкладыша) ИЛИ при выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) на руки, которая производится при прекращении трудового договора?

Плата взимается при оформлении трудовой книжки впервые и при оформлении вкладыша в трудовую книжку (если в ней закончились страницы одного из разделов).

В данном случае под выдачей понимается выдача бланка, который только после его оформления вносится в книгу учета трудовых книжек уже как документ, подтверждающий стаж работника.

Эти выводы можно сделать, в том числе, на основании: Письма Минфина России от 27.11.2008 № 03-07-11/367 НДС и НДФЛ: выдача трудовых книжек или вкладышей; Письма Минфина России от 06.08.2009 № 03-07-11/199 О порядке применения НДС при выдаче работникам трудовых книжек

По вопросу 2. Каким образом лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, оформить факт получения от работников платы за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них?

 Либо плату за трудовую книжку получает кассир (если оплата производится путем передачи наличных денежных средств работником). В этом случае работнику выдается приходный кассовый ордер;

 либо на основании заявления работника бухгалтерия удерживает денежные средства из начисленной работнику заработной платы;

 либо при безналичной оплате работнику бухгалтерия выдает счет на оплату, на основании которого работник осуществляет перевод денег на счет организации со своего счета.

Стоимость бланка, которую должен возместить сотрудник, определяется фактическими затратами работодателя на его приобретение.

Соответственно, работник кадровой службы может подтвердить факт оплаты работником бланка трудовой книжки: копией приходного ордера, копией приказа об удержании средств из его заработной платы по заявлению самого работника; выпиской со счета работника о безналичной оплате.

Но бухгалтерия может сама получить данные сведения, запросив выписку по своему счету о поступлении средств (при безналичной оплате), а иные первичные учетные документы изначально должны быть в бухгалтерии. В связи с чем в отчете можно указать способ оплаты, а подтверждающие документы уже есть в бухгалтерии.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Может ли организация взимать с сотрудника плату за новый бланк трудовой книжки или вкладыша в нее

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Кроме того, работодатель может удержать стоимость бланка из зарплаты по заявлению сотрудника.

Стоимость бланка, которую должен возместить сотрудник, определяется фактическими затратами работодателя на его приобретение.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

 произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

 бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении. В таком случае именно виновный должен возместить организации стоимость испорченного бланка.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ситуация: Какую стоимость должен возместить работник за оформление нового бланка трудовой книжки или вкладыша

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). То есть берется сумма, по которой данные книжки или вкладыши оприходованы в бухучете. Как правило, это стоимость трудовых книжек по договору с поставщиком за вычетом НДС, если поставщик книжек работает с НДС, а организация имеет право на вычет.

Стоимость трудовых книжек должна быть отражена в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых. И именно ее должен возместить работодателю сотрудник.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С уважением и пожеланием комфортной работы, Михаил Жамков,

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит