Что делать с личными делами уволенных сотрудников, делать личным делом уволенного сотрудника

Содержание
  1. Что делать с личными делами уволенных сотрудников
  2. (Нет сниппета 8)
  3. Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать
  4. Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?
  5. Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?
  6. Архивация личных дел уволенных сотрудников
  7. Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
  8. Архив личных дел уволенных работников
  9. Госархив как сдать личное дело работника
  10. Оформление личных дел уволенных во внутренний архив
  11. Голосование:
  12. Личные дела уволенных
  13. Личное дело после увольнения работника
  14. Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки
  15. Сроки
  16. Особые случаи
  17. Правила

Что делать с личными делами уволенных сотрудников

Остались вопросы? Наш юрист поможет Вам.

Восстановление сотрудника на работе в любом случае — было его увольнение законным или нет — превращается для работодателя в настоящее испытание.Решение суда необходимо исполнять даже тогда, когда работодатель собирается его обжаловать и добиваться пересмотра.И тут возникает огромное количество вопросов, ответов на которые нет ни в Трудовом кодексе РФ, ни в самом судебном решении.

Что нужно сделать, чтобы восстановить сотрудника на работе? Как восстановить работника, если его должность сокращена?Ответы на эти и многие другие вопросы — в нашей статье. Уволенный за прогул сотрудник был восстановлен судом на работе. Нет, не нужно: в случае если увольнение признано незаконным, само оно считается несостоявшимся, трудовые отношения — не прекращенными, а все условия заключенного при поступлении на работу договора действующими.

Практика показывает, что многие работодатели, как это ни печально, не понимают, в чем состоит суть процесса восстановления сотрудника на работе. Иными словами, стороны возвращаются в исходное (на день увольнения) положение.Следует руководствоваться положениями трудового договора, подписанного при приеме на работу.

За период вынужденного прогула работнику выплачивается средний заработок.Названный период входит в стаж работы, дающий право на оплачиваемый отпуск.

В общем, работнику возмещается все то, что он получил бы, если б увольнение не состоялось.Сотрудник, работавший во вредных условиях, был незаконно уволен и восстановлен судом.

Время его фактического отсутствия на рабочем месте составило почти три месяца.

(Нет сниппета 8)

То, что этот период входит в стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, понятно. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.А вот включается ли это время в стаж, дающий право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях? Такой отпуск призван компенсировать вредное воздействие условий труда на организм работника, поэтому время, когда он не трудится, а значит, и вредные факторы на него не влияют, независимо от уважительности причин, по которым работа не производится, в стаж для отпуска не входит.Таким образом, период вынужденного прогула не засчитывается в стаж, дающий право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях.Итак, суд огласил решение по трудовому спору и восстановил работника. Сразу скажем, что исполнение судебного решения может носить как добровольный, так и принудительный характер.В первом случае работодатель после оглашения решения и получения исполнительного листа предоставляет сотруднику работу и оформляет все необходимые документы, во втором — его понуждают к этому работники службы судебных приставов.Рассуждать о преимуществах каждого из способов в данной ситуации не приходится: у второго подхода плюсов нет.Работодателю придется восстановить сотрудника на работе в любом случае, но в нагрузку он получит «радость» общения с судебным приставом и санкции, о которых мы скажем чуть позже.Но сначала о добровольном порядке восстановления на работе.

(Нет сниппета 9)

Статья 394 ТК РФ предусматривает следующие особенности судебных решений по спорам об увольнении. В случае признания увольнения незаконным работник должен быть восстановлен на прежней работе. В случае восстановления на работе сотруднику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. По заявлению работника суд может ограничиться вынесением решения о взыскании в его пользу среднего заработка за время вынужденного прогула без восстановления на работе. В случае признания увольнения незаконным суд может по заявлению работника принять решение об изменении формулировки основания прекращения трудового договора на увольнение по собственному желанию. При этом немедленное исполнение решения суда заключается в том, что оно должно быть выполнено до вступления в законную силу (ст. Документом, на основании которого работодатель начинает процедуру восстановления сотрудника на работе, является выданный судом исполнительный лист (ст. Что понимается под исполнением требования о восстановлении на работе? Исполнительный лист выдается еще до вступления решения суда в законную силу, поскольку решения о восстановлении на работе подлежат немедленному исполнению Согласно ст.Размер среднего заработка определяется по правилам, установленным ст. Статьей 396 ТК РФ установлено, что решение о восстановлении незаконно уволенного работника, о восстановлении на прежней работе сотрудника, незаконно переведенного на другую работу, подлежит немедленному исполнению. 106 Федерального закона от № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее — Закон об исполнительном производстве) содержащееся в исполнительном документе требование о восстановлении на работе незаконно уволенного работника считается фактически исполненным, если работник допущен к выполнению прежних трудовых обязанностей и отменен приказ (распоряжение) об увольнении. Речь идет именно об отмене приказа об увольнении, а не о восстановлении на работе.Для исполнения судебного решения работодатель должен оформить ряд документов. И понятно почему, ведь восстанавливает работника суд, а работодатель только исполняет это решение, отменяя свой приказ. 105 Закона об исполнительном производстве должник обязан исполнить требования, содержащиеся в исполнительном документе, подлежащем немедленному исполнению, в течение суток со дня получения копии постановления судебного пристава-исполнителя о возбуждении исполнительного производства.В какой срок должно быть исполнено требование суда о восстановлении на работе? Работодатель издает приказ об отмене приказа об увольнении, а не о восстановлении сотрудника на работе Приказ издается немедленно. Даже если работодатель планирует обжаловать принятое судом решение, приказ все равно нужно издавать. Применительно к восстановлению на работе данное положение означает, что работодатель обязан издать приказ об отмене приказа об увольнении и известить об этом работника не позднее следующего дня после получения копии постановления судебного пристава-исполнителя о возбуждении исполнительного производства.Если следующий за получением копии постановления день является нерабочим, то приказ об отмене приказа об увольнении необходимо издать сразу, в день получения соответствующего постановления от судебного пристава-исполнителя.Наш совет Направьте сотруднику письменное уведомление о допуске к работе Документ 2. После оглашения решения суда стороны спора не всегда имеют возможность договориться о дате фактического выхода сотрудника на работу.Вернее, работодатель не всегда может сказать сотруднику, что работа будет ему предоставлена на следующий рабочий день.

Так происходит, например, если по ходатайству истца или ответчика исковое заявление рассматривалось в их отсутствие.В подобных ситуациях рекомендуем вручить сотруднику письменное уведомление о допуске к работе ().Создание такого документа законом не предусмотрено, однако он может сыграть важную роль в случае, если работодателю придется доказывать, что он предпринял необходимые действия для восстановления сотрудника. была восстановлена в должности начальника отдела защиты растений в филиале ФГУ «Российский сельскохозяйственный центр» по Ленинградской области (далее — филиал ФГУ) с .; ей была выплачена заработная плата за время вынужденного прогула и компенсация морального вреда. была вновь уволена за прогулы (отсутствие на рабочем месте с по ), зафиксированные актами работодателя. вновь обратилась в суд, и решением Пушкинского районного суда Санкт-Петербурга от в удовлетворении ее требований было отказано.Изучив материалы дела, обсудив доводы жалобы, Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда указала, что в силу п.53 постановления Пленума Верховного Суда РФ от № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» работодателю необходимо представить доказательства, свидетельствующие не только о том, что работник совершил дисциплинарный проступок, но и о том, что при наложении взыскания учитывались тяжесть этого проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду.Разрешая спор, суд первой инстанции исходил из того, что Т.Допустила злоупотребление правом, поскольку, зная о вынесенном решении о восстановлении на работе, подлежавшем немедленному исполнению, она не вышла на работу без уважительных причин. не была ознакомлена с приказом об отмене приказа об увольнении, своевременно изданным ответчиком.Судебной коллегией было установлено, что руководитель филиала ФГУ во исполнение решения суда издал приказ .Однако это был приказ не об отмене приказа об увольнении, а о восстановлении Т.На работе с (то есть с даты вынесения решения суда). на работу после восстановления работодатель мог признать нарушением трудовой дисциплины лишь в том случае, если бы проинформировал сотрудницу об издании этого приказа и о возможности приступить к исполнению трудовых обязанностей. Кроме того, ответчиком в ходе судебного разбирательства не были опровергнуты доводы Т. В четвертой графе ставятся дата и номер приказа работодателя об отмене приказа об увольнении.

Однако никаких доказательств подобных действий суду представлено не было. была ознакомлена с приказом об отмене приказа об увольнении только — в день ее выхода на работу. передавала работодателю по факсу и направляла почтой заявления, в которых выражала готовность приступить к выполнению должностных обязанностей, просила восстановить ее на работе, а во втором заявлении указала также номера телефонов, по которым работодатель мог связаться с ней, что подтверждается материалами дела. сообщила суду, что приказ ответчика не соответствовал решению суда и требованиям закона, поскольку предусматривал ее восстановление на работе с , а не с даты увольнения, не содержал указания на отмену приказа об увольнении, изданного , хотя необходимость такой отмены прямо вытекает из ч. о том, что условия для выполнения ею прежних трудовых обязанностей не были созданы и после : ее посадили в необорудованный кабинет, запретили присутствовать на совещаниях, не передали рабочие документы отдела защиты растений и т. В такой ситуации увольнение за прогул не может быть признано законным. Вначале в третьей графе приводится полное (и сокращенное, если оно есть) наименование организации, т. ранее в книжку была внесена запись об увольнении, удостоверенная соответствующими подписями и оттиском печати работодателя. Есть ли другие варианты оформления трудовой книжки?Решение суда первой инстанции об отказе в удовлетворении требований Т. Если в организации применяется унифицированная форма табеля, утв. В первой графе проставляется порядковый номер записи. Работник вправе потребовать выдачи дубликата трудовой без внесения в него записи, признанной недействительной. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.Отменено, работницу вновь восстановили в должности и в трудовых правах. постановлением Госкомстата России от № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», то весь период вынужденного прогула отмечается буквенным кодом ПВ («Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе») или цифровым кодом 22. В трудовую книжку сотрудника запись о восстановлении на работе вносится в соответствии с требованиями, предусмотренными п. В этом случае на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера, а в правом верхнем углу первой страницы новой книжки делается надпись: «Дубликат». Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках», трудовая с внесенной в нее записью об увольнении выдается работнику в день прекращения трудовых отношений (последний день работы).Если же применяется индивидуально разработанная форма табеля, то время вынужденного прогула фиксируется соответствующим кодом, утвержденным работодателем. Указанная Книга, как следует из ее названия, отражает движение документа, и поскольку при увольнении трудовая книжка была выдана работнику, при его восстановлении возникает необходимость внесения новой записи — о приеме трудовой.Как заполняется Книга при повторном приеме трудовой книжки восстановленного на работе сотрудника?Должность (профессия) и место работы указываются прежние.В графах со второй по четвертую («Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее»), полагаем, следует написать фактическую дату приема трудовой книжки. Как быть с личной карточкой восстановленного сотрудника?В девятой графе нужно указать реквизиты приказа о приеме на работу (то есть приказа, который был издан при заключении трудового договора), а также реквизиты приказа об отмене приказа об увольнении. Доставать прежнюю из папки «Личные карточки уволенных сотрудников» или заводить новую?Полагаем, что в данной ситуации можно изъять из архива закрытую при увольнении личную карточку работника и продолжить ее ведение в установленном порядке.В разделе X «Дополнительные сведения» желательно сделать отметку о дате восстановления сотрудника на работе.

Что понимается под допуском работника к исполнению трудовых обязанностей?В Приложении № 4 к приказу ФССП России от № 318 «Об утверждении примерных форм процессуальных документов, применяемых должностными лицами Федеральной службы судебных приставов в процессе исполнительного производства» утверждена форма акта о восстановлении на работе.В частности, указывается, что подтверждением исполнения решения суда о восстановлении на работе может являться в том числе допуск на рабочее место и снабжение инструментами.

Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

  • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.


Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Архив личных дел уволенных работников

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Госархив как сдать личное дело работника

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Формирование дел И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Обязательно или необязательно? Уже было сказано, что сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет? Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Ведение личного дела сотрудника Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении). руководители и их заместители; ведущие специалисты; материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.); работники с перспективой повышения в должности и др.

Голосование:

Личные дела уволенных

Рубрика: Кадровое делопроизводство
Ответов: 13

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

#1[191849] 12 января 2011, 15:02
Может, это глупый вопрос, но я уже запуталась, помогите?, подскажите? Что делать с личными делами уволенных, за год их у меня всего примерно 20 штук. Как их правильно оформить?

#2[191866] 12 января 2011, 15:43
Личные дела уволенных работников хранятся 75 лет, после увольнения. А хранить их можно по разному, в зависимости от того, как они у вас оформлены. Если в папках-скоросшивателях, то я бы порекомендовала подшить их в архивные тома. А если храните просто в файлах, то просто можете завести отдельную папку. Но лучше прошить, если их у вас так мало.

#3[191873] 12 января 2011, 15:55
Привет! Дела лучше всего подготовить для архивного хранения или у Вас могут со временем возникнуть проблемы с поиском нужного документа

Формирование дел и подготовка их к архивному хранению

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

■ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

■ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.

■ Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

■ Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Подготовка дел к архивному хранению

Не все документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, должны поступать на хранение в архив. Документы кадровой службы, как и любого другого структурного подразделения организации, в соответствии с перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

● распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

● списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

● карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма № Т-2);

● лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

● акты о несчастных случаях, связанных с производством;

● табели и наряды работников вредных профессий;

● трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

● протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

● протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

● документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

● списки работников, уходящих на льготную пенсию;

● книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с перечнем составляет в основном 75 лет. Исключениями являются:

● акты о несчастных случаях, связанных с производством, – 45 лет;

● тарификационные ведомости – 25 лет;

● протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

● протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

● списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Основными видами документов, характеризующих трудовую деятельность граждан, являются:

● приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков (например, по уходу за ребенком), премировании, поощрении;

● личные дела, личные карточки работников (в т.ч. временных работников);

● лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;

● табели и наряды работников вредных профессий;

● трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Документы, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, передаются в архив организации по описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает:

● проведение экспертизы ценности документов;

● составление описей и научно-справочного аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов).

Личное дело после увольнения работника

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно

Это уже решается и ведется в разных организациях по-разному. Но первичные документы должны быть — копия приказа о приеме на работу, заявление (если Вы пишете их), приказы (копии) о переводах,об увольнении заявление на увольнение. Еще документы, предъявляемые при приеме на работу — военный билет, паспорт, СНИЛС, медосмотр, и т.п. Какие еще Вы ведете — должностные инструкции (некоторые в ЛД вкладывают), обязательство о неразглашении персональных данных, согласие на обработку персональных данных, инструктаж по технике безопасности, ну и т.п.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 11

ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА
Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).

Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.

Состав документов личного дела сотрудника

Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.

Личное дело формируется в два этапа:

— в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;

— в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

— копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.

Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.

Не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.
На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:

— документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. п.);

— материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.).

Включаются в личное дело также:

— копии приказов о перемещении по должности;

— копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.

Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.

Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.

Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:

— учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС;

— справки с места жительства;

— справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;

— черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);

— личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);

— жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;

— материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;

Все указанные документы формируются в отдельные дела.

Оформление личного дела сотрудника

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников». Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу».

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

На обложке дела указываются:

— наименование структурного подразделения;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.

Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.

Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.

Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной — дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Количество листов в деле записывается на обложке под графой «Дата». Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.
Л. Доронина
К. э. н., доцент кафедры «Документоведение и ДОУ»
Государственного университета управления

Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки

Из действующего законодательства не так-то просто понять, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников. Но в нашем обзоре мы находим все ответы.

Сроки

Основной нормативный документ, которым надо руководствоваться в данном вопросе, это Закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ

  1. Если сотрудник уходит с предприятия, то личное дело закрывают в день его увольнения.
  2. Личные дела сдают в архив не позже чем спустя 3 года после их завершения в делопроизводстве.
  3. Личные дела содержат персональные данные сотрудников. С 01.07.2017 ответственность за нарушения взаимодействия с ними ужесточена.

Особые случаи

Учтите, что в законе есть оговорка. Так, указанные сроки не применяют, если действующими перечнями архивных документов для документов по личному составу установлен другой период хранения.

Так, на основании статьи 656 Читайте также Состав и бухгалтерский учет расходов по обычным видам деятельности

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу надо хранить 75 лет (ст. 667 указанного Перечня).

Книги, журналы, карточки учета личных дел держат в архиве 75 лет (ст. 695 Перечня Минкультуры).

Правила

От того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в первую очередь, зависит возможность последних подтвердить соответствующие отметки в своих трудовых книжках. Если вдруг бывший сотрудник сделает запрос, а предприятие уже окончательно избавилось от документов по нему, налицо нарушение нанимателем законодательства об архивном деле.

За несоблюдение рассмотренных в начале статьи сроков на кадровика могут наложить штраф до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит