Вопрос: Руководитель отдела написал служебную записку на имя генерального директора о направлении в служебную командировку сотрудников, служебная записка генерального директора командировку

Содержание
  1. Вопрос: Руководитель отдела написал служебную записку на имя генерального директора о направлении в служебную командировку сотрудников. В записке отмечено, куда направляются сотрудники и с какой целью. Директор согласился. Можно ли считать служебную записку служебным заданием, на основании которого издается приказ о направлении в командировку? Если сотрудники выполняли служебное поручение не только в рабочие дни, но и в дни, являющиеся по графику командирующей организации выходными, то следует оплатить эти дни в повышенном размере или предоставить другие дни отдыха? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2012 г.)
  2. Служебная записка генерального директора командировку
  3. Делопроизводство
  4. Как оформить командировку руководителя?
  5. Нормативная база
  6. Цели поездок
  7. Оформление командировки руководителя (директора) в 2019 году
  8. Оплата и возмещение расходов
  9. Как оформить командировку директору и учредителю
  10. Нормативная база
  11. Основания для командировки директора
  12. Оформление командировки директора и необходимые документы
  13. Кто подписывает приказ и другие документы
  14. Возложение обязанностей
  15. Командировка учредителя
  16. Нужно ли директору оформлять служебную записку, если он отправляется в командировку
  17. Вопрос
  18. Ответ

Вопрос: Руководитель отдела написал служебную записку на имя генерального директора о направлении в служебную командировку сотрудников. В записке отмечено, куда направляются сотрудники и с какой целью. Директор согласился. Можно ли считать служебную записку служебным заданием, на основании которого издается приказ о направлении в командировку? Если сотрудники выполняли служебное поручение не только в рабочие дни, но и в дни, являющиеся по графику командирующей организации выходными, то следует оплатить эти дни в повышенном размере или предоставить другие дни отдыха? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2012 г.)

Руководитель отдела написал служебную записку на имя генерального директора о направлении в служебную командировку сотрудников. В записке отмечено, куда направляются сотрудники и с какой целью. Директор согласился.

Можно ли считать служебную записку служебным заданием, на основании которого издается приказ о направлении в командировку? Если сотрудники выполняли служебное поручение не только в рабочие дни, но и в дни, являющиеся по графику командирующей организации выходными, то следует оплатить эти дни в повышенном размере или предоставить другие дни отдыха?

1. Согласно части первой ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в командировки установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

В соответствии с п. 6 Положения цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Форма служебного задания (форма N Т-10а) является унифицированной формой первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1) и обязательной к применению юридическими лицами всех форм собственности (п. 2 Постановления N 1). Отметим, что указанная форма служебного задания, предназначена не только для отражения цели командировки, но и для отчета о его выполнении.

На основании служебного задания работник кадровой службы заполняет приказ (распоряжение) о направлении в командировку по формам N Т-9 или N Т-9а, который подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (указания по заполнению названных форм). В свою очередь, данный приказ в силу п. 7 Положения служит основанием для оформления работнику командировочного удостоверения по форме N Т-10 (смотрите указания по заполнению данной формы).

Таким образом, действующие нормативные правовые акты в качестве основания для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку предусматривают лишь служебное задание, оформленное по форме N Т-10а. Помимо определенной формы данного первичного документа следует отметить, что трудовым законодательством установлен субъект, уполномоченный принимать решение о направлении работника в командировку и, соответственно, утверждать служебное задание, — таковым может быть только работодатель (часть первая ст. 166 ТК РФ, п. 6 Положения). Руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, может выступать от имени работодателя только в том случае, если уполномочен на это доверенностью от имени руководителя организации. В отсутствие такой доверенности руководитель структурного подразделения лишь подписывает служебное задание, а утверждает его руководитель организации или уполномоченное им лицо (указания по заполнению формы N Т-10а). Поэтому служебная записка руководителя структурного подразделения сама по себе не может выступать в качестве служебного задания.

В то же время действующим законодательством не установлена ответственность за использование учетной документации, составленной по форме, отличной от утвержденной Постановлением N 1. Поэтому в том случае, если составленная в рассматриваемой ситуации служебная записка содержит предусмотренные формой N Т-10а сведения (хоть и составлена в произвольной форме), подписана руководителем структурного подразделения и утверждена руководителем организации (уполномоченным им лицом), то при составлении других документов, предусмотренных Положением при направлении работника в командировку (приказа, командировочного удостоверения, авансового отчета и отчета о выполненной работе), полагаем, негативные последствия для организации наступить не должны.

2. Согласно общим правилам п. 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Однако в рассматриваемой ситуации работники выполняли служебное поручение не только в рабочие дни, но и в дни, являющиеся по графику командирующей организации выходными.

В соответствии с п. 5 Положения оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ. То, что в повышенном размере оплачиваются как выпадающие на выходные или праздники дни выполнения работником служебного поручения, так и другие выходные и нерабочие праздничные дни, которые работник не мог использовать по своему усмотрению в связи с командировкой (например дни нахождения в пути), подтвердил и Верховный Суд РФ (решение от 20.06.2002 N ГКПИ02-663). Хотя решение состоялось в период применения Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», оно основывалось на нормах Трудового кодекса РФ, поэтому актуально и сейчас.

Следовательно, работодатель обязан оплатить дни выполнения работником служебного поручения, пришедшиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, в порядке, предусмотренном ст. 153 ТК РФ. Такие дни оплачиваются не менее чем в двойном размере (часть первая ст. 153 ТК РФ), либо по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха за каждый день выполнения работником служебного поручения, пришедшийся на выходные или нерабочие праздничные дни, но в таком случае работа в выходной или праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (часть третья ст. 153 ТК РФ). Таким образом, предоставить работнику другие дни отдыха работодатель обязан только в том случае, если работник изъявит соответствующее желание.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

член Палаты налоговых консультантов Медведь Светлана

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

22 ноября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Правовой консалтинг является уникальной услугой индивидуального консультирования по правовым вопросам, которая предоставляется пользователям непосредственно во время работы с системой ГАРАНТ.

Основные преимущества услуги Правового консалтинга:

Удобство использования — в любой момент при работе с системой ГАРАНТ можно обратиться за персональной консультацией и получить ответ на интересующий вопрос, ответы хранятся в системе ГАРАНТ и содержат гиперссылки на дополнительные тематические материалы, содержащиеся в системе.

Гарантия качества — служба Правового консалтинга состоит из квалифицированных экспертов в области бухгалтерского учета и налогообложения, трудового и гражданского права в сфере регулирования предпринимательской деятельности. Все ответы проходят обязательную дополнительную централизованную экспертизу рецензентами службы Правового консалтинга.

Оперативность — срок ответа на вопросы пользователя, принятые к рассмотрению, составляет два дня.

Для того чтобы воспользоваться услугой Правового консалтинга, выберите в основном меню системы ГАРАНТ раздел «Правовая поддержка» (или используйте сочетание клавиш Alt + F1) и в открывшемся окне введите свой вопрос.

Более подробную информацию о данной услуге Вы можете получить, обратившись к Разделу «Правовая поддержка» Руководства пользователя (клавиша F1) или у Вашего специалиста по обслуживанию.

Служебная записка генерального директора командировку

ViTal Просветленный (24539) 6 лет назад

Из служебной записки: «Находясь в командировке в городе Ростове-на-Дону и используя находящийся там в командировке автомобиль ИЖ-2715 гос. знак ______________, я находился в служебных поездках в гг. Таганрог и Шахты, на что растратил свои наличные деньги на бензин в количестве 41 л. по цене 50 руб. за литр (АИ-92).»

Из служебной записки:

«Довожу до вашего сведения моя командировка продлилась до 30 дн. в связи отказа от продукции Черногорской фабрики трикотажных изделий. «

Из служебной записки: «Прошу Вас оплатить мне командировочные расходы (местная командировка) в размере _______ руб. Проездные и другие документы утеряны. «

После окончания командировки сотрудник представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения (или приказа о командировании). а также документов, подтверждающих расходы по найму жилья, по проезду и др. На основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия определяется фактическое время пребывания работника в месте командировки. В случае, когда работник находился в разных населенных пунктах, необходимые отметки делаются в каждом пункте11.

Командировочное удостоверение должно быть составлено грамотно, с соблюдением установленных норм. Обычно встречаются следующие ошибки: проставлены не все подписи и печати личные данные работника, указанные в документе, не совпадают с данными в билетах в удостоверении нет отметок о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (командированный мог забыть или не стал настаивать на проставлении отметки) к авансовому отчету не приложен отчет о выполнении служебного задания, в котором отмечается проделанная в командировке работа.

«Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы» 12.

Согласно Вашему приказу сорок восемь

Одесского Правленья НТО,

Я в древней Риге средь камней и сосен

Превысил нормативы ГТО:

ЗАБЕГИ (к историческим объектам).

ЗАПЛЫВЫ (по заливу и реке).

МЕТАНЬЕ (по концертам без билетов).

ПОХОДЫ (по природе налегке).

Для счастья моего не много надо —

Служебное задание и отчет по командировке (Т-10а)

Скачать бланки:
  • Бланк унифицированной формы № Т-10а
  • Отчет по командировке (образец написания)
  • Образец докладной (служебной) записки о направлении во внеплановую командировку
  • Служебное задание на командировку необходимо составлять сотруднику при наличии определенной информации из плана командировок. Если сотрудник направлен в командировку не по плану, то основанием для оформления такой командировки будет решение руководителя предприятия (или уполномоченного лица), сформулированного, к примеру, при помощи подписи на служебной записке. Как правило, организации пользуются типовой формой Т-10а.

    Назначение служебного задания

    1. Расшифровывание сути служебного задания,
    2. Отражение в письменном отчете о командировке результатов выполнения задания.

    Так же, служебное задание является основанием для издания распоряжения или приказа руководителем организации (уполномоченным лицом), о направлении работника в командировку. Однако нужно отметить, что бывают варианты, когда работник соглашается в письменном виде с направлением его в командировку.

    Отчет о командировке должен быть оформлен работником после возвращения (графа 11 формы бланка Т-10а). Кроме отчета о выполнении служебного задания работник организации должен составить авансовый отчет.

    Положение о командировках — образец

    ____ ______________ 2007 г.

    о командировках в компании

    1. Общие положения.

    1.1. Положение о командировках призвано установить порядок организации командировок сотрудников Группы компаний Орматек.

    1.2. Порядок организации командировок, изложенный в положении, является обязательным для всех сотрудников Группы компаний Орматек.

    1.3. Положение разрабатывается службой по управлению персонала и утверждается Генеральным директором ГК Орматек.

    2.1. Ответственные за планирование командировки — руководители отделов и подразделений, окончательное утверждение необходимости и целесообразности командировок для сотрудников компании — генеральный директор.

    2.2. Командировка сотрудника может быть инициирована:

  • для сотрудников подразделений — руководителями подразделений
  • для руководителей подразделений — Генеральным директором группы компаний
  • для сотрудников отделов — руководителями соответствующих отделов.
  • для руководителей отделов — руководителем подразделения, директором, генеральным директором группы компаний или самими руководителями отделов в рамках исполняемых задач.

    2.3.2. При необходимости командировать сотрудника для решения задач, руководитель этого отдела подает письменную Служебную записку о необходимости направления в командировку (приложение № 1) на имя генерального директора.

    2.4.2. На основании утвержденной служебной записки подается заявка на получение денежных средств установленного образца, издается приказ о командировании, выписывается командировочное удостоверение.

    3. Бюджет командировки.

    3.1. В бюджет командировки включается:

    а) Транспортные расходы.

    б) Расходы на проживание (исходя из количества дней командировки)

    в) Расходы на питание (исходя из количества дней командировки )

    3.2. Транспортные расходы планируются исходя из следующего:

    3.2.1. Персонал: руководители подразделений, руководители отделов, сотрудники отделов — имеют право на предоставление льгот во время пребывания в командировке следующего уровня:

    передвижение на дальние расстояния: самолет — экономический класс поезд — купе

    3.2.2. При отсутствии подтвержденной информации о стоимости проезда до места командировки, руководитель подразделения, отправляющий сотрудника в командировку, заблаговременно ставит задачу на получение этой информации командируемому сотруднику или офис-менеджеру подразделения, а также при возможности заказ данных билетов.

    3.2.3. Стоимость проезда указывается в служебной записке.

    3.2.4. В случае, если командируемый сотрудник отправляется в командировку на личном автомобиле, в аванс командировочных включается сумма на транспортные расходы, которые должны быть подтверждены документально.

    3.2.5. При отсутствии в регионе пребывания возможности передвижения на общественном транспорте (при подтверждении), проезд на такси должен в обязательном порядке аргументироваться, согласовываться с генеральным директором, и подтверждаться документами (чек) о наличии факта оплаты. Передвижение в такси без наличия кассового аппарата не допускается и не оплачивается.

    3.3. Расходы на проживание

    3.3.1. Персонал: руководители подразделений, руководители отделов, сотрудники отделов — имеют право на предоставление льгот во время пребывания в командировке следующего уровня:

    гостиница (по согласованию) или квартира, комната (при наличии таковых в распоряжении компании). Информация о стоимости гостиничного номера в сутки, применяемая к расчетам для данного уровня сотрудников должна быть получена офис — менеджером или самим сотрудником.

    3.3.2. При командировании сотрудника, руководитель подразделения или генеральный директор ставит задачу офис-менеджеру или сотруднику на получении информации о возможных вариантах проживания.

    3.3.3. В соответствии с полученной информацией, руководителем выбирается вариант проживания командированного, в соответствии с вышеуказанными нормами. В случае отсутствия вариантов по вышеуказанным нормам, решение принимается индивидуально по каждому случаю.

    3.5.1. Размер суточных (без включения транспортных расходов и на проживание) при командировке до 300 км. составляет 300 рублей, свыше 300 км — 500 рублей.

    3.5.3. В случае, если сотрудник направляется в командировку в тот регион/город/страну, где нет подразделения/филиала компании, руководитель направляющего подразделения должен поставить задачу офис-менеджеру на получение информации о размере среднесуточных трат. В случае, если полученная информация будет противоречить нормам суточных расходов компании, превышая их, размер суточных расходов утверждается генеральным директором.

    4. Организация командировки

    4.1. При необходимости командировать сотрудника для решения задач, руководитель этого отдела подает письменную Служебную записку о необходимости направления в командировку (приложение № 1) на имя генерального директора.

    4.2. На основании утвержденной служебной записки подается заявка на получение денежных средств установленного образца, издается приказ о командировании, выписывается командировочное удостоверение.

    4.3. Командированный знакомится с приказом.

    4.4. Не допускается направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке (срок отчетности — 3 дня). Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно, днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0-го часа и позже — следующие сутки

    4.5. Заказ билетов и бронирование гостиницы.

    4.5.1. Руководитель подразделения ставит сотруднику или офис-менеджеру задачу о покупке билетов и бронировании гостиницы для командированного, в соответствии с полученной информацией о стоимости не позднее чем за 10 дней до планируемой командировки сотрудника.

    4.5.2. Сотрудник или офис-менеджер приобретают билеты. При этом офис-менеджер передает билет командируемому (если приобретает офис-менеджер).

    4.5.3. Для бронирования гостиницы сотрудник или офис-менеджер должен предпринять следующее.

    1) связаться с одной из гостиниц по месту назначения командированного

    2) забронировать номер.

    3) передать информацию о брони командированному (если бронирует не командируемый сотрудник).

    4.5.4. Если нет вариантов по размещению в гостинице, удовлетворяющей требованиям настоящего положения, то вопрос об оплате более дорогого размещения решается в индивидуальном порядке с генеральным директором. При этом должна иметь место информация о том, что действительно нет гостиниц и мест, удовлетворяющих требованиям настоящего положения.

    5. Организация работы командированного сотрудника.

    5.1. Сотрудник, направляемый в командировку, работает по графику того подразделения, в котором находится в командировке.

    6. Окончание работ. Отчет о командировке

    6.1. По возвращении из командировки, командированный сотрудник должен представить своему вышестоящему руководителю отчет о проделанной работе в срок не более 3 дней.

    6.2. В отчете указать: дату и место командировки, задачи, которые были поставлены перед командируемым, проведенные мероприятия, результат (решены ли были задачи), а также примечания и комментарии, которые сотрудник побывавший в командировке сочтет нужным указать.

    6.3. По результатам проведения работ командированным сотрудником, руководитель соответствующего подразделения может ходатайствовать перед генеральным директором о принятии решения о поощрении или наказании сотрудника.

    6.4. Отчет о командировке утверждается Генеральным директором.

    6.4.1. Расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются. При перерасходе денежных средств, составляется служебная записка о перерасходе. Решение по данному вопросу принимается генеральным директором.

    6.4.2. В случае непредоставления командируемым авансового отчета с приложением платежных документов в 3-х дневный срок, он обязан вернуть денежные средства в кассу в объеме не подтвержденных документов. В случае невозвращения в кассу денежных средств, удержание производится из заработной платы

    Заместитель директора по внутреннему контролю

    Служебное задание для направления в командировку форма Т-10а

    Служебное задание оформляют в соответствии со сведениями, содержащимися в плане командировок. Если работника направляют во внеплановую или срочную командировку, то задание составляют в соответствии с решением руководителя организации или уполномоченного лица. Оно может быть выражено в резолюции на служебной записке.

    Заполнение

    Служебные поручения оформляют с помощью унифицированных форм № Т-10а. Важным моментом является тот факт, что документ используется в нескольких целях:

  • Выделение сути задания, которое должен выполнить работник в период командировки.
  • Отражение достигнутых результатов. Работнику необходимо отчитаться в кратком письменном отчете о результате выполнения поручения.

    После прибытия работник составляет о степени выполнения служебного задания краткий отчет. Он заполняет от руки графу 11 бланка № Т-10а. Помимо краткого отчета, необходимо составить авансовый отчет.

    Руководитель организации или уполномоченное лицо в соответствии со служебным заданием издает приказ о направлении сотрудника в командировку. Законодательством предусматриваются некоторые случаи, которые предусматривают получение согласия работника с направлением в командировку в письменной форме до издания приказа.

    Бланк служебного задания для направления в командировку формы Т-10а (Размер: 47,5 KiB | Скачиваний: 3 216)

    Образец докладной записки о направлении работника во внеплановую командировку (Размер: 24,0 KiB | Скачиваний: 857)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Заполнение служебного задания для направления в командировку

    Служебное задание для командировки оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).

    Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.

    Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.

    Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а. Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет .

    Кроме того, на основании служебного задания руководителем организации (иным уполномоченным лицом) издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, до издания приказа от работника должно быть в письменной форме получено согласие с направлением в командировку .

    Делопроизводство

    Как оформить командировку руководителя?

    Порядок оформления командировки в 2019 году актуален в связи с отменой в 2019 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

    Нормативная база

    Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

    Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

    Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

    Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

    Цели поездок

    Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

    Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

    Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

    Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

    • старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
    • проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
    • поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
    • открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

    Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.

    Оформление командировки руководителя (директора) в 2019 году

    Правила и требования

    Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

    Служебная командировка отвечает условиям:

    • осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
    • поручение не связано с постоянным рабочим местом;
    • поездка ограничена временными рамками;
    • сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

    Сколько дней может длиться поездка?

    Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

    Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

    При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

    В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

    Про обозначение командировки в табеле учета рабочего времени читайте здесь.

    Оформление замены

    Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

    Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

    Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

    Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

    В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

    Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

    Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

    Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

    После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

    Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

    Пример доверенности:

    Пример составления доверенности

    Пример приказа о передаче полномочий:

    Пример приказа

    Пример дополнительного соглашения:

    Допсоглашение к трудовому договору

    Документы

    Документы, которыми в 2019 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

    Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

    • при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
    • в других случаях – на основании проездных документов.

    Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

    • расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
    • использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
    • служебной записки о периоде поездки.

    Приказ

    Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

    Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

    Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

    Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.

    Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

    Служебная записка

    Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.

    Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

    • В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
    • В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
    • Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
    • Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

    В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.

    Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.

    Пример служебной записки:

    Пример составления служебной (докладной) записки

    Оплата и возмещение расходов

    Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

    • на проезд;
    • на аренду жилья;
    • суточные расходы на проживание;
    • другие расходы по согласованию с работодателем.

    Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или коллективном договоре.

    Авансовый отчет

    После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

    По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

    Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

    В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

    Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

    Питание и проживание, суточные

    Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.

    Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

    Каковы последствия отказа от командировки? Смотрите тут.

    Как оформить продление служебной командировки? Информация — здесь.

    Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

    При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

    • маршрутный лист;
    • оплаченные счета, чеки, квитанции;
    • документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

    Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

    При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

    В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

    Для многих бюджетных учреждений свойственно совмещение должностей их штатными сотрудниками. Поэтому руководитель направляется в поездку не только по месту основной работы, но и по месту совместительства.

    На время отсутствия руководителя бюджетного учреждения в служебной командировке требуется документально оформить передачу его функций другому сотруднику на период поездки.

    Это осуществляется путем издания приказа о возложении обязанностей.

    Таким образом, при направлении руководителя в служебную командировку нужно оформить приказ.

    После возвращения из служебной поездки нужно представить документы:

    • служебная записка;
    • документы, подтверждающие расходы (их перечень зависит от выбранного транспорта);
    • авансовый отчет.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
      • Регионы — 8 (800) 222-69-48

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Как оформить командировку директору и учредителю

    В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие. У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать. Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

    Нормативная база

    Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

    Основания для командировки директора

    Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

    • встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
    • открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
    • работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
    • урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

    Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

    Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

    Оформление командировки директора и необходимые документы

    Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

    Итак, порядок оформления следующий:

    1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
    2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
    3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
    4. Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
    5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
    6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
    7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
    8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

    Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

    Кто подписывает приказ и другие документы

    Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

    Возложение обязанностей

    В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

    Как правило, это следующие сотрудники:

    • заместитель директора;
    • руководитель отдела кадров;
    • руководитель какого-либо подразделения или отдела;
    • соучредитель, если таковой имеется;
    • бухгалтер.

    Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

    1. Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
    2. Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
    3. Нужно получить письменное согласие сотрудника.
    4. Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

    Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

    Командировка учредителя

    Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя. Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные. Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

    Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.

    Трудовой договор

    Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

    Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

    Гражданско-правовой договор

    Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

    Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

    В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д. В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации. Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

    Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

    Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

    Без договора

    Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

    • крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
    • с заинтересованностью;
    • которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

    Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.

    Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

    Нужно ли директору оформлять служебную записку, если он отправляется в командировку

    Вопрос-ответ по теме

    Вопрос

    Нужно ли директору оформлять служебную записку, если он отправляется в командировку на личном или служебном транспорте?

    Ответ

    Директор тоже должен оформлять служебную записку, как и любой другой сотрудник компании. Ведь в действующих правилах для руководителя организации нет каких-либо особых оговорок (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

    Обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

    Нет, не обязательно.

    Однако служебную записку необходимо оформить, если:

    • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
    • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

    Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

    А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

    Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

    C 8 августа опять поменялись правила оформления командировок

    Изменения в порядок оформления командировок уже вступили в силу*. За последний год это вторые поправки. Первые поправки, действующие с 8 января, отменили три документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненной работе, но ввели служебную записку. Причем только для личного легкового автомобиля и мотоцикла (постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595). Из-за этого было не ясно, как подтверждать сроки командировки, если работник едет на личном грузовике, служебном или арендованном транспорте. Поэтому одни компании продолжали использовать удостоверения, другие стали применять служебную записку. Теперь перечень документов уточнили, так что будет меньше споров с налоговиками по учету расходов на суточные. Мы выделили пять основных изменений в новом порядке и подготовили пять образцов для составления идеальных документов.

    Прежний порядок требовал составлять служебную записку, только если работник ездил в командировку на личном транспорте (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Для проезда на служебном автомобиле записка была не обязательной. Компании могли составлять ее по своему желанию. Поэтому, если они этого не делали, надо внести изменения в положение о командировках (см. образец 1).

    Поправки прямо требуют составлять служебку в трех случаях: для служебного (см. образец 2), личного (см. образец 3) транспорта и транспорта, которым сотрудник управляет по доверенности. Например, на арендованном автомобиле, машине родственников, знакомых и т. п. (см. образец 4). Кроме того, в порядке уточнили, что служебка нужна не только для легковых автомобилей или мотоциклов. Например, работник может поехать в командировку на грузовом или спецтранспорте (бензовоз, трактор и т. п.).

    Нужна ли служебная записка, если директор ездил в командировку на машине

  • Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит