Что должно быть в личном деле работника: образец, входит состав личного дела работника

Содержание
  1. Что должно быть в личном деле работника: образец
  2. Государственные структуры
  3. Частные предприятия
  4. Оформление дела
  5. Учёт и регистрация личных дел
  6. Внесение новых данных
  7. Сохранность дел
  8. Резюме
  9. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела
  10. Личное дело сотрудника
  11. Образец личного дела работника
  12. Личное дело работника
  13. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела
  14. Что должно быть в личном деле работника: образец
  15. Состав личного дела работника
  16. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  17. Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела
  18. Какие документы хранятся в личном деле работника
  19. Из чего состоит (структура)
  20. Сколько хранить
  21. Учет, внесение изменений и хранение
  22. Выдача личных дел работников
  23. Личные дела сотрудников: порядок формирования и работы с ними
  24. Для чего ведут личное дело
  25. Подробности и особенности составления инструкции
  26. Состав документов личного дела работника
  27. Формирование личных дел работников
  28. Оформление личного дела

Что должно быть в личном деле работника: образец

Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения. С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.

Государственные структуры

Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.

Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.

Частные предприятия

Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.

Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

Оформление дела

Титульный лист

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте. Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника. Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.

Внизу справа проставляются дата приёма на занимаемую должность и дата увольнения. Кроме того. Указывается количество листов дела и срок хранения после сдачи в архив.

Сама папка

Поскольку персональные дела сотрудников — это дела достаточно длительного хранения, то находиться они обязаны в обложках, выполненных полностью из картона. Архивы не принимают на хранение папки из пластика. Бланк опись документов в личном деле работника в обязательном порядке подшивается в обложку.

В деле сотрудников содержится следующая информация:

  • заявление, написанное при приёме на работу;
  • автобиография либо резюме;
  • светокопии персональных документов (ИНН, паспорта, СНИЛС);
  • светокопии сведений об образовании и квалификации;
  • рекомендации или характеристики с предшествующего места работы;
  • внутренние документы предприятия, касающиеся данного сотрудника;
  • трудовое соглашение или договор;
  • документы об аттестации;
  • инструкции в соответствии с занимаемой должностью;
  • любые дополнительные документы, согласно которым вносят изменения какой-либо информации.

Что лишнее в личном деле

Поскольку персональные дела хранятся очень длительное время, не меньше 75 лет, то не стоит подшивать туда документы с малым сроком хранения. Заявления на предоставление отпуска, отгулов и тому подобное, хранится в специальном журнале в течение пяти лет.

Кто работает с личными делами

Заниматься внесением данных, описью и сдачей в архив, может исключительно кадровик, тот который назначен приказом.

Именно этот сотрудник может воспользоваться конфиденциальной информации о людях и в случае утечки информации, вся ответственность возлагается на него. Кроме того, ответственный сотрудник знакомит работника, не реже, чем один раз в год, с его личным делом.

Опись содержимого

Все документы, содержащиеся в личном деле, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и описаны. Кроме того, документация должна быть расположена в соответствии с хронологией. Опись можно размещать на внутренней стороне обложки или подшить последней страницей в деле.

Опись должна содержать следующие данные:

  • название документа;
  • именные данные работника;
  • номер личного дела;
  • индекс по номенклатуре;
  • дата составления;
  • постраничное содержание;
  • подпись ответственного;
  • печать и дата.

Учёт и регистрация личных дел

Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников.

Внесение новых данных

Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации. В случае временного отсутствия этого сотрудника, при необходимости, назначается лицо, временно его заменяющее.

Даже если в кадровой службе имеются ещё сотрудники, без специального приказа они не могут заниматься внесением данных.

Различные исправления, в случаях допущения ошибок, вносятся так же, как и в трудовую книжку. Неправильные данные зачёркивают, а сверху надписываются правильные данные. Любые дополнения и изменения должны быть подкреплены соответствующими документами и указаниями на них.

Сохранность дел

Поскольку вся информация, содержащаяся в личном деле, является строго конфиденциальной, необходимо обеспечит ей надлежащее хранение. Для таких целей в организациях широкое распространение получили сейфы специальных конструкций или шкафы из металла, которые запираются на ключ. Такие методы хранения помогут избежать несанкционированной утечки информации посредством доступа третьих лиц.

В организациях сохраняются данные только на тех сотрудников, которые работают на предприятии в данный момент. После увольнения сотрудника, его личное дело передают в архив. Для муниципальных служащих предполагается десятилетнее хранение их персональных дел в организации, где они работали. Для любых других организаций негласно принят срок хранения дел после увольнения в течение одного года.

При оформлении дела для сдачи в архив заполняют лист-заверитель. Эти данные подшиваются в качестве последнего листа. Кроме того, при сдаче в архив указывается время хранения личного дела. Для рядовых сотрудников такой срок составляет 75 лет, а для руководства – бессрочно. Началом исчисления срока является дата его передачи в архив.

Резюме

Нужно помнить, что персональное дело работника – это не трудовая книжка, и на руки оно никогда не выдаётся. Для контроля правильности внесённой в личное дело информации, сотрудник должен периодически знакомиться со своим делом. Такое мероприятие происходит не реже, чем один раз в год, в присутствии ответственного лица. После ознакомления сотрудник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к делу.

Образец личного дела работника для коммерческих организаций можно найти в сети интернет. Для госпредприятий и организаций существует специально утверждённая форма.

По требованию правоохранительных органов личные дела могут быть переданы им для рассмотрения. Но даже правоохранительные органы, впоследствии должны вернуть дело на предприятие.

Заводить или не заводить личные дела на своих сотрудников каждая частная организация решает самостоятельно. В случае положительного решения необходимо обеспечить сохранность конфиденциальных данных.

Образец личного дела работника

Из-за этого не стоит подшивать акты, хранящиеся меньше данного срока. В частности, это касается уведомлений о начале отпуска, заявлений о его предоставлении, приказов об очередных отпусках, которые подшиваются в отдельный журнал регистрации и хранятся 5 лет. Заполнение документов Оформлять, пронумеровывать, описывать, вносить любые изменения, закрывать и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным приказом организации.
Только этот специалист должен иметь доступ к персональным делам и в случае разглашения персональной информации о работнике понесет ответственность. Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в календарный год. Опись Документы, в деле должны располагаться по дате поступления.

Личное дело работника

  • На обычных работников — 75 лет.
  • На руководящих – постоянно.

Срок течь начинает не со дня рождения работника, его увольнения, а с момента передачи дела в архив. Выдача личных дел работников Не стоит сравнивать личное дело с трудовой книжкой, выдаваемой при увольнении. Личные дела на руки работникам никогда не выдаются! Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле.

Это делается для поддержания его в актуальном состоянии. Сотруднику ответственному за личные дела рекомендуется разработать бланк ознакомления, в котором ежегодно работник своей подписью будет удостоверять данный факт. Личные дела по запросу выдаются правоохранительным либо контролирующим органам.

Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Образец оформления листа-заверителя личного дела Лист-заверитель дела N В деле подшито и пронумеровано листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов ; пропущенные номера листов + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы. Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Что должно быть в личном деле работника: образец

Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата. Образец описи личного дела можно скачать здесь: Внутренняя опись личного дела_(бланк) Порядок ведения документации Регистрация и учёт В приказе организации, предусматривающем заведение на сотрудников личных дел, должен быть подробно расписан порядок их регистрации и учета. Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел.

В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу. В подобном журнале отображаются краткие сведения о каждом личном деле. То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).

Состав личного дела работника

ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ. Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст.

238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников Внесение изменений Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности. Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий. Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках.
Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Также следует поступать при изменении любой другой информации. Все изменения вносятся с приложением копий документов и ссылкой на них (свидетельство о браке, о перемене имени, разводе). Хранение Информация из личного дела строго конфиденциальна.

Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров). Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну. Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Важное дополнение:  Гражданский правовой договор с физическим лицом образец, гражданский договор физическим лицом образец

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Личные дела сотрудников: порядок формирования и работы с ними

После того, как новый работник поступил на работу, на него заводят личное дело, в котором копятся информационные данные о нем, то есть сведения о его характере, личностных чертах, персональных данных и трудовых особенностях. Это необходимо с целью обеспечения формирования общего представления о нем, а также для простоты процесса его дальнейшего трудоустройства. Рассмотрим, что такое личное дело работника, а так же порядок формирования его состава и тонкости контроля за этим процессом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
Это быстро и бесплатно !

Для чего ведут личное дело

Путем ведения личного дела работодатель проводит объективную оценку и анализ труда работника, а сам сотрудник имеет возможность знать о собственных трудовых достижениях. Таким образом, личное дело содержит отрезки информации и биографии персонала, собирая их в единое целое. Оно представлено рядом документационных данных, отражающих четкие сведения трудового плана. Ведение таких дел актуально для административных сотрудников, рядовых специалистов и представителей руководящих должностей.

Обратите внимание: сохранность документации находится под ответственностью служб, несущих функционирование по выполнению всех операций, связанных с архивной работой.

Руководитель фирмы – лицо, обеспечивающее сотрудника работой и формирующий дело на него, ведет контроль правильности составления всех необходимых для этого бумаг. В той или иной компании действует определенная инструкция, на основании которой устанавливается порядок данной процедуры. Личное дело включает в себя все бумаги, имеющие важность для работодателя и для сотрудника. Закладывание этого «фундамента» в формирование личного дела стартует с момента подписания сотрудником трудовых отношений с работодателем и издания приказа.

Подробности и особенности составления инструкции

Далее мы рассмотрим, что такое ведение личных дел сотрудников, порядок формирования, оформления и работы с ними. В инструкции детально рассмотрен порядок, в котором формируются и хранятся личные дела сотрудников, а также определены тонкости. Положения данной инструкции распространены на порядок, установленный для рабочего процесса. Есть определенные пункты, включенные в инструктаж, соблюдение и своевременность выполнения которых приведет к качественной работе в рамках фирмы, а также к оптимизации времени и использования ресурсов персонала.

Общие положения

В этом пункте указываются базовые понятия, которые имеют отношение к ведению дел личного характера. Представлены основные особенности инструкции и требований к ее соблюдению. Данная инструкция – это перечень требований в плане дел, связанных с выполнением работниками определенного труда. Она имеет место быть при трудоустройстве в совершенно любой сфере, не зависимо от специфики занятости.

Обратите внимание: личное дело представлено набором документационных сведений, в которых отражена информация не только о сотруднике как о личности, но и об особенностях труда – заслугах, особых достижениях, изобретениях. Эти достижения распространяются на все сферы деятельности работника.

Делами с данным типом документации занимается служба, которая функционирует на каждом предприятии относительно крупного масштаба. Занимается ведением таких дел квалифицированный специалист.

После рассмотрения общих понятий необходимо перейти к оперированию ими с практической точки зрения. Рассмотрим данные о составе документации и о требованиях, которые традиционно предъявлены к ее хранению.

Состав документации

Мы уже говорили, личное дело – это перечень сведений о том или ином сотруднике. Оно, в первую очередь, содержит определенный список документации, которую важно принять во внимание. Далее, рассмотрим, какие документы должны участвовать в составлении личного дела сотрудника. Для их сбора проводится несколько мероприятий, направленных на упорядочивание информации. Они связаны непосредственно с описью и другими элементами ведения документации. Если дело ведется для представителей специфических должностей, а также в некоторых определенных ситуациях, то есть новый перечень документов, который можно принять во внимание в ходе формирования личного дела.

Документы, которые должны быть в личном деле сотрудника:

  • листы аттестации с характеристиками;
  • списки заслуг;
  • договоры с сотрудниками фирмы;
  • другие документы, предусмотренные законом.

Обратите внимание: есть определенная хронологическая последовательность, в которой и включаются документы в состав личного дела работника.

При составлении личного дела работника важно понимать, что есть перечень сведений, не имеющих отношение к общему делу работника:

  • документы об отпусках;
  • справки;
  • данные о семейном составе и зарплате;
  • прочие документы, предполагаемые законом.
Важное дополнение:  Заявление на совмещение должности, заявление работника совмещение должностей образец

Список документов, казалось бы, прост и понятен, но стоит уделить внимание требованиям, предъявляемым к хранению и оформлению документационных сведений.

Требования к ведению документации

В рамках формирования общих данных, имеющих отношение к личному делу сотрудника, происходит формирование некоторых информационных сведений, отраженных в бумагах. Она имеет в себе сведения о том, какие у документации названия. Листы формируются и нумеруются по отдельности от включенных в личное дело элементов.

Личный листок

Личный листок — это один из главных документов, участвующих в личном деле. Он оформляется по Приложению 2. Заполняет его сотрудник, который поступает на службу в компанию. Важно знать, что в документе не должно быть ошибочных данных и исправлений. Специалист по работе с кадрами осуществляет контроль заполнения личного листка.

Перечень требований к личному листку:

  1. Предоставление исчерпывающих ответов на все вопросы.
  2. Недопущение пропуска (зачеркивания) граф, если ответ отрицателен, так и указывается «не имею», «не принимал».
  3. ФИО пишется не инициалами, а в полном размере (Именительный падеж).
  4. У вас попросят указать дату, в которую родились: ХХ.ХХ.ХХХХ.
  5. В области «образование» указывается соответствующая информация. Если оно является не оконченным, то отмечается количество пройденных курсов.
  6. Семейное положение. Данные предоставляются исключительно на момент заполнения. Далее следуют короткие данные о муже / жене сотрудника.

Обратите внимание: типичный бланк описи документов в личном деле работника можно скачать в этой статье по ссылке и заполнить в соответствии с вышеуказанным образцом.

Анкетирование

Этот процесс в рамках работы предприятия требуется для получения работником других сведений, не содержавшихся в прочих источниках. Рассматривая основные требования, можно отметить, что они представлены аналогичными элементами имеющимся при оформлении листков. Специалист в области кадровой службы оставляет и свою подпись, что означает его знакомство со спецификой.

Автобиография работника

Она представлена документом, в котором кратко изложены этапы из жизни автора. Традиционно данный тип документации содержит определенный набор сведений:

  • ФИО;
  • рождение (дата, время);
  • образование;
  • деятельность трудового плана;
  • профессия;
  • заслуги;
  • сведения семейного состава;
  • в конце следует подпись составителя и обязательное указание даты.

Характеристика сотрудника

Это официальная документация, в которой четко отражены сведения о той или иной деятельности работника. Оформление документа может осуществляться в бланке. Объективно документация содержит краткую или подробную оценку деятельности сотрудника со стороны особо компетентных лиц. Здесь описываются заслуги служебного плана и другие информационные данные.

Кроме того, к общему личному делу и конкретно к описываемому нами документу могут быть запросто приложены определенные сведения – копии документов об образовании, а также пройденные курсы на повышение квалификационных навыков. Отражаются сведения, имеющие отношение к переводу сотрудника, его увольнению и так далее.

Ведение учета и хранения личных дел

Размещение документа проводится в специальную обложку, оформленную в формате А4. На данном элементе отмечаются базовые сведения о сотруднике, такие как краткая информация о нем, а также другие данные о заслугах работника разного масштаба и характера. Чтобы учесть и обеспечить сохранность данных, уполномоченный сотрудник занимается ведением специального журнала учета. При увольнении сотрудника данные для учета передаются другому лицу.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить документ, можно заметить, что на основании законодательства личные дела могу быть переданы работникам в личное пользование, а также отданы сторонним фирмам в законодательном порядке. На то имеется соответствующее разрешение руководителя фирмы. При пользовании запрещается вносить новые данные и убирать старые.

Таким образом, составление и хранение личного дела – ответственный процесс, от которого во многом зависит карьера работника. Правильность составления этого документа влияет на общее представление о сотруднике, поэтому заниматься оформлением должно компетентное лицо.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Состав документов личного дела работника

заявление о приеме на работу;

трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;

личный листок по учету кадров и дополнение к нему;

документы об образовании (копии);

документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;

должностные инструкции (регламенты);

аттестационные листы, отзывы, представления;

паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);

заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;

документы о награждении, наложении взысканий (копии);

сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);

невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);

заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;

иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела(образец приводится по ссылке):

заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года(при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит