Как вести книгу учета трудовых книжек, книга учета трудовых книжек вести

Содержание
  1. Как вести книгу учета трудовых книжек
  2. Нормативные акты в области учета трудовых книжек
  3. Что включает в себя учет трудовых книжек в организации
  4. Где регистрировать трудовые книжки
  5. Требования к книге учета трудовых книжек
  6. Как заполнять журнал учета
  7. Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек
  8. Как вести книгу учета трудовых книжек если есть подразделения в других городах
  9. Как вести учет трудовых книжек в 2018 году
  10. Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru
  11. Книга учета движения трудовых книжек
  12. Журнал учета трудовых книжек (образец)
  13. Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику
  14. Vi. учет и хранение трудовых книжек
  15. Как вести книгу учета трудовых книжек если есть подразделения в других городах
  16. Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru
  17. Как вести книгу учета движения трудовых книжек?
  18. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  19. Исправление записей
  20. Ответственность
  21. Как вести книги по учету трудовых книжек
  22. Вопрос
  23. Ответ
  24. 2.Рекомендация: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу.

Как вести книгу учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Обновление: 8 февраля 2017 г.

​Образец заполнения книги учета трудовых книжек

У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек.

Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае.

Нормативные акты в области учета трудовых книжек

Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).

Эти Правила предписывают вести в организации:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Форма книг учета установлена Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Что включает в себя учет трудовых книжек в организации

Сначала определимся, какие действия работодатель может осуществлять с трудовыми книжками.

Во-первых, это прием трудовой книжки от вновь принятого работника.

Во-вторых, заведение новой трудовой книжки (в случае если работник только начинает карьеру и не имеет ее). Здесь заполняется первая страница документа (так называемый титульный лист) по определенным правилам.

В-третьих, внесение в трудовую книжку записи о самой работе, переводах на другую работу, награждениях.

В-четвертых, сохранение трудовых книжек в специальном месте, исключающем их уничтожение или повреждение, а также доступ к ним посторонних лиц.

В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора).

В-шестых, это выдача трудовой книжки бывшему работнику или его родственникам (в случае смерти).

Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Где регистрировать трудовые книжки

Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек. В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п.

Необходимость ее наличия в организации установлена п. 40 Правил, а форма книги установлена приложением № 3 к Инструкции.

При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Требования к книге учета трудовых книжек

В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат. Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как заполнять журнал учета

Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.

Содержание книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.

Состоит она из тринадцати граф, включающих в себя:

  • порядковый номер записи в книге и дату приема работника на работу или заполнения трудовой книжки (вкладыша в нее);
  • ФИО работника — владельца трудовой книжки;
  • данные о трудовой книжке или вкладыше в нее (серию и номер);
  • должность (профессия, специальность) работника, сдавшего трудовую книжку или на которого она заведена (вкладыш в нее);
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек

Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек

Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Госинспекторы труда традиционно уделяют внимание изучению книги учета движения трудовых книжек, и существенные погрешности в её оформлении вполне достаточны для наложения штрафа.

Во избежание подобных последствий работодателю следует скрупулезно соблюдать все требования закона по ведению учета таких важных документов, как трудовые книжки работников.

Как вести книгу учета трудовых книжек если есть подразделения в других городах

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Как вести учет трудовых книжек в 2018 году

  • — бланк книги учета трудовых книжек;
  • — правила ведения трудовых книжек;
  • — Трудовой кодекс РФ;
  • — документы фирмы;
  • — печать организации;
  • — бланки трудовых книжек;
  • — трудовые книжки сотрудников.

Инструкция 1 Вести книгу по учету документов о подтверждении трудовой деятельности нужно каждому работодателю. Это является законодательной нормой. При нарушении ТК РФ на компанию может быть наложен штраф. 2 На титульном листе книги учета основных документов о трудовой деятельности персонала укажите наименование организации, соответствующее названию предприятия, написанного в уставе или другом учредительном документе фирмы. Если ОПФ компании является ИП, напишите персональные данные лица, зарегистрированного в качестве ИП.
Укажите дату введения данной книги.

Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем. Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость. Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Книга учета движения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек (образец)

  • Графа 1 служит для фиксации номера записи в книге.
  • В графах 2-4 указываются сведения о моменте внесения отметок в трудовые книжки или дате трудоустройства. Заполняются данные графы после пяти календарных дней с момента трудоустройства.
  • Графа 5 используется для фиксации в ней полного ФИО сотрудника.
  • В графе 6 устанавливаются серия и номер трудовых книжек, дубликатов или вкладышей, а при использовании документов советского образца, не имеющих серии и номера – в данной графе проставляется прочерк.
  • Графа 7 фиксирует должность сотрудника, каковая должна соответствовать оформленной в трудовой книжке записи, расписанию и трудовому договору либо соглашению к нему.
  • Графа 8 используется для указания подразделения, в котором трудоустроен работник.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Ведение трудовых книжек является прямой обязанностью, возложенной на работодателей положениями действующего законодательства, и одним из документов, используемых в данном процессе является книга учета движения трудовых книжек или соответствующий журнал. Его ведение строго регламентировано наличествующими нормативными актами с юридической точки зрения, а нарушение установленного порядка действий может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности, если трудовая инспекция, прокуратура или иные контролирующие органы будут проводить проверку. Поэтому о том, как заполнять и вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо знать всем кадровым специалистам и работодателям.

Vi. учет и хранение трудовых книжек

Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 8 февраля 2017 г. У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек. Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае.
Нормативные акты в области учета трудовых книжек Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).
ТК РФ. Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и сотрудник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять его в данном случае незаконно, т.к. оснований прекращения трудового договора нет. Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую).

Что такое книга учета движения трудовых книжек – законы и правовое регулирование С точки зрения действующего законодательства, работодатель обязан обеспечивать хранение, учет, внесение записей и выдачу трудовых книжек работникам в определенных ситуациях. При этом порядок действий и принципы их исполнения строго регламентированы отдельными нормативными актами, наиболее важными из которых являются:

  • Постановление правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление устанавливает основные принципы работы с трудовыми книжками, обязанности работодателя по их ведению, хранению и заполнению.
  • Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003.

Как вести книгу учета трудовых книжек если есть подразделения в других городах

Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений – это персонал данной организации. В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано.

Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне. В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:

  1. Централизованное – характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе.

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Кто должен вести книгу учета движения трудовых книжек?

Кто именно из работников должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (кадровик, бухгалтер, директор)?

Согласно п. 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (далее – Правил), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.

В данном п. 41 Правил говорится о структурном подразделении, оформляющем прием и увольнение работников.

Работникам(у) этих подразделений и следует вменить ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом следует помнить о ст. 60 ТК РФ, согласно которой запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Поэтому обязанности по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них прописывают в трудовом договоре с конкретным работником либо прилагающейся к договору должностной инструкции. Если такие обязанности никому не поручены, то можно их поручить на основании ст. 72 ТК РФ (заключить соглашение об изменении условий трудового договора) или как дополнительную работу по ст. 60.2 ТК РФ (с соответствующей доплатой).

Как правило, в маленьких компаниях, где нет кадровой службы, обязанности по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них возлагаются на бухгалтера, главного бухгалтера или эту книгу может вести сам руководитель, если данные лица оформляют прием и увольнение работников.

Согласно п. 45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Учет трудовых книжек, в частности, предполагает и ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому в компании обычно один и тот же человек отвечает и за трудовые книжки, и за книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И назначается этот человек приказом, в соответствии с п. 45 Правил.

Если руководитель ведет трудовые книжки сам, то этот приказ он издает в отношении себя.

Дата последней редакции: 14.01.2019

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» эти публикации доступны БЕСПЛАТНО!

Обе книги с прошнуровкой и пломбировкой свинцовой пломбой!

С 1 по 11 августа скидки до 30% на журналы регистрации!

Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

  • все страницы должны быть пронумерованы>
  • наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью>
  • книга заверяется подписью работодателя.

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  • принятые от них при поступлении на работу,
  • выданные им, как поступающим на работу впервые,
  • а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

к Постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Фами­лия, имя и отче­ство вла­дельца трудо­вой книжки

Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника, кото­рый сдал трудо­вую книжку или на кото­рого запол­нена трудо­вая книжка или вкладыш в нее

Наиме­нование места работы (с указа­нием струк­турного подраз­деления), куда принят работник

Дата и № приказа (распо­ряжения) или иного решения работо­дателя, на осно­вании кото­рого произ­веден прием работ­ника

Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку

Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при уволь­нении (прекра­щении трудо­вого дого­вора)

Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки

В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы:

1 — проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 — проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 — полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 — вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 — указать место работы (структурное подразделение).

9 — указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 — проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 — проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 — при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 — уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г. было 14 граф для заполнения). Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца. При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках.

Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «>Выдан вкладыш»> и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за получен­ную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке.

Исправление записей

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной»> и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Ответственность

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек.

За несоблюдение описанных выше установленных правил ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере:

от 1000 до 5000 рублей

— на физлиц индивидуальных предпринимателей

— на ответственных должностных лиц,

от 30000 до 50000 рублей

— на юридических лиц.

Как вести книги по учету трудовых книжек

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Если в организации одна книга учета движения трудовых книжек закончилась, и начинается новая. Порядковый номер трудовых книжек продолжается или начинается с первого? Можно вести нумерацию листов и в конце указать сколько всего листов пронумеровано? Или это надо делать постранично?

Ответ

По правилам ведения документооборота, в новой книге учета трудовых книжек нумерация должна быть продолжена. Так как, регистрация документа в регистрационных формах (в том числе в книге учета трудовых книжек) означает, что созданному, выданному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер. Все листы в книги учета трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для упрощенки

1.Рекомендация: Как вести книги по учету трудовых книжек.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.Рекомендация: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу.

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.*

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит