Выписка из штатного расписания, правильно сделать выписку штатного расписания

Содержание
  1. Выписка из штатного расписания
  2. Что собой представляет штатное расписание
  3. Куда может понадобиться выписка
  4. Чем отличается выписка от копии
  5. Надо ли подавать заявление на получение выписки
  6. Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки
  7. В каком виде она может быть
  8. Формат выписки
  9. Если выписка состоит из нескольких листов
  10. Кто делает выписку
  11. Кто должен заверить выписку
  12. Надо ли заверять печатью
  13. Учет и регистрация выписки
  14. Сколько времени действует выписка
  15. Образец выписки из штатного расписания
  16. Делопроизводство
  17. Зачем нужна выписка из штатного расписания?
  18. Что это за документ?
  19. Нормативное регулирование
  20. В каких случаях требуется?
  21. Образец выписки из штатного расписания
  22. Важные рекомендации
  23. Как сделать выписку из штатного расписания правильно
  24. Выписка из штатного расписания (образец)
  25. Штатное расписание
  26. Оформление выписки из штатного расписания (образец)
  27. Как сделать выписку из штатного расписания - образец
  28. Для чего нужна выписка из штатного расписания
  29. Кто делает выписку из штатного расписания
  30. Как сделать выписку из штатного расписания
  31. Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов
  32. О собенности составления выписки в отношении отдельного работника

Выписка из штатного расписания

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

  1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
  2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
  3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
  4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
  5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

Делопроизводство

Зачем нужна выписка из штатного расписания?

Одним из самых важных документов в любой организации является штатное расписание. В нём содержатся все обобщенные сведения по кадрам, и оно часто требуется для различных проверок.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Работник предприятия вправе получить сведения из штатного расписания, но только в виде выписки, отражающей данные только его самого. О том, как правильно составить этот документ, в каких случаях он требуется, и кто его выдаёт, разберёмся далее.

Что это за документ?

Выписка из штатного расписания представляет собой документ, содержащий в себе только ту часть информации, которая связана с заявителем, но не с другими сотрудниками организациями.

Чаще всего она оформляется как отдельный документ, реже, в виде копии.

Нормативное регулирование

В Трудовом Кодексе РФ регламентируются права работника по заявлению получать от работодателя всю необходимую информацию, которая ему может потребоваться в различных ситуациях, об его работе и её условиях.

Так гласит ст. 62 ТК РФ, а в ст. 88 указано про требования передачи персональных данных, что говорит о возможности получения выписок из важных распорядительных документов организации, одним из которых является штатное расписание.

Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 регламентирует унифицированную форму Т-3, по которой следует составлять штатное расписание. Однако законодательством предусмотрено право работодателя вести документ в произвольной форме или адаптировать унифицированный вид к условиям работы персонала собственной фирмы.

Соответственно выписка из оригинального документа может также составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде.

В каких случаях требуется?

Кто может запрашивать?

Необходимость в получении выписки из штатного расписания может возникнуть:

  • у сотрудника;
  • для представления в Пенсионный фонд;
  • для представления в налоговую или трудовую инспекцию;
  • для представления в Фонд социального страхования;
  • для участия в торгах (для тендеров);
  • для вступления в СРО.

Сотрудник предприятия может подать заявление на получение выписки из штатного расписания.

Она может потребоваться в случае судебных разбирательств по поводу незаконного увольнения, сокращения и решения других трудовых споров между работодателем и работником.

Контролирующие органы, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут запросить выписки в результате проведения выездных или камеральных проверок. Фонды тоже часто делают запросы на получение сведений из штатного расписания на отдельных сотрудников для установления трудового стажа или правильности исчисления страховых взносов.

Для тендеров

Если другие случаи требования выписки в объяснениях не нуждаются, то относительно новая сфера торгов и закупок, где требуют этот документ, нуждается в пояснении.

Для того чтобы организация смогла принять участие в торгах и выиграть тендер на осуществление определённой деятельности, участники конкурса должны представить пакет удостоверяющих документов. В него обязательно должны входить выписки из штатного расписания, копии трудовых договоров или трудовых книжек.

Это нужно для подтверждения того, что участник конкурса действительно является сотрудником выбранного предприятия.

Для СРО

Саморегулируемая организация или СРО представляет собой объединение предприятий одной отрасли или одного вида выпускаемой продукции, оказанных услуг.

Эта ассоциация призвана регулировать деятельность фирм в данной сфере и устанавливать собственные стандарты качества.

В настоящее время всё больше и больше отраслей хозяйства имеют собственные СРО, причём членство в них может быть как добровольным, так и обязательным.

Поэтому так важно руководителю предприятия знать о возможности вступления в его члены, а также подробно ознакомиться с перечнем запрашиваемых документов, одним из которых будут выписки из штатного расписания.

Кто должен составлять штатное расписание? Узнайте тут.

Образец выписки из штатного расписания

Какие данные проверяются?

К наиболее важным реквизитам выписки, проверяемым чаще всего, можно отнести:

  • период действия, который указывается в виде даты вступления в силу;
  • правильность названий отделов и должностей сотрудников;
  • количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5 и т.д.);
  • оклады, тарифные ставки, надбавки.

Чаще всего выписку составляет кадровик, который отвечает за правильное написание структурных подразделений и должностей и соответствие штатных единиц. Его подпись как исполнителя находится внизу документа.

Вторую подпись ставит главный бухгалтер, который отвечает за ту часть выписки, где указаны данные о заработной плате сотрудников.

Правила и алгоритм составления

  • В верхней части документа ставится точное наименование компании, её полное и краткое название.
  • Оформляется заголовок документа – «Выписка из штатного расписания» с обязательным указанием даты составления документа, а также реквизитов приказа, которым было утверждено штатное расписание.
  • Указывается период действия расписания. Это лучше сделать фразой «Вступило в действие с …» без указания окончательного срока.
  • Содержательная часть выписки начинается с указания полного количества штатных единиц. Далее идёт таблица из десяти столбцов, которые следует заполнить в полном соответствии с оригинальным расписанием, вписав в них только данные заявителя.
  • Готовый документ подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров, заверяет документ исполнитель, составивший выписку – специалист по кадрам.

Соответствие оригинальному документу

Выписка должна полностью соответствовать оригинальному документу. Это очень важно, так как её данные тщательно проверяются и могут стать доказательством в суде.

Для того чтобы документ приобрёл юридическую силу, его необходимо заверить. Уполномоченный сотрудник, составляющий документ, обязательно в самом низу выписки делает пометку «Верно», указывает свою должность, инициалы и подпись, ставит печать. Если документ состоит из нескольких листов, можно не заверить каждый его лист.

Достаточно сделать прошивку с наклейкой, предусматривающей подпись руководителя, при этом печать организации должна располагаться и на листе и на наклейке.

Форма и разделы документа

До составления штатного расписания, его форма должна быть закреплена отдельным приказом или прописана в учётной политике предприятия. Соответственно выписка тоже будет иметь такую же форму.

Для примера рассмотрим подробнее разделы унифицированной формы Т-3:

  • Графа 4 – количество штатных единиц, в том числе вакансии и совместители.
  • Графа 5 – тарифная ставка (оклад) указывается в рублёвом эквиваленте в зависимости от принятой системы оплаты труда.
  • Графы 6-8 – надбавки указываются в соответствии с политикой материального стимулирования организации или за установленные законом основания (знания языков, учёные степени и др.).
  • Графа 9 – суммарная заработная плата в месяц, складывается из значений граф 5-8.

В случае применения бестарифной оплаты труда или смешанных систем допускается указывать значения в графах не в рублях, а в коэффициентах или процентах.

Скачать образец штатного расписания по форме Т-3 можно тут:

Пример заполнения

Вот так примерно будет выглядеть образец выписки из штатного расписания в 2019 году:

Как заверить?

На другом примере выписки из штатного расписания показана заверительная надпись, выполненная исполнителем документа в соответствии всем требованиям.

Нужен ли закрепляющий приказ?

Одним из обязательных реквизитов выписки является ссылка на закрепляющий приказ, которым было утверждено штатное расписание. Без этой пометки документ считается неполным.

Пример такого приказа выглядит следующим образом:

Составляют ли выписку филиалы организации?

Многие задаются вопросом: могут ли представительства и филиалы самостоятельно выдавать выписки или придётся обращаться в головное подразделение?

Это будет зависеть от того, какая учётная политика принята на самом предприятии, какие документы его административное звено ведёт самостоятельно, а какие разрабатываются в управляющем секторе, потому что новая форма штатного расписания предусматривает выделение не просто структурных подразделений, но и целых филиалов, а это значит, что выписку можно будет получить только по месту разработки.

Однако часто встречаются филиалы, которые самостоятельно ведут свою документацию, в том числе и штатное расписание.

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете тут.

В чем заключается цель стимулирования персонала? Узнайте здесь.

Кто выдаёт и как хранится документ?

Получить выписку из штатного расписания можно в отделе кадров, написав заявление.

Чаще всего именно кадровик уполномочен составлять штатное расписание и выписки из него. Процедура исполнения документа укладывается в стандартный срок – в течение 5 рабочих дней, если не указано основание для срочности.

Документ будет действителен, пока новое штатное расписание не вступит в силу, обычно не более года. Оригиналы штатных расписаний, разработанных на предприятии, хранятся постоянно, тогда, как выписки из них архивная служба обычно относит к переписке, поэтому срок их хранения составляет 5 лет.

Важные рекомендации

Напоследок несколько важных рекомендаций, которые помогут кадровым работникам в вопросах составления штатного расписания и выписок из него:

  • Выписка из штатного расписания должна содержать в себе самую актуальную информацию по сотрудникам, поэтому очень важно сразу вносить в него все изменения по должностям, количеству единиц, окладам и надбавкам.
  • Необходимо внимательно следить за периодичностью обновления расписания, так как оно может быть бессрочным, что встречается редко, или утверждённым на какой либо срок, а значит, требуется его постоянная актуализация.
  • Законодательством установлено, что работодатель должен оплачивать в равных долях аналогичный труд. Это значит, что у одинаковых должностей должен быть прописан один и тот же оклад, расхождения не следует допускать. Между тем, надбавки у разных сотрудников с одинаковым окладом могут разниться в зависимости от квалификации, меры ответственности и объёмов выполняемой работы.
  • В штатном расписании указываются не только должности обычных сотрудников, но и совместителей, если для них эта работа считается основной.
  • В случае сокращения штата выписки следует делать из старого штатного расписания, так как новое вступит в силу только через два месяца.
  • Если отдел на предприятии меняет название, а у сотрудников в трудовом договоре указано иное наименование подразделения, необходимо перевести всех работников в отдел с новым названием только на основании их письменного согласия.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Многие документы на предприятии хранят коммерческую тайну. К ним относится табель учёта рабочего времени. Однако помимо секретных данных, он содержит важную информацию для позиционирования фирмы на торгах, ее вступления в СРО или защиты имени предприятия на проверках. Предоставлять оригинальный бланк учёта, для ознакомления третьим лицам, сотрудники кадровой службы права не имеют. Для подобных случаев был разработан специальный документ, именуемый выпиской. Как его составить, чтобы не нарушить ничьи права.

Для чего нужна выписка

Штатное расписание можно сравнить с географической картой, но только в рамках предприятия и составленной на языке цифр, а не условных обозначений. В нем подробно отражаются данные о фирме: количество структурных подразделений, сотрудников, сведения о денежных средствах, которые каждый из них получает и другие важные факты из ее жизни.

Документ составляется по форме Т-12 или Т-13. Однако для удобства фирмы также предусмотрена возможность разработать подходящий бланк самостоятельно. Обязательный перечень информации, который должен быть указан в штатном расписании:

  • данные о предприятии;
  • основная информация (подразделение, должность, квалификация, количество сотрудников, ставка, сумма надбавки и др.);
  • подписи ответственных лиц.

Практически все данные, отражённые в штатном расписании, относятся к коммерческой тайне.

Ознакомиться с ними могут лишь те сотрудники, кто разрабатывает документ или имеет доступ к такой информации.

В зависимости от размера фирмы ими могут быть бухгалтера или работники отдела кадров, а также руководители. В отдельных случаях информация из штатного расписания может быть передана третьим лицам. Однако не вся, а лишь та ее часть, которая касается определённого сотрудника или деятельности организации.

Право требовать выписку имеют:

  • сотрудники предприятия. Эта возможность регламентирована трудовым кодексом. в частности, статьи 62 и 88. чаще всего такая необходимость возникает при решении трудовых споров, защите прав работника в суде. Также при смене работы сотрудник с помощью выписки может подтвердить свою высокую квалификацию;
  • представители пфр;
  • сотрудники фсс;
  • работники инспекций — налоговой и трудовой;
  • организаторы онлайн-торгов;
  • участники саморегулируемых организаций.

Однако каждому из указанных предприятий, выписка служит для различных целей. Инспекции обычно запрашивают документ при проведении проверок (как камеральных, так и выездных). Что касается ПФР, обычно выписка необходима для проверки точности исчисления стажа, социальных выплат, стразовых взносов и др.

Что касается тендеров — это новая «буква» в законе. Согласно правилам их проведения — выписка обязательный документ, который необходим для участия. Наряду с копией трудового договора и книжки. Таким образом, участник подтверждает, что является сотрудником предприятия.

Также нововведением является членство организации в СРО, которое представляется группу фирм, объединяющихся на основании вида деятельности или товара, который выпускают. Основная цель — разработка стандартов качества. Подобные ассоциации могут создаваться как на добровольных, так и на обязательных началах. Как и в случае с тендером, одним из обязательных документов для вступления в СРО является выписка из штатного расписания.

Чем отличается от копии

На практике предусмотрено две разновидности выписки:

Копией документа является его отксерокопированное изображение без внесения правок и изменений. Таким образом, копия табеля учёта будет являться ничем иным, как вторым экземпляром указанного табеля.

В то время как выписка, это часть формы Т-12 или Т-13. В этом кроется их главное отличие.

Также в сети немало сообщений, что при увольнении сотрудники требуют предоставить им копию табеля учёта рабочего времени.

Право получить заверенные копии документов, подтверждающих их работу на предприятии прописана в статье 62.

Прямой ссылки на табель в Трудовом кодексе нет. Однако и перечень документов в статье открытый. Значит, работник имеет право получить копию документа.

Табель разрабатывается на всё структурное подразделение, содержит персональные данные всех сотрудников. И снять его копию и отдать третьему лицу – значит нарушить право на защиту личной информации. Поэтому в такой ситуации делают выписку, она содержит перечень, относящийся лишь к одному работнику.

Таким образом, копия табеля и выписка — совершенно разные документы.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец бланка формы №Т-12
  • Образец бланка формы №Т-13

Кто выдает документ?

В связи с тем, что выписка является официальным документом, поводом для ее разработки должно быть заявление.

После этого уполномоченный сотрудник вносит необходимые данные в бланк. Как показывает практика, чаще всего он идентичен форме Т-12 или Т-13. В зависимости от размеров предприятия, право составлять документ имеют:

  1. Сотрудник кадровой службы.
  2. Бухгалтер.
  3. Руководитель.

Если фирма крупная, то выписка должна быть утверждена начальником отдела кадров, непосредственным руководителем структурного подразделения, начальником, а также заинтересованным в ней сотрудником. Чем меньше фирма — тем меньше людей участвуют в утверждении.

Выписки из нескольких страниц требуют особого оформления. Все листы подшиваются нитью, нумеруются, сверяются, а узел консервируется бумажным треугольником. На нем указываются данные о количестве страниц, и ставится подпись исполнителя.

Далее происходит визирование документа, если это предусмотрено правилами предприятия.

Затем сотрудники отдела кадров/бухгалтерия фиксирует выписку, как «исходящий» документ. Присвоив ему номер, и уточнив время и дату. Соответствующая отметка проставляется в журнале.

Если выписка необходима для использования внутри фирмы, то к ее оформлению как «исходящий» не прибегают.

Общие правила составления

Официального бланка с рекомендациями для выписки не существует, как, к примеру, формы Т-12 или Т-13 для табеля учёта. Ее вид и содержание зависит от информации, которая будет представлена в документе. По общему правилу в выписке указываются личные данные сотрудника. Остальная информация добавляется по запросу, причём может быть представлена не последовательно, как в оригинальном табеле.

Обычно фирмы разрабатывают бланк выписки или инструкцию ее заполнения.

Срок, на который данные выписки актуальны — не больше года. Это обусловлено тем, что само штатное расписание разрабатывается обычно не больше чем на 12 месяцев. Храниться документ должен не менее 5 лет.

Образец заполнения формы

Документы разрабатывается по общим правилам:

  1. В шапке указываются данные организации, информация о структурном подразделении и период времени, за который составляется документ.
  2. В основной части уполномоченное лицо отражает информацию, которую требует заказчик. Обычно это данные о сотруднике, его квалификация, а также информация об отработанных днях, прогулах, размер должностного оклада.
  3. В заключительной части документа свои подписи ставят уполномоченные лица. У зависимости от размера фирмы их число

может быть разным.

Важные рекомендации

По мнению многих кадровиков, выписки без указания размера оклада являются недействительными. Так как требование указывать сумму указано в постановлении Госкомстата.

Однако в практике нередки случаи, когда кадровики составляет документ без указанной информации. Чтобы в организации, куда адресована выписка, не сочли ее недействительной, следует уточнить о необходимости указывать сумму оклада.

Выписка в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации относится к типу: справки. Расположение реквизитов на них допускается угловое и продольное. Однако первое предпочтительнее. Поэтому если вы работаете с государственными предприятиями, лучше последовать данной рекомендации. Иначе документ может быть признан недействительным.

В данном видео содержится информация о том, как правильно сделать штатное расписание.

Выписка из штатного расписания (образец)

Образец выписки из штатного расписания

Вся документация о трудовой деятельности работников (в т.ч. трудовые книжки, приказы, различные ведомости учета) хранится у работодателя. Поэтому работник, как правило, доступа к такой документации не имеет. Однако выдача выписок и копий из документов, относящихся к трудовой деятельности работника, является обязанностью работодателя. Распространяется эта обязанность и на выписку из штатного расписания (образец документа можно скачать по ссылке в конце статьи) в части сведений, касающихся конкретного работника. Работодатель вправе определить самостоятельно в локальном акте, как именно ему оформлять выписку. При этом такой порядок должен соответствовать законодательству. О штатном расписании и способе оформления выписки расскажем в этой статье.

Штатное расписание

В штатном расписании содержится информация о сложившемся разделении труда между работниками.

О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 .

Из указанного письма, в частности, следует:

  • штатное расписание – это обязательный локальный нормативный акт для работодателя;
  • законодательно установленных правил составления штатного расписания не существует;
  • должность в заключаемом контракте надлежит указывать в соответствии со штатным расписанием.

Раньше для ведения этого документа применялась исключительно форма, установленная Госкомстатом.

На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

  • унифицированную (форма № Т-3 );
  • разработанную и утвержденную самостоятельно.

Штатное расписание, в частности, должно включать в себя:

  • структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
  • штатную численность;
  • заработную плату.

Трудовые договоры с работниками заключаются в соответствии со сведениями, содержащимися в штатном расписании.

Если по каким-либо причинам работнику потребуется выписка из штатного расписания, он вправе обратиться для ее получения к своему работодателю. Последний же обязан сформировать и выдать работнику соответствующий документ.

Оформление выписки из штатного расписания (образец)

Выписка оформляется по заявлению работника.

Трудовым законодательством не установлены форма и содержание заявления работника. Следовательно, оно составляется в произвольной форме.

Законодательством предусмотрен порядок оформления выписок, копий документов.

В частности, исходя из п.п.1 и 5 Указа о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан, N 9779-X (утв. 04.08.1983), выписка из документа заверяется подписью руководителя (иного уполномоченного должностного лица) и печатью.

На выписке из штатного расписания следует указать дату ее предоставления и отметку о том, что оригинал штатного расписания хранится в организации.

Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст ниже реквизита «Подпись» следует указать надпись «Верно», должность соответствующего лица, проставить его личную подпись с указанием Ф.И.О. и даты.

Форму выписки законодатели не предусмотрели. Поэтому ее можно, к примеру, сделать так:

  • указать наименование документа «Выписка из штатного расписания»;
  • сформировать соответствующие сведения;
  • заверить выписку вышеуказанным образом.

Скачать образец выписки из штатного расписания

Как сделать выписку из штатного расписания — образец

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности. Подробности читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

  • При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
  • Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
  • При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
  • При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
  • При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто делает выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?.

Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

  • инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
  • главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
  • офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
  • генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

  • надпись: «Верно»;
  • должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
  • дата, когда произошло заверение.

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2013 с 01.01.2018.

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

  • приказам о приеме на работу;
  • выпискам из трудовых книжек и т. п.

Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

  • Полное название предприятия.
  • Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
  • Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
  • Информация о лицах, подписавших исходный документ.
  • Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
  • Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.

Скачать образец выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов.

О собенности составления выписки в отношении отдельного работника

Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.

Такая выписка будет иметь следующую структуру:

  • название предприятия;
  • данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
  • информация о подписантах основного документа;
  • полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
  • подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей. Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит