Что должно быть в личном деле работника: образец, должно содержаться личном деле работника

Содержание
  1. Что должно быть в личном деле работника: образец
  2. Государственные структуры
  3. Частные предприятия
  4. Оформление дела
  5. Учёт и регистрация личных дел
  6. Внесение новых данных
  7. Сохранность дел
  8. Резюме
  9. Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться?
  10. Личное дело работника (сотрудника)
  11. Порядок формирования личного дела работников/сотрудников
  12. Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец
  13. Документы для личного дела работника и его формирование
  14. Что представляет собой личное дело
  15. Обязательно ли вести личные дела
  16. На кого заводят личные дела
  17. Сроки оформления личного дела
  18. Особенности формирования личного дела
  19. Какие документы включаются в состав личного дела
  20. Как правильно оформить личное дело
  21. Ведение личных дел
  22. Кому можно выдать личное дело
  23. Порядок формирования личного дела работника
  24. Чем предусмотрено ведение личных дел
  25. Порядок формирования личного дела
  26. Хранение ЛД: порядок и сроки
  27. На кого оформлять ЛД
  28. Кто обладает допуском к делам
  29. Предоставление дел правоохранительным органам
  30. Что должно быть в личном деле сотрудника
  31. Требования к оформлению личного дела сотрудника
  32. Ведение журнала регистрации личных дел работников
  33. Образцы и бланки документов для личного дела (Скачать)
  34. Электронное личное дело
  35. Как поступать с делами уволенных сотрудников

Что должно быть в личном деле работника: образец

Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения. С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.

Государственные структуры

Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.

Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.

Частные предприятия

Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.

Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

Оформление дела

Титульный лист

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте. Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника. Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.

Внизу справа проставляются дата приёма на занимаемую должность и дата увольнения. Кроме того. Указывается количество листов дела и срок хранения после сдачи в архив.

Сама папка

Поскольку персональные дела сотрудников — это дела достаточно длительного хранения, то находиться они обязаны в обложках, выполненных полностью из картона. Архивы не принимают на хранение папки из пластика. Бланк опись документов в личном деле работника в обязательном порядке подшивается в обложку.

В деле сотрудников содержится следующая информация:

  • заявление, написанное при приёме на работу;
  • автобиография либо резюме;
  • светокопии персональных документов (ИНН, паспорта, СНИЛС);
  • светокопии сведений об образовании и квалификации;
  • рекомендации или характеристики с предшествующего места работы;
  • внутренние документы предприятия, касающиеся данного сотрудника;
  • трудовое соглашение или договор;
  • документы об аттестации;
  • инструкции в соответствии с занимаемой должностью;
  • любые дополнительные документы, согласно которым вносят изменения какой-либо информации.

Что лишнее в личном деле

Поскольку персональные дела хранятся очень длительное время, не меньше 75 лет, то не стоит подшивать туда документы с малым сроком хранения. Заявления на предоставление отпуска, отгулов и тому подобное, хранится в специальном журнале в течение пяти лет.

Кто работает с личными делами

Заниматься внесением данных, описью и сдачей в архив, может исключительно кадровик, тот который назначен приказом.

Именно этот сотрудник может воспользоваться конфиденциальной информации о людях и в случае утечки информации, вся ответственность возлагается на него. Кроме того, ответственный сотрудник знакомит работника, не реже, чем один раз в год, с его личным делом.

Опись содержимого

Все документы, содержащиеся в личном деле, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и описаны. Кроме того, документация должна быть расположена в соответствии с хронологией. Опись можно размещать на внутренней стороне обложки или подшить последней страницей в деле.

Опись должна содержать следующие данные:

  • название документа;
  • именные данные работника;
  • номер личного дела;
  • индекс по номенклатуре;
  • дата составления;
  • постраничное содержание;
  • подпись ответственного;
  • печать и дата.

Учёт и регистрация личных дел

Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников.

Внесение новых данных

Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации. В случае временного отсутствия этого сотрудника, при необходимости, назначается лицо, временно его заменяющее.

Даже если в кадровой службе имеются ещё сотрудники, без специального приказа они не могут заниматься внесением данных.

Различные исправления, в случаях допущения ошибок, вносятся так же, как и в трудовую книжку. Неправильные данные зачёркивают, а сверху надписываются правильные данные. Любые дополнения и изменения должны быть подкреплены соответствующими документами и указаниями на них.

Сохранность дел

Поскольку вся информация, содержащаяся в личном деле, является строго конфиденциальной, необходимо обеспечит ей надлежащее хранение. Для таких целей в организациях широкое распространение получили сейфы специальных конструкций или шкафы из металла, которые запираются на ключ. Такие методы хранения помогут избежать несанкционированной утечки информации посредством доступа третьих лиц.

В организациях сохраняются данные только на тех сотрудников, которые работают на предприятии в данный момент. После увольнения сотрудника, его личное дело передают в архив. Для муниципальных служащих предполагается десятилетнее хранение их персональных дел в организации, где они работали. Для любых других организаций негласно принят срок хранения дел после увольнения в течение одного года.

При оформлении дела для сдачи в архив заполняют лист-заверитель. Эти данные подшиваются в качестве последнего листа. Кроме того, при сдаче в архив указывается время хранения личного дела. Для рядовых сотрудников такой срок составляет 75 лет, а для руководства – бессрочно. Началом исчисления срока является дата его передачи в архив.

Резюме

Нужно помнить, что персональное дело работника – это не трудовая книжка, и на руки оно никогда не выдаётся. Для контроля правильности внесённой в личное дело информации, сотрудник должен периодически знакомиться со своим делом. Такое мероприятие происходит не реже, чем один раз в год, в присутствии ответственного лица. После ознакомления сотрудник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к делу.

Образец личного дела работника для коммерческих организаций можно найти в сети интернет. Для госпредприятий и организаций существует специально утверждённая форма.

По требованию правоохранительных органов личные дела могут быть переданы им для рассмотрения. Но даже правоохранительные органы, впоследствии должны вернуть дело на предприятие.

Заводить или не заводить личные дела на своих сотрудников каждая частная организация решает самостоятельно. В случае положительного решения необходимо обеспечить сохранность конфиденциальных данных.

Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец

Какие же документы должно включать в себя Личное дело:

  • Персональный лист или карточка учета кадров, на специальное место которого в обязательном порядке наклеивается фотография (размер 4х6 см) сотрудника.
  • Автобиография, написанная самим сотрудником.
  • Ксерокопия паспорта и идентификационного номера.
  • Ксерокопии документов об образовании, курсах повышения квалификации, ученой степени.
  • Если сотрудник имеет ученую степень, должен прилагаться перечень научных трудов.
  • Если имеются характеристики или рекомендательные письма, также они должны быть с личном деле.
  • Копии приказов о приеме, увольнении, переводе сотрудника, а также документы, являющиеся основанием для вышеперечисленных приказов.
  • Документы, подтверждающие проведение аттестации сотрудника.
  • Опись документов, содержащихся в личном деле.

или воспользуйтесь формой для бесплатной консультации:

Документы для личного дела работника и его формирование

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

    1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
      • резюме;
      • документы об образовании и квалификации;
      • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
      • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
      • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
      • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
      • данные медосмотра;
      • заполненная анкета (если это предусмотрено);
      • заявление о трудоустройстве;
      • копия приказа о приеме;
      • заключенный трудовой договор и т.д.
    2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
      • различные квалификационные удостоверения;
      • водительские права;
      • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
      • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
      • должностная инструкция;
      • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
      • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
      • акты о прохождении аттестации;
      • данные очередных медосмотров;
      • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
      • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
      • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
      • заявления на отпуск;
      • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
      • заявление на увольнение;
      • копия приказа об увольнении;
      • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
      • свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
    Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

    1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
      • ФИО работника;
      • дата заведения;
      • дата закрытия;
      • дата передачи в архив.
    2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
  • Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

    Порядок формирования личного дела работника

    Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.

    Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

    Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

    • руководители и их заместители;
    • ведущие специалисты;
    • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
    • работники с перспективой повышения в должности и др.

    Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

    Чем предусмотрено ведение личных дел

    Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

    • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
    • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

    Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

    Порядок формирования личного дела

    На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать:

    • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
    • период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
    • процедуру увольнения (заявление и приказ).

    Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

    Формирование дела при приеме на работу

    Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

    • название юридического лица;
    • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
    • номер;
    • фамилия, имя, отчество работника;
    • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
    • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
    • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
    • срок хранения.

    Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

    В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

    • заполненная анкета компании;
    • копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
    • копия ИНН;
    • копия СНИЛС;
    • копия военного билета (для мужчин);
    • диплом или иные документы об образовании;
    • фотография (цветная или черно-белая);
    • характеристика с прошлого места работы;
    • заявление работника о приёме на работу;
    • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
    • копия трудового договора и должностной инструкции;
    • опись документов в личном деле;
    • иные документы;
    • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

    Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

    Формирование в процессе трудовой деятельности

    На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

    • поступление новых бумаг;
    • изъятие листов;
    • замена подлинников копиями.

    В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

    Порядок формирования личного дела работника после увольнения

    Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

    • проверить наличие всех документов;
    • проверить хронологию бумаг в папке;
    • сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

    Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

    Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

    Хранение ЛД: порядок и сроки

    Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

    • для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
    • для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.

    Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив.

    Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

    • с помощью нумерации;
    • в алфавитном порядке;
    • по структурным подразделениям компании.

    Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

    На кого оформлять ЛД

    В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

    В эту группу входят:

    • Руководящий состав и лица, их замещающие;
    • Главные специалисты;
    • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
    • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

    Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

    Кто обладает допуском к делам

    Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

    Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

    Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

    Предоставление дел правоохранительным органам

    При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

    Что должно быть в личном деле сотрудника

    • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
    • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
    • Ксерокопия СНИЛС;
    • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
    • Ксерокопия ИНН;
    • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
    • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
    • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
    • Автобиография;
    • Экземпляр трудового договора;
    • Ксерокопия трудовой книжки;
    • Материалы об аттестации (если проводилась);
    • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
    • Опись личного дела.

    Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

    Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

    Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

    Требования к оформлению личного дела сотрудника

    Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

    Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

    • на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
    • если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
    • обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

    Ведение журнала регистрации личных дел работников

    Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

    В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

    Образцы и бланки документов для личного дела (Скачать)

    Электронное личное дело

    Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

    Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

    Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

    Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

    Как поступать с делами уволенных сотрудников

    Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

    Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит