Листок нетрудоспособности не заполнено место работы, ошибка листке нетрудоспособности место работы

Содержание
  1. Листок нетрудоспособности не заполнено место работы
  2. Проблемы заполнения листков нетрудоспособности
  3. Заполнение больничного в больнице
  4. Делопроизводство
  5. Как исправить ошибку в больничном листе?
  6. Возможны ли коррективы с точки зрения закона?
  7. Допустимые ошибки
  8. Имеет ли значение количество исправлений в больничном?
  9. Как правильно корректировать?
  10. Общая схема действий
  11. Каковы последствия неверного исправления?
  12. Кто и как составляет опись испорченных бланков?
  13. Related Posts
  14. 3 комментария
  15. Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности
  16. Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности
  17. Ошибки при заполнении больничного
  18. Что делать, если больничный утерян?
  19. Процедура замены листка нетрудоспособности при утере
  20. Оформление дубликата листка нетрудоспособности
  21. В больничном листе работника не указано место работы
  22. Ошибки при заполнении листка нетрудоспособности
  23. Исправление ошибок
  24. Обязанность работодателя проверять заполнение больничного

Листок нетрудоспособности не заполнено место работы

Проблемы заполнения листков нетрудоспособности


С 2014 года во всех регионах страны больничные будет выплачивать не работодатель, а ФСС, и тогда получить деньги по поддельному документу станет практически невозможно, а значит, теневой рынок этих услуг должен самоликвидироваться. Но у всех заинтересованных лиц, в первую очередь у работников, которые получали листки нетрудоспособности, возникла одна большая проблема, связанная с их заполнением. Изначально новый формат листка нетрудоспособности предназначался для машинописного заполнения, но программное обеспечение, мягко говоря, запаздывало, и медицинские работники заполняли их вручную.

Сегодня программа, позволяющая заполнять бланк на компьютере, отработана и размещена на официальном сайте ФСС и его региональных отделений в свободном доступе. Предназначена она медицинским учреждениям. По всей видимости, появление этой программы должно снять все вопросы по заполнению листков нетрудоспособности медицинскими учреждениями.

Как быть, если в больничном листе не указано название организации (или указано с ошибкой)

Имеющиеся исправления или зачеркнутый текст должны быть подтверждены записью «исправленному верить», подписью лечащего врача и печатью медицинской организации.

Не допускается в листке нетрудоспособности внесение более двух исправлений. При этом работники ФСС будут обращаться внимание на имеющиеся в листках нетрудоспособности нарушения положений Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514, например: не указано место работы; не указана причина нетрудоспособности; выдан медицинской организацией, врачом, занимающимся частной медицинской практикой вне медицинской организации, не имеющим лицензии на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности; выдан (продлен) гражданам, находящимся вне места регистрации по месту жительства, без разрешения главного врача медицинской организации либо его заместителя;

Заполнение больничного в больнице

Причем в лицензии должно быть предусмотрено право на работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России ).Если листок нетрудоспособности выдает медицинская организация, у которой лицензии нет, то работодатель за это ответственности не несет.

Делопроизводство

Как исправить ошибку в больничном листе?

Больничный лист – важный документ, который позволяет работнику получить возможность временно освободиться от выполнения трудовых обязанностей в случае болезни.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

За трудящимся сохраняется средний заработок на то время, пока он сам находится на стационарном или амбулаторном лечении.

В то же время представители ФСС весьма строго следят за соблюдением порядка заполнения больничных листов, посему любая ошибка или неточность может повлечь за собой серьезные проблемы.

Тем не менее, в отдельных случаях внесение исправлений в больничный лист все-таки возможно.

Возможны ли коррективы с точки зрения закона?

Российское законодательство устанавливает жесткие требования в отношении порядка заполнения больничных листов.

Ошибки чаще всего требуют замены документа.

Однако есть случаи, когда в листок нетрудоспособности просто потребуется внести небольшие коррективы с соблюдением следующих основных правил:

  • если ошибку допустил врач, то её исправление невозможно, в то время как недочеты работодателя могут быть аккуратно исправлены;
  • при устранении неточностей категорически запрещено использование корректора;
  • все корректировки отражаются на оборотной стороне листа за подписью лица, заполняющего бланк;
  • зачеркивать неверные значения можно только ручкой с черными чернилами.

По закону больничный лист будет считаться действительным в том случае, если в него внесено не более 2-х оформленных должным образом исправлений.

Основные документы, которыми регулируется вопрос оформления и выдачи больничных листов, вы найдете ниже:

Дополнительные разъяснения по данному вопросу:

Допустимые ошибки

В силу того, что определенные исправления в листок нетрудоспособности все же могут быть внесены, ФСС установила перечень ошибок, которые признаются допустимыми.

В их числе:

  • написание отдельных слов прописными буквами;
  • наложение символов на границы ячеек формы;
  • попадание печати на заполненные информацией поля;
  • наличие небольших помарок, галочек и точек;
  • лишние пробелы между инициалами доктора;
  • отсутствие необходимых прочерков в пустых ячейках;
  • указание наименования учреждения, в котором осуществляет трудовую деятельность получатель документа в кавычках;
  • написание адреса медицинской организации без учета последовательности.

Все приведенные выше допустимые ошибки рассматриваются в качестве технических недочетов.

В инструкциях ФСС также отмечается, что признается действительным бланк, сложенный в два или несколько раз.

Имеет ли значение количество исправлений в больничном?

Невнимательность сотрудников отдела кадров работодателя может привести к тому, что в одном листе нетрудоспособности будет содержаться сразу несколько ошибок.

Тем не менее, согласно новым правилам, предельное число исправлений в больничном документе не должно оказаться более двух.

Стоит отметить два важных нюанса:

  • в больничных листах старого образца число исправлений неточностей, допущенных работодателем, было неограниченным;
  • на оборотной стороне бумаги имеется ограниченное количество места для внесения коррективов, поэтому даже технически большое число ошибок в документе не может быть исправлено.

Как проверить подлинность больничного? Узнайте тут.

Как правильно корректировать?

Если больничный лист будет заполнен некорректно, то Фонд социального страхования имеет полное право отказаться от возмещения расходов, понесенных работодателем на выплату пособий.

В этом свете отделу кадров приходится крайне внимательно следить за правильностью оформления листков нетрудоспособности на работников организации.

Здесь можно говорить о двух случаях возникновения ошибки:

  • если неточность допустил врач, то больничный лист будет возвращен сотруднику, а тот обязан будет посетить с ним медицинское учреждение и получить корректный дубликат;
  • если виновником ошибки стал работник отдела кадров, то он должен приступить к исправлению неточности.

Порядок устранения ошибок в листке нетрудоспособности включает в себя следующие основные мероприятия:

  • неверная запись аккуратно перечеркивается ручкой с черными чернилами;
  • на обратной стороне бумаги в соответствующее поле вносится корректная информация;
  • лицо, заполняющее документ ставит рядом свою подпись, прописывает «Исправленному верить» и заверяет исправление печатью организации.

Если работодатель не имеет собственной печати, то запись удостоверяется подписью руководителя организации.

Существуют некоторые различия, относительно того, как исправить ошибку в больничном документе старого и нового образца.

Подробная информация приведена в нижеследующей таблице.

Образец документа Ошибка допущена врачом Ошибка допущена работодателем Общее число исправлений
Старый Зачеркнуть, на обороте указать верные данные, пометка «Исправленному верить», подпись, печать Зачеркнуть, на обороте указать верные данные, пометка «Исправленному верить», подпись, печать Не ограничено
Новый Зачеркнуть, на обороте указать верные данные, пометка «Исправленному верить», подпись, печать Заменить испорченный документ корректным дубликатом прямо в медицинском учреждении Не более 2-х

При наличии корректно заполненного больничного листа отдел кадров и бухгалтерия вносят в рабочий табель учета времени пометку «Б» или число «19» напротив дней, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте по болезни.

Однако делать такие пометки следует, только будучи уверенным в наличии листка нетрудоспособности.

Общая схема действий

Порядок действий при исправлении ошибок в больничном документе зависит от того, кем именно была допущена неточность при его составлении: врачом или работодателем.

Важно также знать, какие недопустимые исправления требуют замены больничного листа.

Если лист испорчен работодателем

Чаще всего в процессе оформления документов, касающихся временной нетрудоспособности заемщика возникает вопрос: как исправить больничный лист, испорченный кадровой службой работодателя.

В этом вопросе следует помнить два простых правила:

  • если в документ была внесена неверная информация, то её аккуратно зачеркивают черной ручкой, пишут корректное значение на обратной стороне бумаги и заверяют запись подписью и печатью;
  • если неверно была заполнена какая-либо строка, то на обратной стороне листа делается запись: «Строку «А» считать незаполненной».

Пример:

При заполнении больничного листа продавцу Викторовой Н.В. сотрудник отдела кадров по ошибке внес дату начала её работы в организации в соответствующую строку.

Однако согласно трудовому законодательству, указание дня начала трудовой деятельности актуально только для листков нетрудоспособности, дата открытия которых совпадает с датой начала ведения работников трудовой деятельности в конкретной организации.

В связи с этим кадровик внес на обратную сторону документа такую запись: «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной, исправив, тем самым, серьезную ошибку.

Если ошибки допущены врачом

Если неточность при заполнении документа допустил врач, то работнику следует обратиться в соответствующее медицинское учреждение и запросить там замены документа.

В новых больничных листах исправления записей, внесенных врачом, считаются недействительными.

Существуют некоторые моменты, которые нельзя исправлять оформлением дубликата.

Так, в графе «Причины нетрудоспособности» указаны несчастный случай на производстве или профессиональное заболевание, то устранение этой записи путем замены больничного листа считается противозаконным деянием.

Пример:

Гражданин Павлов И.В. передал в отдел кадров оформленный в больнице листок нетрудоспособности. Однако уже на следующий день документ ему вернули, указав на то, что в нем имеются недопустимые исправления, сделанные врачом.

Павлов В.И. обратился по месту получения справки – в районную поликлинику к лечащему доктору и тот на месте заполнил дубликат документа и выдал его работнику.

Дают ли больничный при переломе руки? Смотрите здесь.

Как продлить больничный? Информация тут.

Когда требуется замена документа?

Далеко не все неправильно заполненные больничные листы могут исправлять даже работодатели. В этом случае без замены документа уже не обойтись.

Подлежат переоформлению в обязательном порядке документы по нетрудоспособности, содержащие следующие ошибки:

  • наименование медицинской организации указано не в соответствии с её названием, фигурирующем в учредительных документах;
  • в графе «Адрес медицинской организации» не соответствует месту выдачи документа;
  • печать поликлиники, проставляемая на бумаге, не имеет записей «Для больничных листов» или «Для листков нетрудоспособности»;
  • неправильно указана организация, в рамках которой осуществляет трудовую деятельность работник (не соответствует сведениям учредительных документов);
  • не указана должность лечащего врача (терапевт, окулист, педиатр).
  • отсутствует фамилия и инициалы доктора.

Больничный лист подлежит замене и в том случае, если работодатель допустил в нем более двух ошибок.

Каковы последствия неверного исправления?

Правильное оформление больничного листа напрямую определяет возможность получения работником пособия по нетрудоспособности.

Эта сумма выделяется из ФСС, поэтому сотрудники ведомства строго подходят к вопросам оформления больничных листов.

Если в документе были допущены ошибки, а после этого внесены неверные исправления, то это чревато последствиями, как для работника, так и для работодателя, в частности:

  • отсутствующие на рабочем месте по причине болезни работники не получат оплаты за пропущенные дни;
  • работодатель, больничные листы которого были признаны недействительными по причине недопустимых ошибок и исправлений, может быть подвергнут административному взысканию.

Каков срок предоставления больничного работодателю? Узнайте тут.

Кто и как составляет опись испорченных бланков?

Ранее уже отмечалось, что в случае неправильного заполнения больничных листов медицинский работник обязан выдать больному на руки корректный дубликат документа.

Что же касается испорченных листов, то они не уничтожаются, а передаются на хранение ответственным лицам.

В общем виде процесс этот выглядит так:

  • врач оформляет новый бланк и выдает его больному;
  • испорченный документ передается в регистратуру поликлиники, где уполномоченный работник подшивает его в папку;
  • на испорченный лист составляется опись, содержащая информацию о Ф.И.О. врача, даты сдачи им документа, его номера и серии;
  • в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков делается соответствующая пометка.

Папки с подшитыми в них испорченными листами нетрудоспособности хранятся 3 года, после чего уничтожаются на основании приказа руководителя медицинской организации и соответствующего акта.

Таким образом, процесс исправления ошибок в больничных листах осуществляется строго в соответствии с нормами законодательства, в том числе на основании инструкций ФСС РФ.

За правильность заполнения документа и корректность внесения исправлений отвечают работодатель и лечащий врач.

Неточности в документах могут стать веской причиной невыплаты положенной компенсации работнику.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

На сколько дней дают больничный →

Больничный лист задним числом →

Оформление больничного листа →

Заполнение больничного листа →

3 комментария

В разделе «Подробная информация приведена в нижеследующей таблице» нужно поменять местами столбцы «ошибка допущена работодателем» и «врачом»

Как быть если при проверке форматно-логическим контролем ФСС выявлена ошибка Номер ЛН уже используеться?

Здравствуйте.Подскажите пожалуйста если в больничном в строке средний заработок для исчисления пособий сумма проставлена не с начала строки и перед суммой поставлены нули, будет это считаться ошибкой?

Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности – это типовой бланк, получаемый по месту прохождения лечения для предъявления по месту работы с целью обоснования отсутствия заболевшего на рабочем месте и начисления ему соответствующего пособия. Листок составляется частично врачом, после чего передается для дальнейшей обработки работодателю. Составленный и заполненный документ предоставляется в ФСС для возмещения больничного пособия. Рассмотрим в статье случаи, когда выписывается дубликат листка нетрудоспособности.

Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности

Больничный лист всегда выписывается медработником, только после этого он переходит к работодателю лица, на которого лист составлен. В определенных ситуациях возникает потребность составления дубликата листка нетрудоспособности. В целом документ аналогичен первично выписанному бланку, однако включается пометка о том, что это дубликат, то есть повторно выписанный лист. Обязанность по выписке дубликата также ложится на врача.

В каких случаях составляется дубликат взамен первичного документа:

  1. Медработником, заполнявшим первичный листок, допущена ошибка;
  2. Первичный документ утерян по вине работника;
  3. Первичный листок поврежден работником и непригоден для представления в ФСС.

В данном перечне оснований для выписки дубликата не значится допущение ошибок работодателем при заполнении.

Листок о нетрудоспособности сформирован таким образом, что часть его заполняется по месту лечения, вторая часть – по месту работы. Читайте также статью: → “Пример заполнения больничного листа в 2019». Если ошибка в оформлении допущена врачом, она не может быть исправлена в текущем документе. Необходима выписка дубликата документа без исправлений медработником.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Если ошибка допущена работодателем, то позволено ее исправить, аккуратно зачеркнув неверные данные и указав корректные сведения на оборотной стороне. Исправление работодатель должен заверить своей подписью, печатью, датой.

★ Книга-бестселлер «Расчет больничного и страховые взносы в 2018» для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

Ошибки при заполнении больничного

ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.

  • Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
  • Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
  • Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.

Ошибки работодателя в некоторых случаях можно исправить в текущем больничном листе без выписки дубликата.

К таким ошибкам можно отнести:

  • Некорректное указание реквизитов работодателя, его представителей и нетрудспособного;
  • Ошибки в указании стажа и периодов страхового типа;
  • Неверно проведенные расчеты пособия. Читайте также статью: → “Исправление больничного листа: процедура исправления».

Не нужно выписывать дубликат или исправлять технические недочеты, если они не мешают прочесть записи всех полей правильно. К таким недочетам можно отнести:

  • Внесения в поля информации не заглавными, а прописными буквами;
  • Попадение отдельных символов полей на их границы, если это не мешает прочтению содержимого поля;
  • Лишние пробелы между инициалами медработника;
  • Заход печати на поле с информацией и др.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Что делать, если больничный утерян?

Пропажа листка нетрудоспособности не позволит получить работодателю возмещение пособия, выплачиваемого работнику в связи с временной неработоспособностью. Если листок потерял сам работник, не донеся его до бухгалтерии, то это его вина, и заняться получение дубликат должен он сам. Для этого работнику необходимо прийти в медучреждение по месту выписки первичного документа и подать просьбу для оформления дубликата.

Если листок утерян работодателем, например, в связи с безалаберным отношением работника бухгалтерии к документам, то также необходимо получить дубликат, однако в этом случае работник не обязан обращаться в клинику. Работодатель может обратиться к нему с подобной просьбой, однако удовлетворять эту просьбу работник не обязан, так как его вины в пропаже нет.

Больничный, утерянный работником, поликлиника обязана восстановить. Если листок потерял работодатель, то за поликлиникой остается право отказать в выписке дубликата.

Для получения дубликата необходимо составить заявление о выдаче дубликата больничного и предоставить его по месту выписки листка нетрудоспособности. В заявлении идет обращение к главному врачу поликлиники, в тексте пишется просьба выдать дубликат листка нетрудоспособности (написать номер, дату выдачи, ФИО нетрудоспособного) с указанием причины (например, в связи с утерей).

Если заявление поступает от работника, и указана причина для выписки дубликата – утеря по вине работника, то врач обязан составить листок еще раз, указав, что это дубликат. Если заявление поступает от работодателя, и вины работника в утере документа нет, то поликлиника может и отказать в предоставлении дубликата, так как в законодательстве четко указана, что замена производится только в случае утери больничного работником.

Так как основание в виде утери документа по вине работодателя для повторного оформления листка нетрудоспособности в законодательстве не закреплено, поликлиника вправе оставить за собой решение о возможности подготовки дубликата.

Если медучреждение не выпишет дубликат, то возмещать расходы работодателя по выплате пособия ФСС не будет. Читайте также статью: → “Случаи, когда больничный не оплачивается». Однако позиция суда в подобных ситуациях немного иная, практика показывает, что судья может признать обоснованием для возмещения пособия не только утерянный листок нетрудоспособности, но и иные документы (справки из поликлиники с записями о выдаче больничного листа, копии корешков листков, проведенные работодателем расчеты пособия).

★ Книга-бестселлер «Расчет больничного и страховые взносы в 2018» для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

Процедура замены листка нетрудоспособности при утере

Процедура замены листка нетрудоспособности при утере по вине работника следующая:

  1. Работник получает от работодателя справку о том, что листок не предоставлен;
  2. Работник пишет заявление в поликлинику о выдаче дубликата и прикладывает справку;
  3. Документы передаются по месту выписки больничного;
  4. В поликлинике формируется комиссия, которая принимает решение об удовлетворении просьбы – решение комиссии документально закрепляется, отмечается, какой лист подлежит восстановлению;
  5. Запись с решением о выписке дубликата передается лечащему врачу для повторного формирования документа.

Если листок утерян в организации работодателя, то действия иные:

  1. Работодатель формирует комиссию, которая определяет причины утери;
  2. Если это форс-мажор, то составляется заявление в поликлинику с просьбой о выдаче листка по причине непредвиденного форс-мажорного обстоятельства (например, пожар);
  3. Если это вина работника, то также делается попытка восстановить листок в поликлинике;
  4. При получении отказа от поликлиники затраты на выплату пособия нетрудоспособному списываются либо в расходы организации, либо возмещаются за счет виновного лица.

Оформление дубликата листка нетрудоспособности

Для выписки дубликата используется тот же бланк листа, что и при оформлении первичного документа. В целом, процедура заполнения дубликата аналогична начальному документу. Однако необходимо в верхней части листка поставить галочку в поле «Дубликат», при этом поле «Первичный» остается пустым. Также в поле «дата выдачи» будет указан момент выписки дубликата, а не первичного документа.

При оформлении используются правила, утвержденные Порядком, которые применяются и при первичной выписке листков о временной утери работоспособности:

  • Доступен машинописный или ручной способ заполнения;
  • Цвет заполняемой информации – черный;
  • Буквы – печатные, заглавные, хорошо читаемые;
  • Буква, слова, символы, цифры помещаются четко внутрь полей, не выходя за их рамки;
  • При распечатке листка, заполненного машинописным способом, необходимо проставить прочерки в каждом пустом поле.

Если в первичном больничном могут быть указаны периоды продления листа, то в дубликате это делать не нужно, в разделе «освобождение от работы» ставятся начальная дата открытия больничного и дата его закрытия. Промежуточные записи не нужно отражать. Особенности заполнения листка врачом при выписке дубликата сведены в таблицу:

В больничном листе работника не указано место работы

Цитата (БСС «Главбух» 25.11.2014г.): Название организации в больничном можно заполнить вместо врача

Компания вправе возместить из ФСС РФ пособие по листку нетрудоспособности, который врач заполнил частично на компьютере, а частично от руки. К такому позитивному выводу впервые пришли специалисты фонда в ответе на запрос редакции журнала «Главбух» (письмо ФСС РФ от 23 октября 2014 г. № 17-03-09/06-3841П).

Листок нетрудоспособности нужно заполнять на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с помощью компьютера (п. 56 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).
Врачи сейчас часто применяют второй способ заполнения больничного. Для этого у них есть специальная программа. Но поле «Место работы — наименование организации» порой оставляют пустым, чтобы не наделать ошибок. Ведь это поле заполняется со слов сотрудников. А они не всегда знают точное название организации, в которой работают.
В такой ситуации можно без опасений принять у работника листок. И самостоятельно вписать точное название компании черной гелевой ручкой. Раз в ФСС комбинированное заполнение больничного не считают нарушением, значит, не должно быть и проблем с возмещением пособия.

Напомним также, что в листке допускаются и незначительные ошибки в наименовании компании. Например, нет ничего страшного в том, что врач привел такие лишние знаки в названии работодателя, как кавычки, точки, тире, номер. Также не считается нарушением произвольное сокращение наименования, если оно превышает 29 символов (п. 6 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15–12956).

Ошибки при заполнении листка нетрудоспособности

«Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2012, N 3

В ходе применения с 1 июля 2011 г. нового бланка листка нетрудоспособности возникает много спорных вопросов по его заполнению. Исходя из публикуемых статистических сведений доля испорченных бланков в их общем объеме составляет немалую величину. Все это свидетельствует об ошибках, допускаемых при заполнении больничных. В свою очередь, отметим, что специалисты ФСС, в обязанности которых входит разъяснение спорных моментов по заполнению листков временной нетрудоспособности, не молчат. На протяжении всего времени, в течение которого применяется новый бланк больничного, выходят их разъяснения, приведенные в письмах. Причем по некоторым вопросам позиция экспертов с течением времени менялась. В данной статье мы собрали наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые работодателями при заполнении больничного листа.

Напомним, что форма бланка листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н. Порядок его заполнения приведен в гл. IX Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее — Порядок N 624н). Особенности заполнения раздела «Заполняется работодателем» установлены п. п. 64 — 66 Порядка N 624н.

Стоит помнить: новый бланк является машиносчитываемым документом, то есть подразумевается автоматическая обработка указанных в нем сведений, поэтому несоблюдение порядка его заполнения может привести к невозможности получения достоверных сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

Заполнение листка нетрудоспособности прописными буквами. Исходя из п. 65 Порядка N 624н записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Следовательно, заполнение листка прописными буквами является нарушением порядка.

Одновременно с этим ФСС сообщает, что в целях предотвращения отказов в назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам принято считать, что наличие в листке технических недочетов заполнения, в частности заполнение полей бланка прописными буквами, не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Использование тире, кавычек, знака номера при заполнении строки «Место работы — наименование организации». В соответствии с п. 66 Порядка N 624н в строке «Место работы — наименование организации» указывается полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения). Однако проблема в том, что в данной строке предусмотрено внесение максимум 29 знаков, в то время как у многих учреждений даже сокращенное наименование имеет более 29 знаков. Возникает вопрос: можно ли при заполнении данной строки применять тире, кавычки, точки и другие знаки препинания?

Разъяснения ФСС по поводу возможности применения указанных символов для занесения наименования организации были неоднозначными.

Вначале ФСС в Письме от 15.07.2011 N 14-03-11/15-7481 (далее — Письмо N 14-03-11/15-7481) давал следующие рекомендации. При заполнении строк листка нетрудоспособности «Место работы — наименование организации»:

  • следует применять сокращенное наименование организации, как предусмотренное уставными документами, так и допустимое и произвольное сокращение в виде общепринятых аббревиатур в соответствии с Единым государственным реестром юридических лиц;
  • кавычки, точки, запятые, тире, знак номера в наименовании организаций не применяются. Пробелы между словами в строках листка нетрудоспособности обязательны;
  • в случае невозможности написания полного (сокращенного) наименования страхователя, имеющего более 29 знаков с пробелами, при заполнении строк листка нетрудоспособности указывается принятое сокращенное наименование страхователя в соответствии с количеством ячеек в строке информационного поля. При наличии в наименовании организации более 38 букв (с пробелами) и отсутствии сокращения в учредительных или уставных документах вписывается сокращенное наименование в соответствии с общепринятыми аббревиатурами, позволяющими идентифицировать организацию, согласно Приложению к Письму N 14-03-11/15-7481. Принятое сокращенное наименование организации устанавливается соответствующими организациями по согласованию с региональным отделением ФСС и доводится до сведения застрахованных лиц, работающих в данной организации.

Однако впоследствии Письмо N 14-03-11/15-7481 было отозвано и в настоящее время не подлежит применению. Вместо него ФСС предлагает руководствоваться Письмом от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545, согласно которому при заполнении строки «Место работы — наименование организации»:

  • указывается полное либо сокращенное наименование организации (обособленного подразделения), соответствующее ее учредительным документам;
  • при отсутствии в учредительных документах организаций сокращенного наименования либо если полное или сокращенное наименование организации, в том числе обособленного подразделения, содержит более 29 символов, допустимо его произвольное сокращение в пределах ячеек, предусмотренных указанными строками. При этом страхователя (обособленное подразделение) территориальный орган ФСС может идентифицировать по регистрационному номеру, указываемому в разделе «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности;
  • указание в наименованиях организаций (обособленных подразделений) кавычек, точек, запятых, тире не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.

В Письме от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605 ФСС сделал вывод о том, что, если наименование организации содержит более 29 символов, кавычки, знак номера, тире, точки и иные знаки препинания не проставляются.

В более позднем Письме N 14-03-18/15-12956 сообщается следующее: Порядок N 624н не содержит запретов на указание в наименованиях организаций (обособленных подразделений) кавычек, точек, запятых, знака номера, тире. Наличие в листке нетрудоспособности указанных знаков не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий. Все знаки проставляются в отдельных ячейках бланка листка нетрудоспособности. Иными словами, использовать знаки препинания и иные знаки в целях указания названия организации можно независимо от того, сколько символов содержит такое наименование (более 29 или менее).

С учетом вышесказанного по мнению автора, использование тире, кавычек, точек, запятых, иных знаков препинания и символов при заполнении строки «Место работы — наименование организации» не является нарушением и не служит основанием для переоформления листка нетрудоспособности.

Запись в листке нетрудоспособности выходит за пределы информационного поля. В соответствии с п. 65 Порядка N 624н записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Использование шариковой ручки не допускается. Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек. Все записи в специально отведенных ячейках проставляются начиная с первой ячейки.

Вывод о том, что выход записи за границу информационного поля не допускается при заполнении больничного листа и является ошибкой, сформулирован и в Письмах N 14-03-11/15-8605 и N 14-03-18/15-12956.

Запись в листке нетрудоспособности соприкасается с границами ячеек. Записи в листке нетрудоспособности не только не должны заходить за пределы границ ячеек, но и не могут соприкасаться с границами ячеек (п. 65 Порядка N 624н).

Хотя данное правило заполнения четко прописано в нормативном документе и является обязательным для исполнения не только работодателями, но и медицинской организацией, специалисты ФСС не считают случаи попадания букв на границы ячеек грубой ошибкой, относя их к техническим недочетам заполнения. Кроме того, специалисты заявляют, что наличие в листке указанных технических недочетов не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются (Письмо от 30.09.2011 N 14-03-11/15-11575, Письмо N 14-03-18/15-12956).

Оттиск печати организации не соответствует ее названию, указанному в учредительных документах. Порядок N 624н не устанавливает каких-либо требований к форме и тексту оттиска печатей работодателя, проставляемых на листке нетрудоспособности.

В Письме N 14-03-18/15-12956 ФСС указывает на то, что печать представляет собой одно из средств индивидуализации организации. Организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определять количество печатей и порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях. При этом оттиск печати работодателя должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации. По мнению автора, их несоответствие является грубым нарушением при заполнении больничного листа.

Оттиск печати попадает на границы ячеек. В п. 65 Порядка N 624н прямо сказано, что печать работодателя может выступать за пределы специально отведенного места, но она не должна попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности.

Вместе с этим ФСС считает, что попадание печатей на информационное поле является техническим недочетом заполнения и не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке читаются (Письма N 14-03-18/15-12956, N 14-03-11/15-11575).

Указание в строке «Итого начислено» размера пособия в полном объеме без вычета НДФЛ. В соответствии с п. 66 Порядка N 624н в строке «ИТОГО начислено __ ____ р. __ к.» указывается общая сумма, подлежащая выплате застрахованному лицу. Учитывая то, что пособия по временной нетрудоспособности подлежат обложению НДФЛ, работодатель обязан исчислить, удержать налог с сумм пособий, выплачиваемых работникам. Таким образом, на руки работнику будет выплачено пособие за минусом НДФЛ.

Следовательно, в обозначенной строке работодатель должен указать размер пособия после его уменьшения на сумму НДФЛ (Письмо ФСС РФ от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022, Письмо N 14-03-18/15-12956).

Указание в строке «Сумма пособия: за счет средств работодателя, за счет средств ФСС» размера пособия, уменьшенного на сумму НДФЛ. В строке «Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации ______ р. __ к., за счет средств работодателя ______ р. __ к.» указывается соответственно сумма пособия, подлежащая выплате за счет средств бюджета ФСС и за счет средств работодателя, исчисленная в порядке, установленном нормами Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Согласно разъяснениям ФСС в этой строке должен быть отражен размер пособия в полном объеме без вычета сумм НДФЛ (Письмо N 14-03-14/15-10022, Письмо N 14-03-18/15-12956).

Указание страхового стажа работника на момент начисления пособия. Согласно п. 66 Порядка N 624н в строке «Страховой стаж: __ лет __ мес.» указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством РФ. По разъяснениям ФСС, приведенным в п. 13 Письма N 14-03-18/15-12956, работодатель при оформлении бланка листка нетрудоспособности указывает страховой стаж на момент наступления страхового случая. Данные о страховом стаже проставляются начиная с первой ячейки, оставшиеся ячейки заполнению не подлежат. Предположим, страховой стаж работника равен полному количеству лет, например 3 года. В этом случае в названной строке необходимо проставлять «3_» и «00». Если страховой стаж отсутствует, необходимо проставлять «00» и «00».

Указание реквизитов доверенностей, на основании которых за руководителя и (или) бухгалтера листок нетрудоспособности подписывают уполномоченные ими лица. В строках «Фамилия и инициалы руководителя», «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» указываются фамилия и инициалы руководителя и главного бухгалтера (его заместителя) организации (обособленного подразделения), в полях «Подпись» проставляется их подпись (п. 66 Порядка N 624н).

Статьей 185 ГК РФ предусматривается письменное уполномочивание (доверенность), выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность, выданная от имени юридического лица, должна быть выдана за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на представление интересов юридического лица. Выдача доверенности бухгалтером другому должностному лицу, отвечающему за финансовые вопросы организации, также возможна в порядке передоверия на основании ст. 187 ГК РФ.

При подписании листка нетрудоспособности лицами, которым данное полномочие делегировано на основании доверенности, в строках «Фамилия и инициалы руководителя и гл. бухгалтера» проставляются соответственно фамилия и инициалы лиц, действующих на основании данных доверенностей. При этом указания реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется (п. 12 Письма N 14-03-18/15-12956).

Исправление ошибок

Для исправления ошибок, допущенных при заполнении раздела «Заполняется работодателем», ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «Исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства (п. 65 Порядка N 624н).

Обязанность работодателя проверять заполнение больничного

Контроль за правильностью заполнения листка нетрудоспособности осуществляют ФСС и его территориальные органы (п. 60 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81).

Вместе с этим работодатели также обязаны проверять правильность заполнения представленных им листков нетрудоспособности, поскольку в случае выявления органами ФСС расходов на выплату пособий, произведенных работодателем на основании неправильно оформленных документов, проверяющие выносят решение о непринятии таких расходов к зачету в счет уплаты страховых взносов в ФСС. Иными словами, такие пособия работодатели будут вынуждены оплачивать за счет собственных средств. Такой вывод можно сделать на основании п. 4 ст. 4.7 Федерального закона N 255-ФЗ .

Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Исходя из этого, а также учитывая многочисленные ошибки, допускаемые при заполнении больничных медицинскими организациями, в настоящее время при возникновении малейших сомнений в правильности оформления представленных листков нетрудоспособности работодатели самостоятельно принимают решения о направлении работников в медицинские организации для переоформления таких листков. ФСС, в свою очередь, утверждает, что работодатели не вправе принимать самостоятельно такие решения (Письмо N 14-03-11/15-11575).

Как же поступить работодателю, если он сомневается в правильности заполнения представленного ему листка нетрудоспособности? ФСС рекомендует в случае возникновения сомнений в правильности оформления больничного листа обращаться в региональные отделения ФСС; принятие работодателями самостоятельных решений недопустимо (Письмо N 14-03-11/15-11575).

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит