Оформление вкладыша в трудовую книжку, правильно оформляем вкладыш трудовую книжку

Содержание
  1. Оформление вкладыша в трудовую книжку
  2. Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку
  3. Правила оформления вкладыша
  4. Что делать если у работника изменилась фамилия
  5. Что делать, если запись попала не в тот раздел
  6. Что делать если на вкладыше отсутствует печать
  7. Как оформить вкладыш в трудовую книжку?
  8. Вопрос
  9. Ответ
  10. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша
  11. Форма документа
  12. Приобретение вкладыша
  13. Правила вшивания
  14. Ошибки при вшивании
  15. Алгоритм заполнения
  16. Нюансы заполнения
  17. Как исправить ошибку?
  18. Чего делать нельзя?
  19. Действует ли бланк без трудовой книжки?
  20. Штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку
  21. Когда данная запись необходима
  22. Как правильно оформить
  23. Где указывается отметка
  24. Имеет ли форма штампа законодательную базу
  25. Приобретение вкладыша
  26. Штамп или запись – что правильно
  27. Как правильно вшить бланк
  28. Запись неверная – что делать
  29. Заключение
  30. Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку
  31. Вшивание вкладыша
  32. Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Не каждому из нас доводится иметь дело с таким документом, как вкладыш в трудовую книжку. Но если все-таки дело дошло до этого, то необходимо знать о том, что это такое, и как им пользоваться. Для того чтобы оградить себя проблем при выходе на пенсию или переходе на другую работу, эта информация также будет нужна.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выполняет роль дополнения к документу, когда все страницы уже исписанны. Всю книжку можно исписать не только переходя с одного рабочего места на другое, но и при карьерном росте в границах одной организации. Поощрения также занимают много места в трудовой.

Окончание трудовой книжки не является поводом для прекращения трудовой деятельности или покупки нового документа. Для того чтобы сделать вкладыш, необходимо обратиться в отдел кадров, сотрудники которого подошьют к документу бланк.

Обычно он имеет вид напечатанного шаблона, который не очень то и отличается от формата самой книжки, но имеет свои отличительные черты. Запись во вкладыш вносятся в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. Вопросы возникают только при первичном прикреплении и оформлении дополнительного листа.

Следует иметь в виду, что вкладыш должен быть выполнен на специальном бланке, который защищен он подделок. Он должен иметь свой номер, который впоследствии будет внесен в местный реестр перемещения документации (обычно это журнал учета).

Исправление ошибок – это самая сложная часть работы с трудовыми, так как многие разделы исключают возможность корректировки как таковой.

Правила оформления вкладыша

В первую очередь следует знать о том, какие органы имеют право на совершение акта заполнения вкладыша. Нынешнее законодательство поручило эту функцию работодателю (в основном, в лице уполномоченного лица из отдела кадров).

При заполнении листа-вкладыша нужно внимательно следить за тем, правильно ли заполнен бланк, и внесена ли информация о нем в отчетную документацию. Фиксировать акт прикрепления вкладыша нужно для того, чтобы доказать легитимность сего действия.

Отмечать бланк нужно также и на титульной странице самой трудовой:

  • В качестве отметки служит штамп, на котором помещена надпись «выдан вкладыш». Под печатью нужно в обязательном порядке указать дату фактического прикрепления вкладыша.
  • Еще одной обязательной отметкой на обложке является указание номера и серии документа. Будьте внимательны, переписывая эти данные, так как «черкать» обложку трудовой не разрешается. Если же ошибка все-таки произошла, это повлечет за собой новую лавину изменений и записей, которые придется внести в трудовую, вкладыш, и учетный журнал.
  • Нужно обязательно соблюдать очередность процедуры: сперва заполнить бланк вкладыша, и только после этого делать отметку на лицевой стороне трудовой книжки. Этот порядок нужно изначально взять за правило, чтобы в дальнейшем не путаться, работая с несколькими документами одновременно.

Если же кадровый сотрудник или руководитель допустил ошибку при заполнении самой ведомости или при указании ее серии и номера, ему придется пройти через ряд процедур, среди которых:

  • Аннуляция вкладыша.
  • Составление акта о его недействительности.
  • Изъятие вкладыша.
  • Заполнение и прикрепление нового вкладыша.
  • Отметка и печать о новом дополнении.

Что делать если у работника изменилась фамилия

В случаях, где имеет место изменение фамилии сотрудника, в трудовой книжке которого уже есть вкладыш, необходимо соблюсти процедуру изменения данных, как в самом вкладыше, так и в трудовой.

При этом неважно, изменил ли работник только фамилию, или же решил полностью переделать свою личность.

При изменении даты рождения и данных об образовании, процедура не будет отличаться от той, которую необходимо совершить при изменении фамилии:

  • Прежде всего, необходимо четко перечеркнуть устаревшие данные на обложке трудовой и во вкладыше.
  • Над старыми данными (или рядом с ними) надписываются новые.
  • На внутренней стороне трудовой делается отметки со ссылками на изменения.
  • Ссылки заверяются печатью и подписью руководителя или кадрового сотрудника.

Что делать, если запись попала не в тот раздел

Поскольку человеческий фактор еще никто не отменял, ошибки в документации случаются весьма часто. Невнимательность кадровых сотрудников часто проявляется при внесении записей в реестр.

На самом деле запись о вкладыше должна быть занесена в раздел «Сведения о работе», но ее часто записывают в тот, который называется «Сведения о награждениях».

Такую путаницу можно объяснить тем фактом, что лист для сведений о работе часто бывает, переполнен, и сотрудники отдела кадров могут ошибочно перелистнуть страницу и начать писать там, где этого делать уже не стоит.

Сложность такой ошибки в том, что согласно 30-му пункту нормативного акта о заполнении рабочей документации, ошибки в данных разделах нельзя просто зачеркнуть, заменив их новыми сведениями, как это было с фамилией.

Для того чтобы внести изменения в графы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», нужно официально признать все написанное там недействительным и только потом вносить новую информацию.

Нумерацию записи присваивает сотрудник отдела кадров, секретарь, или сам руководитель, основываясь на порядковом номере записи в журнале, отведенном для регистрации подобных случаев.

Что делать если на вкладыше отсутствует печать

Бывает так, что руководитель забывает поставить печать во вкладыше. Чаще всего такой недочет обнаруживается при поступлении на работу в новой организации.

Что делать сотруднику в такой ситуации?

  • Обратиться по месту бывшей работы и попросить поставить соответствующую отметку.
  • В случае возникновения проблем, напомнить сотрудником отдела кадров о том, что они совершили ошибку, нарушив пункт 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
  • Если даже после этого сотрудники отказываются исправлять ошибку, смело обращаетесь в суд. Но как правило, дело не заходит так далеко.

Знайте, что даже в случае неприятного расставания с работодателем, ни он, ни его сотрудники, не имеют право отказать вам в редактировании трудовой.

Образцы заполнения вкладыша

Так как вкладыш является официальным документом, его заполнение требует соблюдения определенных правил, нарушение которых может стать причиной привлечения к ответственности руководителя или другого сотрудника, заполнявшего документ.

Владельцу, в свою очередь, также не стоит пассивно наблюдать за происходящим, если он обнаружил ошибку в любой документации. Необходимо четко знать свои права и обязанности и не стесняться поправить тех, кто допустил погрешность, заполняя ваш документ.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Ответ

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Когда выдаете вкладыш, в трудовой книжке поставьте штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша ( п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Место в трудовой книжке, где нужно ставить штамп, закон не предусматривает. На практике штамп ставят в верхнем правом углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже несвободны, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку ( п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие разделы трудовой книжки, которые еще свободны, неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Когда выдаете вкладыш, в трудовой книжке поставьте штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша ( п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Место в трудовой книжке, где нужно ставить штамп, закон не предусматривает. На практике штамп ставят в верхнем правом углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

  • принимать чистый вкладыш от сотрудника;
  • требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

  • при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
  • при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

  • при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
  • при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

  1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
  2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
  3. Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

  • необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
  • открыть бланк вкладыша посередине;
  • сделать шилом два отверстия – в трудовой и во вкладыше;
  • с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

  1. Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
  2. Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Нюансы заполнения

Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

  • бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
  • без трудовой вкладыш не действителен;
  • нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
  • если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
  • при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
  • если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Как исправить ошибку?

Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.

Чего делать нельзя?

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно. Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:

  1. Использовать новую трудовую вместо оформления бланка вкладыша.
  2. Подшивать или приклеивать в трудовую вместо вкладыша чистые листы.
  3. Делать исправления в разделе «Сведения о награждениях», то есть менять последнее слово на слово «о работе».

За действия любого характера, которые не прописаны в Правилах ведения трудовых книжек и вкладышей, работодатель может быть оштрафован.

Действует ли бланк без трудовой книжки?

Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним. И если первые являются действительными сами по себе, то как обстоят дела с вкладышами? Можно ли их предъявлять отдельно от трудовых?

Согласно основным Правилам и инструкциям по ведению и заполнению данных документов, отдельно вкладыш недействителен, и уж тем более использование его без трудовой книжки невозможно.

Учитывая ТК РФ, работодатель или специалист по кадрам не имеют право совершать действия следующего характера, если гражданин предъявляет только вкладыш:

  • оформлять данного гражданина на работу;
  • увольнять гражданина с данного места работы;
  • делать какие-либо записи в таком бланке вкладыша;
  • совершать другие действия с бланком.

Документ имеет вес и может быть принят во внимание только тогда, когда он вшит в трудовую книжку по всем установленным правилам, а на титульном листе есть запись, говорящая о регистрации данного документа.

Штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку

Вкладыш является таким же важным и унифицированным документом, как и трудовая книга, поэтому запись о его выдаче должна формироваться согласно всем правилам делопроизводства.

Когда данная запись необходима

Трудовая книжка является носителем большого количества информации о деятельности владельца:

  • трудоустройство;
  • увольнение;
  • работа по совместительству – ее также доступно фиксировать в трудовом документе;
  • перевод;
  • реорганизация предприятия;
  • ошибки кадровиков, требуют внесения дополнительной информации.

Все это приводит к быстрому исчерпанию листов книги, особенно, если владелец активно меняет места трудовой деятельности.

В случае полного заполнения листов трудовой, недопустимо:

  • заводить новый документ;
  • менять разделы трудовой местами;
  • вклеивать, вшивать чистые листы трудовой книжки.

В таком случае требуется применение вкладыша, который является точной его копией и продолжением разделов.

Как правильно оформить

Оформление вкладыша происходит следующим образом:

  1. Приобретение бланка – после окончания полей в основном документе для внесения информации необходимо выполнить приобретение вкладыша. Согласно законодательству эту процедуру должен выполнить работодатель, но возмещение расходов работнику, который приобрел бланк самостоятельно, также допускается.
  2. Оформление перед началом применения – заполнение титульного листа: ФИО сотрудника, дата рождения, образование согласно документации, профессия согласно диплому, дата заполнения – первая запись, ФИО работника, выполняющего заполнение.
  3. Заполнение разделов – заполнение выполняется так же, как и трудовой книжки: нумерация является продолжением нумерации трудовой, далее идет графа с датой внесения информации, после указываются основные сведения – прием/увольнение на работу, в итоге указываются реквизиты документа-основания.

При этом следует помнить, что записи необходимо вносить по факту на текущий момент из-за чего некоторые сведения могут отличаться от записей на титульном листе трудовой книги.

Где указывается отметка

Работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним, с этой целью отдел кадров ведет книгу учета, кроме этого бухгалтерией ведется приходно-расходная книга.

Отсюда следует, что согласно требованиям п. 40 Правил ведения трудовых книг делается 3 отметки:

  1. На титульном листе или обложке трудовой книжки ставиться штамп, который содержит сведения о выдаче вкладыша и строки для указания его реквизитов.
  2. В приходно-расходной книжке.
  3. Книге учета движения трудовых документов.

Имеет ли форма штампа законодательную базу

Штамп с обозначением «Выдан вкладыш» поставляется обязательно, так как это установлено п. 39 Правилами о ведении и заполнении трудовых книжек от 2003 года №225. Однако унифицированной фирмы такой штамп не имеет, так что каждое предприятие может иметь свой шаблон.

Главное, чтобы он имел пустые строки для внесения реквизитов.

Получить необходимый штамп доступно в несколько вариантов:

  1. Заказать изготовление – на сегодня существует масса предприятий, которые занимаются изготовлением штампов и печатей под заказ, при этом его можно сделать индивидуально, преждевременно подготовив эскиз по своему усмотрению и проявив фантазию. Однако следует помнить, что такое удовольствие обойдется недешево.
  2. Купить готовый – такими услугами, как продажа готовых штампов занимаются магазины канцтоваров, но не каждый. Обойдется это дешевле, чем заказ, но и на выходе будет стандартный квадрат со строками для информации.
  3. Набрать самостоятельно – для этого набирается необходимый текст, и формируются пустые строки.

Приобретение вкладыша

Его покупкой, так же как и книжки занимается работодатель, обычно большое предприятие имеет договора с типографией по закупке данных документов. Производятся оба документа централизовано на государственной типографии Гознак, имеют серию, номер и защиту от подделки.

Согласно п. 47 Правил работодатель обязан приобрести книжку и вычитать ее стоимость из дохода подчиненного, за исключением случаев, когда трудовой документ был поврежден или утерян по вине работодателя.

Не являются исключением и случаи, когда работник самостоятельно приобретал основные бланки для внесения сведений о трудовой деятельности, так как они находятся в свободном доступе, и приносил работодателю для заполнения.

Такой вариант не воспрещается, хотя закон обязывает работодателя заниматься покупкой документов.

Штамп или запись – что правильно

На некоторых предприятиях могут пренебрегать установленными Правилами для заполнения вкладыша и вместо штампа, так как его нет, и не предвидится, делают запись о выдаче бланка с последующей заверкой печатью предприятия. С юридической точки зрения такое оформление ничтожно, оно ничего не значит.

Как правильно вшить бланк

После заполнения титульного листа, проставления штампа и внесения информации во вкладыш необходимо его вшить.

Недопустимо вклеивать, скреплять скрепками, просто вкладывать, необходимо именно вшить, только такой способ обеспечит достаточную сохранность заполненного бланка.

При этом неважно, где вшивается документ вначале книжки, в конце или в средине.

Обычно его вшивают в конце, как логическое продолжение последних сведений, но оптимальный вариант – это средина трудовой, так как не надо делать дополнительных отверстий или соблюдать соответствие протоколов, однако это затруднит ее чтение.

Вся процедура вшивания несложная:

  1. Необходимо острым шилом сделать 4-е и более отверстия на одинаковом расстоянии по линии сгиба.
  2. Таким же образом прокалывают и заднюю обложку трудовой, так чтобы отверстия совпали.
  3. Нить №10 вводиться по очереди в отверстия и концы выводятся в одном месте.
  4. Завязывается узел.

Запись неверная – что делать

Вшивать вкладыш и ставить штамп необходимо только после выполнения всех полей и проверки их достоверности работником, так как если неверная информация была внесена уже после вшивания, придется изымать вкладыш и составлять акт порчи.

Чаще всего кадровые работники допускаю ошибки, если:

  1. Вносят личные данные работника в титульный лист с его слов – необходимо иметь перед собой копии или оригиналы документов, являющихся носителем информации.
  2. Делают оплошности в процессе заполнения граф относительно даты приема на работу, указания наименования организации, отсутствие должности или структурного подразделения, сокращение любых слов – это недопустимо.
  3. Запись о переводе заверяется подписью работодателя и печатью организация, данная ошибка неисправима.
  4. Использование граф не по назначению, например, если закончились графы для указания места работы, начинается для данных целей применение разделов о поощрениях.

Для исправления неверной записи ее зачеркивание недопустимо, с этой целью необходимо указать, что запись неверна под ней отдельной строкой с указанием причины ее недействительности.

Далее внести верные факты.

Заключение

Вкладыш является официальным документом, и его оформление, а также вшивание необходимо выполнять с соблюдением предписаний. К записям внутри документа также следует отнестись с особым вниманием, так как ошибки могут привести к возникновению проблем у работника при оформлении пенсии или дальнейшем трудоустройстве.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку? Ответ на вопрос — на видео.

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

  • зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности>
  • вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку>
  • применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой>
  • вкладыш разворачивается посредине>
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке>
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)>
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит