Как восстановить трудовую книжку, если потерял трудовую книжку восстановить

Содержание
  1. Как восстановить трудовую книжку
  2. Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
  3. Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки
  4. Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником
  5. Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации
  6. Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации
  7. Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации
  8. Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник
  9. Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии
  10. Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
  11. Заявление на восстановление трудовой книжки
  12. Если потерял трудовую книжку как восстановить
  13. Как восстановить трудовую книжку после ее утери
  14. Как восстановить трудовую книжку при ее утере?
  15. Если потерял трудовую книжку, что делать?
  16. Если утеряна трудовая книжка: что делать? Как восстановить записи?
  17. Порядок действий при утере трудовой книжки
  18. Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку: порядок действий
  19. Если потерял трудовую книжку как восстановить
  20. Делопроизводство
  21. Что делать, если потерял трудовую книжку?
  22. Возможные причины утери
  23. Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?
  24. Если книжку потерял работодатель
  25. Если потерял трудовую книжку, что делать? Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?
  26. Причины утраты
  27. Вина работника
  28. Вина работодателя
  29. Иные причины
  30. Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?
  31. Если организация ликвидирована
  32. Если имеется копия
  33. Что делать, если книжку невозможно восстановить через работодателя
  34. Работодатель потерял трудовую книжку: что делать?
  35. Материальная ответственность организации
  36. Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку: порядок действий
  37. Порядок действий
  38. Правила заполнения дубликата трудовой книжки

Как восстановить трудовую книжку

Заявление на восстановление трудовой книжки

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

  • потеря ее самим работником;
  • утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
  • ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
  • массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

  • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
  • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
  • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
  • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

«Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

  • ФИО заявителя;
  • интересующий период;
  • суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
  • контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-днев ный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Если потерял трудовую книжку как восстановить

Как восстановить трудовую книжку после ее утери

Когда оформляется дубликат? Стоит отметить, что изготовление дубликатов осуществляется только в определенных случаях, так как восстановить трудовую книжку сотруднику – это одно, а выдать ее дубликат просто так – абсолютно другое дело для руководителя. Таким образом, в преимущественном большинстве случаев дубликаты оформляются в следующих случаях: утрата действующей; книжка вследствие тех или иных причин пришла в негодность; в трудовую книжку была внесена запись о том, что сотрудник переводится или же является уволенным, но при этом данная запись впоследствии была признана недействительной.

Как восстановить трудовую книжку при ее утере?

Утеряна трудовая – как восстановить?

Первые шаги Вариантов здесь не может быть много, поскольку находится либо у нанимателя (с момента официального устройства на работу), либо у трудящегося (который в настоящий момент нигде официально не трудоустроен). Соответственно, потеряться книжка может у нанимателя или работника.

Если потерял трудовую книжку, что делать?

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?

65 статья ТК РФ гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения.

Как восстановить Можно ли восстановить книжку Порядок восстановления этого документа зависит от того, по чьей вине он был утерян.

Вариантов тут может быть несколько:

  1. виноват работодатель или ответственное за хранение трудовых книжек лицо.
  2. виноват сам работник;

От ответа на этот вопрос зависит ход дальнейших действий.

Как восстановить трудовую после ее утери Когда оформляется дубликат? Стоит отметить, что изготовление дубликатов осуществляется только в определенных случаях, так как восстановить сотруднику – это одно, а выдать ее дубликат просто так – абсолютно другое дело для руководителя.

Таким образом, в преимущественном большинстве случаев дубликаты оформляются в следующих случаях: утрата действующей книжки; вследствие тех или иных причин пришла в негодность; в трудовую книжку была внесена запись о том, что сотрудник переводится или же является уволенным, но при этом данная запись впоследствии была признана недействительной.

Если утеряна трудовая книжка: что делать? Как восстановить записи?

Потеря книжки — страшный сон наших родителей, бабушек, дедушек.

Для нас это не представляет такой большой опасности. Да, неприятно, что потребуется восстанавливать записи и ходить по инстанциям, но не более того. Наверно это происходит потому, что в настоящее время человек более осведомлен о своих правах.

Если утеряна трудовая книжка: что делать? Как восстановить записи? Потеря трудовой — страшный сон наших родителей, бабушек, дедушек. Для нас это не представляет такой большой опасности.

Да, неприятно, что потребуется восстанавливать записи и ходить по инстанциям, но не более того. Наверно это происходит потому, что в настоящее время человек более осведомлен о своих правах.

Порядок действий при утере трудовой книжки

Потеря трудовой сотрудником Порядок действий Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  1. Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  2. Справка из ПФР.
  3. договоры с предыдущих мест работы.
  4. Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.

Хорошо, если у человека есть копия.

Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку: порядок действий

Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы.

Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними.

Если потерял трудовую книжку как восстановить

В статье 65 кодекса указано, при трудоустройстве соискатель обязан предъявить.

Делопроизводство

Что делать, если потерял трудовую книжку?

В статье 65 Трудового кодекса указано, при трудоустройстве соискатель обязан предъявить трудовую книжку. В ней указываются сведения о физическом лице, как о работнике: место работы, срок, причина увольнения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Но на практике часто соискатели не могут предоставить трудовую книжку, поскольку она была утеряна.

Что делать в данном случае, как восстановить записи и нужно ли делать это?

Возможные причины утери

Несмотря на существующие слухи о том, что в ближайшее время будут отменены трудовые книжки, они по сей день имеют юридическую силу и являются полноценным документом.

Его утрата возможна по нескольким причинам:

  • утеря работником;
  • утрата работодателем;
  • кража (за украденные трудовые книжки несет ответственность лицо, у которого находился документ на момент совершения преступления) ;
  • потеря в результате стихийных бедствий и других непредвиденных обстоятельств (пожар, неправомерные действия третьих лиц).

Вина работника

Если на момент утери трудовая книжка находилась на руках у работника, то ответственность полностью ложится на его плечи.

Потерять документ можно по многим причинам, как случайно, так и намеренно — например, если с прошлого места службы был уволен по статье.

Утерянную трудовую книжку работнику придется восстанавливать самостоятельно, либо при трудоустройстве нужно будет заводить новый документ.

Многие полагают, что потеряв трудовую книжку, достаточно купить новый бланк и оформить у работодателя.

На самом деле, это потеря не только документа, но и стажа, который может повлиять на решение при поиске работы.

Поэтому вопрос о том, нужно ли восстанавливать трудовую книжку, актуален для работников, имеющих даже минимальный стаж.

Вина работодателя

Утеря трудовой книжки может произойти по вине работодателя.

Ответственность возникает в том случае, если работник на момент пропажи документа был трудоустроен. Книжки должны храниться у работодателя с момента оформления на службу и до увольнения.

По необходимости, работнику выдается копия документа или оригинал под роспись.

Иные причины

Утрата трудовой книжки возможна по иным причинам — кража, воздействие посторонних факторов, независящих от работодателя и работника (к ним относятся стихийные бедствия, пожар, противоправные действия третьих лиц и т.д.)

В этом случае ответственность за восстановление ложится на сторону, у кого находился документ.

Законно ли иметь две трудовые книжки? Узнайте тут.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?

При утере трудовой книжки определяется виновник, в первую очередь.

И если им оказывается работник, то ответственность за восстановление документа несет он лично.

Чтобы вернуть утраченные данные, потребуется выполнить несколько действий.

Что делать? План действий

Работнику для восстановления трудовой книжки нужно сделать следующее:

  • Обратиться к последнему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
  • На рассмотрение заявления и выдачу дубликата работодателю выделяется 15 дней. В течение этого срока наниматель обязан удовлетворить запрос бывшего сотрудника.
  • В трудовую книжку бывший работодатель не должен вносить все сведения об организациях, где ранее был трудоустроен работник. На основании предоставленных трудовых договоров, приказов и других документов, подтверждающих трудоустройство в других компаниях, указывается общий стаж без указания конкретных фирм.

Обратите внимание, что работник не имеет права самостоятельно вносить сведения в трудовую книжку.

Записи делаются только в отделе кадров на основании предоставленных документов.

Многих интересует, можно ли восстановить сведения не только о трудоустройстве, но и выданных наградах?

Работнику следует знать: работодатель обязан внести в дубликат трудовой книжки записи о поощрениях и наградах работника.

Документы

Помимо заявления, работнику потребуется предоставить ряд документов, подтверждающих трудовой стаж:

  • приказы о принятии на работу или распоряжения об увольнении;
  • трудовые договора или их заверенные копии;
  • ведомости о выдаче заработной платы (их копии);
  • выписка из лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования.

Заявление

Для получения дубликата работник должен написать заявление на имя руководителя отдела кадров бывшего нанимателя.

В документе указывается просьба о восстановлении трудовой книжки с указанием причины.

Например: «Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна по независящим от меня обстоятельствам в период после увольнения и до трудоустройства. Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Пример документа:

Если работодатель ликвидирован

Если бывший наниматель не может восстановить трудовую книжку по причине ликвидации организации, то работнику следует обратиться в одну из организаций:

Сложнее восстановить сведения о стаже в ликвидированной организации.

Чтобы получить справку об отработанных годах, следует направить письменное заявление или обратиться лично в архив, где хранятся документы организации.

Если работнику отказывают в предоставлении сведений, восстановить сведения о стаже можно через суд.

Если на руках есть копия

Законно восстановить трудовую книжку можно при наличии заверенной копии.

Если работник до потери сделал ксерокопию документа и заверил ее у работодателя, но сделать дубликат не составит труда. Для этого требуется написать заявление с просьбой предоставить дубликат и предоставить копию книжки.

Если у работодателя возникают сомнения в подлинности документа, то он вправе потребовать дополнительные сведения от бывших работодателей.

Куда обращаться?

Когда восстановить трудовую через бывшего нанимателя нет возможности, работнику можно обратиться в госорганы:

  • Пенсионный фонд. Обратиться в территориальное отделение можно лично, написав заявление или направив заказное письмо с уведомлением. На рассмотрение и выдачу справки уходит около 10 дней.
  • Госархив. На рассмотрение заявления уходит больше времени, но выдается справка с указанием точных сведений. Как восстановить стаж данным способом – это направить письменное заявление в территориальный отдел государственного архива.
  • Суд. Это длительный, но самый верный способ восстановить утерянные сведения – это обратиться в суд. Госорганами направляются запросы бывшим нанимателям. Если организация ликвидирована или восстановить сведения не удается, то используются свидетельские показания.

Где оформить трудовую книжку впервые? Узнайте тут.

Как написать доверенность на получение трудовой книжки? Читайте здесь.

Если книжку потерял работодатель

Утеря работодателем трудовой книжки своего сотрудника возлагает на нанимателя полную ответственность за восстановление сведений. Процедура зависит от фактора, ставшего причиной потери документа.

Что делать работнику?

Если в отделе кадров по месту трудоустройства отсутствует трудовая книжка, то от работника потребуется написать заявление на кадровика с указанием причины утери.

Отказ от выполнения просьбы влечет за собой ответственность перед законом, поэтому в случае неудовлетворения запроса работник должен обратиться в суд.

Кто должен восстанавливать?

Восстанавливать трудовую книжку должен работодатель. Он выполняет все действия, что и при утере книжки работником, только самостоятельно.

Ответственность работодателя

В РФ предусмотрено два вида ответственности работодателя за утерю трудовой книжки:

  • обязательство по восстановлению данных о трудовом стаже работника;
  • материальная ответственность.

Материальная ответственность возлагается на работодателя в том случае, если документ был утерян намеренно.

Обратившись в суд, работник может добиться не только восстановления трудовой книжки, но и выплаты материального ущерба в размере среднедневного заработка за каждый день задержки.

В том, что делать, если потерял трудовую книжку, есть множество нюансов, возникающих в процессе восстановления документа.

И если процесс кажется вам слишком трудоемким, лучше завести новую книжку, особенно при отсутствии длительного стажа и важных награждений.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Если потерял трудовую книжку, что делать? Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?

Утрата или порча документов всегда доставляет неприятности. Некоторые из них восстанавливаются сравнительно просто и быстро, а другие напротив. Многие из нас даже не имеют понятия что делать, если потерял трудовую книжку. Как быть в этой ситуации? Каким образом восстанавливается трудовая книжка: самостоятельно либо через работодателя?

Причины утраты

65 статья ТК РФ гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?

Прежде всего, трудовая книжка – документ, имеющий юридическую силу. Причины утраты могут быть следующими:

  1. Работник потерял документ.
  2. Работодатель потерял документ.
  3. Документ был украден.
  4. Книжка была утеряна из-за стихийного бедствия, природных катаклизмов и прочих форс-мажорных обстоятельств.

Вина работника

В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую.

Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.

Вина работодателя

Даже работодатели не застрахованы от утери трудовых книжек своих сотрудников. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику? Однозначно книжку необходимо восстанавливать, но заниматься этим вопросом будет уже непосредственно работодатель. При этом организация берет на себя ответственность только в случаях, когда работник числился в штате на момент утраты документа. Также по требованию сотрудников может быть выдана копия или оригинал книжки под расписку.

Иные причины

Довольно часто утрата этого документа вызвана причинами, не зависящими от сотрудника и работодателя. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.

Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

Алгоритм восстановления трудовой книжки, если она была утрачена по вине работника, следующий:

  1. Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
  2. В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.

В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг. Владелец же книжки не может самостоятельно заполнять книжку. Отметки делаются сотрудником отдела кадров. Помимо этого, если работник ранее получал награды и поощрения за свой труд, эти сведения также должны быть внесены.

К заявлению необходимо приложить следующую документацию:

  • приказы о зачислении в штат или об увольнении,
  • старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
  • копии ведомостей о начислении зарплаты,
  • выписку со счета системы пенсионного страхования.

Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.

Если организация ликвидирована

Если потерял трудовую книжку, что делать, когда фактически организации уже не существует? В этом случае работнику следует обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Помимо этого, восстановить документ можно через суд.

Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск.

Если имеется копия

Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия. Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией. Чтобы получить новую книжку, необходимо представить работодателю заявление о выдаче дубликата и копии. Однако при наличии у работодателя сомнений в достоверности документа он может запросить дополнительную информацию у организаций, в которых сотрудник ранее трудился.

Что делать, если книжку невозможно восстановить через работодателя

Если потерял трудовую книжку, что делать при невозможности ее восстановления через работодателя? Для этого можно обратиться в те же инстанции, что и при ликвидации организации, а именно:

  • в отделение пенсионного фонда,
  • в государственных архив,
  • в суд.

В отделении ПФРФ необходимо написать лично заявление на восстановление трудовой книжки. Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель.

Процесс восстановления книжки через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива.

Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей.

Работодатель потерял трудовую книжку: что делать?

Потерять трудовую книжку организация может по многим причинам.

Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.

А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:

  • приказы о зачислении в штат,
  • копию трудового соглашения,
  • номер лицевого счета, куда направляется заработная плата либо справку 2-НДФЛ.

Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям.

Если же организация виновна в утрате этого документа, но при этом отказывается его восстанавливать, работник может обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Но если эти действия не имели результата, необходимо подать исковое заявление в суд.

Материальная ответственность организации

Как уже было сказано выше, работодатель при преднамеренной утрате книжки несет административную ответственность. Размер штрафных санкций составляет от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30000 до 50000 для юрлиц. Также деятельность организации может быть приостановлена на срок до 3 месяцев. Административный штраф может быть наложен только при судебном разбирательстве. Работник вправе взыскать за дни просрочки выдачи трудовой книжки часть среднего заработка, о чем гласит 234 статья ТК РФ. Также может быть взыскан и моральный ущерб.

Ситуации с потерей документов возникают довольно часто. Если вы потеряли трудовую книжку на работе, что делать? Однозначно ее необходимо восстанавливать. Бремя ответственности за восстановление книжки ложится на ту сторону трудовых отношений, по вине которой произошла ее утрата.

Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку: порядок действий

Утеря трудовой книжки ведет за собой ряд проблем, связанных с будущим трудоустройством, карьерным ростом и начислением пенсии. Особенно это тяжело для тех лиц, которые дорожат своей квалификацией и стажем работы. Кроме того, в некоторых случаях ее утеря может повлиять на получение визы, кредита, субсидии и прочего. Существует законный порядок действий, как восстановить утерянную трудовую книжку, вернее, это уже будет ее заверенный дубликат.

Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы. Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними.

Восстановление трудовой книжки является делом индивидуальным. Если документ совсем свежий и имеет всего одну или две записи, в этом случае можно не заниматься этим вопросом. Другое дело, когда в книжке хранится вся история трудовой деятельности человека за многие годы – тогда необходимо как можно раньше заняться оформлением ее дубликата.

Порядок действий

Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:

  • Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
  • Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
  • Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
  • Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.

Заявление работодателю

Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.

В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.

Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.

В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.

В случае вины работодателя

Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.

В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.

Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.

Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.

Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.

Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит