Помощь: Проверка правильности ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек, проверить правильность заполнения трудовой книжки

Содержание
  1. Помощь: Проверка правильности ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек
  2. Что подразумевают под правильностью заполнения трудовой книжки
  3. Единые требования к заполнению трудовой книжки
  4. Разделы в трудовой книжке
  5. Поэтапное руководство по заполнению трудовой книжки
  6. Распространенные ошибки при заполнении
  7. Уничтожение бланков, признанных испорченными
  8. Особые ситуации
  9. Общие правила ведения и оформления трудовой книжки
  10. Оформление трудовой книжки. Правила ведения трудовых книжек
  11. Общие правила заполнения трудовой книжки
  12. Увольнение и устройство на работу. Как правильно заполнить трудовую книжку
  13. Исправления и изменения в трудовой книжке
  14. Подшивка вкладыша
  15. Оформление дубликата
  16. Правильное применение печатей
  17. Особенности оформления трудовых книжек у ИП
  18. Правила и порядок заполнения трудовой книжки
  19. Кто должен заполнять трудовую книжку?
  20. Какие записи должны быть в ТК?
  21. Какие сведения вносятся в ТК?
  22. Какой ручкой заполнять трудовую книжку?
  23. Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах
  24. Первые записи в ТК: особенности внесения
  25. Что делать, если запись пропущена?
  26. Особенности внесения в ТК некоторых видов записей
  27. Можно ли пропускать строки в ТК?
  28. Заключение
  29. Правильность заполнения трудовых книжек: готовимся к проверкам
  30. Бухгалтер и «трудовая»
  31. Санкции за нарушения

Помощь: Проверка правильности ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек

ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

В соответствии с частью первой ст.50 Трудового кодекса РБ (далее — ТК) и п.1.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее — постановление № 1635) на территории Республики Беларусь трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работников.

Помимо вышеуказанных нормативных правовых актов отношения, связанные с ведением, учетом, хранением и выдачей трудовых книжек, подробно урегулированы Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 29.06.2006, далее — Инструкция).

Круг лиц, на которых ведутся трудовые книжки

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Кроме того, по желанию работника нанимателем по основному месту работы может быть сделана запись о работе по совместительству. В соответствии с п.5 Инструкции «на внештатных работников трудовые книжки ведутся наряду с общими требованиями при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию».

Необходимо иметь в виду следующее: несмотря на то что в соответствии с п.1.1 Указа Президента РБ от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» юридические лица и индивидуальные предприниматели, предоставляющие работу гражданам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, обязаны уплачивать за них обязательные страховые взносы по государственному социальному страхованию в Фонд социальной защиты населения Минтруда и социальной защиты РБ, в соответствии с частью второй п.5 Инструкции на указанных лиц трудовые книжки не заполняются, а при наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся. Аналогичным образом трудовая книжка не заводится и не заполняется на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей). Вместе с тем на работников, работающих у индивидуального предпринимателя, трудовые книжки ведутся в общем порядке.

При получении от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием на работу и увольнение с работы, работнику выдается расписка произвольной формы, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (п.58 Инструкции). Эта новелла появилась с внесением в Инструкцию дополнения (от 29.06.2006).

Проверка правильности заполнения трудовых книжек

Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется нанимателем (на практике обычно сотрудником кадровой службы) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике; работе; награждениях и поощрениях за успехи в работе; подготовке, повышении квалификации и переподготовке; назначении пенсии.

Остановимся подробнее на первых двух группах сведений, поскольку они имеют наиболее важное практическое значение.

Сведения о работнике включают в себя следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения, образование, профессия, специальность.

Сведения о работнике вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче дубликата трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество записываются полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами. Эти записи, а также сведения о дате рождения вносятся на основании паспорта или свидетельства о рождении. Указание данных сведений со слов работника недопустимо.

Инструкция предусматривает следующие уровни образования: общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное и высшее. Внесение записи о неоконченном высшем образовании Инструкция не предусматривает. Данные об образовании, а также о профессии, специальности вносятся только на основании соответствующих документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных в нее сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица) и печатью нанимателя (местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя, если последний не имеет печати).

Изменение записей о работнике производится нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки путем зачеркивания одной чертой старой записи и внесения над ней новой, измененной. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица) и печатью.

Если же работник получает новую профессию, специальность, то изменение соответствующих записей производится не путем зачеркивания, а путем дополнения имеющихся записей новыми.

Сведения о работе отражают следующие вопросы: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение.

Инструкция (с изменениями и дополнениями от 29.06.2006) предусматривает обязанность нанимателя вносить в трудовую книжку запись о заключении трудового контракта. В соответствии с п.1 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О некоторых мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 30.08.2002, далее — Декрет № 29) нанимателям предоставлено право заключать трудовые контракты при приеме на работу и переводить работников, работающих по бессрочному трудовому договору, на контрактную форму найма. Полагаем, что в обоих случаях, если факт заключения контракта имел место после 20 июля 2006 г. (момента вступления в силу изменений и дополнений к Инструкции), наниматель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника.

Приведем образцы формулировок записей о заключении трудового контракта, вносимых в трудовую книжку:

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводах на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, дата, №)
число месяц год

Образец записи о приеме на работу по контракту
3 15 10 2006 ООО «АВС»
Принят на должность бухгалтера с заключением трудового контракта
Приказ № 30 от 15.10.2006
Образец записи о переводе с бессрочного трудового договора на контракт
3 15 10 2006 Заключен трудовой контракт Приказ № 31 от 15.10.2006

При проведении кадрового аудита важно учитывать, что записи о продлении срока действия контракта в трудовой книжке работника не производятся.

Сведения о предварительном испытании, неполном рабочем времени, а также о временном переводе, отстранении от работы и взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Кроме того, наниматель должен учитывать, что служащие принимаются на должность, а рабочие — на работу, в связи с чем неверной, например, является следующая формулировка: «Принят на должность уборщика производственных и служебных помещений». В данном случае в трудовую книжку следовало внести запись: «Принят на работу уборщиком производственных и служебных помещений».

Записи в трудовой книжке о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК или специального законодательного акта (например, соответствующего абзаца подп.2.10 п.2 Декрета № 29). В случае расторжения трудового договора по желанию работника при наличии уважительной причины, с которой законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины.

Исправление записей в разделе «Сведения о работе» осуществляется следующим образом: в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — «запись номер ____ недействительна», и далее указывается правильный вариант, в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись. Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» не допускается.

Учет бланков трудовых книжек

Наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством и несут ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведутся две книги по учету трудовых книжек:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется бухгалтерией);

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется кадровой службой или другим подразделением).

Формы данных книг приведены в приложениях 2 и 3 к Инструкции. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия — печатью нанимателя.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.

В ходе кадрового аудита важно учитывать, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (формы Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, собственноручно указывая дату получения.

Хранение бланков трудовых книжек

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет сотруднику кадровой службы.

В соответствии с п.50 Инструкции в случаях, предусмотренных актами законодательства, наниматель выдает работнику по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней, о чем делается соответствующая запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от уполномоченного должностного лица отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных с работников за заведение трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

В случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт (так же, как для документов строгой отчетности) о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения. В случае прекращения в установленном порядке деятельности индивидуального предпринимателя данный наниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший его.

В заключение статьи отметим, что нарушения, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек, являются довольно распространенными, о чем свидетельствуют проверки нанимателей, осуществляемые департаментом Государственной инспекции труда.

29.01.2007 г.

Наталья Калюта, юрист

Материал подготовлен редакцией журнала «Юрист»

От редакции: В Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 № 296-3 на основании Закона Республики Беларусь от 20.07.2007 № 272-З внесены изменения и дополнения.

Что подразумевают под правильностью заполнения трудовой книжки

На данный момент все процедуры по заполнению и оформлению трудовых книжек проводятся в соответствии с правилами, описанными в Трудовом кодексе РФ. Однако в некоторых случаях у кадровиков возникают трудности при внесении записей в этот документ. Во избежание неприятных ситуаций следует рассмотреть подробнее все нюансы, от которых зависит правильность заполнения трудовых книжек.

Единые требования к заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка – это обязательный документ. Он ведется на каждого человека, который работает на предприятии не менее пяти дней при условии того, что эта работа является для него основной. К таким сотрудникам могут причисляться те, кто ведет свою трудовую деятельность в организации на временных/сезонных условиях, или числится внештатным персоналом с обязательным соцстрахованием. Трудовая книжка работников по совместительству ведется на их основном рабочем месте, а в том случае, когда работодатель по своей вине теряет оригинал, он обязан выдать подчиненному дубликат документа.

Все обязательные записи в трудовой книжке вносятся полностью, без сокращений, имеют собственный порядковый номер в соответствующем разделе, а даты записываются только арабскими цифрами. В этом случае день и месяц обозначаются двумя цифрами, а год – четырьмя.

В момент приема нового сотрудника работодатель обязан проверить трудовую книжку на факт ее подлинности. Для этого в первую очередь сверке подлежат данные на первой странице (сверяются с данными в паспорте работника). Помимо этого, титульный лист документа должен иметь печать предприятия, которое является первым рабочим местом подчиненного. Если печать на титульном листе отсутствует или неразборчива, то трудовая книжка признается недействительной.

Когда выявляется то, что при приеме на работу у соискателя трудовая книжка недействительна или же вовсе отсутствует, работодатель должен завести новую. Иногда бывает так, что у нового работника не закрыта последняя запись о трудоустройстве (отсутствуют данные об увольнении с последнего места работы). В такой ситуации делать новую запись о приеме запрещается до тех пор, пока в трудовой книжке не будет юридического подтверждения факта увольнения.

В соответствии с Трудовым кодексом России, в трудовую книжку нельзя вносить отметки о взысканиях, наложенных на работника (исключением является запись об увольнении). Но запись о непрерывном стаже или о невключении определенного времени в непрерывный стаж обязана вноситься в установленном Трудовым кодексом порядке.

Разделы в трудовой книжке

В каждой трудовой книжке имеются три раздела:

  • данные о сотруднике;
  • данные о трудовой деятельности;
  • данные о награждениях.

В первом разделе, который находится на титульной страничке, указываются данные о работнике, а именно ФИО, дата рождения, информация об образовании и специальности (профессии). Все сведения вносятся полностью, без инициалов и сокращений, опираясь на информацию в паспорте и дипломе об образовании сотрудника. После того, как титульный лист трудовой книжки был заполнен, работник обязан тщательно проверить правильность записи и поставить свою подпись. После этого титульный лист подписывается сотрудником отдела кадров, несущим ответственность за заполнение трудовых книжек, и в завершение под записями ставится гербовая печать предприятия.

Второй раздел трудовой книжки содержит информацию о трудовой деятельности человека. В него вносятся отметки о приеме на должность, переводе и увольнении. Каждая запись должна быть оформлена соответствующим образом, с указанием даты, должности и наименования предприятия. Все записи подкрепляются номером приказа и печатью (штампом) организации.

Третий раздел – награждения. Он предназначен для фиксации фактов награждения и наград сотрудника с указанием достижений, даты награждения и документа, который является основанием для внесения записи. Если же какой-либо раздел заполнен полностью (нет свободного места для новых отметок), то сотрудник отдела кадров должен оформить дополнительный специальный вкладыш для трудовой книжки.

Поэтапное руководство по заполнению трудовой книжки

При приеме человека на работу специалист кадрового отдела обязан проверить наличие у него трудовой и правильность ее оформления/заполнения. В том случае, когда у работника нет этого документа, то кадровик должен его завести и заполнить все необходимые разделы в соответствии с требованиями Инструкции, которая утверждена Постановлением Правительства России №69.

Заполнение трудовых состоит из трех этапов, и необходимо рассмотреть каждый из них более подробно.

Этап первый: проверка или запись данных на титульном листе

Правильное оформление записи в трудовой книжке будет признано таковым только после того, как на титульной страничке будут заполнены следующие данные:

  • ФИО работника (на основании паспорта);
  • дата рождения (полностью, арабскими цифрами);
  • наличие образования;
  • название рабочей специальности (например, инженер);
  • дата внесения записей (не более чем через 5 дней с момента оформления на первое рабочее место);
  • подпись работника;
  • инициалы сотрудника кадрового отдела;
  • штамп/печать предприятия.

Этап второй: внесение записей

После того, как титульная страничка трудовой книжки прошла процесс проверки или заполнения, можно начинать заносить сведения о приеме на работу. Все это необходимо сделать в течение первых пяти дней работы нового сотрудника. В начале новой записи о трудовой деятельности следует поставить печать предприятия, в котором отмечена информация об организации, или же написать ее вручную. Далее начинается заполнение всех разделов.

  1. Первый раздел с порядковым номером записи. Номер записи пишется сразу под штампом, напротив информации о приеме сотрудника на работу или же его увольнении (переводе) с занимаемой должности.
  2. Второй раздел содержит дату заполнения. Дата пишется только арабскими цифрами и обязана соответствовать дате приема на работу (увольнения или перевода), вне зависимости от того, когда была заполнена трудовая книжка. В этом случае дата приема на работу соответствует дате в трудовом договоре, а дата увольнения – последнему дню трудовой деятельности сотрудника на предприятии.
  3. Третий раздел предназначен для внесения записи о приеме на должность (увольнении, переводе), наименовании организации, отделе (сокращения не допустимы) и подписи хозяина трудовой книжки.
  4. Четвертый раздел – основание, в соответствии с которым была внесена запись. Тут может быть указан один из следующих документов:
  • протокол;
  • решение общего собрания;
  • приказ.

Этап третий: о награждениях

В разделе о награждениях отмечаются все случаи присвоения работнику почетных званий, государственных наград, награждения грамотами, дипломами и значками, которые предусмотрены законом РФ, уставом предприятия или коллективным договором. В этом случае внесение соответствующей записи проводится так же, как и при заполнении раздела со сведениями о приеме на работу.

  1. Первый раздел – номер записи.
  2. Второй раздел – дата занесения записи.
  3. Третий раздел – вид награды, кто награждал, и за какие заслуги она была выдана.
  4. Четвертый раздел – документ, на основании которого была занесена запись (приказ, указ или постановление).

Внесение записи о совместительстве

Такой документ, как трудовая книжка, должен заполняться той организацией, в которой работник ведет свою трудовую деятельность в качестве основного работника. Записи о том, что человек работает по совместительству, не являются обязательными данными для внесения в трудовую книжку. Однако если сотрудник настаивает, то эту информацию также можно внести в раздел со сведениями о работе.

Исправление информации на титульном листе

Когда возникает потребность в исправлении основной информации работника на титульном листе трудовой книжки (например, смена фамилии после замужества/развода), прежняя фамилия аккуратно зачеркивается ручкой, и рядом пишутся новые данные. В качестве основания для смены персональных данных сотрудника могут быть использованы:

  • свидетельство о заключении/расторжении брака,
  • паспорт,
  • документ об изменении даты рождения, отчества, имени и прочего.

Ссылка на документ, который был использован отделом кадров для смены данных на титульном листе, отмечается на обложке трудовой книжки, с внутренней стороны, и заверяется штампом/печатью предприятия и подписью ответственного лица или руководителя.

Случается такое, что в написании личных данных работника были допущены ошибки (например, Наталья вместо Наталия, или ошибка в написании фамилии), и погрешность выявляется в момент смены рабочего места в процессе проверки трудовой книжки на соответствие с паспортом. В этом случае работник должен отправиться к бывшему работодателю и попросить его об обеспечении исправления всех ошибок или обнаруженных неточностей.

Распространенные ошибки при заполнении

Оформление трудовой книжки 2014 года – это достаточно ответственное дело. При проверке данных очень часто обнаруживаются следующие ошибки, которые допустили сотрудники кадрового отдела:

  • неправильная запись фамилии, имени или отчества;
  • ошибки в написании даты рождения (иногда эта информация указывается прописью, что недопустимо);
  • не указана информация об образовании;
  • сокращены данные об образовании;
  • отсутствуют сведения о профессии или специальности работника;
  • нет подписи хозяина трудовой книжки;
  • нет печати предприятия на титульной страничке;
  • данные о трудоустройстве заполнены через шесть и более дней с момент выхода приказа о приеме на работу;
  • занесены данные о награждении в раздел о работе или наоборот.

Поправки в записях

В соответствии с правилами Трудового кодекса РФ, зачеркивать неправильные записи в разделе «Информация о работе» или исправлять ошибки нельзя. Если же существует необходимость изменить сведения в трудовой книжке, то следует вначале признать существующую запись недействительной, а только потом сделать новую. При нарушении нумерации записей о работе/награждении запись с неправильной нумерацией признается недействительной и ниже вносится та же информация, но под нужным порядковым номером.

Уничтожение бланков, признанных испорченными

Бланки трудовой книжки/вкладыши, которые испорчены или устарели, должны быть уничтожены. Данную процедуру проводят по правилам работы с бланками строгой отчетности, собрав комиссию, которая подтвердит факт уничтожения и составит соответствующий документ. В данном документе (акте) записываются их серийные номера и причина уничтожения бланков. В акте расписываются все участники комиссии, и он утверждается руководителем предприятия.

Особые ситуации

Нередко сотрудник отдела кадров сталкивается с вопросом о том, как необходимо отразить данные о невключении какого-либо срока в непрерывный трудовой стаж. Это зачастую случается при назначении гражданину РФ исправительных работ. В этом случае в трудовую книжку заносится соответствующая запись об исправительных работах. Делается она так же, как и запись об обычной трудовой деятельности (с указанием порядкового номера записи, даты и наименования документа, являющегося основанием для внесения записи).

Также к особым ситуациям относится присвоение работнику нового разряда, класса, категории или же получение новой профессии. Соответствующие отметки делаются в разделе информации о работе по правилам Трудового кодекса России.

Если в процессе трудовой деятельности сотрудника происходит переименование предприятия, сведения об этом факте также должны отразиться в трудовой книжке. Этот момент считается очень важным, так как после переименования организации изменяется ее печать, и при увольнении работника будет поставлен совсем другой штамп. При отсутствии записи о смене наименования организации Пенсионный фонд не засчитает время работы на этом предприятии в общий стаж. То же самое относится и к переименованию должности, которую занимает работник, и к изменениям в штатном расписании.

Общие правила ведения и оформления трудовой книжки

Между работодателем и наёмным работником формируются трудовые и деловые отношения. Эти отношения регламентируются на основе законодательства о правах и нормах трудоустройства. Любые отношения деятельность, связанные со сферой труда должны быть документально отражены и зафиксированы.

Трудовая книжка – это индивидуальный документ с данными о стаже, качестве, продолжительности работы конкретного человека на каждой официально устраивающей работе, а также дополнительные сведения, описывающие деятельность.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Фактически, трудовая книжка необходима для таких целей:

  • Реальной фиксации деятельности труда человека.
  • Для информирования наёмным сотрудником работодателя о своих заслугах, опыте, стаже, причинах увольнения, выговорах. Для ознакомления с детальной характеристикой потенциального работника.
  • Для получения прав на пенсию и их реализацию.

Оформление трудовой книжки. Правила ведения трудовых книжек

Для официального документа существуют и официальные правила и нормы его ведения.

В трудовой книжке предусмотрено ведение 3-х разделов:

  • информация и работнике;
  • информация о работодателе;
  • информация и наградах;

Датирование:

  • все записанные данные, содержащие цифры, обозначаются исключительно арабскими цифрами;
  • формат года – ХХХХ;
  • формат месяца и числа – ХХ;

Чернила:

  • Все данные записываются исключительно рукой инспектора отдела кадров предприятия (организации) шариковой ручкой чернилами, устойчивыми к влажности и яркому освещению, черного, синего или фиолетового цвета.
  • Гелевые ручки не допускаются. Только пасты.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Трудовой кодекс регламентирует нормы состава сведений в трудовой книжке:

  • данные о работнике;
  • характеристика его деятельности;
  • информация о переводах на другие рабочие месте непрерывной деятельности;
  • причины увольнений;
  • причина завершения заключенного с работодателем трудового договора;
  • данные о наградах, выговорах, поощрениях;

К сведениям, которые заносятся в трудовую книгу относятся:

  • выполненная работа;
  • перевод с одного места работы на другое с непрерывной деятельностью;
  • квалификация;
  • увольнение;
  • награды и выговоры;

Сроки:

  • Трудовая книга заполняется на каждого работника персонально, если тот работает в юридической организации от 5-и дней как на основном месте занятости.
  • Вся информацию нужно заполнять не позже чем через 7 дней, а в случае увольнения – в тот же день. Ответственным является инспектор отдела кадров организации.
  • Все записи имеют свой порядковый номер (предельно в одном разделе).

Рядом с правилами и нормами установлены исключения:

  • если предприятие переименовывается, перезаполняются 3 и 4 разделы книжки;
  • записи о непрерывной деятельности не нумеруются как дубликат;
  • также не нумеруются наименования работодателей;

Работник обязан ознакомиться с каждой записью, касающейся характера деятельности, выполненных работ, перевода на другие места, увольнении. При согласовании с информацией, работник ставит подписи.

По истечению срока трудового договора, записи в трудовой книжке заверяются (относительно времени работы в конкретной организации). Подтверждается печатью, подписью руководителя, подписью работника. На титульной стороне оригинала и дубликата, после заполнения всех необходимых данных, ставится роспись работника.

Хранить трудовые книжки необходимо в недоступном месте для третьих лиц. На предприятиях – это сейф. В случае порчи документа, организация получает штрафные санкции. Кроме того, разные трудовые книги имеют одинаковый срок хранения, но разные условия:

  • Невостребованная трудовая книжка – 75 лет.
  • Книжки с учетом движений – 75 лет.
  • Приходно-расходные книжки по учету бланков – 5 лет. Ведётся бухгалтерией и отображает информацию обо всех бланках (серия и номер).

Увольнение и устройство на работу. Как правильно заполнить трудовую книжку

Принимая на работу нового сотрудника, инспектор отдела кадров обязан проверить наличие и правильность заполнения его трудовой книжки. При увольнении также проверить наличие трудовой книжки и правильно внести туда данные об увольнении.

Этапы правильного заполнения трудового документа

Титульная страница:

  • фамилия, имя, отчество – так как в паспорте;
  • дата рождения, заполнена арабскими цифрами;
  • информация об образовании;
  • специальность образования в именительном падеже;
  • дата заполнения информации (не позже чем через 7 дней);
  • подпись наемного работника;
  • подпись и её расшифровка ответственного и заполняющего сотрудника отдела кадров;
  • печать нанимающего предприятия/работодателя.

После заполнения титульной страницы, заполняется информация о приёме на трудовое место в течение 5 дней. В первую очередь ставится штамп предприятия со всеми её данными или отдельно написанными от руки.

Далее заполняются графы:

  • графа 1 (порядковый номер);
  • графа 2 (дата) – арабскими цифрами в день приёма на работу или соответствующей дате в трудовом договоре;
  • графа 3 (данные о приеме/увольнении/переводе) – вся информация пишется полностью, без сокращений, зарегламентирована трудовым кодексом государства и подтверждающая подписью работником;
  • графа 4 (основания для занесенной записи) – по приказу, протоколу, решению общего собрания с посылкой на дату и номер документа.

Графа о награждениях

В этом разделе записываются фактические данные:

  • почетные звания, присуженные во время трудовой деятельности;
  • государственные награды;
  • почетные грамоты;
  • наградные значки, дипломы;

Исправления и изменения в трудовой книжке

Бывают случаи, когда допускаются ошибки в заполнении трудовой книжки. Зависимо от их серьезности, есть разные способы их исправить:

  • Если ошибка допущена на титульном листе, то её следует зачеркнуть одной линией, внести правильную информацию. С обратной стороны титульного листа указать ссылку на документ, который подтвердит корректность внесенных данных.
  • При заполнении разделов следует как можно тщательней проверять данные, поскольку ошибки в разделах недопустимы. Новые данные считаются недействительными.
  • Исправлять ошибки имеет право исключительно работодатель. В случае исправления ошибок новым работодателем, работник должен предоставить соответствующий документ – основание от работодателя, который допустил ошибку в записях.

Подшивка вкладыша

Когда все листы одного из разделов заполнены, в трудовой документ подшивается вкладыш. Вести и заполнять его нужно по тем же правилам, что и разделы в трудовой книжке. Это бланк строгого учёта бухгалтерией. Когда его выдают работнику, утверждают штампом, что вкладыш выдан и его номер. На титульном листе должна стоять печать предприятия, которое выдаёт вкладыш.

Оформление дубликата

В случае утери оригинала трудовой книжки, работник обязан сообщить об этом работодателю способом подачи соответствующего заявления. Предприятие должно выдать работнику дубликат утерянной трудовой книжки в течение двух недель.

В дубликате указывается:

  • стаж работы до текущего места трудоустройства (указан суммарно);
  • точная информация о рабочей деятельности работника на данном предприятии;

Кроме утери трудовой книжки, дубликат может быть выдан и в других случаях:

  • трудовая книжка больше непригодна для использования;
  • запись в документе является недействительной по решению суда;

Правильное применение печатей

В трудовой книжке принято ставить 2 вида печатей:

  • печати кадровых служб;
  • печати предприятия;

Случаи, когда должна ставится печать:

  • при записи новых данных на титульном листе;
  • при корректировании (изменении) информации ставится на обложке документа с обратной стороны;
  • в случае выдачи вкладыша – ставится непосредственно на нём;
  • при увольнениях по любой причине;

Особенности оформления трудовых книжек у ИП

Индивидуальный предприниматель – это собственно работодатель. Завести на каждого наёмного работника трудовую книжку и вести её с учетом законодательства и общих правил – прямая и непосредственная обязанность.

Особенности записей в трудовых книжках ИП:

  • недопустимы сокращения: полностью записывается «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество» физического лица;
  • все занесенные данные, а также измененные данные должны регламентироваться законодательством;
  • в трудовую книжку не записывается информация о стаже работы ИП;
  • ИП имеет право официально нанимать другого индивидуального предпринимателя по трудовому договору и соблюдать все трудовые отношения и обязанности как работодатель и работник;

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

Кадровое делопроизводство представляет собой целую область правовых знаний, которые ценны не столько теоретическими аспектами, сколько практическими. Малейшая ошибка или небрежность при работе с документами (особенно ТК), могут стать причиной серьёзных проблем. Неприятные последствия могут возникнуть как для работника и работодателя, так и для самого кадровика.

В итоге внесения небрежных или неправильных записей у работника может оказаться трудовой стаж не засчитанным, что приведёт его к массе неприятных переживаний и хлопот. Из этого следует, что не только кадровик и работодатель должен быть осведомлён о правилах надлежащего заполнения трудовой книжки, но и работник должен, со знанием дела, убедиться, что его трудовая заполнена правильно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Кто должен заполнять трудовую книжку?

Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

  • личные данные (Ф.И.О.);
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность;
  • дата заполнения.

Фамилия, а также сведения об образовании и квалификации должны быть актуальны на момент заполнения трудовой.

Титульный лист – идентификатор принадлежности. Внутри ТК расположены графы, которые требуют надлежащего заполнения. В них вносятся сведения о работе, а также сведения о переименовании организации и других реорганизационных мероприятиях.

Какие сведения вносятся в ТК?

В трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

  • дату приёма;
  • дату увольнения;
  • сведения о работе;
  • подразделение;
  • разряд или должность;
  • основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

  1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
  2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

  • о больничных;
  • о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
  • о трудовых отпусках и командировках.

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

  1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
  2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
  3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

  1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
  2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Инструкции по заполнению ТК — Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

  1. Сроки внесения записей.
  2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
  3. Отсутствие сокращений в записях.
  4. Необходимость ознакомления работника под роспись с вносимыми записями.
  5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
  6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
  7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
  8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

  1. Порядок внесения сведений о работе.
  2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
  3. Запись дат с применением арабских цифр.
  4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
  5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
  6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
  7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
  8. Отсутствие точек при внесении записей.
  9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
  10. Отсутствие печати при приёме на работу.
  11. Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки:

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
Аннинская школа интернат
35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136
дошкольное отделение

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки — образец заполнения:

Первые записи в ТК: особенности внесения

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

  • паспорта;
  • диплома или свидетельства;
  • справок, сертификатов и т.п.

При заполнении обязательно присутствие лица, владельца трудовой книжки. После заполнения титульного листа, переходим к внесению сведений о работе. Если до поступления на работу гражданин обучался в высшем или среднем специальном учебном заведении – этот факт необходимо отразить до внесения всех записей, поставив первый порядковый номер. Первая запись в трудовой книжке образец «до поступления стажа не имела»:

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
01 01 09 2015 Учёба в Орском государственном Диплом АХ 345678
педагогическом институте с 01.09.11 по
30.06.15
МБОУ детский сад № 356 «Солнышко»
02 01 09 2015 Принята воспитателем подготовительной Приказ от 31.08.15 г. №114
группы второй категории

Как правильно заполнить трудовую книжку образец:

Если до поступления на работу, гражданин проходил службу в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
1 01 10 2015 Служба в вооружённых силах Российской Военный билет
Федерации с 20.09.2014 по 24.09.2015 СТ № 987654
Общество с ограниченной ответственностью
«Гран» (ООО «Гран»)
2 01 10 2015 Принят помощником мастера по перетяжке Приказ от 01.10.2015
мягкой мебели № 77-К

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

  • нигде не работал;
  • не обучался;
  • не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
Общество с ограниченной ответственностью
«Гран» (ООО «Гран»)
2 01 10 2015 Принят помощником мастера по перетяжке Приказ от 01.10.2015
мягкой мебели № 77-К

Обратите внимание, если должность не требует квалификации, а в организации отсутствуют подразделения – информация о работе не будет их содержать.

Что делать, если запись пропущена?

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм исправления ошибки в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

  1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
  2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
  3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

  1. По ошибке одного из работодателей.
  2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Особенности внесения в ТК некоторых видов записей

В книжку вносится информация как о поощрениях и награждениях, так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены, в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

  • актами;
  • докладными или служебными записками;
  • объяснительными;
  • решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

Срок его действия 1 год.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

  • по диплому;
  • по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
  • по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

  1. По желанию работника.
  2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Можно ли пропускать строки в ТК?

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Заключение

Работа с ТК – очень кропотливое занятие, требующее бережного отношения к документу. В этой работе регламентированы практически все формы внесения записей, а малейшие недочёты будут подлежать исправлению, и могут наказываться инспекцией по труду.

Заблаговременно обнаруженная неправомерная запись будет чревата штрафами для работодателя, с вытекающими административными последствиями для кадрового работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Правильность заполнения трудовых книжек: готовимся к проверкам

В свете предстоящей пенсионной реформы у всех участников трудовых и «околотрудовых» взаимоотношений непременно возникнут различные вопросы друг к другу: по части начисления трудового стажа и тому подобных «мелочей». Непременно всплывет огромное количество нестыковок, накладок, ошибок и сознательных искажений. Внимание трудинспекторов к правильности оформления трудовых книжек увеличится в разы. Так что лучше подготовиться заранее.

В конце июня премьер-министр Дмитрий Медведев объявил о поэтапном внедрении в России электронных трудовых книжек. Бодро так заявил, на камеры. Однако пока можно говорить лишь о начале эксперимента, результаты которого непредсказуемы – а вдруг что-то «засбоит»? В любом случае «поголовная электронизация» произойдет еще нескоро – даже соответствующий законопроект, который готовится уже чуть ли не десятилетие, все еще не «доведен до ума» окончательно. Пресловутая пенсионная реформа, отсрочивающая выход россиян на пенсию, в любом случае начнется раньше. К тому же «электронизация» будет правом, а не обязанностью гражданина. Работодатели продолжат вести традиционный бумажный документ – для ряда людей, кто захочет иметь и бумажную версию. А таковых, не сильно доверяющих техническому прогрессу, наберется изрядное количество. Это признает и Минтруд России – главный сторонник перевода «на электронку». «Мы не будем делать это жестко, потому что мы должны понимать: одни работники относятся к этому документу совершенно спокойно, это молодые работники, а для людей пожилого возраста, старшего поколения, трудовая книжка является весомым документом, не менее значимым, чем паспорт», – поделился мыслями глава ведомства Максим Топилин. Из этих слов следует, что «бумажная трудовая» не потеряет своей актуальности по крайней мере до тех пор, пока будет живо то самое недоверчивое «старшее поколение» – дай ему Бог здоровья.

В общем, заполняли, заполняем, будем заполнять… А количество проверок правильности заполнения, как и судебных споров, связанных с различными ошибками, описками, «не теми чернилами», искажениями в фамилиях и должностях, невнесениями записей и тому подобным будет неуклонно расти (это не домысел – в беседах с корреспондентом «ПБ» московские трудинспекторы сообщили, что их уже «держат в тонусе» на сей счет). Особенно если (то ли «тьфу-тьфу», то ли « ура») упразднят Пенсионный фонд, передав его функции Федеральному казначейству – рассматривается и такое предложение.

Бухгалтер и «трудовая»

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо-таки образец простоты и понятности, тем не менее кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки. Пройдемся, что называется, «по азам», обращая внимание на важные нюансы.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность человека (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). По ней исчисляют количество трудового и страхового стажа для расчета назначаемых пенсионных выплат.

Порядок оформления и ведения трудовых книжек установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек. Для учета трудовых книжек и вкладышей к ним кадровик должен вести Книгу учета, а сами бланки хранить в сейфе (как заполненные, так и чистые).

Если работник поступает на работу впервые, выдать ему трудовую книжку обязан работодатель. Сделать это необходимо в недельный срок со дня приема работника. Книжку оформляют в его присутствии. Не заводить трудовую книжку разрешено по соглашению сторон дистанционного договора (ст. 312.2 ТК РФ). При дистанционной работе, если записи в трудовую книжку не вносятся, стаж подтвердит дистанционный договор.

Запись о приеме на работу делается не позднее пяти рабочих дней с даты, когда сотрудник подписал трудовой договор (ст. 66 ТК РФ). Если же возникнет ситуация, когда на следующий день после устройства на работу сотрудник пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию, в его трудовой книжке не нужно делать никаких записей. Если он отработал всего один день, работодатель вправе не вносить запись в книжку.

В трудовую книжку вносят сведения (часть 4 ст. 66 ТК РФ):

  • о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
  • о выполняемой им работе;
  • о переводах на другую постоянную работу;
  • о награждениях и поощрениях;
  • об увольнении работника;
  • о прекращении трудового договора.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

Также не вносят в трудовую книжку сведения о переводе работника на временную работу. На это указал Верховный суд РФ в решении от 01.02.2017 № АКПИ16-1221.

Судьи отметили, что для определения трудового стажа в целях назначения пенсии имеют значение периоды постоянной работы человека у работодателей. При временном переводе работника на другую работу у того же работодателя трудовой договор не расторгается, продолжает действовать, и трудовой стаж работника не прерывается.

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу должна быть занесена в трудовую книжку работника, если он проработал на предприятии или у индивидуального предпринимателя больше пяти дней и эта работа является основной. Днем отсчета считают день, когда сотрудник приступил к работе.

Запись о приеме можно не делать при поступлении на «дистанционную» работу, если это предусмотрено трудовым договором (ст. 312.2 ТК РФ).

В трудовой книжке книжке указывают:

  • фактическую дату приема работника;
  • название структурного подразделения (отдела), в которое он принят;
  • название должности;
  • дату и номер приказа о приеме на работу.

Внося в трудовую книжку сведения о работодателе, можно использовать штамп: это не противоречит действующему законодательству. По мнению Роструда, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. При этом необходимо, чтобы на нем были указаны полное и, при наличии, сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1).

Сведения о работнике

Сведения о работнике (на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, – военного билета, заграничного паспорта, водительских прав) вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Фамилию, имя, отчество и дату рождения пишут полностью.

Образование (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее – бакалавриат, высшее – специалитет, магистратура, высшее – подготовка кадров высшей квалификации), профессию или специальность указывают только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома), квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний). Если у работника незаконченное образование (высшее или среднее), запись вносят на основании имеющегося подтверждающего документа (студенческий билет, зачетная книжка, справка из образовательного учреждения и др.).

Дату заполнения трудовой книжки указывают полностью: «25 мая 2018 года», а не «25.05.2018».

После того как все сведения будут внесены, работник должен своей подписью заверить их правильность.

С 1 июля 2018 года нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек.

Подписывает титульный лист трудовой книжки работник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек. Затем на отметку М.П. ставят печать компании (если она есть). О проставлении печати организации при ее наличии на титульном листе трудовой книжки сказано в постановлении Минтруда России от 31.10.2016 № 588н.

Все изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии и специальности вносит работник, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально, например паспортом, свидетельством о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества, со ссылкой на дату и номер этих документов.

Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, на титульном листе одной чертой нужно зачеркнуть прежние фамилию, имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.

Аналогично вносят изменения в сведения об образовании, профессии или специальности работника. Если же их нужно дополнить, новые сведения дописывают рядом (или на следующей строчке). При этом ранее внесенные записи не зачеркивают.

Сведения о работе

Данные о работе вносят в графу 3 «Сведения о работе» трудовой книжки.

Сначала указывают наименование фирмы, в которую поступает на работу сотрудник.

Наименование пишут полностью, в соответствии с учредительными документами фирмы, включая организационно-правовую форму. Если учредительными документами установлено сокращенное название фирмы и ее организационно-правовой формы, его тоже указывают в «Сведениях о работе» – на следующей строке.

В графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. Соответственно, если человек впервые поступает на работу, пишут номер 1.

В графе 2 указывают дату приема на работу.

Все записи производят арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год полностью).

В графе 3 на том же уровне, на котором сделаны записи в графах 1 и 2, пишут сведения о принятии или назначении. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, дополнительно указывают это структурное подразделение. Название должности, профессии с указанием квалификации должно соответствовать штатному расписанию. В графу 4 заносят дату и номер приказа, по которому работник принят на работу. При этом слово «приказ» нужно писать полностью.

Сведения о награждениях и поощрениях

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях в трудовые книжки (образца 2004 года) отличается от порядка внесения этих сведений в трудовые книжки старого образца, 1974 года.

В трудовые книжки образца 1974 года в раздел «Сведения о награждениях» вносят сведения о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоениях государственных почетных званий на основе соответствующих указов и других решений. А в раздел «Сведения о поощрениях» заносят сведения о награждениях и поощрениях, связанных с работой на предприятии.

В трудовые книжки нового образца (то есть действующие с 1 января 2004 года) все сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги вносят в раздел «Сведения о награждении».

Обратите внимание: премии, которые предусмотрены системой заработной платы, а также премии, выплачиваемые нерегулярно, в трудовую книжку не вносят.

Чтобы внести в трудовую книжку сведения о награждениях (поощрениях) сотрудника, нужно:

  • в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка написать полное название фирмы. Если учредительными документами фирмы предусмотрено сокращенное ее название, дополнительно нужно указать и его;
  • в графе 1 проставить порядковый номер записи (соответственно, если работник впервые поступил на работу и был впервые награжден (поощрен), пишут номер 1);
  • в графе 2 – дату награждения или поощрения;
  • в графе 3 – кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
  • в графе 4 – на основании чего внесена запись (со ссылкой на наименование, дату и номер документа).

Санкции за нарушения

За нарушение правил хранения трудовых книжек организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, – от 1000 до 5000 рублей (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной – у сотрудника ее не примут. Поэтому такую ошибку можно также квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса, по статье 5.27 КоАП РФ. Пунктом 2 этой статьи установлена ответственность за повторное нарушение:

  • административный штраф на должностных лиц (и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
  • на юридических лиц – штраф от 50 000 до 70 000 рублей.

За невыдачу трудовой книжки в срок предусмотрен штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей для организаций и от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц компаний и ИП (ч. 1, ст. 5.27 КоАП).

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит