График отпусков, пример заполнения графика отпусков 2019

Содержание
  1. График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7
  2. Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7
  3. Кто составляет график отпусков
  4. Ответственные лица
  5. Составление графика
  6. Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
  7. Кто может идти в отпуск вне графика
  8. График отпусков на 2019 год: составляем и утверждаем (бланк и образец)
  9. Планирование отдыха на 2019 год
  10. Что говорит закон
  11. Порядок заполнения
  12. Как запланировать отдых
  13. Кто может отдыхать в удобное время
  14. Порядок проведения корректировок
  15. Вывод
  16. График отпусков
  17. График отпусков: как правильно составить
  18. График отпусков: правила оформления и внесение изменений
  19. Что отразить в графике отпусков
  20. График отпусков:
  21. График отпусков: бланк
  22. Приказ о графике отпусков: образец
  23. Приказ о составлении графика отпусков: образец
  24. Утверждение графика отпусков
  25. График отпусков образец заполнения в 2019 году
  26. Внесение изменений в график отпусков
  27. Где в графике отпусков отражаются изменения
  28. Внесение дополнений в график отпусков
  29. Сколько времени нужно хранить график отпусков
  30. Ответственность за отсутствие графика отпусков
  31. Отпуск в табеле учета рабочего времени
  32. Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец
  33. Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени
  34. Заполняем образец графика отпусков на 2020 год
  35. Чье мнение учитывать при составлении
  36. Форма графика
  37. Что отражать в графике
  38. Правила оформления
  39. Внесение изменений и отмена
  40. Знакомить ли с документом персонал
  41. Срок хранения
  42. График отпусков образец заполнения 2018-2019
  43. Сроки
  44. Штраф
  45. Кого включать
  46. Образец заполнения
  47. Инструкция

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков на 2019 год: составляем и утверждаем (бланк и образец)

Под конец года многих интересует вопрос утверждения графика отпусков на 2019 год. Напомним, что предоставление отпусков – одна из важнейших сфер трудовых отношений. Порядок в этой области напрямую влияет на мотивацию работников и психологический климат в коллективе, а значит – и на результаты деятельности компании в целом. Свести к минимуму возможные проблемы позволяет утвержденный регламент предоставления сотрудникам дней отдыха. Рассмотрим, как правильно составить график отпусков на 2019 год и приведем образец.

Планирование отдыха на 2019 год

Польза для сотрудника здесь очевидна. Работник с начала года знает, когда будет отдыхать и может планировать поездки и другие мероприятия в 2019 году.

Не менее значимо планирование отдыха сотрудников и для работодателя. Оно позволяет гарантировать отсутствие сбоев в бизнес-процессах из-за временного снижения численности в том или ином подразделении.

Кроме того, такой план важен и для управления финансами. Он позволяет создать резервы для формирования отпусков на 2019 год и своевременно выплатить сотрудникам все положенные суммы.

Что говорит закон

Основным нормативным актом, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации, является ТК РФ. График отпусков упоминается в ст. 123 Кодекса, которая посвящена очередности их предоставления.

Обязательность его составления зависит от юридического статуса работодателя. Индивидуальные предприниматели и другие физические лица, нанимающие работников, могут предоставлять им отпуска по соглашению сторон (ст. 305 ТК РФ, письмо Роструда от 20.12.11 N 3683-6-1).

В данном случае чиновники только рекомендуют физическим лицам планировать отдых сотрудников, если они нанимают большое количество работников. Сколько именно для этого должна составлять численность – остается на усмотрение работодателя.

А вот для юридических лиц никаких «поблажек» не предусмотрено. Они должны руководствоваться ст. 123 ТК РФ при любой численности персонала, даже если речь идет об 1-2 сотрудниках. За отсутствие графика отпусков организация может быть оштрафована на сумму от 30 до 50 тыс. руб., а ответственные должностные лица – на сумму от 1 до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Документ должен быть составлен и утвержден не позднее, чем за 2 недели до начала года. Если в компании есть профсоюзная организация, то необходимо учесть ее позицию в этом вопросе.

Унифицированная форма Т-7 «График отпусков» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк формы Т-7 можно здесь.

На сегодня большинство форм первичных документов (кроме кассовых и банковских) носят рекомендательный характер. Компании имеют право самостоятельно разрабатывать бланки при условии соблюдения общих требований к документации.

Что касается формы Т-7, то в большинстве случаев организации используют типовой бланк с небольшим дополнением. О каких дополнительных сведениях идет речь и как правильно заполнить бланк – читайте в следующем разделе.

Порядок заполнения

Форма Т-7 представляет собой таблицу. Как правило, она включает в себя следующую информацию.

  1. Структурное подразделение (отдел, цех, участок и т.п.).
  2. Должность.
  3. ФИО и табельный номер.
  4. Общее количество дней отдыха.
  5. Плановая и фактическая дата начала отпуска.
  6. Приказ о переносе (при необходимости).
  7. Плановая дата с учетом переноса.
  8. Примечание.
  9. Подпись сотрудника.

В форму следует включить информацию как об основных отпусках, так и о дополнительных. Если сотрудник имеет неиспользованные дни отпуска, подлежащие переносу на следующий год, то они тоже включаются в данный документ.

График подписывает начальник кадровой службы, согласует профсоюзная организация (при наличии) и утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно скачать здесь.

Последняя графа (подпись работника) отсутствует в типовой форме. Но обычно предприятия добавляют ее. Это необходимо, чтобы снизить вероятность возникновения конфликтных ситуаций.

Впрочем, совсем избежать их удается нечасто – слишком уж чувствительный вопрос. Как на практике происходит планирование отдыха работников – рассмотрим далее.

Как запланировать отдых

На первом этапе руководители подразделений собирают от сотрудников пожелания по времени отдыха в 2019 году. Затем нужно согласовать эти даты так, чтобы свести к минимуму потери для ведения бизнес-процессов. Это весьма непростая задача.

Не секрет, что большинство работников стремятся отдохнуть в летний период или в «бархатный сезон». Чтобы максимально учесть интересы как сотрудников, так и самой компании, нередко практикуется разделение отпуска на части. Закон это допускает, если одна из частей составляет 14 календарных дней или больше (ст. 125 ТК РФ).

Иногда во внутренних нормативных документах организации указывают максимальное количество работников, которые могут одновременно находиться в отпуске. Но необходимо учитывать, что существуют сотрудники, имеющие право выбирать удобное для себя время отдыха. О них расскажем в следующем разделе.

Кто может отдыхать в удобное время

Если руководители компании заботятся о своих сотрудниках, то они будут стараться максимально учесть их потребности. Но в общем случае работодатель не обязан предоставлять каждому из них отпуск в 2019 году тогда, когда он захочет.

Однако существуют работники, которые по закону имеют право на отдых в удобное для них время:

  1. Кавалеры высших государственных наград.
  2. Почетные доноры.
  3. Пострадавшие от радиации (Чернобыль, Семипалатинск, ПО «Маяк»)
  4. Работники в возрасте до 18 лет.
  5. Внешние совместители
  6. Отдельные категории родителей с детьми (например, те, кто воспитывают ребенка – инвалида).

Работодателям следует обратить внимание на новую льготную категорию – это родители с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет (закон от 11.10.2018 N 360-ФЗ «О внесении изменения…»). Многодетным сотрудникам дали право брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время. Эту привилегию прописали в статье 262.2 ТК, которая вступит в силу 22 октября 2018 года.

Нарушение прав любой из перечисленных выше категорий сотрудников является административным правонарушением. За него предусмотрено наказание в виде штрафа по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Поэтому при планировании отпусков на следующий год со всех таких работников нужно собрать заявления с указанным желаемым периодом отдыха.

Порядок проведения корректировок

В течение 2019 года может возникнуть необходимость перенести время отдыха сотрудников. Такие ситуации предусмотрены ст. 124 и 125 ТК РФ:

  1. По желанию работника.
  2. В связи с болезнью работника или вследствие исполнения им государственных обязанностей, предусматривающих освобождение от работы.
  3. Если это необходимо для обеспечения бесперебойной работы организации.

Во всех этих случаях в форму вносятся изменения. Для них предназначены графа 8, в которой указывается документ – основание и графа 9, содержащая уточненную дату начала отдыха сотрудника.

Новые сотрудники имеют право на отдых через 6 месяцев после оформления (ст. 122 ТК РФ). Следовательно, все работники, начавшие трудиться в первом полугодии, имеют право отдыхать в текущем году. Понятно, что в документе, составленном в прошлом году, их нет.

Закон не регулирует данный вопрос, поэтому работодатель может поступить по своему усмотрению: либо подготовить дополнение, либо – предоставлять таким сотрудникам дни отдыха «в рабочем порядке», на основании заявления и отдельного приказа. Выбор во многом зависит от количества принятых «новичков» – если это 1-2 человека, то вряд ли есть смысл ради них вносить специальные корректировки.

Вывод

Этот документ регулирует порядок предоставления сотрудникам дней отдыха. При его формировании нужно учитывать, как пожелания работников (в т.ч. права льготников), так и потребности организации.

Внесение изменений в форму производится при переносе или продлении отпусков на основании приказов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике Комментарий
Список сотрудников В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска Буквенный код Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15
Оплачиваемый учебный отпуск У 11
Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядку Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Итого отработано за I половину месяца
1 2 3 4 5
1 Петрова Елена Федоровна, бухгалтер 054 Я Я Я Я Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я 6
8 8 8 8 8 8 48

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

  • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
  • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Заполняем образец графика отпусков на 2020 год

Чье мнение учитывать при составлении

График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель принимает во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

  • женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
  • сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
  • почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • пострадавшие из-за Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Форма графика

Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Что отражать в графике

В шаблоне графика отпусков на 2019 год в Excel обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

  • основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
  • дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
  • дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Инструкция, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год:

Шаг 1. Собрать пожелания работников.

Шаг 2. Последовательно заполнить все ячейки бланка.

Шаг 3. Составить приказ и ознакомить с ним коллектив.

Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения закрепляется в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

  • ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
  • ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
  • сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения предоставляются в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу (образец составляется на предприятии самостоятельно либо используется законодательно утвержденный), собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

Внесение изменений и отмена

Составленный образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7 — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса. Вот как это выглядит в образце.

Изменения вносятся в случае:

  • временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
  • отзыва из него;
  • если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем периоде неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика после его утверждения уже невозможна, все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформляются в виде приложений.

Знакомить ли с документом персонал

Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть план отдыха на 2020 необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2021.

График отпусков образец заполнения 2018-2019

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

До 15 декабря 2016 года для 2017 года.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Инструкция

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления. Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Графа 1 Структурное подразделение

Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.

Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания

Графа 3 Фамилия, имя, отчество

Сведения указываются без сокращений

Графа 4 Табельный номер

Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться

Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней

Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.

Графа 6 Отпуск. Дата запланированная

Дата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем , работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др. )

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков — это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной, утвержденной государством стандартной форме № Т-7 «График отпусков», которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7. Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием. В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Понравилась статья? Добавьте к себе:

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит