ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ, правила учета хранения трудовых книжек

Содержание
  1. ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
  2. Учет трудовых книжек
  3. Законодательное регулирование вопроса
  4. Бланки трудовых и порядок их приобретения
  5. Основные правила работы
  6. Кто является ответственным за организацию работы?
  7. Делопроизводство
  8. Учет трудовых книжек
  9. Нормативная база
  10. Порядок учета трудовых книжек
  11. Учет и хранение трудовых книжек
  12. Бухгалтерский учет
  13. Разберемся со счетами
  14. Оформим документы
  15. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  16. Образец заявки на выдачу бланков трудовой книжки
  17. Образец отчета о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  18. Образец акта о списании испорченных бланков трудовой книжки
  19. Кадровый учет
  20. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  21. Хранение трудовых книжек и бланков
  22. Трудовая книжка — ведение, хранение, учет
  23. Заводим и учитываем трудовые книжки правильно
  24. Учет и хранение трудовых книжек
  25. Документы учета и регистрации трудовых книжек
  26. Оформление трудовой книжки впервые
  27. Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Предоставление трудовой книжки является обязательным при заключении трудового договора с работодателем, лишь за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Об этом говорится в статье 65 Трудового кодекса (ТК).

В соответствии со статьей 66 ТК и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. №225) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. При этом в трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

  • фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

В трудовой книжке не допускаются какие-либо сокращения. Записи должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

  • о времени военной службы;
  • о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся также и сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, а именно:

  • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

В соответствии с п. 38 Правил в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приходно-расходная книга);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (книга учета).

В приходно-расходную книгу, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга и книга учета движения должны быть:

  • пронумерованы;
  • прошнурованы;
  • заверены подписью руководителя организации;
  • скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет, в котором указываются сведения о:

  • наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить не полученный за время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на «Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения» при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)

Учет трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек определяют ряд мероприятий по правильности заполнения и обеспечению сохранности личных рабочих документов людей.

Именно она является отправной информационной точкой для оформления отдыха. Обязательность её ведения установлена статьей 66 ТК РФ. Данные в трудовой книжке содержат в себе сведения обо всем периоде профессионального функционирования любого человека. Там отражена вся трудовая биография работника.

Иными словами, там написано – где, в качестве кого и как долго индивидуум трудился, по каким причинам прекратил свое профессиональное взаимодействие с компанией. Из таких данных видно, сколько времени в сумме отработано сотрудниками.

Поскольку рабочая книжка представляет из себя бланк строгой отчетности, уполномоченным специалистам необходимо разбираться в ряде следующих актуальных вопросов:

  • каков порядок ведения и хранения трудовых книжек;
  • должна ли в компании быть разработана своя инструкция о порядке ведения трудовых книжек;
  • где должны храниться трудовые книжки работников;
  • как хранить трудовые книжки;
  • кто осуществляет ведение трудовых книжек;
  • какие специалисты организации отвечают за учет и хранение трудовых книжек;
  • обязательно ли вести бухгалтерский учет трудовых книжек.

Соответствующие профильные специалисты должны детально и скрупулезно разбираться в указанных моментах. Это связано с тем, что личная рабочая книжка затрагивает, прежде всего, финансовые интересы человека.

Законодательное регулирование вопроса

Статья 66 ТК РФ определяет основные моменты, касающиеся личных рабочих книжек. В частности, она говорит, что такая бумага является основным документом, который характеризует профессиональную деятельность человека и содержит данные об общей продолжительности функционирования.

Работодатель обязан оформить бланк такого характера на любого, кто проработал в компании более пяти дней. Помимо сведений о включении в штат компании, в бланк еще вносятся данные об изменениях занимаемой должности, переводе в другие места, поощрительные меры, которые применялись к человеку.

По намерению индивидуума можно вносить отметки о том, что он исполняет функциональные обязанности параллельно и в другой организации. Такие данные фиксируются на основании документального основания.

Однако указанная норма не содержит исчерпывающую информацию по использованию трудовых книжек на предприятии. В ней указаны лишь основные моменты, но конкретных сведений очень мало.

В связи с этим упомянутая норма делает отсылку на другие официальные положения, в которых оговорены все тонкости и нюансы, касающиеся обращения с документами такого рода.

Порядок оформления и хранения трудовой регламентирует Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

В нем оговариваются основные моменты, которые связаны с:

  • определением формы бланков;
  • изготовлением соответствующих бланков;
  • передачей отпечатанных бланков работодателю;
  • порядком учета трудовых книжек;
  • определением места хранения трудовых книжек;
  • установлением круга специалистов, которые будут отвечать за учет трудовых книжек.

Следующим не менее важным положением является Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем отражена информация о заполнении в организации рабочих книжек.

Указанные правила являются основными нормами, которые определяют порядок получения, внесения отметок и хранения трудовых книжек.

Именно указанными положениями должны руководствоваться профильные специалисты организации, так как условия упомянутых правил распространяются на все без исключения компании.

Бланки трудовых и порядок их приобретения

Поскольку обязательства по использованию личных рабочих книжек людей возложены на работодателя государственными структурами, то и передача соответствующих бумаг обеспечивается в общем для всех организаций порядке.

Следует отметить, что такая услуга оказывается на платной основе. Работы подобного характера может выполнить типографская инстанция по месту расположения офиса компании. Прейскурант на услуги определяется централизованно бюджетной структурой.

Прежде всего, руководителю необходимо определить количество книжек, которые нужно будет заказать. Затем вносится необходимая оплата. После этого будет изготовлена необходимая партия бумаг, каждая из них будет иметь определенную защиту в виде номера и специальных знаков. После этого происходит выдача заказчику.

В связи с тем, что услуги подобного рода оказываются за деньги, то и при выдаче документа работающему, последний тоже вносит оплату.

Если со стороны работодателя были допущены ошибки во внесенных данных или не обеспечена сохранность, восстановление происходит за его счет.

Основные правила работы

После получения в необходимой партии бумаг на работодателя возложена обязанность четко следовать процедуре, установленной действующими нормами.

Прежде всего, руководитель должен издать приказ. В нем должны быть отражены следующие важные моменты:

  • Лицо, ответственное за учет трудовых книжек, поступивших из типографии. Обычно это кто-то из специалистов бухгалтерии;
  • Место, где хранятся трудовые книжки. По сложившейся практике таким местом является отдел кадров;
  • Кто будет ответственным за ведение, оформление и выдачу книжек. Обычно этим занимаются работники кадров.

Как было указано, рабочая книжка является источником сведений о том где, как долго и кем трудился человек.

Когда работника принимают в штат организации, в книжку вносится пометка, подтверждающая этот факт. Работодатель обязан внести её любому, кто осуществлял свою деятельность в организации более пяти дней.

Бывают случаи, когда работник не имеет такой книжки. Это случается если претендент до этого нигде не трудился. В таком случае книжка на него должна быть заведена через пять дней функционирования.

Книжку заводят только компании или индивидуальные предприниматели. Если взаимодействие происходит в рамках гражданско-правовых отношений, отметка в книжку не вносится, а новый документ не оформляется.

В книжку вносится информация, касающаяся назначений на должности, переводов в другую местность. Отражаются также данные, когда, как и по какому поводу человек поощрялся организацией. Здесь указывается приказ работодателя.

Что касается мер взыскания, то они в книжку не вносятся. Исключение составляют ситуации, когда к человеку увольнение было применено в виде наказания.

Все отметки вносятся с использованием государственного языка.

В случае возникновения необходимости выдачи копии книжки, каждая из сторон рабочих отношений должна выполнить ряд довольно простых действий. Работающий должен направить руководителю ходатайство, с указанием просьбы такого характера. Тот обязан передать обращение человека для исполнения в отдел кадров. Работник кадров должен в течение трех дней вручит человеку копию.

Ведение

При оформлении рабочей книжки в нее вносится информация следующего характера:

  • как зовут будущего владельца, когда он появился на свет;
  • какую специальность или профессию получил по завершении обучения.

На первой странице документа должна стоять печать организации, которая его выдала.

Как было указано, все сведения, касающиеся рабочей истории человека тоже должны быть отражены.

Все отметки при ведении должны быть полными, содержательными и отражать суть приказа руководителя. Сокращения и исключения слов, и фраз – не допускаются. Каждая пометка имеет свой порядковый номер. О любой пометке, которая вносится в рабочую книжку, владелец документа должен быть проинформирован. Об это будет свидетельствовать личная роспись в учетной карточке работающего.

Любая внесенная информация должна быть записана с использованием авторучки, чернилами фиолетового, синего или черного цвета.

Все отметки, касающиеся начала, изменения или прекращения профессионального взаимодействия должны содержать в себе ссылку на нормы ТК РФ, ведь именно они являются обоснованиями намерений каждой из сторон. Исключением здесь является освобождение от исполнения обязательств по заключению судебной инстанции. В таком случае ссылка будет сделана на такое решение и нормы УК либо КоАП РФ.

В рабочей книжке должны быть отражены сведения о военной службе и периодах обучения во внешкольных заведениях по изменению квалификации и подготовке кадров.

В обязательном порядке должны быть отражены сведения о мерах поощрения, которые применялись к человеку.

Сюда будут входить данные о поощрениях:

  • государственного уровня в виде наград, присвоения почетных званий, вручения орденов и медалей;
  • руководителем в виде грамот, званий, нагрудных значков, повышения в должности или в звании.

Отметки о денежном премировании в книжку не вносятся.

Любой глава компании обязан организовать учёт личных рабочих книжек. Для этих целей в каждой организации ведется следующая учетная документация:

  1. Журнал учета поступлений и расходования бумаг. Сюда включаются данные во всех бланках и вкладышах рабочих книжек, которые поступили в организацию. Также здесь отражаются все операции по их израсходованию, например, передаче работающим, порче, утрате. Такой документ применяется при бухучете.
  2. Учетный перечень, отражающий продвижение таких документов. В нем содержится информация обо всех книжках, которые были переданы принятыми в организацию. Здесь также указываются серийные номера и даты переданных документов. При прекращении взаимодействия и уходе из компании, в списке делается соответствующая пометка, а человек ставит подпись за получение личной книжки.

Указанный перечень должен быть прошит, скреплен печатью и заверен подписью главы. Каждая его страница должна иметь порядковый номер.

Хранение

Чистые бумаги находятся на ответственном хранении в сейфе главного финансиста организации, либо хранятся у специалиста, который назначен приказом руководителя ответственным за хранение незаполненных трудовых.

По мере надобности они должны быть выданы кадровику. Для этого последний направляет ходатайство главе, в котором указывает необходимое количество и причину выдачи бумаг.

Ежемесячно получивший бумаги обязан отчитываться и направлять финансистам следующую информацию:

  • сколько было израсходовано;
  • каков остаток;
  • объем денежных поступлений за выдачу;
  • количество единиц, которые пришли в негодность, были утрачены или неверно оформлены.

Все попорченные бумаги должны быть уничтожены. Такой факт оформляется актом, с указанием причин и количества уничтоженных единиц.

Книжки, которые по каким-то причинам не были получены владельцами при увольнении либо уходе из жизни, находятся в компании до того момента пока не будут истребованы заинтересованными людьми, например, близкими усопшего.

Действующие нормы обязывают любого главу компании постоянно иметь в наличии необходимое количество незаполненных книжек.

Кто является ответственным за организацию работы?

Безусловно, в любой компании за все отвечает руководитель. Именно он организовывает деятельность инстанции по всем направлениям. Не исключение здесь и использование документации различного характера.

Однако один человек не может охватить все. Начальник осуществляет общее руководство. Вникать детально во все мелочи он не обязан и физически не сможет.

Для этого у каждого руководителя есть ряд подчиненных. Это его заместители по направлениям функционирования организации, а также профильные специалисты, которые непосредственно подчинены главе – юристы, кадровики, финансисты, экономисты, бухгалтера.

Чтобы возложить обязательства и ответственность по реализации всех направлений начальник может издавать приказ, регулирующий любые функции работающих.

Такой принцип распространяется и на все действия по использованию рабочих книжек как заполненных, так и нет.

На практике осуществление всех мероприятий и ответственность возлагаются на одного человека. Как правило, это специалист по кадрам. Но этим все не ограничивается. Чаще всего этим же распоряжением на непосредственного начальника специалиста возлагается контроль действий последнего.

Делопроизводство

Учет трудовых книжек

Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника.

Нормативная база

В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые.

Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Порядок учета трудовых книжек

Из вышеуказанного Постановления можно сделать вывод, что трудовые книжки предназначены только использования их работодателем.

Поступать в розничную торговлю они не должны. И если соискатель на должность предъявит кадровику лично им купленную в сети розничной торговли трудовую книжку, кадровик не должен её использовать.

О том, как правильно вести и учитывать трудовые книжки, говорится в Правилах, которые являются Приложением к Постановлению № 225.

Приобретение

Работодатель самостоятельно должен покупать бланки трудовых книжек.

Они — его собственность до тех пор, пока кадровиком не будут внесены первые записи о трудоустройстве нового сотрудника. Когда сотрудник увольняется, и уже издан соответствующий приказ, ему отдаётся его книжка.

Покупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним с рук нельзя.

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф.

У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши.

Приходование бланков

Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце.

При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Возмещение расходов на покупку

Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату.

Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка.

Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах.

Как можно восстановить трудовую книжку при утере? Узнайте тут.

Документальное оформление и учет

Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт.

Как нужно выдавать?

Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается.

В этот же день производится необходимый расчёт.

Приходно-расходная книга

Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками.

Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

  • На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов. Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.
  • Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками. Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.
  • Далее нужно поставить печать отдела кадров или печать предприятия и указать число страниц в книге. Название предприятия должно быть точно такое же, как и в уставе фирмы.
  • На 2-ой странице нужно сделать запись о сотруднике, который отвечает за ведение книги. Обязательно нужно указать реквизиты приказа о назначении данного сотрудника ответственным.

Книга состоит из 12 колонок.

При их заполнении стоит учитывать, что:

  • в графах 2, 3 и 4 пишутся только арабские цифры;
  • закупать бланки нужно только у представителей Госзнака, о чём нужно делать соответствующую запись в графе 5;
  • в этой же графе указываются сведения о сотруднике, которому были выданы бланки;
  • в графе 9 нужно точно указывать затраты на закупку чистых бланков;
  • в графе 12 указывается сумма, которая взимается при выдаче книжки.

Бланк документа можно скачать тут:

Как ведётся учёт движения книжек?

Он отражается в специальной книге — книге движения трудовых книжек, документ включает в себя 13 граф.

Заполнять его можно несколько лет, так как он используется до тех пор, пока не кончатся страницы.

В этой книге указываются сведения:

  • о тех трудовых книжках, которые переданы в кадровую службу вновь пришедшими сотрудниками;
  • о новых бланках трудовых книжках, которые оформляются на новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые;
  • о выданных трудовых книжках при увольнении сотрудников, их переводе на другое место работы и прочее.

Заполнение:

  • Графа 1 описи или книги отражает порядковый номер операции.
  • В графах 2, 3 и 4 указывается дата принятия книжки к учёту.
  • В графе 5 указывается ФИО сотрудника, чья это книжка.
  • В графе 6 – её реквизиты.
  • В графе 7 и 8 – должность принятого сотрудника и подразделение, где он будет трудиться.
  • Графа 9 – реквизиты приказа о приёме на работу.
  • Графа 10 – подпись ответственного лица о том, что принял книжку на хранение.
  • Графа 11 – стоимость бланка, если он оформляется впервые.
  • Графа 12 – последний день работы. Заполняется при увольнении сотрудника.
  • Графа 13 – подпись сотрудника о том, что книжку на руки он получил.

Бланк документа (утвержден инструкцией № 69):

Отчеты об использовании бланков

При использовании бланков необходимо составить отчёт за прошедший месяц.

Делает это кадровик и передаёт бухгалтеру для внесения записей в приходно-расходную книгу.

Пример отчета:

Как списать бланки?

Может случиться и так, что бланк трудовой книжки необходимо будет списать. Как это сделать?

В п. 42 Правил сказано, что списываются бланки посредством составления акта.

Пример акта:

Ответственность

Если на предприятии неправильно хранятся трудовые книжки, а также есть нарушения по их учёту и выдаче, то вся ответственность возлагается на работодателя. Руководитель предприятия должен назначить ответственного сотрудника.

За нарушения учёта и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности, вплоть до уголовной. Примером может служить привлечение к ответственности по ст. 140 УК РФ и ст. 292, 293 УК РФ. Санкцией по данным статьям является штраф.

Но самая «распространённая» ответственность – это по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Как назначить ответственное лицо

Ответственное лицо за ведение учёта бланков трудовых книжек, а также за правильное их хранение и выдачу, назначается работодателем из числа кадровых работников.

Об этом должен быть издан кадровый приказ:

Образец составления приказа

Назначенный сотрудник должен поставить свою подпись на данном документе.

Как завести трудовую книжку впервые? Узнайте тут.

Как составляется ходатайство о приеме сотрудника на работу в порядке перевода? Смотрите здесь.

Штрафы

Размер штрафа зависит от того, по какой статье вводится санкция.

Если по ст. 5. 27 КоАП РФ, то размер штрафа должностному лицу будет при первичном нарушении от 1 до 5 тысяч рублей, а при повторном – от 10 до 20 тысяч рублей. Предприятие же, как юридическое лицо, будет оштрафовано в первый раз на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а второй раз – на сумму от 50 до 70 тысяч рублей.

Если же речь идёт об уголовной ответственности, то сумма штрафа может колебаться от 120 тысяч рублей и выше.

Особенности хранения

Где должны храниться трудовые книжки? Трудовая книжка хранится на предприятии во время всего периода работы конкретного сотрудника.

Книжки хранятся в сейфе ответственного работника как бланки строгой отчётности.

Заключение

На сегодняшний день трудовая книжка – это самый важный документ работающего человека — здесь сведения обо всех местах работы и о стаже этого сотрудника.

Но в текущем 2019 году встал вопрос о необходимости использования этих документов — было предложено перейти на электронные трудовые книжки или совсем их отменить.

Сейчас стаж для пенсии подтверждается страховыми взносами, уплаченными работодателями за сотрудника, поэтому как будет дальше «работать» система учета трудовых книжек — покажет время.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Учет и хранение трудовых книжек

«Зарплата», 2007, N 3

В последнее время в СМИ широко обсуждается возможная отмена трудовых книжек. Однако по прогнозам случится это нескоро. А значит, работодатели по-прежнему должны обеспечивать учет и хранение этих документов. О том, как соблюсти требования законодательства, читайте в статье.

Требования к учету и хранению трудовых книжек содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила учета и хранения трудовых книжек). Необходимо различать два вида учета трудовых книжек: бухгалтерский и кадровый. В первом случае учитываются бланки документов, принадлежащие компании, а во втором — заполненные документы, которые принадлежат работникам. Переход от одного вида учета к другому происходит, когда сотрудник службы персонала оформляет работнику трудовую книжку (впервые поступившему на работу, в случае замены трудовой книжки и т.д.). В этот момент стоимость бланка списывают с бухгалтерского учета, а оформленную трудовую книжку принимают к кадровому учету. Рассмотрим каждый из видов учета.

Бухгалтерский учет

Как правильно отразить на счетах бухучета приобретение бланков трудовой книжки и их выдачу работникам? Какие документы должна вести бухгалтерия?

Разберемся со счетами

Методика учета приобретенных бланков трудовой книжки и их выдачи работникам давно вызывает споры среди специалистов. Можно выделить два основных варианта.

Первый вариант сводится к тому, что бланки трудовой книжки следует учитывать на счете 41 «Товары», а их выдачу работникам отражать как реализацию товаров по счету 90 «Продажи». Второй вариант предполагает, что бланки трудовой книжки должны быть учтены на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы», а их выдача работникам проведена как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Оба варианта учета допустимы, но более правильным является второй. И вот почему.

Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Согласно п. 46 Правил учета и хранения трудовых книжек и п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н) работодатели обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее может осуществлять непосредственно само объединение «ГОЗНАК», а также юридические лица и индивидуальные предприниматели (распространители), которые отвечают требованиям, установленным данным объединением.

Таким образом, счет 41 «Товары», на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, может использоваться распространителями трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовой книжки и вкладышей в них для собственных нужд (последующей выдачи работникам), могут учитывать эти бланки на счете 10 «Материалы».

При выдаче сотруднику трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на приобретение. Так сказано в п. 47 Правил учета и хранения трудовых книжек. Другими словами, работодатель реализует работнику трудовую книжку по себестоимости. Но поскольку такая реализация не является для работодателя обычным видом деятельности, доход от операции нужно отразить на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Обратите внимание: при реализации товаров налогоплательщик дополнительно к цене реализуемых товаров обязан предъявить к оплате покупателю этих товаров соответствующую сумму НДС (п. 1 ст. 168 НК РФ). Следовательно, компания при выдаче сотруднику трудовой книжки должна взыскать с него полную стоимость бланка с учетом НДС.

В п. 42 Правил учета и хранения трудовых книжек сказано: бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Поэтому в дополнение к количественному учету по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете бланки учитываются в условной оценке (как правило, 1 руб.).

Примечание. Когда плата не взимается

Есть всего три случая, когда работодатель не взимает плату за выдачу трудовой книжки или вкладыша в нее. Это:

  • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций: экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства (п. 34 Правил учета и хранения трудовых книжек);
  • неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее (п. 48 Правил учета и хранения трудовых книжек);
  • порча бланка трудовой книжки или вкладыша в нее не по вине работника (п. 48 Правил учета и хранения трудовых книжек).

Пример. ОАО «Мираж» 1 марта 2007 г. приобрело у ООО «ГОЗНАКсбыт» 100 бланков трудовой книжки по цене 118 руб. (в том числе НДС 18% — 18 руб.) за штуку. Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк. 5 марта 2007 г. на работу принят П.П. Петров, который ранее нигде не работал. Кадровый работник испортил один бланк, неправильно заполнив трудовую книжку, и израсходовал второй бланк. Рассмотрим, как отразить эти операции в учете.

Решение. 1 марта 2007 г. бухгалтер ОАО «Мираж» должен сделать следующие проводки:

Дебет 10-6 Кредит 60

  • 10 000 руб. (100 руб. x 100 шт.) — получено 100 бланков трудовой книжки по цене 100 руб.;

Дебет 19 Кредит 60

  • 1800 руб. (11 800 руб. — 10 000 руб.) — учтен НДС, предъявленный продавцом;
  • 100 руб. (100 шт. x 1 руб.) — оприходовано 100 бланков трудовой книжки;

Дебет 60 Кредит 51

  • 11 800 руб. — оплачены полученные бланки трудовой книжки;

Дебет 68 Кредит 19

  • 1800 руб. — предъявлен к вычету НДС.

5 марта 2007 г. должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 91-2 Кредит 10-6

  • 200 руб. — списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;
  • 2 руб. — списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;

Дебет 73 Кредит 91-1

  • 118 руб. — начислено возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой книжки;

Дебет 73 Кредит 91-1

  • 118 руб. — начислено возмещение стоимости испорченного работником бланка трудовой книжки;

Дебет 91-2 Кредит 68

  • 36 руб. (200 руб. x 18%) — начислен НДС с возмещения стоимости (реализации);

Дебет 70 Кредит 73

  • 118 руб. — удержана стоимость бланка из зарплаты сотрудника;

Дебет 70 Кредит 73

  • 118 руб. — удержана стоимость испорченного бланка из зарплаты кадрового работника.

Оформим документы

Помимо отражения на счетах бухгалтерского учета операций с трудовыми книжками бухгалтерия должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга). Так сказано в п. 41 Правил учета и хранения трудовых книжек. Форма книги приведена в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

Примечание. Платить или не платить

В бухгалтерской литературе нередко можно встретить такие утверждения: работодатель не обязан взимать с работника плату за выдачу трудовой книжки; работодатель может взимать плату меньше (больше), чем сумма расходов на приобретение бланка трудовой книжки. Эти утверждения безосновательны.

Взимание с работника платы, причем в размере, равном расходам на приобретение, предусмотрено п. 47 Правил учета и хранения трудовых книжек. Кроме того, если работодатель не будет взимать плату за выдачу трудовых книжек, он не сможет учесть затраты на их приобретение в составе расходов для целей налогообложения прибыли. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Что касается доходов от продажи трудовых книжек работникам, то для целей налогового учета их следует рассматривать как доходы от реализации (ст. 249 НК РФ). А затраты на приобретение квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Выдавая сотруднику бланк трудовой книжки, фирма должна начислить НДС. В противном случае (если НДС не будет начислен) вычет «входного» НДС является необоснованным (ст. ст. 171 и 172 НК РФ).

В приходно-расходную книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Образец заполнения приходно-расходной книги смотрите на с. 130 — 131.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее выдаются лицу, ответственному за их ведение, по его заявке. Форма такой заявки не установлена. Примерный образец смотрите на с. 128.

Образец заявки на выдачу бланков трудовой книжки

Ежемесячно лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации, если с работника взимались наличные деньги. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Основание — п. 42 Правил учета и хранения трудовых книжек. Формы отчета и акта также законодательно не установлены. Поэтому организация может разработать их самостоятельно. Образец примерной формы отчета смотрите на с. 129, а формы акта — на с. 132.

Образец отчета о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Образец акта о списании испорченных бланков трудовой книжки

Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил учета и хранения трудовых книжек).

Кадровый учет

Учет заполненных трудовых книжек ведет кадровая служба или другое подразделение организации, которое оформляет прием и увольнение работников. На основании п. п. 40 и 41 Правил учета и хранения трудовых книжек такой учет осуществляется с использованием книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета). Ее форма приведена в Приложении N 3 к Постановлению N 69.

По решению руководителя организации ведение этой книги может быть поручено иному подразделению, в том числе и бухгалтерии, но это не меняет сути учета. Он является кадровым.

В книге учета с указанием серии и номера регистрируют трудовые книжки как принятые от работников при поступлении на работу, так и оформленные для работников, впервые поступивших на работу (п. 41 Постановления N 69). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета.

Еще раз подчеркнем: заполненные трудовые книжки — собственность работников и кадровая служба ведет их учет исключительно с целью обеспечения сохранности и своевременности заполнения. Пример заполнения книги учета движения смотрите на с. 130 — 131.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Хранение трудовых книжек и бланков

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил учета и хранения трудовых книжек). Это означает, что руководитель предприятия, не назначивший лиц, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек, или не создавший необходимых условий для обеспечения их сохранности, лично отвечает перед работником за утрату или порчу этого документа.

Целесообразно возложить ответственность за соблюдение правил ведения кадрового учета на руководителя службы персонала (отдела кадров). Такая обязанность фиксируется в его должностной инструкции либо оговаривается в специальном приказе.

Служба персонала должна быть обеспечена сейфом или несгораемым шкафом для хранения трудовых книжек и незаполненных бланков. В этом же сейфе должна храниться и книга учета движения трудовых книжек, а также личные карточки работников, в которых дублируются все записи, вносимые в трудовые книжки.

Помните: работодатель отвечает не только за физическую сохранность трудовых книжек, но и за защиту персональных данных работников (гл. 14 Трудового кодекса). Несоблюдение требований по защите персональных данных может повлечь не только административную, но и уголовную ответственность — вплоть до ареста на шесть месяцев согласно ст. 137 Уголовного кодекса.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти сотрудника его ближайшими родственниками, в течение двух лет хранятся в кадровой службе компании отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки находятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п. 43 Правил учета и хранения трудовых книжек).

Обратите внимание: несоблюдение порядка ведения трудовых книжек ведет к нарушению законодательства о труде и охране труда в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Таким образом, должностным лицам компании может грозить административный штраф в размере от 5 до 50 МРОТ, а самой компании — штраф в размере от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

Вопрос об отмене трудовых книжек был поднят еще в 2006 году, и с тех пор полемика продолжается. Замминистра здравоохранения и соцразвития РФ Александр Сафонов, например, считает, что трудовая книжка должна быть отменена и заменена трудовым договором, так как именно трудовой договор является самым эффективным методом защиты прав работника. Однако трудовая книжка все еще остается обязательным документом для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).

Из этого правила есть два исключения:

— когда трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку оформляет работодатель;

— когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, его трудовая книжка находится по основному месту работы.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника.

Заводим и учитываем трудовые книжки правильно

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.

Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника:

— в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Учет и хранение трудовых книжек

Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица. Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.

Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.

МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34»

г. Орел от 08.08.2011 N 332-п

О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек

Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А. Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: должностная инструкция начальника отдела кадров на двух листах.

Директор /Морозов/ В.П. Морозов
Ознакомлены:
О.А. Слепнева /Слепнева/

Перед тем как приступить к работе с трудовыми книжками, лицу, ответственному за их ведение, необходимо:

— принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;

— проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета);

— проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;

— проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Документы учета и регистрации трудовых книжек

Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек вменяет работодателю ведение книги учета. Ее отсутствие может стать для работодателя проблемой не только при проверке, проводимой государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд.

Книга учета должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое отвечает за прием и увольнение сотрудников.

В книгу учета вносятся сведения:

— о трудовых книжках, переданных в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;

— о книжках, которые впервые оформленные работникам в данной организации;

— о вкладышах в трудовые книжки, выданных работникам в период работы в данной организации.

При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка, то есть вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится.

В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.

Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Книга учета имеет еще одну особенность, отличающую ее большинства учетных форм, — она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц. Из-за этого вопрос о замене одной формы книги учета на другую решается иначе. Книгу учета, не соответствующую установленной форме, необходимо закрыть, пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих. При этом данная книга должна храниться в организации на протяжении 75 лет, так как она содержит информацию не только о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг. Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.

Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

Оформление трудовой книжки впервые

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.

Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник. При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1) ФИО, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) образование, профессия, специальность. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Какие документы являются надлежаще заверенными или надлежаще оформленными, в Инструкции по заполнению трудовых книжек не поясняется, поэтому нужно применять общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. Если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов. Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 26 марта 2012 года, в трудовой книжке делается запись: «26.03.2012».

Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Записи производятся без сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) .

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике;

— сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

— сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

В статье 2.4 КоАП РФ сказано, что должностное лицо несет административную ответственность в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлены ст. 5.27 КоАП РФ:

— для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;

— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит